3 tapaa luoda tehtävä sähköpostista Outlookissa

Tutustu helpoimpiin menetelmiin tämän toteuttamiseksi

Outlook on yksi parhaista sähköpostiohjelmista, joka tarjoaa runsaasti ominaisuuksia ja tilaa mukauttamiselle pysyäksesi pelin kärjessä.

Yksi tällainen ominaisuus on kyky luoda tehtävä sähköpostista, mikä säästää sinua syöttämästä kaikkia tietoja uudelleen, mikä lisää tehokkuutta ja vähentää vaivaa.

Tässä oppaassa käsittelemme joitain helpoimmista menetelmistä vaiheittaisten ohjeiden avulla sähköpostin muuntamiseksi tehtäväksi Outlookissa ja lisäämään se tehtäväluetteloosi.

Miten luon tehtävän olemassa olevasta sähköpostista?

1. Käytä vedä ja pudota -menetelmää

1. Tarkista ensin, näetkö Tehtävät -välilehti navigointivalikossa; jos ei, mene osoitteeseen Lisää sovelluksia, napsauta sitä ja valitse Tehtävät.
2. Oikealla painikkeella Tehtävät ja valitse Pin pitääksesi sen navigointipalkissa.
instagram story viewer
3. Valitse Outlookin pääikkunassa sähköpostiviesti, jolle haluat luoda tehtävän. Vedä se kohtaan Tehtävät välilehti hiiren vasemmalla painikkeella ja pudota se vapauttamalla se.
4. Tämä avaa Tehtävä-ikkunan, jossa on kaikki alkuperäisen sähköpostin sisältö. Voit muokata sitä edelleen muokkaamalla, poistamalla tai lisäämällä tietoja, mukaan lukien Aloituspäivämäärä, Eräpäivä, Tila, ja Prioriteetti.
5. Kun olet valmis, napsauta Tallenna ja sulje.

Tämä on helpoin sähköpostin tehtävien automatisointimenetelmä, jolla luodaan erillinen tehtävä aivan kuten tyhjästä luotu. Kun se on luotu, näet sen Tehtävät-luettelossa ja sähköposti pysyy Saapuneet-kansiossa.

Toinen hieno asia tuottavuuden parantamiseksi ja työnkulkusi virtaviivaistamiseksi voisi olla parhaat Outlookin pikanäppäimet kätevä.

2. Käytä seurantatoimintoa

1. Valitse sähköposti Outlookin pääikkunasta ja siirry kohtaan Koti -välilehti. Jos viesti on auki, siirry kohtaan Viesti -välilehti.
2. Paikantaa Tunnisteetja valitse sitten Seuranta.
3. Valita Mukautettu luettelosta.
4. Aseta mukautetun valintaikkunan viereen valintamerkki Muistutus ja valitse haluamasi päivämäärä ja aika.
5. Käytät myös kenttiä, kuten Lippu kohteeseen, Aloituspäivämäärä, ja Eräpäivä syöttääksesi lisätietoja.
6. Klikkaus OK.

Kun merkitset sähköpostiviestin, se näkyy Tehtävät-luettelossasi. Valittuna päivänä ja kellonaikana saat muistutuksen sähköpostiin liittyvän tehtävän suorittamisesta.

Tämä menetelmä auttaa muuttamaan sähköpostit tehtäviksi aivan kuten vedä ja pudota -menetelmä, mutta siihen ei voi luottaa ikään kuin poistat siihen liittyvän sähköpostiviestin, lippu poistetaan Tehtävät-välilehdeltä tai Tehtävästä lista.

Lue lisää tästä aiheesta

• Tämä on Outlookin PST-tiedoston sijainti Windows 11:ssä
• Globaalin osoiteluettelon päivittäminen Outlookissa
• Outlook-näkymän palauttaminen oletusasetuksiin

3. Käytä Quick Steps -toimintoa

1. Siirry Outlookin pääikkunassa kohtaan Koti -välilehti ja etsi Nopeat askeleet.
2. Klikkaus Luo uusi tai paikantaa Uusi Quick Step, ja valitse Mukautettu.
3. Käytössä Muokkaa pikavaihetta ikkunassa, anna Quick Step -toiminnolle nimi.
4. Alla Toiminnot, varten Valitse toiminto avattavasta valikosta, etsi Luokat, tehtävät ja liput -osio ja napsauta Luo tehtävä liitteenä tai Luo tehtävä viestitekstillä.
5. Lisäksi voit käyttää Pikanäppäin vaihtoehto määrittää pikanäppäin sen vieressä olevasta avattavasta valikosta.
6. Kun kaikki on paikoillaan, napsauta Suorittaa loppuun tallentaaksesi Quick Stepin.
7. Luomasi Quick Step tulee nyt näkyviin Nopeat askeleet laatikko. Pääset siihen napsauttamalla sähköpostiviestiä Saapuneet-kansiossasi ja valitsemalla Nopea askel luomasi tai paina pikanäppäintä, jos se on määritetty.
8. Uusi tehtäväikkuna avautuu, syötä tarvittavat tiedot ja napsauta Tallenna ja sulje.

Näin voit käyttää Quick Steps -ominaisuutta Outlookin tehtävien luomisessa. Ominaisuuden avulla voit automatisoida toistuvia tehtäviä yhdellä napsautuksella, kuten siirtää sähköpostin tiettyyn kansioon, poistaa alkuperäisen viestin ja paljon muuta.

Voit valita mainitusta oletusvaiheesta tai luoda mukautetun pikavaiheen mieltymystesi mukaan.

Jos pikakuvakkeiden luominen ja tehtävien mukauttaminen on sinun juttusi, sinun on tutustuttava oppaaseemme muokata Outlook-työkalupalkkia.

Kuinka muutan sähköpostin suunnitelluksi tehtäväksi?

Jos haluat muuntaa sähköpostit tehtäviksi ja lisätä ne Suunniteltujen tehtävien luetteloosi, käytä Seuranta-toimintoa ja To Do-välilehteä. Tee se seuraavasti:

1. Siirry Outlookin pääikkunaan ja siirry sähköpostiin, jolle haluat luoda tehtävän.
2. Napsauta sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Seuranta, valitse sitten Lippu kuvake Ei päivämäärää.
3. Navigoi ja napsauta Tehdä -välilehti navigointivalikossa.
4. Käytössä Tehdä ikkuna, valitse Ilmoitettu sähköposti vasemmasta ruudusta.
5. Saat luettelon merkityistä sähköpostiviesteistä; valitse juuri lisäämäsi. Oikeassa ruudussa on vaihtoehtoja; klikkaus Lisää eräpäivä, ja syötä eräpäivä, joka lisää tehtävän tehtävään Suunniteltu lista.

Joten nämä ovat eri menetelmiä, joilla voit luoda tehtävän sähköpostista Outlookissa; käyttää mitä tahansa niistä tehtävien luomiseen.

Jos haluat tietää kuinka jakaa ja hallita tehtäviä Outlookissasi kalenteri, meillä on loistava opas aiheesta.

Voit vapaasti antaa meille tietoja, vinkkejä ja kokemuksia sähköpostien muuntamisesta tehtäviksi alla olevassa kommenttiosiossa.