Kuinka luoda, lisätä ja mukauttaa prioriteettikenttiä Outlookissa

Lisää sarake käyttämällä Kentänvalitsin -vaihtoehtoa

Määrittääksesi Outlookissa määritetyn tehtävän kiireellisyyden voit käyttää sisäänrakennettuja prioriteettitasoja (korkea, normaali ja matala), väritunnisteita, määräpäivää ja tilakenttää.

Jos kuitenkin haluat lisätä lisätietoja, sinun on luotava mukautettu prioriteettikenttä Outlookissa, mikä vaatii muutaman lisävaiheen.

Tässä kattavassa oppaassa selitämme vaiheittaiset ohjeet mukautettujen prioriteettien luomiseen ja lisäämiseen sekä ohjeet prioriteettien mukauttamiseen Outlookissa.

Mitkä ovat Outlookin prioriteettikentät?

Outlookissa prioriteettikenttä näyttää tehtävälle, sähköpostille tai muille kohteille määritetyn tärkeystason, mikä osoittaa, voitko lykätä tehtävää vai pitäisikö se käsitellä välittömästi.

Tunnisteiden lisääminen, mukaan lukien asiaankuuluvat tiedot tehtävän aihekenttään, auttaa sinua lajittelemaan tehtäväluetteloa ja käsittelemään ensisijaisesti tärkeitä asioita.

Oletusprioriteettiasetuksissa on kolme vaihtoehtoa, Korkea, Keskikokoinen, ja Matala, jotka eivät aina riitä, varsinkin kun työskentelet ryhmässä, jonka jäsenillä voi olla erilaisia ​​tulkintoja prioriteeteista.

Myös prioriteettikentän mukauttaminen voi auttaa sinua mukauttamaan Outlookin tehtävien hallintaa ja mukauttamaan työnkulkua.

Voit mukauttaa lisää personointia varten Outlookin pikatyökalurivi jotta voit käyttää kaikkia usein käytettyjä vaihtoehtoja suoraan edessäsi, mikä tekee sovelluksen käytöstä helpompaa kuin koskaan.

Kuinka luon mukautetun kentän Outlookissa?

1. Luo mukautettu kenttä

1. paina Windows avain, tyyppi näkymätja napsauta Avata.
2. Siirry navigointipalkkiin ja valitse Tehtävät kansio. Uudessa ikkunassa näet oikeanpuoleisessa ruudussa määritetyn tehtävän.
3. Napsauta seuraavaksi hiiren kakkospainikkeella sarakkeen otsikkopalkkia saadaksesi kontekstivalikon ja valitse Kentän valitsin.
4. Käytössä Kentän valitsin valintaikkuna, napsauta Uusi.
5. Käytössä Uusi sarake ikkunaan, kirjoita nimi, jonka haluat määrittää sarakkeelle. varten Tyyppi ja Muoto, Teksti valitaan oletusarvoisesti, mutta voit muuttaa kentän tyyppiä sarakkeen nimen tai tarkoituksen mukaan. Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta OK.
6. Kun sarake tulee näkyviin Kentän valitsin Lisää se vetämällä ja pudottamalla se sarakeotsikkopalkkiin.

Voit luoda niin monta saraketta kuin haluat tehostaaksesi tehtäväluetteloa entisestään, mutta jos lisäät liikaa, asiat muuttuvat monimutkaisiksi.

Lue lisää tästä aiheesta

• Kuinka luoda PST-tiedosto Outlookissa
• Yhtenäisen Saapuneet-kansionäkymän luominen Outlookissa

2. Ota käyttöön Salli solun sisäinen muokkaus määrittääksesi prioriteetin

HUOMAUTUS

Toisin kuin Saapuneet-kansiossa, Tehtävä-kansiossa on jo Salli solun sisäinen muokkaus ominaisuus käytössä; Jos et kuitenkaan voi kirjoittaa, ota se käyttöön noudattamalla ohjeita.

1. Vuonna Tehtävät kansio, siirry kohtaan Näytä -välilehdeltä ja Nykyinen näkymä otsikko, valitse Näytä asetukset.
2. Käytössä Näkymän lisäasetukset -ikkunassa, valitse Muut asetukset -painiketta.
3. Seuraavaksi paikantaa Sarakeotsikot ja rivit, laita valintamerkki viereen Salli solun sisäinen muokkausja napsauta sitten OK.
4. Etsi tehtäväluettelosta uusi lisäämäsi sarake ja lisää numero tai teksti, joka määrittää yksittäisen tehtävän tärkeyden.

Jos haluat priorisoida sähköpostisi lähettäjältä ja varmistaa, että ne kaikki toimitetaan postilaatikkoosi, sinun on tiedettävä, miten sähköpostin sallittujen luetteloon Outlookissa.

Kuinka voin käyttää mukautettuja prioriteettikenttiä?

Mukautettujen prioriteettikenttien lisääminen voi auttaa sinua räätälöimään tehtäviä mieltymystesi mukaan, mikä parantaa tuottavuutta ja lisää selkeyttä ja tehokkuutta.

Tässä on muutamia tapoja, jotka voivat auttaa ymmärtämään paremmin sen hyödyllisyyttä:

• Aikaherkät projektit tai tehtävät – Jos jotkin luettelossasi mainitut tehtävät lähestyvät eräpäivää, voit määrittää niille korkean prioriteetin tasoja mukautettujen prioriteettikenttien avulla.
• Kontekstinen prioriteetti – Eri tehtäväkonteksteille, kuten arvokkaille asiakkaille ja määräajoille, voit lisätä prioriteettikentän käsitelläksesi tehtävää vastaavasti.
• Riski – Lisää riskien prioriteettikenttä näyttääksesi määritettyyn tehtävään liittyvät todennäköiset riskit.
• Seuranta – Jatkotoimien prioriteettikenttä voi korostaa seurantaa vaativan tehtävän. voit merkitä tehtävän seuranta-arvoksi.
• Joukkueen yhteistyö – Käytä sitä kertomaan tehtävien tärkeydestä tiimissäsi viestinnän ja tehokkuuden lisäämiseksi.

Mitä parhaita käytäntöjä on noudatettava Outlookin mukautetuissa prioriteettikentissä?

Outlook-tehtävien hallintaa varten sinun on ensin ymmärrettävä projektin tehtävien konteksti ja lisättävä sitten sopiva mukautettu prioriteettikenttä.

Lisäksi, jotta voit käyttää ominaisuutta tehokkaasti, tässä on muutamia vinkkejä, jotka sinun on pidettävä mielessä:

• Merkityksellisyys – Kun valitset sarakkeen nimeä, tyyppiä ja muotoa, sinun on pidettävä tehtävät mielessä, sillä asianmukainen tarra voi auttaa sinua arvioimaan tehtävän tärkeyden nopeasti.
• Työnkulku – Prioriteettikenttien mukauttamisen tulee olla sinulle järkevää ja mukautettava työnkulkuusi.
• Lajittelu numeroiden mukaan – Numeroiden käyttäminen kenttätyyppinä voi auttaa sinua mainitsemaan tehtävän prioriteetin nousevassa tai laskevassa järjestyksessä, mikä auttaa arvioimaan kiireellisyyttä.
• Tarkista tehtävän prioriteetti – Sinun on tarkistettava mukautetut prioriteetit säännöllisesti tarkistaaksesi, vastaavatko ne nykyisiä vaatimuksiasi.
• Älä käytä samaa lähestymistapaa – Tehtävien johtaminen on subjektiivista henkilölle ja käsillä olevalle tehtävälle; siksi sinun on valittava mukautetut prioriteettikentät, jotka sopivat tarpeisiisi ja määritettyyn tehtävään.
• Yksinkertaistaa – Älä lisää niitä liikaa, sillä se voi hämmentää sinua ja kumota selkeyden tuomisen tarkoituksen.

Kuinka asetan mukautetun prioriteetin Outlook-tehtävissä?

Voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella tehtäväluettelon sarakkeen otsikkopalkkia ja valita Kentän valitsin, lisää uusi sarake, anna sille nimi ja määritä kenttätyypit sen mukaisesti.

Kun sarake on luotu, voit lisätä sen sarakkeen otsikkoon vetämällä ja pudottamalla se Tehtäväluetteloon. Seuraavaksi voit mainita prioriteetin kiireellisyyden tai muiden mieltymysten mukaan.

Joten näin voit luoda mukautetun prioriteettikentän Outlookissa merkitsemään tehtävät kontekstin, aikaherkkyyden, riskin ja muiden mukaan.

Jos löydät Outlookin indeksointi on hidasta ja haluat korjata sen, suosittelemme tutustumaan tähän oppaaseen nopeuttaaksesi indeksointia Outlookissa Windows 11:ssä.

Voit vapaasti antaa meille tietoja, vinkkejä ja kokemuksia aiheesta alla olevassa kommenttiosassa.