Comment créer, gérer et utiliser des étapes rapides dans Microsoft Outlook

Si vous souhaitez effectuer plusieurs actions sur un seul message électronique en un seul clic, les étapes rapides de Microsoft Outlook peuvent vous être utiles. Supposons que vous soyez en réunion et que vous receviez un e-mail, vous n'avez pas le temps de parcourir l'e-mail et de répondre immédiatement. Dans ce scénario, vous pouvez envoyer une réponse rapide en un seul clic en suivant des étapes rapides. Ne pensez-vous pas que c'est utile? Dans cet article, nous allons apprendre à créer, utiliser, modifier et supprimer des étapes rapides dans Outlook.

Avant de créer une nouvelle étape rapide, il est bon de savoir que quelques étapes rapides sont déjà incluses dans Outlook par défaut.

Au gestionnaire – Si vous souhaitez transférer l'e-mail sélectionné à votre responsable, vous pouvez cliquer sur cette étape rapide.

Courriel de l'équipe – Il crée un message vide pour les membres de votre équipe.

Fait – Marque le message comme lu et le déplace vers un dossier spécifié.

Répondre et supprimer – Un message de réponse vierge s'ouvrira et après avoir envoyé la réponse, le message d'origine sera supprimé.

Vous pouvez les utiliser en sélectionnant le message électronique pour lequel vous souhaitez appliquer les étapes rapides, puis en cliquant sur l'étape rapide appropriée ci-dessus.

Créer et utiliser des étapes rapides dans Outlook

Étape 1: Ouvrez Microsoft Outlook

Étape 2: Dans le groupe Étapes rapides, cliquez sur Créer un nouveau. Cela ouvre la fenêtre Modifier l'étape rapide.

Étape 3: Donnez un nom à l'étape rapide dans le Nom champ.

Étape 4: Sélectionnez une action pour votre étape rapide parmi les actions menu déroulant liste. Ici, je vais sélectionner Définir l'importance dans le menu déroulant.

Étape 5: Vous pouvez ajouter plusieurs actions en cliquant sur le Ajouter une action puis en sélectionnant une action dans la liste déroulante. Ici, je vais sélectionner Répondre dans la liste déroulante.

Étape 6: Cliquez sur Afficher les options et remplissez les détails supplémentaires pour votre réponse.

Étape 7: Il existe différentes options comme le sujet, le texte, la touche de raccourci, l'importance, etc. Vous pouvez les définir si nécessaire. Par exemple, ici, je vais entrer un message "Merci". Je vous répondrai en réponse dans le champ de texte.

Étape 8: Vous pouvez également envoyer automatiquement le texte en cochant la case à côté d'envoyer automatiquement après un délai d'une minute.

Étape 9: Mettez à jour si vous avez besoin d'options supplémentaires telles que le drapeau, l'importance, la touche de raccourci, etc. et une fois les paramètres définis, cliquez sur Finir.

Étape 10: Maintenant, l'étape rapide est créée et vous pouvez la voir ci-dessus dans le groupe Étapes rapides.

Étape 11: Pour l'utiliser, cliquez sur le message électronique pour lequel vous souhaitez utiliser l'étape rapide. Cliquez sur l'étape rapide que vous avez créée et les paramètres sont appliqués à ce message.

Modifier l'étape rapide

Étape 1: Pour modifier l'étape rapide, vous pouvez clic-droit sur le rapidemarcher que vous avez créé et sélectionnez Éditer de la liste.

Ou vous pouvez également cliquer sur la petite flèche dans le coin inférieur droit de la fenêtre Étapes rapides. Cela ouvrira une fenêtre Gérer l'étape rapide, sélectionnez l'étape rapide particulière à gauche, puis cliquez sur Modifier.

Cela ouvrira une fenêtre Gérer l'étape rapide, sélectionner l'étape rapide particulière à partir de la gauche, puis cliquez sur Éditer.

Étape 2: Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur D'ACCORD

Étape 3: Une fois terminé, pour l'enregistrer, cliquez sur le sauvegarder bouton.

Supprimer l'étape rapide

Étape 1: Pour supprimer l'étape rapide, vous pouvez clic-droit sur l'étape rapide que vous avez créée et sélectionnez effacer de la liste.

Ou vous pouvez également cliquer sur la petite flèche dans le coin inférieur droit de la fenêtre Étapes rapides. Cela ouvrira une fenêtre Gérer l'étape rapide, sélectionner l'étape rapide particulière à partir de la gauche, puis cliquez sur Effacer.

Étape 2: Une fenêtre pop-up apparaîtra demandant la confirmation, cliquez sur oui. Cliquer sur D'ACCORD. Et il est supprimé.

C'est ça! J'espère que cet article est facile à suivre et utile. Merci!!