Comment accepter ou refuser automatiquement des réunions dans Outlook ?

Prenez le contrôle total de vos rendez-vous Outlook

Si vous devez souvent accepter ou refuser des invitations à des réunions mais que vous n’aimez pas le faire manuellement, vous pouvez les configurer pour qu’elles soient acceptées ou rejetées automatiquement.

Cela vous aidera à établir un calendrier de réunions sans conflits et à minimiser les distractions afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important.

Dans ce guide, nous explorerons les étapes détaillées pour accepter ou refuser automatiquement les demandes de réunion entrantes sur Outlook afin qu'une réponse rapide soit envoyée à l'organisateur de la réunion.

Comment accepter automatiquement une réunion sans envoyer de réponse dans Outlook ?

1. appuie sur le les fenêtres type de clé perspectives et cliquez Ouvrir.
2. Dans la fenêtre principale d'Outlook, accédez au Déposer languette.
3. Sélectionner Possibilités ouvrir Options d'Outlook.
4. Aller à Calendrier dans le volet de gauche, localisez Accepter ou refuser automatiquement, puis cliquez sur le Accepter/Refuser automatiquement bouton.
5. Sur le Accepter ou refuser automatiquement fenêtre, pour accepter une réunion, cochez la case à côté de Acceptez automatiquement les demandes de réunion et supprimez les réunions annulées et cliquez D'ACCORD.
6. Ensuite, sur le Options d'Outlook fenêtre, Calendrier volet, localiser Options du calendrier et sélectionnez Accepter pour le Utilisez cette réponse lorsque vous proposez une nouvelle heure de réunion option.
7. Cliquez sur D'ACCORD et relancez Outlook pour enregistrer les modifications.

Si vous utilisez Outlook 2010 ou une version antérieure, recherchez le Planification des ressources option au lieu de Accepter ou refuser automatiquement. Clique le Planification des ressources bouton pour obtenir le Fenêtre d'acceptation ou de refus automatiqueet modifiez les paramètres de demande de réunion sur Outlook.

Comment accepter automatiquement les réunions avec une réponse dans Outlook ?

1. En fixant une règle

1. Lancement Perspectives et allez au Maison languette.
2. Cliquez sur Règles, puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur Nouvelle règle.
4. Sur le Assistant de règles boîte de dialogue, sélectionnez Appliquer la règle sur les messages que je reçois et cliquez Suivant.
5. Sur la page suivante, sélectionnez qui est une invitation à une réunion ou une mise à jour et cliquez Suivant.
6. Du Étape 1 case, sélectionnez répondre en utilisant un modèle spécifique, puis allez au Étape 2 et cliquez sur le bouton modèle spécifique lien hypertexte.
7. Sur Sélectionnez un modèle de réponse fenêtre, pour Regarder dans, choisir Modèle standard ou Modèles utilisateur dans le système de fichiers; vous verrez le modèle de réponse à la réunion dans la case ci-dessous. S'il existe plusieurs options, choisissez-en une et cliquez sur Ouvrir.
8. Cliquez sur Suivant, puis clique Suivant.
9. Maintenant, nommez la règle si vous le souhaitez et cliquez sur Finition.

Vous pouvez également sélectionner Créez cette règle sur tous les comptes pour accepter automatiquement l'invitation à la réunion sur toutes vos adresses e-mail sur Outlook.

2. En exécutant un script VBA

Tout d’abord, vous devez enregistrer le script dans VBA; pour cela, suivez ces étapes:

1. Dans la fenêtre Outlook, appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir le Application Visual Basic (VBA) pour Outlook.
2. Aller à Insérer, puis sélectionnez Module.
3. Lorsque le nouveau module s'ouvre, copiez et collez le script suivant pour accepter automatiquement les invitations aux réunions sur Outlook et appuyez sur Ctrl + S pour le sauvegarder :

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Une fois que vous avez le script dans VBA, vous devez l'exécuter; suivez ces étapes pour ce faire:

1. Accédez à la fenêtre Outlook et accédez au Développeurs languette.
2. Sélectionner Macro, et dans la liste déroulante, choisissez les macros que vous avez créées pour l'exécuter.

Avant d'utiliser des scripts VBA sur Outlook, créez une sauvegarde de vos données et paramètres de configuration, et testez toujours le script à petite échelle avant de l'exécuter pour l'ensemble de la boîte aux lettres.

La réponse automatique aux invitations à des réunions dans Outlook vous fait gagner du temps. C'est un moyen simple d'informer l'organisateur de la réunion de votre présence. Cependant, toujours vérifiez la demande de réunion pour connaître vos collègues participants pour vous assurer que vous êtes en phase avec les participants inscrits à l’ordre du jour de la réunion.

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Comment refuser automatiquement des réunions dans Outlook ?

1. Utilisez les options Outlook pour refuser toutes les invitations à des réunions

1. Lancez Outlook et accédez au Déposer languette.
2. Sélectionner Possibilités ouvrir Options d'Outlook.
3. Aller à Calendrier, Localiser Accepter ou refuser automatiquement & clique le Accepter/Refuser automatiquement bouton.
4. Sélectionner Refusez automatiquement les demandes de réunion qui entrent en conflit avec un rendez-vous ou une réunion existante pour refuser une réunion.
5. Ensuite, sélectionnez Déclin pour le Utilisez cette réponse lorsque vous proposez une nouvelle heure de réunion sous Options du calendrier et cliquez sur OK.
6. Relancez Outlook pour enregistrer les modifications.

2. Définir une règle pour refuser les invitations à des réunions provenant d'une adresse e-mail spécifique

Tout d’abord, vous devez créer une réponse et enregistrer le modèle pour rejeter la réunion; pour cela, suivez ces étapes:

1. Dans la fenêtre principale d'Outlook, accédez à Calendrier et sélectionnez Nouvelle réunion.
2. Dans le Réunion fenêtre, saisissez le texte dans le corps que vous souhaitez envoyer pour refuser une invitation à une réunion et accédez à la Déposer languette.
3. Cliquez maintenant Enregistrer sous.
4. Sur le Enregistrer sous fenêtre, pour Sauvegarder comme type, sélectionner Modèle Outlook (.oft), et pour le Nom du fichier, saisissez un nom et cliquez sur Sauvegarder.

Maintenant que vous disposez d'un modèle personnalisé, créons une règle pour refuser la réunion.

1. Lancez Outlook et accédez au Maison languette.
2. Cliquez sur Règles, Alors choisi Gérer les règles et les alertes dans la liste déroulante.
3. Sur le Règles et alertes fenêtre, sélectionnez Nouvelle règle.
4. Sur le Assistant de règles boîte de dialogue, sélectionnez Appliquer la règle sur les messages que je reçois et cliquez Suivant.
5. Du Étape 1 case, sélectionnez le de personnes ou d'un groupe public option, puis passez à Étape 2, et cliquez sur la personne ou le groupe public lien hypertexte.
6. Cela ouvrira le Adresse de la règle fenêtre; sélectionnez le nom d'utilisateur dont vous souhaitez rejeter l'invitation à une réunion, cliquez sur Depuis, et puis D'ACCORD.
7. Sélectionnez maintenant qui est une invitation à une réunion ou une mise à jour et cliquez Suivant.
8. Sur la page suivante, choisissez le répondre en utilisant un modèle spécifique option du Étape 1 boîte et dans Étape 2, clique le modèle spécifique lien hypertexte.
9. Sur Sélectionnez un modèle de réponse fenêtre, pour Regarder dans, choisir Modèles utilisateur dans le système de fichiers; vous verrez le modèle de réponse à la réunion dans la case ci-dessous. Sélectionnez celui que vous avez créé et cliquez sur Ouvrir.
10. Cliquez sur Suivant, puis clique Suivant.
11. Nommez maintenant la règle et cliquez sur Finition.

Sélectionner Créez cette règle sur tous les comptes si vous souhaitez répondre automatiquement aux demandes de rendez-vous sur l'autre email comptes.

3. Utilisez un script VBA pour rejeter plusieurs invitations à des réunions

Tout d’abord, vous devez ajouter et enregistrer le script dans VBA, voici comment procéder:

1. Lancez Outlook et dans la fenêtre principale, appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir VBA.
2. Aller à Insérer, et cliquez sur Module.
3. Copiez et collez le script suivant pour supprimer la demande de réunion dans le module et appuyez sur Ctrl + S pour le sauvegarder :

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Maintenant que vous avez enregistré le script, fermez la fenêtre VBA. Pour exécuter le script, procédez comme suit:

1. Dans la fenêtre Outlook, sélectionnez les invitations à des réunions que vous souhaitez refuser, puis appuyez sur Alt + F8.
2. Vous obtiendrez le Macro fenêtre, sélectionnez le Refuser_Requests module et cliquez sur Courir.
3. Dans la fenêtre suivante, entrez le nombre de refus et cliquez sur D'ACCORD. Entrez ici le nombre de demandes de réunion que vous avez sélectionnées.

Si vous n'êtes pas disponible au même créneau horaire, le script refusera automatiquement la réunion mais ne supprimera pas l'e-mail d'Outlook, vous pourrez donc transmettre l'invitation à la réunion à quelqu'un pour y assister en votre nom.

De plus, pour éviter les échanges d'e-mails concernant la logistique de la réunion, vous pouvez utilisez Cci pour ajouter la personne à la réunion.

L'automatisation de la réponse à une invitation à une réunion peut augmenter l'efficacité de votre planification en vous indiquant quels créneaux horaires sont libres, rationalisant ainsi votre flux de travail.

Dites-nous comment la réponse automatique à la demande de réunion vous a aidé dans la section commentaires ci-dessous.