Ajouter une colonne à l'aide de l'option Sélecteur de champs
- Si les paramètres de priorité par défaut ne vous suffisent pas, vous pouvez ajouter un champ de priorité personnalisé sur Outlook.
- Tout ce que vous avez à faire est de cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne, de sélectionner le sélecteur de champ, de cliquer sur Nouveau, d'ajouter un nom et de le faire glisser vers la liste des tâches.
Pour déterminer l'urgence d'une tâche assignée sur Outlook, vous pouvez utiliser les niveaux de priorité intégrés (élevé, normal et faible), les balises de couleur, la date d'échéance et le champ d'état.
Cependant, si vous souhaitez ajouter plus de détails, vous devez créer un champ de priorité personnalisé dans Outlook, ce qui nécessite quelques étapes supplémentaires.
Dans ce guide complet, nous expliquerons les instructions étape par étape pour créer et ajouter des priorités personnalisées, ainsi que les étapes de personnalisation des priorités dans Outlook.
Quels sont les champs prioritaires dans Outlook ?
Dans Outlook, le champ de priorité affiche le niveau d'importance attribué à une tâche, un e-mail ou d'autres éléments, ce qui indique si vous pouvez retarder la tâche ou si vous devez la gérer immédiatement.
L'ajout de balises, y compris les informations pertinentes dans le champ d'objet d'une tâche, vous aidera en outre à trier la liste des tâches et à vous occuper en premier des éléments hautement prioritaires.
Les paramètres de priorité par défaut ont trois options, Haut, Moyen, et Faible, qui ne suffisent pas toujours, surtout lorsque vous travaillez dans une équipe où les membres peuvent avoir des interprétations différentes des priorités.
De plus, la personnalisation du champ de priorité peut vous aider à adapter la gestion des tâches Outlook, personnalisant ainsi le flux de travail.
Pour plus de personnalisation, vous pouvez personnaliser le Barre d'outils d'accès rapide à Outlook afin que vous puissiez accéder à toutes les options fréquemment utilisées juste devant vous, ce qui rend l'utilisation de l'application plus facile que jamais.
Comment créer un champ personnalisé dans Outlook ?
1. Créer un champ personnalisé
- appuie sur le les fenêtres type de clé perspectives, et cliquez Ouvrir.
- Allez dans la barre de navigation et sélectionnez le Tâches dossier. Dans la nouvelle fenêtre, vous verrez la tâche assignée répertoriée dans le volet de droite.
- Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'en-tête de colonne pour obtenir le menu contextuel et sélectionnez Sélecteur de champs.
- Sur le Sélecteur de champs boîte de dialogue, cliquez sur Nouveau.
- Sur le Nouvelle colonne fenêtre, saisissez le nom que vous souhaitez attribuer à la colonne. Pour Taper et Format, Texte est sélectionné par défaut, mais vous pouvez modifier le type de champ en fonction du nom ou de l'objectif de la colonne. Une fois que vous avez entré tous les détails, cliquez sur D'ACCORD.
- Une fois que la colonne apparaît dans le Sélecteur de champs fenêtre, faites-le glisser et déposez-le dans la barre d'en-tête de colonne pour l'ajouter.
Vous pouvez créer autant de colonnes que vous le souhaitez pour rationaliser davantage la liste des tâches, mais si vous en ajoutez trop, les choses se compliqueront.
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2. Activer Autoriser la modification dans la cellule pour définir la priorité
NOTE
Contrairement au dossier Boîte de réception, le dossier Tâche contient déjà le Autoriser la modification dans la cellule fonction activée; cependant, si vous ne pouvez pas taper, suivez les étapes pour l'activer.
- Dans le Tâches dossier, allez dans le Voir onglet, et à partir de l'onglet Vue actuelle en-tête, sélectionnez Paramètres d'affichage.
- Sur le Paramètres d'affichage avancés fenêtre, sélectionnez la Autres réglages bouton.
- Ensuite, localisez En-têtes de colonnes et lignes, placez une coche à côté de Autoriser la modification dans la cellule, puis clique D'ACCORD.
- Dans la liste des tâches, localisez la nouvelle colonne que vous avez ajoutée et ajoutez le numéro ou le texte définissant l'importance d'une tâche individuelle.
Si vous souhaitez hiérarchiser vos e-mails d'un expéditeur et vous assurer qu'ils sont tous livrés dans votre boîte de réception, vous devez savoir comment ajouter un e-mail à la liste blanche dans Outlook.
Comment puis-je utiliser des champs de priorité personnalisés ?
L'ajout de champs de priorité personnalisés peut vous aider à personnaliser les tâches selon vos préférences, à améliorer la productivité et à accroître la clarté et l'efficacité.
Voici quelques façons qui peuvent aider à mieux comprendre son utilité:
- Projets ou tâches urgents – Si certaines des tâches mentionnées dans votre liste approchent de leur date d'échéance, vous pouvez utiliser les champs de priorité personnalisés pour leur attribuer des niveaux de priorité élevée.
- Priorité liée au contexte – Pour différents contextes de tâche, tels que des clients de grande valeur et des délais, vous pouvez ajouter un champ de priorité pour traiter la tâche en conséquence.
- Risque – Ajoutez un champ de priorité des risques pour afficher les risques probables associés à la tâche assignée.
- Suivi – Un champ Priorité de suivi peut mettre en évidence la tâche qui nécessite un suivi; vous pouvez étiqueter la tâche comme Suivi-Élevé.
- Collaboration d'équipe - Utilisez-le pour informer l'importance de la tâche au sein de votre équipe afin d'augmenter la communication et l'efficacité.
Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour les champs prioritaires personnalisés sur Outlook ?
Pour une meilleure gestion des tâches Outlook, vous devez d'abord comprendre le contexte des tâches dans un projet, puis ajouter un champ de priorité personnalisé approprié.
De plus, pour utiliser efficacement la fonctionnalité, voici quelques conseils que vous devez garder à l'esprit:
- Pertinence – Lors du choix d'un nom, d'un type et d'un format de colonne, vous devez garder à l'esprit les tâches, car une étiquette pertinente peut vous aider à évaluer rapidement l'importance de la tâche.
- Flux de travail – La personnalisation des champs prioritaires doit avoir du sens pour vous et s'aligner sur votre flux de travail.
- Trier par numéros – L'utilisation de nombres comme types de champs peut vous aider à mentionner la priorité de la tâche dans l'ordre croissant ou décroissant, ce qui permet d'évaluer le niveau d'urgence.
- Examiner la priorité des tâches – Vous devez vérifier régulièrement les priorités personnalisées pour vérifier si elles correspondent à vos besoins actuels.
- N'utilisez pas la même approche – La gestion des tâches est subjective pour une personne et une tâche à accomplir; par conséquent, vous devez choisir les champs de priorité personnalisés qui correspondent à vos besoins et à la tâche attribuée.
- Simplifier – N'en ajoutez pas trop, car cela pourrait vous dérouter et aller à l'encontre de l'objectif de clarté.
Comment définir une priorité personnalisée dans les tâches Outlook ?
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la barre d'en-tête de colonne dans la liste des tâches, choisir Sélecteur de champs, ajoutez une nouvelle colonne, nommez-la et définissez les types de champ en conséquence.
Une fois créée, vous pouvez faire glisser et déposer la colonne dans la liste des tâches pour l'ajouter à l'en-tête de la colonne. Ensuite, vous pouvez mentionner la priorité en fonction de l'urgence ou d'autres préférences.
C'est ainsi que vous pouvez créer un champ de priorité personnalisé dans Outlook pour étiqueter les tâches en fonction du contexte, de la sensibilité au temps, des risques encourus, etc.
Si vous trouvez le L'indexation d'Outlook est lente et que vous souhaitez résoudre ce problème, nous vous suggérons de consulter ce guide pour accélérer l'indexation dans Outlook sur Windows 11.
N'hésitez pas à nous donner des informations, des conseils et votre expérience sur le sujet dans la section commentaires ci-dessous.
