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Vous cherchez un moyen facile mais simple de collaborer et partager des tâches avec votre équipe? le Application Microsoft Planner vous aide à faire exactement cela, et plus encore.
Depuis son introduction, l'application Microsoft Planner a aidé diverses équipes à travers le monde en les aidant à créer de nouveaux plans, organiser et attribuer différentes tâches, partager des documents, discutez via le chat de ce sur quoi chaque personne travaille actuellement et obtenez des mises à jour sur l'avancement de chaque tâche.
En termes simples, l'application fournit un moyen visuel d'organiser le travail d'équipe et de rester informé de la progression de diverses tâches.
L'application est conçue pour Bureau 365, mais n'est disponible que pour les utilisateurs disposant de plans d'abonnement Office 365 Entreprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium et Éducation.
Cela signifie qu'il n'est pas disponible pour un abonnement gouvernemental ou un usage personnel.
Certaines des tâches que vous pouvez accomplir avec Application Microsoft Planner inclure:
- Collaborer avec votre équipe
- Joindre des fichiers, des photos, des documents ou des liens
- Ajouter des listes de contrôle aux tâches
- Ajouter des commentaires aux tâches
- Marquer des tâches avec des étiquettes
- Définir et mettre à jour la progression des tâches
- Définir ou ajouter une image d'aperçu pour les tâches
- Visualisez l'avancement de vos projets
- Voir toutes les tâches et plans
- Recevoir des e-mails sur les tâches et les plans
- Supprimer des tâches ou des plans
- Suivez les progrès de n'importe où, sur n'importe quel appareil
Comment créer un plan sur l'application Microsoft Planner
Microsoft Planner vous permet de créer un plan, organiser et construire votre équipe, attribuez des tâches et obtenez des mises à jour de la progression.
Les utilisateurs qui découvrent Microsoft Planner peuvent commencer en visitant tâches.office.com, créez des forfaits dans l'application Web, puis affichez et mettez à jour leurs forfaits sur mobile. Les utilisateurs existants peuvent obtenir Planner via les plateformes Web ou mobiles.
Pour commencer, suivez ces étapes simples ci-dessous :
- S'identifier
- Créer un plan
- Ajouter une tâche
- Fixez une date pour votre tâche
- Catégorisez vos tâches
- Ajouter des personnes de votre équipe
- Attribuer des tâches aux différents membres de l'équipe
- Gardez une trace des progrès
Étape 1: Connectez-vous
Comme mentionné précédemment, Microsoft Planner n'est disponible que pour les abonnements professionnels ou scolaires. Par conséquent, pour vous connecter, vous avez besoin des informations de connexion de votre compte professionnel ou scolaire.
Il est important de noter que vous n'avez besoin d'aucune installation de logiciel sur votre PC ou autre appareil pour utiliser l'application. Vous vous y connectez simplement via votre navigateur Web.
Une fois connecté, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
- Accédez au site de votre planificateur professionnel ou scolaire
- Afficher, modifier et créer des plans
- Afficher, modifier et créer des tâches
- Discuter avec les membres de l'équipe
- Suivre l'avancement des plans et des tâches
Voici comment vous connecter à Microsoft Planner :
- Ouvrir le navigateur Web
- Dans la barre d'adresse, tapez https://office.com/signin ou alors https://portal.office.com
- Appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier
- Choisissez le compte avec lequel vous souhaitez vous connecter
- Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe pour le compte que vous avez choisi
- S'identifier
Remarque: si vous êtes déjà connecté ou si vous Environnement Office 365 pour votre lieu de travail, vous pouvez vous connecter directement à Microsoft Planner via le lanceur d'applications.
Suivez ces étapes pour exécuter ceci :
- Sélectionner lanceur d'applications sur la fenêtre de votre navigateur
- Choisissez la vignette Planificateur sur la page d'accueil ou le volet de l'application
- Se connecter au planificateur
Créer un compte avec Microsoft Planner
Pour vous connecter, votre établissement professionnel ou scolaire doit avoir souscrit à un plan Office 365 éligible, puis votre administrateur vous donne un compte.
Si vous ne parvenez pas à vous connecter malgré cela, vérifiez auprès du service d'assistance de votre travail ou de votre école.
Étape 2: Créer un plan
Une fois connecté à Microsoft Planner, vous pouvez accéder au site et ainsi voir les plans disponibles pour chacun de vos groupes Office 365.
Il existe deux types de régimes différents: public et privé.
Les plans publics sont visibles par tous dans votre travail ou organisation scolaire ce qui signifie qu'ils apparaissent chaque fois que quelqu'un dans l'organisation recherche un plan, tandis que les plans privés sont visibles par des personnes spécifiques ajoutées au plan.
Remarque: si vous rendez votre plan public ou privé, votre groupe Office 365 est également rendu public ou privé.
Pour créer un plan, procédez comme suit :
- Choisissez un forfait en vous rendant sur Forfaits favoris ou alors Tous les forfaits (vous pouvez également démarrer un nouveau plan en sélectionnant Nouveau plan
- Si vous sélectionnez Nouveau plan, donnez un nom à votre plan
- Choisissez qui peut voir votre plan
- Sélectionner Options afin de:
- ajouter une description
- Décider s'il faut automatiquement abonner les nouveaux membres à la notification
- Créer un plan
Remarque: la création d'un nouveau plan crée également un nouveau groupe Office 365. Cela facilite la collaboration à la fois dans Microsoft Planner et d'autres applications telles qu'Outlook et OneDrive, entre autres.
Une fois que vous avez créé un plan, l'étape suivante consiste à ajouter des tâches.
Étape 3: Ajoutez des tâches, définissez des dates et catégorisez
Vous vous êtes donc connecté avec succès, avez créé un plan et vous souhaitez maintenant ajouter des tâches à votre plan.
L'ajout de tâches consiste simplement à décomposer ce qui doit être fait et par qui.
Voici comment ajouter des tâches à votre plan :
- Dans la zone À faire, entrez un nom de tâche
- Sélectionnez Ajouter une tâche (vous pouvez ajouter plusieurs tâches en tapant un nom de tâche, puis appuyez sur Entrée et continuez à taper pour en ajouter d'autres. Si vous ne voyez pas la case À faire, cliquez sur le signe + plus pour afficher la case, puis ajoutez une tâche
Vous pouvez ajouter plus de détails à vos tâches et déterminer l'apparence sur le tableau.
Microsoft Planner vous permet d'effectuer les opérations suivantes avec les tâches que vous créez :
- Définissez une image d'aperçu pour chaque tâche. Pour ce faire, joignez un fichier, une photo ou un lien à la tâche, ou ajouter une liste de contrôle.
La première photo, fichier ou lien que vous joignez devient l'aperçu. Si tu veux utiliser une autre pièce jointe comme aperçu, ou utilisez une description à la place, sélectionnez la tâche, puis sélectionnez Afficher sur la carte. Pour supprimer l'aperçu, décochez la case Afficher sur la carte.
- Ajoutez la date de début et d'échéance de la tâche. Pour ce faire, sélectionnez une tâche, puis ajoutez une date de début et une date d'échéance.
Les dates peuvent également être ajoutées chaque fois que vous créez une nouvelle tâche en sélectionnant Définir la date d'échéance.
Si vous trouvez qu'une date est rouge, cela signifie que la tâche est en retard même si elle est toujours en cours.
- Marquez les tâches avec des étiquettes. Les étiquettes vous aident à repérer rapidement les caractéristiques partagées par différentes tâches telles que l'emplacement, le calendrier et les exigences de la tâche.
Pour ajouter des étiquettes à vos tâches, accédez au tableau, sélectionnez une tâche, choisissez les cases colorées sur la droite, puis choisissez le drapeau que vous utiliserez et nommez-le.
Étape 4: Ajoutez des personnes à votre équipe
Pour ajouter des personnes à votre équipe, procédez comme suit :
- Aller au planificateur
- Sélectionnez les membres
- Entrez le nom du membre que vous souhaitez ajouter
Remarque: actuellement, vous ne pouvez ajouter que des personnes au sein de votre organisation. Cependant, un plan est en cours de développement pour permettre aux utilisateurs d'ajouter des personnes en dehors de leurs organisations. Vous pouvez voir plus de fonctionnalités actuellement en développement sur le Feuille de route Office 365.
Une fois que vous avez ajouté des personnes, vous pouvez ensuite leur attribuer des tâches.
Si vous devez supprimer quelqu'un de la liste ou si vous n'avez plus besoin de quelqu'un dans votre forfait, procédez comme suit :
- Sélectionnez la flèche à côté de Participants au régime
- Pointez la personne que vous souhaitez supprimer
- Sélectionnez les trois points
- Choisissez Supprimer
Étape 5: suivre les progrès
- Définir et mettre à jour la progression des tâches. L'application Microsoft Planner classe les tâches en non démarrées, en cours et terminées.
Vous pouvez mettre à jour la progression en choisissant la tâche, puis en utilisant le menu déroulant Progression. Vous pouvez utiliser une liste de contrôle pour suivre l'avancement des tâches. Cependant, si vous recherchez un plan plus large ou pour afficher la progression globale des tâches, la vue Graphiques vous le fournira. Une fois que vous avez terminé une tâche, marquez-la comme terminée en pointant dessus et en sélectionnant la coche.
Noter: vous pouvez afficher les tâches terminées en faisant défiler la liste des tâches et en choisissant Afficher les tâches terminées.
Une fois vos tâches définies, vous pouvez les organiser dans des seaux et ajoutez ceux avec lesquels vous collaborerez au fur et à mesure de votre travail.
Comment recevoir des notifications par e-mail sur les tâches
Parfois, vous souhaitez garder une trace de vos tâches lors de vos déplacements, et cela est rendu possible grâce aux notifications par e-mail sur l'application Microsoft Planner.
Les notifications par e-mail sont activées une fois que vous créez un plan, lorsque vous êtes ajouté en tant que membre d'un plan existant, si un autre membre commentaires sur une tâche que vous avez commentée, si le propriétaire du plan active les notifications d'activité de tâche ou si vous êtes abonné à un plan.
Les propriétaires de régime peuvent également envoyer des notifications via l'application, au flux du plan chaque fois qu'une tâche est attribuée ou marquée comme terminée.
Les notifications sont généralement désactivées par défaut, donc pour les recevoir, vous devez les activer.
Pour recevoir des notifications par e-mail, voici ce que vous devez faire :
- Sélectionnez les trois points à droite de votre plan
- Choisissez Modifier le forfait
- Sélectionnez Envoyer des notifications sur l'attribution et l'achèvement des tâches au fil de conversation du plan
- Cochez la case pour activer les notifications (pour désactiver les notifications, décochez la même case).
Pour souscrire à un forfait, sélectionnez les trois points à droite du forfait, puis choisissez Suivre le forfait dans la boîte de réception. Faites de même pour vous désinscrire, mais choisissez Arrêter de suivre le plan dans la boîte de réception.
Avantages et inconvénients de l'application Microsoft Planner
Avantages
- Organisez le travail d'équipe et faites-en plus
- Facile à utiliser car vous pouvez le lancer en un clic
- Organiser le travail visuellement
- Visibilité et transparence
- Collaboration transparente avec votre équipe
- Notifications par e-mail sur les tâches et les plans
- Travaillez sur tous vos appareils
- Canaux disponibles pour envoyer des commentaires en cas de problème de dépannage avec l'application
Les inconvénients
- Non disponible pour un usage personnel ou gouvernemental
- L'application n'est pas entièrement développée comme d'autres applications de collaboration d'équipe telles qu'Asana, car certaines fonctionnalités sont encore en cours de développement
Téléchargez l'application Planificateur à partir du Microsoft Office Store.
Partagez avec nous votre expérience d'utilisation de l'application Microsoft Planner dans la section commentaires ci-dessous.
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