पीसी के लिए 6 सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर [२०२१ गाइड]

eFileCabinet

eFileCabinet यकीनन आज अग्रणी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। यह कार्यालय फाइलों के भंडारण, पुनर्प्राप्ति और साझा करने की सुविधा के लिए बनाया गया है। हालाँकि, सॉफ़्टवेयर का कार्य दस्तावेज़ प्रबंधन से परे है, क्योंकि यह लेखांकन और मानव संसाधन प्रबंधन उपकरणों से भी सुसज्जित है।

eFileCabinet दो समर्थन प्रकारों को होस्ट करता है: डेस्कटॉप संस्करण (Windows 10 संगत) और मोबाइल संस्करण, विशेष रूप से के लिए डिज़ाइन किया गया मोबाइल उपकरणों.

यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर "क्लाउड-व्यू" नामक एक फ़ंक्शन को होस्ट करता है, जो उपयोगकर्ताओं को सीधे सॉफ़्टवेयर के प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से क्लाउड पर अपनी फ़ाइलों का बैकअप लेने में सक्षम बनाता है। इसके साथ, उपयोगकर्ता किसी भी डिवाइस के माध्यम से फ़ाइलों को आसानी से देख और निकाल सकते हैं, बशर्ते ऐसा डिवाइस इंटरनेट से जुड़ा हो।

साथ ही, eFileCabinet SEC, HIPAA, FINRA और अन्य मानक आवश्यकताओं सहित हर आवश्यक उद्योग अनुपालन को पूरा करता है।

इसके अलावा, सॉफ्टवेयर SecureDrawer के साथ पूरी तरह से अच्छी तरह से काम करता है, एक अद्वितीय साझाकरण फ़ंक्शन, जो आपके और आपके ग्राहकों के बीच एंड-टू-एंड फ़ाइल साझाकरण प्लेटफ़ॉर्म के रूप में कार्य करता है। यह एमएस आउटलुक, सुरक्षित ई-हस्ताक्षर, स्कैनर, प्रिंटर और अन्य जैसे विभिन्न तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर के साथ समेकित रूप से एकीकृत करने में सक्षम है।

लास्टल,। eFileCabinet दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर ऑनलाइन और ऑन-प्रिमाइसेस दोनों सेवाएँ प्रदान करता है। सॉफ्टवेयर नए उपयोगकर्ताओं को दो सप्ताह का नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करता है, जिसके बाद वे $15 की शुरुआती कीमत पर सशुल्क योजना की सदस्यता ले सकते हैं।

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ओपनकेएम

ओपनकेएम निस्संदेह, बाजार में सबसे लोकप्रिय दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह एक अत्यधिक बहुमुखी उद्यम-ग्रेड प्रबंधन सॉफ्टवेयर है, जो कार्यालय कार्यों को निष्पादित करने के लिए बनाया गया है, दस्तावेज़ प्रबंधन से लेकर वर्कफ़्लो स्वचालन से लेकर प्रशासनिक कार्यों तक।

उपकरण विशेष रूप से विंडोज कंप्यूटर के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालाँकि, इसे अन्य डेस्कटॉप ऑपरेटिंग सिस्टम जैसे कि Linux के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है।

मूल रूप से, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर मॉड्यूल के एक गतिशील सेट को होस्ट करता है, जो सॉफ़्टवेयर के संपूर्ण प्रबंधन संचालन को चलाता है। इनमें से कुछ मॉड्यूल में शामिल हैं: इलेक्ट्रॉनिक चालान, ई-हस्ताक्षर, क्रिप्टोग्राफी (फ़ाइल एन्क्रिप्शन और डिक्रिप्शन के लिए), बारकोड, मेल संग्रहकर्ता और बहुत कुछ।

साथ ही, सॉफ्टवेयर का लचीला डिजाइन इसे ऑटोकैड जैसे प्रासंगिक कार्यालय उपकरणों के साथ समेकित रूप से एकीकृत करने में सक्षम बनाता है। WordPress के, गूगल ड्राइव, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और बहुत कुछ। इसमें एक प्लग करने योग्य प्रमाणीकरण प्रणाली भी है, जिसे बाहरी डेटाबेस या सर्वर जैसे SQL, Oracle, MySQL और कुछ अन्य से जोड़ा जा सकता है।

पूर्वगामी के प्रकाश में, उपयोगकर्ताओं को दक्षता में सुधार के लिए अपने संपूर्ण वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने का अवसर दिया जाता है। इसलिए, इस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को सामान्य दस्तावेज़ प्रबंधक की तुलना में कई अधिक परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के रूप में देखा जाता है।

OpenKM नए उपयोगकर्ताओं को दो बुनियादी योजनाएँ प्रदान करता है: ओपनकेएम समुदाय तथा ओपनकेएम प्रोफेशनल. पूर्व मुफ्त में उपलब्ध है (सीमित सुविधाओं के साथ), जबकि बाद वाला, अधिक शक्तिशाली सुविधाओं के साथ, एक भुगतान योजना है और यह उद्धरण (कस्टम मूल्य निर्धारण) द्वारा पेश किया जाता है।

सॉफ़्टवेयर के सिस्टम और डाउनलोड आवश्यकताओं के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए, OpenKM डाउनलोड वेबसाइट पर लॉग ऑन करें।

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टेंपलाफी

टेंपलाफी यकीनन आज बाजार में सबसे अच्छे दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह एक सर्वांगीण उपयोगिता उपकरण है, जिसे कार्यालय दस्तावेजों को कुशलतापूर्वक संग्रहीत करने, पुनर्प्राप्त करने और साझा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह एक क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जो सभी प्रकार के कंप्यूटर सिस्टम और मोबाइल उपकरणों का समर्थन करता है।

सुविधा के लिए, डेस्कटॉप (विंडोज़ सहित) और स्मार्टफ़ोन (मोबाइल ऐप्स) के लिए निर्दिष्ट संस्करण भी हैं।

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मूल रूप से, Templafy विभिन्न प्लेटफार्मों पर काम करने की पारंपरिक, असंबद्ध, प्रक्रिया को समाप्त करके फाइलों के भंडारण और टीम सहयोग की सुविधा प्रदान करता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर सभी आवश्यक कार्यस्थल उपकरण, विशेष रूप से MS Office जैसे दस्तावेज़-जनरेटिंग टूल को एक ही प्लेटफ़ॉर्म पर सुव्यवस्थित करता है, जिससे आपको एक एकीकृत वर्कफ़्लो प्रदान होता है।

इसके अलावा, Templafy एक काफी नेविगेट करने योग्य इंटरफ़ेस होस्ट करता है, जो इसे निम्न-तकनीकी कार्य में आदर्श बनाता है पर्यावरण, क्योंकि टीम का प्रत्येक सदस्य फीडबैक देने, फाइलों को साझा करने और दस्तावेज बनाने में सक्षम है अकल्पनीय सहजता।

इन सभी को एक ही फ़ीड के माध्यम से प्रसारित किया जाता है, और इसकी निगरानी व्यवस्थापक (नियोक्ता) द्वारा की जाती है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि हर आवश्यकता और गुणवत्ता मानक पूरा हो।

अंत में, अधिकांश टिकाऊ उपयोगिता उपकरणों की तरह, Templafy सस्ता नहीं आता है। वास्तव में, यह बाजार में सबसे महंगे दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह $355 प्रति माह की निश्चित सदस्यता दर पर उपलब्ध है। हालांकि, पूर्ण सदस्यता से पहले एक नि: शुल्क परीक्षण अवधि है। अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए उनकी आधिकारिक वेबसाइट पर जाएं।

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सुतिडीएमएस

सुतिडीएमएसSutiSoft का एक उत्पाद, बाजार में सबसे व्यापक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में से एक है। यह दस्तावेजों के प्रबंधन और आयोजन के लिए उपकरणों की एक सरणी से सुसज्जित है, फ़ाइलें साझा करना, रिकॉर्ड रखना और टीम सहयोग में सुधार.

यह एक ऑनलाइन, वेब-आधारित, सॉफ्टवेयर है जो डेस्कटॉप और मोबाइल डिवाइस दोनों पर बोर्ड भर में समर्थित है।

इसके अलावा, SutiDMS में मल्टी-फ़ंक्शन टूल का एक सेट है, जिसमें एक संशोधित डैशबोर्ड, दस्तावेज़ पुस्तकालय, OCR दस्तावेज़ कैप्चर, एकाधिक एकीकरण (एमएस आउटलुक, जीमेल और याहू मेल के साथ), फ़ाइल विलय, दस्तावेज़ संग्रह और प्रतिधारण, ई-हस्ताक्षर और मंचों के बीच अन्य।

सॉफ्टवेयर मूल रूप से अंतिम भंडारण के रूप में कार्य करता है, जहां आप अपने सभी दस्तावेज रख सकते हैं, और इसकी वेब-आधारित कार्यक्षमता सुनिश्चित करती है कि आप किसी भी समय दस्तावेजों तक पहुंच और पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।

फिर भी, यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक उद्यम मूल्य निर्धारण प्रदान करता है, जो उद्धरण द्वारा उपलब्ध है।

दो निचली योजनाएँ हैं: the प्रीमियम योजना और यह व्यावसायिक योजना. व्यावसायिक योजना अधिकतम 10 उपयोगकर्ताओं के लिए डिज़ाइन की गई है और यह $18 प्रति उपयोगकर्ता (प्रति माह) की दर से उपलब्ध है। दूसरी ओर, प्रीमियम योजना, 500 से कम कर्मचारियों वाले मध्यम स्तर के संगठन के लिए है, और यह $20 प्रति उपयोगकर्ता (प्रति माह) की दर से उपलब्ध है।

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फ़ाइल होल्ड

फ़ाइल होल्ड एक पूरी तरह से एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान है, जो उपयोगकर्ताओं को एक केंद्रीकृत भंडारण और सरलीकृत कार्य प्रक्रिया प्रदान करने के लिए विभिन्न प्रकार के कार्यों को शामिल करता है। सॉफ्टवेयर कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयरों में से एक है, जिसे विशेष रूप से विंडोज 10 पीसी और विंडोज के अन्य संस्करणों (7/8/8.1) के लिए नामित किया गया है। फिर भी, इसे लिनक्स और मैक कंप्यूटर पर वेब ब्राउज़र के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है।

सॉफ़्टवेयर की विशेषताओं को "मानक", "वैकल्पिक", "कस्टम" और "दस्तावेज़ स्कैनिंग और इमेजिंग" के अंतर्गत वर्गीकृत किया गया है। इनमें से कुछ विशेषताओं में मेटाडेटा कैप्चर (डॉक्यूमेंट टैगिंग), कैलेंडर, इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म, ई-सिग्नेचर, ओसीआर (सर्वर साइड), ऑटो-फिलिंग, स्मार्टसॉफ्ट कैप्चर और बहुत कुछ शामिल हैं।

इसके अलावा, फाइलहोल्ड एमएस ऑफिस, एमएस एक्टिव डायरेक्ट्री, एमएस शेयरपॉइंट और अन्य जैसे तीसरे पक्ष के सॉफ्टवेयर के एक सेट के साथ एकीकृत करने की क्षमता को होस्ट करता है। ये सभी फ़ाइल भंडारण, पुनर्प्राप्ति और साझा करने के साथ-साथ वर्कफ़्लो समन्वय की सुविधा प्रदान करते हैं।

अंत में, फाइलहोल्ड दो बुनियादी मूल्य निर्धारण योजनाएं प्रदान करता है; फाइलहोल्ड एक्सप्रेस और फाइलहोल्ड एंटरप्राइज। एक्सप्रेस योजना 20 से कम कर्मचारियों के छोटे व्यवसायों के लिए डिज़ाइन की गई है, जबकि एंटरप्राइज़ योजना बड़े संगठनों या 20 से अधिक सदस्यों वाली टीमों के लिए आदर्श है।

हालाँकि, दोनों योजनाओं की सदस्यता दरें केवल बोली द्वारा उपलब्ध हैं। आप अपने व्यवसाय के लिए कोटेशन प्राप्त करने के लिए फाइलहोल्ड की बिक्री टीम को एक ईमेल भेज सकते हैं।

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एम फ़ाइलें

एम फ़ाइलें आज उपलब्ध सर्वोत्तम दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में से एक है। यह अपने "डुप्लिकेशंस विश्लेषण" फ़ंक्शन के लिए सबसे महत्वपूर्ण है, जिसे उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ दोहराव से बचाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह एक क्लाउड-आधारित DMS है; इसलिए, यह डेस्कटॉप और मोबाइल प्लेटफॉर्म दोनों पर समर्थित है।

नामित डेस्कटॉप संस्करण भी हैं (विंडोज़ 10/8.1/8/7 के लिए), साथ ही चयनित मोबाइल उपकरणों के लिए मोबाइल ऐप्स भी हैं।

इसके अलावा, विंडोज 10 के लिए यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक संगठित भंडारण की मेजबानी करता है, जहां दस्तावेजों को उपयुक्त रूप से व्यवस्थित और सहेजा जाता है। यह दस्तावेज़ खोजों का विश्लेषण करता है संबंधित फ़ाइल नाम तारीखों और परियोजनाओं जैसे अन्य संबंधित संकेतकों के साथ। जैसे, सॉफ्टवेयर आसानी से डुप्लिकेट को खत्म करने में सक्षम है।

साथ ही, इसका एकीकृत मंच कार्य सौंपने (नियोक्ता से कर्मचारियों तक), और कार्य निष्पादन और वितरण (कर्मचारियों से नियोक्ता तक) में सुधार करके कार्यस्थल दक्षता की सुविधा प्रदान करता है। अंतिम परिणाम उत्पादकता में सुधार है।

इसके अलावा, एम-फाइल्स एक लचीला डीएमएस है, जिसे आसानी से एमएस ऑफिस जैसे टूल और सेल्सफोर्स जैसे कई सीआरएम टूल्स के साथ एकीकृत किया जा सकता है। यह इसे लगभग सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए आदर्श बनाता है। इसके अलावा, प्रस्ताव पर तीन बुनियादी परिनियोजन विकल्प हैं, जिनमें ऑन-प्रिमाइसेस, क्लाउड-आधारित और हाइब्रिड (संयुक्त) शामिल हैं।

एम-फाइल्स नए उपयोगकर्ताओं को एक महीने का निःशुल्क परीक्षण प्रदान करता है, जिसके बाद वे आसानी से एंटरप्राइज़ प्लान में अपग्रेड कर सकते हैं, जो कि कोट द्वारा पेश किया जाता है।

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निष्कर्ष

आज, कई संगठनों, स्कूलों और के साथ, दुनिया भर में कागजी दस्तावेजों का उपयोग घट रहा है कागजी फाइलों की बोझिलता के बजाय कागज रहित भंडारण की सुविधा को प्राथमिकता देने वाले सरकारी संस्थान और फ़ोल्डर्स

इसलिए, मानक और टिकाऊ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर की निरंतर मांग है। इस मांग के संबंध में, हमने आपके निर्णय लेने की सुविधा के लिए बाजार में कुछ बेहतरीन दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर संकलित किए हैं, जिसके बारे में डीएमएस को आपके व्यवसाय के लिए नियोजित करना है।