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eFileCabinet
eFileCabinet est sans doute le principal logiciel de gestion de documents aujourd'hui. Il est conçu pour faciliter le stockage, la récupération et le partage de fichiers bureautiques. La fonction du logiciel va cependant au-delà de la gestion documentaire, car il est également équipé d'outils de comptabilité et de gestion des RH.
eFileCabinet héberge deux variantes de support: la version de bureau (compatible Windows 10) et la version mobile, spécialement conçue pour appareils mobiles.
Ce logiciel de gestion documentaire héberge une fonction appelée « cloud-view », qui permet aux utilisateurs de sauvegarder leurs fichiers sur le cloud, directement via la plateforme du logiciel. Avec cela, les utilisateurs peuvent facilement afficher et extraire des fichiers via n'importe quel appareil, à condition que cet appareil soit connecté à Internet.
En outre, eFileCabinet répond à toutes les exigences de conformité de l'industrie, y compris les exigences SEC, HIPAA, FINRA et autres.
De plus, le logiciel fonctionne parfaitement avec SecureDrawer, une fonction de partage unique, qui sert de plate-forme de partage de fichiers de bout en bout entre vous et vos clients. Il est capable de s'intégrer de manière transparente avec une variété de logiciels tiers tels que MS Outlook, la signature électronique sécurisée, les scanners, les imprimantes et plus encore.
Lastl,. Le logiciel de gestion de documents eFileCabinet offre des services en ligne et sur site. Le logiciel offre deux semaines d'essai gratuit aux nouveaux utilisateurs, après quoi ils peuvent souscrire à un forfait payant à un prix de départ de 15 $.
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OpenKM
OpenKM est, sans aucun doute, l'un des logiciels de gestion de documents les plus populaires du marché. Il s'agit d'un logiciel de gestion d'entreprise hautement polyvalent, conçu pour exécuter des tâches de bureau, allant de la gestion des documents à l'automatisation des flux de travail en passant par les fonctions administratives.
L'outil est spécialement conçu pour les ordinateurs Windows. Cependant, il est également accessible via une multitude d'autres systèmes d'exploitation de bureau tels que Linux.
Fondamentalement, le logiciel de gestion de documents héberge un ensemble dynamique de modules, qui exécutent l'ensemble des opérations de gestion du logiciel. Certains de ces modules incluent: la facturation électronique, la signature électronique, la cryptographie (pour le cryptage et le décryptage des fichiers), code à barre, Mail Archiver et plus encore.
De plus, la conception flexible du logiciel lui permet de s'intégrer de manière transparente avec des outils bureautiques pertinents tels qu'AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office et plus encore. Il dispose également d'un système d'authentification enfichable, qui peut être connecté à des bases de données externes ou à des serveurs tels que SQL, Oracle, MySQL et quelques autres.
À la lumière de ce qui précède, les utilisateurs ont la possibilité de rationaliser l'ensemble de leur flux de travail pour améliorer l'efficacité. Par conséquent, ce logiciel de gestion de documents est considéré par beaucoup plus comme un logiciel de gestion de projet qu'un gestionnaire de documents ordinaire.
OpenKM propose deux forfaits de base aux nouveaux utilisateurs: Communauté OpenKM et OpenKM Professionnel. Le premier est disponible gratuitement (avec des fonctionnalités limitées), tandis que le second, avec des fonctionnalités plus puissantes, est un plan payant et il est proposé sur devis (tarification personnalisée).
Pour obtenir plus d'informations sur le système du logiciel et les exigences de téléchargement, connectez-vous au site Web de téléchargement OpenKM.
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Templafy
Templafy est sans doute l'un des meilleurs logiciels de gestion de documents sur le marché aujourd'hui. Il s'agit d'un outil utilitaire complet, conçu pour stocker, récupérer et partager efficacement des documents bureautiques. Il s'agit d'une plate-forme basée sur le cloud qui prend en charge toutes les formes de systèmes informatiques et d'appareils mobiles.
Pour plus de commodité, il existe également des versions désignées pour les ordinateurs de bureau (Windows inclus) et les smartphones (applications mobiles).
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Fondamentalement, Templafy facilite le stockage de fichiers et la collaboration d'équipe en éliminant le processus conventionnel et incohérent de travail sur différentes plates-formes.
Le logiciel de gestion de documents rationalise tous les outils de travail essentiels, en particulier les outils de génération de documents tels que MS Office, sur une seule plate-forme, vous offrant ainsi un flux de travail unifié.
De plus, Templafy héberge une interface assez navigable, ce qui le rend idéal dans les travaux low-tech environnement, car chaque membre de l'équipe est en mesure de donner son avis, de partager des fichiers et de créer des documents avec facilité inimaginable.
Tous ces éléments sont acheminés via un seul flux et sont surveillés par l'administrateur (employeur) pour garantir que toutes les exigences et les normes de qualité sont respectées.
Enfin, comme la plupart des outils utilitaires durables, Templafy n'est pas bon marché. En fait, il s'agit de l'un des logiciels de gestion de documents les plus chers du marché. Il est disponible à un tarif d'abonnement fixe de 355 $ par mois. Cependant, il y a une période d'essai gratuite avant l'abonnement complet. Visitez leur site officiel pour obtenir plus d'informations.
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SutiDMS
SutiDMS, un produit de SutiSoft, est l'un des logiciels de gestion de documents les plus complets du marché. Il est équipé d'un ensemble d'outils de gestion et d'organisation des documents, partage de fichiers, tenir des registres et améliorer la collaboration d'équipe.
Il s'agit d'un logiciel en ligne basé sur le Web qui est pris en charge à tous les niveaux sur les appareils de bureau et mobiles.
De plus, SutiDMS propose un ensemble d'outils multifonctions, qui incluent un tableau de bord modifiable, une bibliothèque de documents, une capture de documents OCR, intégrations multiples (avec MS Outlook, Gmail et Yahoo Mail), fusion de fichiers, archivage et rétention de documents, signature électronique et forums parmi autres.
Le logiciel sert essentiellement de stockage ultime, où vous pouvez conserver tous vos documents, et sa fonctionnalité Web vous permet d'accéder et de récupérer des documents à tout moment.
Néanmoins, ce logiciel de gestion de documents propose une tarification entreprise, disponible sur devis.
Il existe deux plans inférieurs: le Forfait Premium et le Régime professionnel. Le plan professionnel est conçu pour un maximum de 10 utilisateurs et il est disponible au tarif de 18 $ par utilisateur (par mois). Le forfait Premium, en revanche, est destiné à une organisation de taille moyenne comptant moins de 500 employés et est disponible au tarif de 20 $ par utilisateur (par mois).
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FileHold
FileHold est une solution de gestion de documents entièrement intégrée, qui intègre différents ensembles de fonctions pour fournir aux utilisateurs un stockage centralisé et un processus de travail simplifié. Le logiciel est l'un des rares logiciels de gestion de documents spécialement conçus pour les PC Windows 10 et les autres versions de Windows (7/8/8.1). Néanmoins, il est également accessible via les navigateurs Web sur les ordinateurs Linux et Mac.
Les fonctionnalités du logiciel sont classées sous « standard », « facultatif », « personnalisé » et « numérisation et imagerie de documents ». Certaines de ces fonctionnalités incluent la capture de métadonnées (marquage des documents), le calendrier, les formulaires électroniques, la signature électronique, l'OCR (côté serveur), le remplissage automatique, la capture SmartSoft et plus encore.
En outre, FileHold héberge la capacité de s'intégrer à un ensemble de logiciels tiers tels que MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint et plus encore. Tous ces éléments facilitent le stockage, la récupération et le partage de fichiers, ainsi que la coordination du flux de travail.
Enfin, FileHold propose deux plans tarifaires de base; FileHold Express et FileHold Entreprise. Le plan Express est conçu pour les petites entreprises de moins de 20 employés, tandis que le plan Enterprise est idéal pour les grandes organisations ou les équipes de plus de 20 membres.
Les tarifs d'abonnement des deux plans ne sont toutefois disponibles que sur devis. Vous pouvez envoyer un e-mail à l'équipe commerciale de FileHold pour obtenir un devis pour votre entreprise.
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M-Fichiers
M-Fichiers est l'un des meilleurs logiciels de gestion de documents disponibles aujourd'hui. Il est surtout important pour sa fonction « analyse de duplication », qui est conçue pour protéger les utilisateurs contre la duplication de documents. Il s'agit d'un DMS basé sur le cloud; par conséquent, il est pris en charge sur les ordinateurs de bureau et les plates-formes mobiles.
Il existe également des versions de bureau désignées (pour Windows 10/8.1/8/7), ainsi que des applications mobiles pour certains appareils mobiles.
En plus de cela, ce logiciel de gestion de documents pour Windows 10 héberge un stockage organisé, où les documents sont bien organisés et enregistrés. Il analyse les recherches de documents par corréler les noms de fichiers avec d'autres indicateurs connexes comme les dates et les projets. En tant que tel, le logiciel est capable d'éliminer facilement les doublons.
De plus, sa plate-forme unifiée facilite l'efficacité du lieu de travail en améliorant l'attribution des tâches (de l'employeur aux employés) et l'exécution et la livraison des tâches (des employés à l'employeur). Le résultat final est une productivité améliorée.
De plus, M-Files est un DMS flexible, qui peut facilement être intégré à des outils tels que MS Office et une multitude d'outils CRM tels que Salesforce. Cela le rend idéal pour pratiquement tous les types d'entreprises. En outre, trois options de déploiement de base sont proposées, notamment sur site, dans le cloud et hybride (combinées).
M-Files offre un essai gratuit d'un mois aux nouveaux utilisateurs, après quoi ils peuvent facilement passer au plan d'entreprise, qui est proposé sur devis.
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Conclusion
Aujourd'hui, l'utilisation des documents papier diminue dans le monde, avec de nombreuses organisations, écoles et institutions gouvernementales préférant la commodité du stockage sans papier à la lourdeur des dossiers papier et Dossiers.
Par conséquent, il existe une demande continue pour un logiciel de gestion de documents standard et durable. En ce qui concerne cette demande, nous avons compilé certains des meilleurs logiciels de gestion de documents du marché, pour faciliter votre prise de décision, quant au DMS à utiliser pour votre entreprise.
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