Comment envoyer un e-mail à un canal dans Microsoft Teams sous Windows 11 ou 10

Microsoft Teams est l'une de ces applications qui a révolutionné le concept de communication en ligne entre les équipes. Alors que le concept est plus répandu dans le monde professionnel, après la pandémie, il a également gagné en popularité dans la communication personnelle. Cependant, l'application Teams s'est avérée plus utile pour les entreprises, en particulier pendant le scénario de la pandémie de Covid-19, où les gens ont été contraints de travailler à domicile.

L'application a gagné en popularité par rapport à ses concurrents, en raison de certaines de ses fonctionnalités utiles qui aident les professionnels à augmenter leur productivité et leur communication grâce à une collaboration en ligne fluide. Bien qu'il dispose d'un éventail de fonctionnalités importantes qui aident les équipes à se connecter, communiquer, envoyer et partager des documents vers et pour facilement, il est également livré avec une fonctionnalité cachée comme l'option d'envoyer un e-mail à un canal dans Microsoft Teams sur votre Windows 11/10 PC. L'e-mail peut être envoyé à l'ensemble du canal directement sur le chat Teams en une seule fois et l'e-mail peut contenir des fichiers, des dossiers et d'autres pièces jointes. Cela permet aux employés de se connecter plus facilement avec l'ensemble du département en un seul endroit, ainsi qu'avec des équipes et de discuter de projets en groupe.

Cet article couvrira les détails sur la façon d'envoyer un e-mail à un canal dans Microsoft Teams sur votre PC Windows 11/10 et comment cela est utile pour votre organisation.

Tout ce que vous devez savoir sur les équipes Microsoft

Comme indiqué ci-dessus, Microsoft Teams est une plateforme de communication qui permet aux employés d'une organisation de collaborer à un seul endroit, en ligne. Qu'il s'agisse de vidéoconférences ou de webinaires, de réunions, d'appels, de discussions ou de partage de fichiers, il prend en charge le travail fluide et naturel de toutes les équipes. Cela vous aide non seulement à vous connecter avec des collègues au sein de l'organisation, mais aussi avec des clients à l'extérieur.

La meilleure partie de l'application Teams est qu'elle aide les organisations à gérer tous leurs aspects importants sur une plate-forme unique qui permet un environnement partagé pour tous. De plus, avec la culture croissante du travail à distance, l'application Teams aide les employés à travailler depuis n'importe quel endroit dans le monde et depuis n'importe quel appareil. Bien qu'ils puissent organiser des vidéoconférences pour collaborer sur un projet, ils ont également la possibilité de discuter, de modifier des documents et même de partager facilement des fichiers.

Par conséquent, l'application Microsoft Teams non seulement rationalise la réunion d'équipe en ligne pour les entreprises et améliore les fonctionnalités de réunion, mais elle améliore également la productivité et la mobilité de l'entreprise grâce à sa fonction d'intégration fluide avec d'autres produits Microsoft ou tiers applications. De plus, l'application offre une sécurité complète de vos conversations et de vos fichiers, est stable et fiable lors des appels et fonctionne parfaitement même pour les travailleurs de première ligne.

Cela dit, il est livré avec des fonctionnalités extrêmement utiles et l'une d'entre elles est la possibilité d'envoyer des e-mails directement à toute l'équipe en une seule fois. Voyons quelques-unes de ses fonctionnalités spéciales de messagerie.

Ce qui est exclusif à propos de la fonctionnalité de messagerie de Microsoft Teams

Comme indiqué précédemment, l'application Teams vous aide non seulement à partager des documents importants et des discussions entre groupes ou individus, il vous permet également d'envoyer des e-mails avec des fichiers et autres pièces jointes lors d'un Teams conversation. Bien que la communication d'équipe en ligne ait parcouru un long chemin avec d'autres fonctionnalités avancées, le courrier électronique reste toujours aussi important qu'auparavant. Par conséquent, Microsoft s'est assuré de conserver la possibilité d'envoyer des e-mails aux équipes tout en pouvant utiliser les autres fonctionnalités parallèlement.

En fait, Microsoft est en train de faciliter le transfert des conversations du courrier électronique vers Teams.

Pour cela, le géant de la technologie a introduit la nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de Windows d'envoyer par e-mail un canal Team entier en une seule fois. En outre, il prend également en charge la levée des drapeaux, la mise en forme des textes et l'ajout de pièces jointes dont une entreprise a besoin pour fonctionner.

Cependant, avant de pouvoir envoyer un e-mail à un canal dans Teams, vous devez activer cette fonctionnalité dans l'application. Voyons comment :

Comment activer l'intégration des e-mails dans Microsoft Teams

L'activation de cette fonctionnalité vous aidera à envoyer des e-mails en utilisant l'adresse e-mail à un canal spécifique dans l'application Teams. Mieux encore, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer un e-mail à n'importe quel canal d'une équipe spécifique qui en est propriétaire. Voici comment activer la fonctionnalité d'intégration de messagerie dans l'application Teams :

*Noter - Ceci pour les utilisateurs qui ont accès au Centre d'administration des équipes Microsoft.

Étape 1: Lancez le Centre d'administration des équipes Microsoft.

Étape 2: Naviguez jusqu'aux points carrés (menu) en haut à gauche du volet.

Étape 3: Maintenant, dans la liste, sélectionnez Paramètres à l'échelle de l'organisation.

Étape 4: Ensuite, allez sur le côté droit de la fenêtre, faites défiler vers le bas et sous le Intégration des e-mails section, activez l'option - Autoriser les utilisateurs à envoyer des e-mails à une adresse e-mail de canal.

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez désormais envoyer des e-mails aux canaux de l'application Teams.

Comment envoyer des e-mails de canal dans Microsoft Teams

Maintenant que vous connaissez cette merveilleuse fonctionnalité qui était cachée jusqu'à présent, suivez les instructions ci-dessous pour pouvoir envoyer des e-mails aux canaux de votre application Teams :

Étape 1: Dans le Équipes app, accédez au canal spécifique auquel vous souhaitez envoyer l'e-mail.

Étape 2: Maintenant, sur le côté gauche de l'écran, sous Vos équipes section, cliquez sur les trois points horizontaux (…) à côté de Général et sélectionnez Obtenir l'adresse e-mail.

Vous pouvez maintenant envoyer votre e-mail au canal.

*Noter - Alternativement, vous pouvez également suivre les instructions ci-dessous pour envoyer un e-mail à un certain canal :

Étape 1: Lancez votre Équipes app et identifiez le canal d'équipe avec lequel vous souhaitez partager votre e-mail.

*Noter - Chaque canal se voit attribuer son propre identifiant de messagerie, alors faites un clic droit sur le canal souhaité et copiez l'adresse e-mail que vous voyez.

Étape 2: Ensuite, ouvrez Microsoft Outlook et vous pouvez maintenant soit aller à un message précédent que vous avez déjà écrit et enregistré en brouillon, soit simplement en écrire un nouveau.

Maintenant, allez dans le "Pour" champ et collez l'e-mail que vous avez copié dans Étape 1. Une fois cela fait, appuyez sur le bouton d'envoi comme vous le feriez pour un e-mail normal dans n'importe quelle autre application de messagerie.

*Noter -  Les pièces jointes de l'e-mail sont automatiquement téléchargées et enregistrées dans un dossier appelé E-mails dans le Des dossiers languette. Si le dossier n'est pas là par défaut, le Équipes app le crée pour enregistrer les e-mails et les pièces jointes.

Ces fichiers peuvent être ouverts et modifiés directement dans le Équipes application ou dans toute autre application de bureau ou SharePoint, etc. Il vous permet également d'ajouter des métadonnées à ces fichiers, de les synchroniser et plus encore. Cependant, une fois que vous avez commencé à modifier ces fichiers, ceux-ci deviennent de nouvelles copies des pièces jointes réelles et, par conséquent, toutes les modifications apportées à ces fichiers ne sont pas ajoutées aux pièces jointes d'origine dans l'e-mail. Donc, ce seront des copies séparées.

C'est ainsi que vous pouvez envoyer un e-mail à une chaîne directement sur votre Équipes app, au lieu d'envoyer manuellement un e-mail à chaque membre de l'équipe individuellement. De cette façon, vous pouvez réduire le risque d'erreurs et vous assurer également que tous les membres de l'équipe spécifique du canal sont inclus dans l'e-mail et que personne n'est exclu.

Ce qu'Outlook fait ici, c'est qu'il enregistre les adresses e-mail par défaut avec celles avec lesquelles vous avez communiqué. C'est comme lorsque vous commencez à taper une adresse e-mail dans le champ "à" d'un e-mail normal et qu'il commence à remplir automatiquement les suggestions. Cela signifie que l'application se souvient automatiquement de toutes les adresses e-mail dès que vous envoyez un e-mail à un canal pour plus de commodité.

Ainsi, à l'avenir, chaque fois que vous souhaitez envoyer un e-mail au même canal, vous pouvez choisir parmi l'e-mail enregistré adresses dans le champ "À" et il apparaît automatiquement et c'est ainsi que Microsoft facilite la vie de tu.

Comment ouvrir des e-mails dans le canal Microsoft Teams

Après avoir envoyé l'e-mail au canal spécifique d'une équipe dans l'application Microsoft Teams, les personnes qui reçoivent l'e-mail disposent de plusieurs façons d'ouvrir et d'afficher l'e-mail.

• Ils peuvent ouvrir et lire l'e-mail directement dans l'application Teams. De cette façon, les destinataires n'ont pas à ouvrir une application distincte pour afficher l'e-mail ou le télécharger, ce qui rend l'expérience globale très simple et fluide.
• Les destinataires du canal ont la possibilité de télécharger l'e-mail réel et même de l'ouvrir dans l'application Outlook Mail et de le lire.
• Alternativement, l'équipe qui reçoit l'e-mail peut également cliquer pour ouvrir et télécharger la pièce jointe, puis la visualiser.

Cela vous aidera non seulement à envoyer facilement des e-mails à un canal spécifique dans l'application Teams, mais facilitera également les choses pour les destinataires du canal.

Comment restreindre les publications sur la chaîne à l'aide de l'e-mail

Si vous êtes l'administrateur de l'équipe, vous pouvez contrôler qui peut publier sur l'équipe Microsoft à l'aide de cette adresse e-mail (l'adresse e-mail du canal). Voici comment restreindre les publications sur la chaîne à l'aide de l'e-mail :

Étape 1: Ouvrez le Équipes Microsoft app, puis accédez au canal que vous souhaitez contrôler.

Étape 2: Ensuite, sur le côté gauche du volet, cliquez sur les trois points horizontaux (…) puis cliquez sur Réglages avancés.

Étape 3: Maintenant, sous le Obtenir l'adresse e-mail section, sélectionnez l'option - Tout le monde peut envoyer des e-mails à cette adresse.

Cela vous aidera à contrôler qui peut publier sur la chaîne en utilisant cette adresse e-mail.

Répondre à l'e-mail de la chaîne

Une fois l'e-mail reçu dans le canal de l'application Teams, les membres de l'équipe peuvent maintenant avoir une conversation à ce sujet, connecter n'importe quel fichiers liés au courrier électronique, étiqueter des collègues ou d'autres canaux pour les inclure dans la discussion, partager des documents, des mèmes, des GIF et bien plus encore Suite.

Cependant, si vous répondez au message, il restera dans les équipes et n'est pas envoyé en réponse à l'e-mail d'origine. Ainsi, si vous essayez de répondre à l'e-mail d'origine, Teams affichera un rappel indiquant: "cette conversation n'est en aucun cas liée au fil de discussion associé à cet e-mail.”