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Certains utilisateurs d'Excel peuvent avoir besoin de réduire la taille de leurs feuilles de calcul afin de pouvoir les joindre à des e-mails. Compresser un fichier Excel en un code postal avec WinZip peut sembler le moyen le plus évident de le faire. Cependant, les utilisateurs qui essaient de compresser leurs fichiers Excel XLSX sont surpris de constater que cela a peu ou pas d'impact sur la taille des fichiers. Dans un support MS message sur le forum, un utilisateur a déclaré :
J'essaie d'envoyer des données à un collègue, dont le serveur de messagerie a une limite de 10 Mo sur les pièces jointes. Le fichier Excel fait 18 Mo et a été téléchargé à partir d'une source externe. J'ai essayé de supprimer toutes les données superflues et de compresser le fichier, mais la taille ne diminue pas.
Logiciel de compression de fichiers, comme WinZip, a peu d'impact sur les fichiers Excel XLSX car ce sont déjà des fichiers compressés. Ainsi, le format XLSX utilise déjà la compression ZIP. Le format se compose de fichiers XML compressés que vous pouvez explorer en modifiant le format du fichier Excel en ZIP dans l'explorateur de fichiers. Par conséquent, les utilitaires de compression ne peuvent pas compresser beaucoup plus le fichier XLSX de manière significative.
Ainsi, les utilisateurs doivent trouver des méthodes alternatives pour réduire la taille des fichiers Excel ou partager des feuilles de calcul. L'un des meilleurs moyens de réduire un fichier XLSX est de l'enregistrer plutôt en tant que XLSB. XLSB est le format de fichier binaire pour les feuilles de calcul Excel, qui prend moins d'espace de stockage sur le disque dur.
Comment enregistrer une feuille de calcul Excel en tant que XLSB
- Pour enregistrer un XLSX en tant que XLSB, ouvrez l'application Excel.
- Puis clique Fichier >Enregistrer sous pour ouvrir la fenêtre dans l'instantané directement ci-dessous.
- Sélectionner Classeur binaire Excel (*xlsb) dans le menu déroulant Type de fichier.
- Saisissez un nouveau titre pour le fichier.
- Clique le Sauvegarder option.
Comment partager un fichier Excel via Google Drive
- Si l'enregistrement du fichier au format XLSB ne réduit pas suffisamment la taille du fichier pour le joindre à un e-mail, vous pouvez plutôt partager la feuille de calcul via Google Drive. Pour ce faire, cliquez sur Créer un compte Google bouton sur le Page d'aide du compte Google.
- Remplissez ensuite les zones de texte pour configurer un compte Google si vous n'en avez pas.
- Connectez-vous à votre compte Google.
- Cliquez sur Accédez à Google Drive sur le page GD pour ouvrir le stockage en nuage dans un navigateur.
- Cliquez sur Nouveau > Téléchargement de fichiers, et sélectionnez le fichier de feuille de calcul Excel que vous devez partager.
- Clique le Ouvert bouton.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier Excel et sélectionnez Partager.
- Cliquez sur Avancée sur la fenêtre qui s'ouvre.
- Cliquez sur Changer pour ouvrir les options ci-dessous.
- Sélectionnez eeActivé – Toute personne disposant du lien option.
- Cliquez sur Sauvegarder.
- Entrez une adresse e-mail pour partager le fichier dans la zone de texte.
- Appuyez sur le bouton Envoyer.
Alors, ne perdez pas votre temps à essayer de compresser des fichiers XLSX. Au lieu de cela, enregistrez-les en tant que fichiers XSLB pour réduire leur taille. Si le fichier est beaucoup trop volumineux pour les pièces jointes des e-mails, vous devrez partager la feuille de calcul via un stockage en nuage, tel que Google Drive ou OneDrive.
