Kuinka yhdistää kokoushuonejärjestelmäsi Microsoft Teamsiin

Pandemia pakotti yritykset kaikkialla maailmassa mukautumaan verkkotyöympäristöön. Siksi, kun yhä useammat ihmiset aloittivat etätyön, myös verkkokokousten kysyntä kasvoi.

Tämän seurauksena Microsoftin kaltaiset yritykset alkoivat keskittyä kokouspalveluidensa ominaisuuksien parantamiseen ja laajentamiseen.

He kehittivät, uudistivat ja lisäsivät uusia muutoksia Microsoft Teamsiin pyrkiessään tekemään siitä parhaan online-kokoustyökalun.

MS Teamsin käyttäminen on yksinkertaista, mutta hyötyäkseen sen kaikista työkaluista ja mukauttamisesta, yritys, joka aikoo pitää valtavien kokousten on varmistettava, että kokouksiin on helppo liittyä riippumatta siitä, minkä tyyppistä kokoushuonejärjestelmää käytät.

Käytä kokoushuoneen laitteistoa

Jos kuulut organisaatioon, jossa on tuhansia työntekijöitä eri puolilla maailmaa, säännölliset tapaamiset tiimin kanssa ovat avainasemassa yhteydenpidon kannalta.

Organisaatioiden on tehtävä toimiston työntekijöille helppoa tavata kotoa työskenteleviä kollegoita.

Hybridityövoiman ihanteellisesti mukautetut toimistot varmistavat, että verkossa on runsaasti videokokoushuoneita, jotka on tarkoitettu online-kokousten pitämiseen.

Hallitushuoneet ja keskusteluhuoneet on varustettava varusteilla, jotka mahdollistavat selkeän ja tiiviin yhteistyön työtovereiden ja vieraiden välillä.

Videojärjestelmän lisäksi kokoushuoneet tarvitsevat laadukkaat mikrofonit, ohjauslaitteen, näytöt ja pöydät tai työpöydät ja tuolit.

Kuinka yhdistän kokoushuonejärjestelmän MS Teamsiin?

1. Yhdistä fyysiset laitteet

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä luodessasi kokoushuonetta yrityksellesi, on varmistaa, että sinulla on kaikki tarvittavat laitteet.

Tarvitaan konsolina toimiva keskusyksikkö, johon liität kaikki muut huoneessa tarvittavat oheislaitteet.

Keskusyksikössä tulee olla tabletti tai muu kosketusnäytöllä varustettu laite siihen kytkettynä, joka toimii komentokeskuksena.

Ethernet-yhteyttä suositellaan myös riittävän kaistanleveyden varmistamiseksi videon ja näytön jakamiseen.

Näyttötelevisioiden, mikrofonien ja muiden oheislaitteiden liittäminen voidaan tehdä kaapeleiden kautta (HDMI on paras valinta) tai langattomasti, jos laitteet tukevat sitä.

Nyt Microsoft 365 -palveluiden käyttö edellyttää, että kaikki laitteet tarvitsevat dynaamisia IP-osoitteita staattisten osoitteiden sijaan, kunnes alkuperäinen määritys on valmis.

2. Varmista, että kaikki työntekijät ja vieraat voivat muodostaa yhteyden Microsoft Teams -kokouksiin

Kaikki osallistujat eivät ole tietokoneen edessä liittyessään Microsoft Teams -kokoukseen. Parhaan kokouskokemuksen saamiseksi toimiston kollegat haluavat todennäköisesti liittyä omasta videokokoushuoneesta.

Ulkopuoliset vieraat voivat myös liittyä omasta videojärjestelmästään. Jotta kaikki voivat liittyä Microsoft Teams -kokoukseen miltä tahansa laitteelta, tarvitaan Cloud Video Interoperability -ratkaisu.

Sertifioidut Cloud Video Interop (CVI) -ratkaisut Microsoft Teamsille antavat kaikille mahdollisuuden liittyä kokoukseen turvallisesti riippumatta siitä, mitä laitetta he käyttävät.

3. Kuinka käyttää kolmannen osapuolen CVI-ratkaisua

Kokouksen osallistujien on helppo käyttää CVI-ratkaisua muodostaakseen yhteyden Microsoft Teams -puheluun.

Pexipin avulla kaikki standardipohjaiset videoneuvottelujärjestelmät SIP: ssä ja H.323:ssa voivat yhdistää saumattomasti Microsoft Teams -kokouksiin. Osallistujien tarvitsee vain noudattaa alla olevia vaiheita:

3.1. Kaukosäätimen tai kosketusnäytön käyttö

Kun käytät kaukosäädintä tai VTC: n kosketusnäyttöä, voit soittaa kokoukseen joko virtuaalisen vastaanoton kautta tai soittamalla suoraan kokousosoitteeseen.

3.2.Soittaminen virtuaalisen vastaanoton kautta

1. Etsi kokouskutsussa oleva osoite ja kirjoita se kauko-/kosketusnäytöllä. Yleensä osoite on samanlainen kuin [sähköposti suojattu].
2. Syötä Konferenssin tunnus VTC-järjestelmässä.
3. Jos VTC on rekisteröity Pexip-palveluun saman yrityksen alla kuin CVI-palvelu MS Teamsille tai on luotettava laite, se sallitaan automaattisesti kokoukseen.
4. Jos ei, se sijoitetaan Teamsin aulaan odottamaan pääsyä.

3.3. Valitsemalla osoitteen suoraan

1. Avaa kutsu ja napsauta Vaihtoehtoiset VTC-valintaohjeet linkki.
2. Syötä alla oleva osoite Liity suoraan.
3. Jos VTC on rekisteröity Pexip-palveluun saman yrityksen alla kuin CVI-palvelu MS Teamsille tai on luotettava laite, se sallitaan automaattisesti kokoukseen.
4. Jos ei, se sijoitetaan Teamsin aulaan odottamaan pääsyä.
   

4. Pexip-mobiilisovelluksen käyttö

Käyttäjän on ladattava ja asennettava Pexip-mobiilisovellus ja sallittava sovelluksen lukea Teams-kutsuihin käytettyä kalenteria. Katso Sovellusten lataaminen Lisätietoja.

Kun käytät Pexip-mobiilisovellusta liittyäksesi Teams-kokoukseen VTC: n kanssa, voit joko liittyä VTC-luettelosta tai käyttää QR-koodin skannausta.

4.1. Liity VTC-luettelosta

Nämä vaihtoehdot edellyttävät aktiivista päätepistetilausta, jos organisaatiosi on ottanut ne käyttöön.

1. Avaa Pexip-mobiilisovellus puhelimessasi.
2. Siirry kohtaan Kokoukset -välilehti ja valitse Teams-kokouksesi.
3. Valita Videojärjestelmä ja valitse VTC, jota haluat käyttää.
4. Vastaa VTC-huoneeseen saapuvaan puheluun kosketuspaneelilla tai kaukosäätimellä.

4.2. QR-koodin skannaus

Tämä vaihtoehto edellyttää aktiivisen Pexip-päätepistetilauksen. Jos organisaatiosi on ottanut käyttöön QR-koodit videokokouksiin liittymistä varten, katso Älypuhelimella liittyminen videokokouksiin MeetingConnectin avulla saadaksesi ohjeet kokoukseen liittymiseen.

5. Kokoushuonetila

Kokoushuonetila (MRM) on yksinkertainen tapa liittyä ajoitettuihin videokokouksiin yhdellä napsautuksella. Se toimii integroimalla videoneuvotteluyksikkösi Pexip-mobiilisovellukseen (joka toimii jaetulla mobiililaitteella) ja yrityksesi olemassa olevaan kalenteri-/huonevarausjärjestelmään.

Katso Kokoushuonetilan (MRM) asetusopas Lisätietoja.

Helpoin tapa liittyä VMR: ään (omaan huoneeseen tai jonkun muun isännöimään huoneeseen) on käyttää Pexip-huoneen kutsulinkkiä.

Voit liittyä myös kaukosäätimellä tai kosketusnäytöllä:

1. Lataa ja asenna Pexip.
2. Avaa Kalenteri kutsu.
3. Kirjoita Liity suoraan -kohdasta löytyvä osoite.
4. Muussa tapauksessa valitse liittymisvaihtoehdot.
5. Avaa kutsu ja napsauta Vaihtoehtoiset VTC-valintaohjeet -linkkiä.
6. Jos VTC on rekisteröity Pexip-palveluun saman yrityksen alaisuudessa kuin CVI-palvelu MS Teamsille tai se on luotettava laite, se sallitaan automaattisesti kokoukseen.
7. Jos ei, se sijoitetaan Teamsin aulaan odottamaan pääsyä.

Microsoft Teams saa jatkuvaa tukea

Microsoft käytti valtavasti resursseja ja aikaa Teamsin kehittämiseen. Heillä on edelleen uusia ominaisuuksia, kun puhumme.

Yksi yrityksen prioriteeteista on turvallisuus. Koska monet suuret organisaatiot luottavat MS Teamsiin neuvotteluissaan ja kokouksissaan, tietovuotojen riski on suuri. Tästä syystä on tärkeää, että luotat MS Teamsiin integroituihin kolmannen osapuolen ratkaisuihin.

Redmondin jättiläinen julkaisee viikoittaisia ​​tietoturvapäivityksiä estääkseen mahdolliset tietomurrot. Tietoturvapäivitysten lisäksi ne lisäävät myös uusia ominaisuuksia, jotka parantavat ohjelmistokokemustasi.

Näin voit perustaa kokoushuonejärjestelmän ja yhdistä se Microsoft Teamsiin. Olemme sisällyttäneet kaikki vaiheet ja menettelyt, joita on noudatettava.

Jätä kommentti alla olevaan osioon ja kerro meille mielipiteesi artikkelista tai jaa muuta palautetta aiheesta.