विंडोज 11 या 10 पर माइक्रोसॉफ्ट टीम में एक चैनल को ईमेल कैसे करें

Microsoft Teams एक ऐसा ऐप है जिसने टीमों के बीच ऑनलाइन संचार की अवधारणा में क्रांति ला दी है। जबकि, पेशेवर दुनिया में अवधारणा अधिक प्रचलित है, महामारी के बाद, इसने व्यक्तिगत संचार में भी लोकप्रियता हासिल की। हालाँकि, टीम्स ऐप व्यवसायों के लिए अधिक उपयोगी साबित हुआ, विशेष रूप से कोविड -19 महामारी परिदृश्य के दौरान, जहाँ लोगों को घर से काम करने के लिए मजबूर किया गया था।

ऐप ने अपने प्रतिस्पर्धियों पर लोकप्रियता हासिल की, इसकी कुछ उपयोगी विशेषताओं के कारण जो पेशेवरों को सुचारू ऑनलाइन सहयोग के माध्यम से उनकी उत्पादकता और संचार को बढ़ावा देने में मदद करती है। हालांकि इसमें कई महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं जो टीमों को कनेक्ट करने, संचार करने, दस्तावेज़ भेजने और साझा करने में मदद करती हैं और आसानी से, यह एक छिपी हुई सुविधा के साथ भी आता है जैसे कि आपके विंडोज 11/10 पर माइक्रोसॉफ्ट टीम में एक चैनल ईमेल करने का विकल्प पीसी. ईमेल को एक ही बार में पूरे चैनल को सीधे टीम चैट में भेजा जा सकता है और ईमेल में फ़ाइलें, फ़ोल्डर और अन्य अटैचमेंट हो सकते हैं। इससे कर्मचारियों के लिए एक ही स्थान पर पूरे विभाग से जुड़ना और टीमों के साथ जुड़ना और एक समूह में परियोजनाओं पर चर्चा करना आसान हो जाता है।

यह पोस्ट आपके विंडोज 11/10 पीसी पर माइक्रोसॉफ्ट टीमों में एक चैनल को ईमेल करने के तरीके और यह आपके संगठन के लिए कैसे उपयोगी है, इस पर विवरण शामिल करेगा।

Microsoft टीम के बारे में आप सभी को पता होना चाहिए

जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, Microsoft टीम एक संचार मंच है जो किसी संगठन के कर्मचारियों को एक ही स्थान पर, ऑनलाइन सहयोग करने की अनुमति देता है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या वेबिनार से लेकर मीटिंग, कॉलिंग, चैटिंग या फाइलों को साझा करने तक, यह सभी टीमों को सुचारू रूप से और स्वाभाविक रूप से काम करने का समर्थन करता है। यह न केवल आपको संगठन के भीतर सहयोगियों के साथ, बल्कि बाहर के ग्राहकों से भी जुड़ने में मदद करता है।

Teams ऐप के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि यह संगठनों को उनके सभी महत्वपूर्ण पहलुओं को एक ही मंच पर प्रबंधित करने में मदद करता है जो सभी के लिए एक साझा वातावरण की अनुमति देता है। इसके अलावा, दूरस्थ कार्य की बढ़ती संस्कृति के साथ, टीम्स ऐप कर्मचारियों को दुनिया भर में किसी भी स्थान से और किसी भी डिवाइस से काम करने में मदद करता है। जबकि वे एक परियोजना के लिए सहयोग करने के लिए वीडियो सम्मेलन आयोजित कर सकते हैं, उन्हें चैट करने, दस्तावेज़ संपादित करने और यहां तक ​​कि फ़ाइलों को आसानी से साझा करने की सुविधा भी मिलती है।

इसलिए, Microsoft Teams ऐप न केवल व्यवसायों और बेहतर मीटिंग सुविधाओं के लिए ऑनलाइन टीम मीट को सुव्यवस्थित करता है, बल्कि यह अन्य Microsoft या तृतीय पक्ष के साथ सहज एकीकरण सुविधा के साथ व्यवसाय की उत्पादकता और गतिशीलता को भी बढ़ाता है ऐप्स। इसके अलावा, ऐप आपकी बातचीत और फाइलों की पूरी सुरक्षा प्रदान करता है, कॉल करते समय स्थिर और विश्वसनीय है, और फ्रंटलाइन वर्कर्स के लिए भी सही काम करता है।

इतना कहने के बाद, यह कुछ अत्यंत उपयोगी सुविधाओं के साथ आता है और उनमें से एक है एक बार में पूरी टीम को सीधे ईमेल भेजने का विकल्प। आइए देखते हैं इसके कुछ खास ईमेल फीचर्स।

Microsoft Teams की ईमेल सुविधा के बारे में विशिष्ट क्या है

जैसा कि पहले चर्चा की गई थी, टीम्स ऐप न केवल आपको महत्वपूर्ण दस्तावेजों और चर्चाओं को साझा करने में मदद करता है समूह या व्यक्ति, यह आपको एक टीम के दौरान फाइलों और अन्य अनुलग्नकों के साथ ईमेल भेजने की भी अनुमति देता है बातचीत। जबकि ऑनलाइन टीम संचार अन्य उन्नत सुविधाओं के साथ एक लंबा सफर तय कर चुका है, ईमेल अभी भी उतना ही महत्वपूर्ण है जितना पहले था। इसलिए, Microsoft ने सुनिश्चित किया कि वे टीमों के लिए ईमेल की सुविधा जारी रखें, जबकि वे अन्य सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।

वास्तव में, Microsoft बातचीत को ईमेल से टीम में ले जाना आसान बनाने की प्रक्रिया में है।

इसके लिए, टेक दिग्गज ने नई सुविधा पेश की है जो विंडोज उपयोगकर्ताओं को एक बार में एक पूरे टीम चैनल को ईमेल करने की अनुमति देती है। इसके अलावा, यह झंडे उठाने, पाठों को स्वरूपित करने और व्यवसाय को कार्य करने के लिए आवश्यक अनुलग्नकों को जोड़ने का भी समर्थन करता है।

हालांकि, इससे पहले कि आप टीम में किसी चैनल को ईमेल भेज सकें, आपके पास ऐप में यह फीचर सक्षम होना चाहिए। आइए देखें कैसे:

Microsoft Teams में ईमेल एकीकरण कैसे चालू करें

इस सुविधा को सक्षम करने से आपको ईमेल पते का उपयोग करके टीम ऐप में विशिष्ट चैनल को ईमेल भेजने में मदद मिलेगी। सबसे अच्छी बात यह है कि आप इस सुविधा का उपयोग किसी विशिष्ट टीम के किसी भी चैनल को ईमेल करने के लिए कर सकते हैं जिसके पास इसका स्वामित्व है। यहां टीम्स ऐप में ईमेल एकीकरण सुविधा को सक्षम करने का तरीका बताया गया है:

*टिप्पणी - यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए है जिनके पास तक पहुंच है Microsoft टीम व्यवस्थापन केंद्र.

स्टेप 1: लॉन्च करें Microsoft टीम व्यवस्थापन केंद्र.

चरण 2: वर्गाकार बिंदुओं पर नेविगेट करें (मेन्यू) फलक के ऊपरी बाईं ओर।

चरण 3: अब, सूची से, चुनें संगठन-व्यापी सेटिंग्स.

चरण 4: इसके बाद, विंडो के दाईं ओर जाएं, नीचे स्क्रॉल करें और नीचे ईमेल एकीकरण अनुभाग, विकल्प को सक्षम करें - उपयोगकर्ताओं को चैनल के ईमेल पते पर ईमेल भेजने की अनुमति दें.

एक बार हो जाने के बाद, अब आप Teams ऐप पर चैनलों को ईमेल भेज सकते हैं।

Microsoft Teams में चैनल ईमेल कैसे भेजें

अब जब आप इस अद्भुत विशेषता के बारे में जानते हैं जो अब तक छिपी हुई थी, तो नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें ताकि आप अपने टीम ऐप में चैनलों को ईमेल भेज सकें:

स्टेप 1: में टीमों एप, उस विशिष्ट चैनल पर नेविगेट करें जिसे आप ईमेल भेजना चाहते हैं।

चरण 2: अब, स्क्रीन के बाईं ओर, नीचे आपकी टीम अनुभाग, तीन क्षैतिज बिंदुओं पर क्लिक करें (…) के पास आम और चुनें ईमेल पता प्राप्त करें.

अब आप अपना ईमेल चैनल को भेज सकते हैं।

*टिप्पणी - वैकल्पिक रूप से, आप किसी निश्चित चैनल को ईमेल भेजने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों का भी पालन कर सकते हैं:

स्टेप 1: अपना लॉन्च करें टीमों ऐप और उस टीम चैनल की पहचान करें जिसे आप अपना ईमेल साझा करना चाहते हैं।

*टिप्पणी - प्रत्येक चैनल को अपनी ईमेल आईडी दी जाती है, इसलिए वांछित चैनल पर राइट क्लिक करें और जो ईमेल पता आप देखते हैं उसे कॉपी करें।

चरण 2: अगला, खोलें माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण और अब आप या तो पिछले संदेश पर जा सकते हैं जिसे आपने पहले ही लिखा है और ड्राफ्ट में सहेजा है, या बस एक नया लिख ​​सकते हैं।

अब, "पर जाएं"सेवाआपके द्वारा कॉपी की गई ईमेल को फ़ील्ड और पेस्ट करें स्टेप 1. एक बार हो जाने के बाद, सेंड बटन को वैसे ही हिट करें जैसे आप किसी अन्य ईमेल ऐप में सामान्य ईमेल के लिए करते हैं।

*टिप्पणी -  ईमेल में संलग्नक स्वचालित रूप से अपलोड और एक फ़ोल्डर में सहेजे जाते हैं जिसे कहा जाता है ईमेल संदेश में फ़ाइलें टैब। यदि फ़ोल्डर डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं है, तो टीमों ऐप इसे ईमेल और अटैचमेंट को सेव करने के लिए बनाता है।

इन फ़ाइलों को सीधे में खोला और संपादित किया जा सकता है टीमों ऐप या किसी अन्य डेस्कटॉप ऐप में या शेयर केंद्र, आदि। यह आपको इन फ़ाइलों में मेटाडेटा जोड़ने, उन्हें सिंक करने और भी बहुत कुछ करने की अनुमति देता है। हालाँकि, एक बार जब आप इन फ़ाइलों को संपादित करना शुरू करते हैं, तो ये वास्तविक अनुलग्नकों की नई प्रतियाँ बन जाती हैं और इसलिए, इन फ़ाइलों में किए गए कोई भी परिवर्तन, ईमेल में मूल अनुलग्नकों में नहीं जोड़े जाते हैं। तो, ये पूरी तरह से अलग प्रतियां होंगी।

इस प्रकार आप किसी चैनल को सीधे अपने पर ईमेल कर सकते हैं टीमों ऐप, प्रत्येक टीम के सदस्य को व्यक्तिगत रूप से एक ईमेल मैन्युअल रूप से भेजने के बजाय। इस तरह, आप त्रुटियों की संभावना को कम कर सकते हैं और यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि चैनल की विशिष्ट टीम के सभी लोग ईमेल में शामिल हैं और कोई भी छूटा नहीं है।

आउटलुक यहां क्या करता है कि यह उन ईमेल पतों को डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजता है जिनके साथ आपने संचार किया था। यह ठीक उसी तरह है जब आप एक सामान्य ईमेल में "टू" फ़ील्ड में एक ईमेल पता टाइप करना शुरू करते हैं और यह सुझावों को स्वतः भरना शुरू कर देता है। इसका मतलब यह है कि जब आप भविष्य की सुविधा के लिए किसी चैनल को ईमेल भेजते हैं तो ऐप स्वचालित रूप से सभी ईमेल पतों को बेटे के रूप में याद रखता है।

इसलिए, भविष्य में, जब भी आप उसी चैनल पर ईमेल भेजना चाहते हैं, तो आप सहेजे गए ईमेल में से चुन सकते हैं "टू" फ़ील्ड में पते और यह स्वचालित रूप से पॉप अप हो जाता है और इस तरह Microsoft जीवन को आसान बनाता है तुम।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स चैनल में ईमेल कैसे खोलें

Microsoft Teams ऐप में किसी टीम के विशिष्ट चैनल को ईमेल भेजने के बाद, ईमेल प्राप्त करने वाले लोगों के पास ईमेल खोलने और देखने के कई तरीके होते हैं।

• वे सीधे Teams ऐप में ईमेल खोल और पढ़ सकते हैं। इस तरह, प्राप्तकर्ताओं को ईमेल देखने या इसे डाउनलोड करने के लिए एक अलग ऐप खोलने की आवश्यकता नहीं है, इस प्रकार, समग्र अनुभव को बहुत आसान और सहज बना देता है।
• चैनल के प्राप्तकर्ता के पास वास्तविक ईमेल डाउनलोड करने और यहां तक ​​कि उसे आउटलुक मेल ऐप में खोलने और पढ़ने का विकल्प होता है।
• वैकल्पिक रूप से, ईमेल प्राप्त करने वाली टीम अटैचमेंट को खोलने और डाउनलोड करने के लिए क्लिक कर सकती है और फिर उसे देख सकती है।

यह न केवल आपको Teams ऐप में किसी विशिष्ट चैनल को आसानी से ईमेल भेजने में मदद करेगा, बल्कि चैनल में प्राप्तकर्ताओं के लिए चीजों को भी आसान बनाता है।

ईमेल का उपयोग करके चैनल पर पोस्ट को कैसे प्रतिबंधित करें

यदि आप टीम व्यवस्थापक हैं, तो आप इस ईमेल पते (चैनल ईमेल पते) का उपयोग करके यह नियंत्रित कर सकते हैं कि Microsoft टीम में कौन पोस्ट कर सकता है। ईमेल का उपयोग करके चैनल पर पोस्ट को प्रतिबंधित करने का तरीका यहां दिया गया है:

स्टेप 1: खोलें माइक्रोसॉफ्ट टीम एप और फिर उस चैनल पर नेविगेट करें जिसे आप नियंत्रित करना चाहते हैं।

चरण 2: इसके बाद, फलक के बाईं ओर, तीन क्षैतिज बिंदुओं पर क्लिक करें (…) और फिर पर क्लिक करें एडवांस सेटिंग.

चरण 3: अब, के तहत ईमेल पता प्राप्त करें अनुभाग, विकल्प चुनें - कोई भी इस पते पर ईमेल भेज सकता है.

इससे आपको यह नियंत्रित करने में मदद मिलेगी कि कौन इस ईमेल पते का उपयोग करके चैनल पर पोस्ट कर सकता है।

चैनल ईमेल का जवाब देना

टीम्स ऐप में चैनल में ईमेल प्राप्त होने के बाद, टीम के सदस्य अब उसी के संबंध में बातचीत कर सकते हैं, किसी को भी कनेक्ट कर सकते हैं ईमेल मामले से संबंधित फाइलें, सहकर्मियों या अन्य चैनलों को टैग करें ताकि उन्हें चर्चा में शामिल किया जा सके, दस्तावेज़, मीम्स, जीआईएफ और बहुत कुछ साझा किया जा सके। अधिक।

हालांकि, यदि आप पोस्ट का उत्तर देते हैं, तो यह टीम के भीतर रहेगा और मूल ईमेल के उत्तर के रूप में नहीं भेजा जाएगा। इसलिए, यदि आप मूल ईमेल का उत्तर देने का प्रयास करते हैं, तो टीमें यह कहते हुए एक रिमाइंडर दिखाएंगी, "यह बातचीत किसी भी तरह से इस ईमेल से जुड़े ईमेल थ्रेड से जुड़ी नहीं है।”