Comment connecter votre système de salle de réunion à Microsoft Teams

La pandémie a poussé les entreprises du monde entier à s’adapter à un environnement de travail en ligne. Par conséquent, à mesure que de plus en plus de personnes ont commencé à travailler à distance, la demande de réunions en ligne a également augmenté.

En conséquence, des entreprises telles que Microsoft ont commencé à se concentrer sur l’amélioration et l’extension des fonctionnalités de leurs services de réunion.

Ils ont développé, révisé et ajouté de nouvelles modifications à Microsoft Teams, s'efforçant d'en faire le meilleur outil de réunion en ligne.

Utiliser MS Teams est simple, mais pour réellement bénéficier de tous ses outils et de sa personnalisation, une entreprise qui envisage de tenir les grandes réunions doivent garantir qu'il est facile de rejoindre des réunions, quel que soit le type de système de salle de réunion que vous utilisez.

Utiliser le matériel de la salle de réunion

Si vous faites partie d’une organisation qui compte des milliers d’employés répartis à travers le monde, des réunions régulières avec l’équipe sont essentielles pour rester en contact.

Les organisations doivent permettre aux employés de bureau de rencontrer facilement leurs collègues qui travaillent à domicile.

Les bureaux aménagés pour accueillir idéalement une main-d’œuvre hybride garantissent qu’il existe de nombreuses salles de visioconférence dédiées à la tenue de réunions en ligne.

Les salles de réunion et les salles de réunion doivent être équipées d'équipements facilitant une collaboration claire et concise entre les collègues et les invités.

Au-delà du système vidéo, les salles de réunion ont besoin de microphones de haute qualité, d'un dispositif de contrôle, d'écrans, de tables ou de bureaux et de chaises.

Comment connecter un système de salle de réunion à MS Teams ?

1. Connectez votre équipement physique

La première chose que vous devez faire lors de la création d’une salle de réunion pour votre entreprise est de vous assurer que vous disposez de tout le matériel nécessaire.

Il faut une unité centrale faisant office de console, que vous utiliserez pour connecter tous les autres périphériques nécessaires à la pièce.

L'unité centrale doit avoir une tablette ou autre appareil à écran tactile connecté à celui-ci qui servira de centre de commandement.

Une connexion Ethernet est également recommandée pour garantir qu'il y a suffisamment de bande passante pour le partage de vidéos et d'écran.

La connexion des téléviseurs à écran, des microphones et des autres périphériques peut être effectuée via des câbles (HDMI est le meilleur choix) ou sans fil si les appareils le prennent en charge.

Désormais, pour accéder aux services Microsoft 365, tous les appareils ont besoin d'adresses IP dynamiques au lieu d'adresses statiques jusqu'à ce que la configuration initiale soit terminée.

2. Assurez-vous que tous les employés et invités peuvent se connecter aux réunions Microsoft Teams

Tous les participants ne seront pas devant un ordinateur lorsqu’ils rejoindront une réunion Microsoft Teams. Pour une expérience de réunion optimale, les collègues du bureau voudront probablement se joindre à la réunion depuis une salle de visioconférence dédiée.

Les invités externes peuvent également participer à partir de leurs propres systèmes vidéo. Afin de garantir que tout le monde puisse rejoindre une réunion Microsoft Teams depuis n'importe quel appareil, une solution d'interopérabilité vidéo cloud est nécessaire.

Les solutions certifiées Cloud Video Interop (CVI) pour Microsoft Teams permettent à chacun de rejoindre la réunion en toute sécurité, quel que soit l'appareil qu'il utilise.

3. Comment utiliser une solution CVI tierce

Il est facile pour les participants à une réunion d’utiliser une solution CVI pour se connecter à un appel Microsoft Teams.

Pexip permet à tous les systèmes de visioconférence basés sur des normes sur SIP et H.323 de se connecter de manière transparente aux réunions Microsoft Teams. Les participants doivent simplement suivre les étapes ci-dessous :

3.1. Utilisation d'une télécommande ou d'un écran tactile

Grâce à la télécommande ou à l'écran tactile du VTC, vous pouvez appeler à la réunion soit via un Réception Virtuelle, soit en composant directement l'adresse de la réunion.

3.2.Appel via la réception virtuelle

1. Recherchez l'adresse dans l'invitation à la réunion et saisissez-la à l'aide de la télécommande/de l'écran tactile. Généralement, l'adresse est similaire à [email protégé].
2. Entrer le ID de conférence sur le système VTC.
3. Si le VTC est enregistré sur le Service Pexip sous la même société que le Service CVI pour MS Teams ou est un appareil de confiance, il est automatiquement autorisé à accéder à la réunion.
4. Sinon, il est placé dans un lobby Teams en attente d’être admis.

3.3. Composer directement l'adresse

1. Ouvrez l'invitation et cliquez sur le Instructions de numérotation VTC alternatives lien.
2. Entrez l'adresse trouvée sous Rejoignez directement.
3. Si le VTC est enregistré sur le Service Pexip sous la même société que le Service CVI pour MS Teams ou est un appareil de confiance, il est automatiquement autorisé à accéder à la réunion.
4. Sinon, il est placé dans un lobby Teams en attente d’être admis.
   

4. Utiliser l'application mobile Pexip

L'utilisateur doit télécharger et installer l'application mobile Pexip et autoriser l'application à lire le calendrier utilisé pour les invitations Teams. Voir Téléchargement des applications pour plus d'informations.

Lorsque vous utilisez l'application mobile Pexip pour rejoindre une réunion Teams avec un VTC, vous pouvez soit la rejoindre à partir d'une liste de VTC, soit utiliser la numérisation de code QR.

4.1. Adhérer depuis une liste de VTC

Ces options nécessitent un abonnement actif au point de terminaison si votre organisation les a adoptées.

1. Ouvrez l'application mobile Pexip sur votre téléphone.
2. Allez au Réunions et sélectionnez votre réunion Teams.
3. Choisir Système vidéo et sélectionnez le VTC que vous souhaitez utiliser.
4. Répondez à l'appel entrant vers votre salle VTC sur la dalle tactile ou la télécommande.

4.2. Scanner un code QR

Cette option nécessite un abonnement actif au point de terminaison Pexip. Si votre organisation a adopté des codes QR pour rejoindre des visioconférences, consultez Utiliser votre smartphone pour rejoindre des visioconférences avec MeetingConnect pour obtenir des instructions sur la façon de rejoindre la réunion.

5. Mode salle de réunion

Le mode salle de réunion (MRM) est un moyen simple de rejoindre des visioconférences programmées en un seul clic. Il fonctionne en intégrant vos unités de visioconférence à l’application mobile Pexip (fonctionnant sur un appareil mobile partagé) et au système de calendrier/réservation de salles existant de votre entreprise.

Voir Guide de configuration du mode salle de réunion (MRM) pour plus d'informations.

Le moyen le plus simple de rejoindre une VMR (votre propre salle ou celle hébergée par quelqu'un d'autre) consiste à accéder à un lien d'invitation à une salle Pexip.

Vous pouvez également participer à l'aide d'une télécommande ou d'un appareil à écran tactile :

1. Téléchargez et installez Pexip.
2. Ouvrez le Invitation au calendrier.
3. Entrez l'adresse trouvée sous Rejoindre directement.
4. Sinon, sélectionnez les options de jointure.
5. Ouvrez l'invitation et cliquez sur le lien Instructions de numérotation alternative VTC.
6. Si le VTC est enregistré sur le Service Pexip sous la même société que le Service CVI pour MS Teams ou est un appareil de confiance, il est automatiquement autorisé à accéder à la réunion.
7. Sinon, il est placé dans un lobby Teams en attente d’être admis.

Microsoft Teams reçoit un soutien constant

Microsoft a consacré énormément de ressources et de temps au développement de Teams. Ils proposent toujours de nouvelles fonctionnalités au moment où nous parlons.

L’une des priorités de l’entreprise est la sécurité. Étant donné que de nombreuses grandes organisations s'appuient sur MS Teams pour leurs conférences et réunions, le risque de fuite de données est élevé. C'est pourquoi il est essentiel que vous fassiez confiance aux solutions tierces intégrées à MS Teams.

Le géant de Redmond déploie des mises à jour de sécurité hebdomadaires pour stopper toute éventuelle violation de données. Outre les mises à jour de sécurité, elles ajoutent également de nouvelles fonctionnalités qui amélioreront votre expérience avec le logiciel.

C'est ainsi que vous pouvez mettre en place un système de salle de réunion et connectez-le à Microsoft Teams. Nous avons inclus toutes les étapes et procédures à suivre.

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