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Organiser des réunions ou réserver des salles de conférence ne sont pas nécessairement des activités que vous aimez. Perspectives a des moyens de gérer cela pour vous, alors n'hésitez pas à apprendre à utiliser Outlook Scheduling Assistant.
Supposons que vous ayez été chargé de planifier une réunion avec plusieurs participants. Vous organisez la réunion et l'envoyez sans avoir aucun moyen de vous assurer que tout le monde peut réellement venir. Que se passe-t-il ensuite ?
Au lieu de vous retrouver avec plusieurs réponses vous indiquant qu'ils ne sont pas disponibles ou qu'ils souhaitent proposer une nouvelle heure, laissez l'assistant de planification faire le gros du travail.
Comment puis-je utiliser Outlook Scheduling Assistant ?
1. Découvrez l'assistant de planification Outlook
- Dans Perspectives, Cliquez sur Calendrier dans le coin inférieur gauche de l'écran.
- Du Onglet Accueil, en haut à gauche de l'écran, cliquez sur le Icône Nouvelle réunion.
- Sélectionner Nouvelle réunion dans la liste déroulante.
- Une nouvelle fenêtre apparaît ensuite. Du Onglet Réunion, sélectionnez Assistante de planification.
- Maintenant, il est temps d'entrer dans un description de la réunion dans le Zone de texte du titre.
- Dans le Zone de texte obligatoire, entrer le adresse e-mail de chaque participant requis pour assister à la réunion.
- Dans Outlook 2016 et 2013 à la place, entrez le participants dans le Au champ et le salle de conférence vous souhaitez réserver sous le Champ de ressources.
- Saisissez également le Démarrer et Temps de fin. Du Liste des horaires suggérés, choisissez l'heure souhaitée ou modifiez votre heure et votre date pour trouver une heure qui convient à tout le monde.
- Dans le Zone de texte Emplacement, entrer le adresse ou alors numéro de chambrer où se tiendra la réunion.
- Ensuite, dans le Zone de messages, entrez n'importe quel Remarques vos participants auront besoin de savoir avant la réunion, comme tout instructions spéciales ou la Ordre du jour.
- Lorsque vous avez terminé de configurer la réunion, cliquez sur Envoyer.
Noter: lorsque vous envoyez une invitation à une réunion dans Outlook, l'invitation inclut une demande de réponse et donne au destinataire la possibilité de suggérer une nouvelle heure pour la réunion.
2. Comment puis-je exporter Outlook Scheduling Assistant vers Excel ?
- Ouvert Perspectives et allez à Déposer.
- Aller à Ouvrir et importer et le Assistant d'importation/exportation ouvrira.
- Sélectionner Exporter vers un fichier.
- Cliquez sur Suivant continuer.
- Dans le Boîte de dialogue Exporter vers un fichier, sélectionnez Valeurs séparées par des virgules.
- Puis clique Suivant.
- Maintenant, sélectionnez Calendrier de Fichier de données Outlook.
- Cliquez sur Suivant une fois de plus.
- Quand le Boîte de dialogue Exporter vers un fichier s'affiche, cliquez sur le Bouton Parcourir. Ici, vous pouvez sélectionner la destination du fichier.
- Choisissez la destination où le fichier peut être enregistré. Nommez le fichier et cliquez sur d'accord pour fermer la boîte de dialogue.
- Quand le Boîte de dialogue Exporter vers un fichier s'affiche à nouveau, appuyez sur Suivant continuer.
- Puis clique Finir pour exporter votre calendrier Outlook.
- Outlook exporte le calendrier spécifié sous forme de fichier CSV. Ouvrez-le avec Microsoft Excel, puis enregistrez le fichier en tant que classeur.
Si vous cherchez un moyen de partager votre assistant de planification Outlook avec d'autres, vous pouvez exporter votre calendrier dans Excel, puis importez-le dans le dossier de calendrier Outlook des autres en suivant les étapes ci-dessus.
3. Comment définir un fuseau horaire pour une réunion ou un rendez-vous dans Outlook ?
Notez que lorsque vous créez de telles réunions ou rendez-vous, Outlook utilise le fuseau horaire par défaut dans vos préférences Outlook pour le calendrier. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas spécifier un fuseau horaire différent pour un événement lorsque vous le créez.
Pour afficher le Sélecteur de fuseau horaire, soit sur le Onglet Réunion de l'organisateur ou la Onglet Rendez-vous, Cliquez sur Fuseaux horaires. Là, précisez le fuseau horaire précis de l'événement.
Si les anciennes versions d'Outlook pour Mac ne peuvent afficher que deux fuseaux horaires, dans la version la plus récente d'Outlook pour Mac pour Office 365 et Outlook 2019, pas moins de trois fuseaux horaires distincts peuvent être affichés dans le Calendrier.
Désireux de télécharger des calendriers Outlook? Découvrez comment c'est fait ici!
Cet article vous a montré comment utiliser Outlook Scheduling Assistant, l'exporter vers Excel et définir le fuseau horaire d'une réunion ou d'un rendez-vous dans Outlook. Facile, non ?
N'oubliez pas que les instructions s'appliquent à Outlook pour Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013.
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