Yhtenäisen Saapuneet-kansionäkymän luominen Outlookissa

Tutustu asiantuntijoiden testaamiin menetelmiin tämän toteuttamiseksi

Jos Outlookissasi on määritetty useita sähköpostitilejä, jokaisella on erillinen Saapuneet-kansio. Sinun on liikuteltava postilaatikoiden välillä, jotta voit tarkistaa saapuvat sähköpostit ja pysyä ajan tasalla viestinnästä.

Voit vähentää vaivaa luomalla Outlookissa yhtenäisen postilaatikon, joka yhdistää kaikki eri sähköpostiohjelmien postilaatikot.

Tässä oppaassa käsittelemme vaiheittaisilla ohjeilla menetelmiä Outlook-tilien yhdistämiseksi viestinnän tehostamiseksi.

Mikä on yhdistetty postilaatikko Outlookissa?

Sähköpostitilien käytön lisääntyessä eri tarkoituksiin, kuten työhön, projektiin ja henkilökohtaiseen viestintään, heräsi tarve hallita niitä.

Outlookin yhtenäinen postilaatikkonäkymä auttaa sinua tarkistamaan ja hallitsemaan sähköpostiviestejä useista sähköpostiosoitteista yhdessä paikassa.

Se poistaa sähköpostitilien tai kansioiden välillä siirtymisen vaivan saapuvien viestien ja viestinnän tarkistamiseksi. Tässä on joitain etuja sellaisen käyttämisestä:

• Säästää aikaasi – Voit tarkistaa kaikki sähköpostit yhdestä paikasta, jotta et menetä mitään tärkeää, mikä säästää aikaasi ja vaivaasi.
• Auttaa priorisoimaan – Yhdistetyn näkymän avulla voit tarkistaa kaikki sähköpostit, päättää prioriteetin ja vastata niihin sen mukaisesti.
• Paranna tilien välistä näkyvyyttä – Auttaa sinua saamaan kaikki tärkeät viestit välittömästi, jos sinulla on erilaisia ​​projekteja ja vastuita.
• Keskity sisältöön – Yhtenäinen postilaatikko auttaa vähentämään useiden tilien hallinnan kognitiivista kuormitusta ja mahdollistaa keskittymisen sähköpostien sisältöön.
• Järjestetty postilaatikko – Mahdollisuus tarkistaa kaikki sähköpostiviestit yhdessä näkymässä auttaa sinua lajittelemaan ja luokittelemaan ne paremmin.

Outlook 2016:ssa ja sitä uudemmissa versioissa on käytettävissä Focused Inbox -niminen ominaisuus, joka toimii samalla tavalla, mutta yhdellä sähköpostiosoitteella kerrallaan.

Se jakaa postilaatikkosi kahteen luokkaan, keskittynyt ja muu. Korkean prioriteetin sähköpostit lisätään Focused-listalle, ja loput luokitellaan Muuksi. Voit ottaa käyttöön ja poista ominaisuus käytöstä työpöytä- ja mobiilisovelluksissa tarpeidesi mukaan.

Se ei kuitenkaan yhdistä useiden tilien postilaatikoita yhteen paikkaan, joten tarvitaan yhtenäinen näkymä.

Onko mahdollista yhdistää postilaatikoita Outlookissa?

Outlook ei anna sinulle suoraviivaista tapaa tehdä se, mutta koska alusta on erittäin muokattavissa, se voidaan tehdä. Outlookin yhdistetyn Saapuneet-kansion näkymän saamiseksi sähköpostin hallinnan parantamiseksi on useita tapoja.

Voit luoda säännön, käyttää Haku-kansiota tai suorittaa makroja VBA: n avulla luodaksesi yhtenäisen Saapuneet-näkymän Outlookissa.

Kuinka luoda yhtenäinen Saapuneet-näkymä Outlookissa?

1. Käytä hakupalkkia

1. paina Windows avain, tyyppi näkymätja napsauta Avata.
2. Valitse Outlookin pääikkunassa mikä tahansa postilaatikoista. Siirry hakupalkkiin ja kirjoita kansio: Saapuneet.
3. Napsauta vasemmalla olevaa alanuolta ja muuta Nykyinen kansio vaihtoehto Kaikki postilaatikot. Tämä näyttää sinulle sähköpostit kaikilta sähköpostitileiltä kerralla.
4. Napsauta hakupalkin oikealla puolella olevaa alaspäin osoittavaa nuolta ja suodata luetteloa edelleen valitsemalla kentät, kuten Päivämäärä, Aihe, Koko, jne.

Kun olet syöttänyt hakukyselyn, voit käyttää sitä tulevaisuudessa napsauttamalla hakupalkkia ja valitsemalla Viimeaikaiset haut vaihtoehto, jolloin voit yhdistää Outlookin postilaatikkosi milloin haluat.

Etkö löydä joitain sähköposteja Outlookista? Suosittelemme tutustumaan oppaaseemme Outlookin sähköposti katosi kysymystä saadaksesi selville syyt ja helpot ratkaisut.

2. Luo sääntö

2.1 Luo kansio

1. paina Windows avain, tyyppi näkymätja napsauta Avata.
2. Siirry kohtaan Kansio -välilehteä ja napsauta Uusi kansio.
3. Kerran Uusi kansio ikkuna tulee näkyviin, nimeä se Yhdistetty postilaatikko ja napsauta OK.

2.2 Luo sääntö

1. Siirry kohtaan Koti -välilehteä ja napsauta säännöt.
2. Valitse avattavasta valikosta Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.
3. Klikkaus Uusi sääntö alkaen Säännöt & Varoitus valintaikkuna.
4. Käytössä Ohjattu sääntötoiminto valintaikkuna, laita valintamerkki kohtaan Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin ja napsauta Seuraava.
5. Lisää valintamerkki seuraavalle sivulle määritetyn tilin kautta, ja vain tällä tietokoneella, klikkaus Seuraava.
6. Kun se näkyy alla Vaihe 2, napsauta hyperlinkkiä määritelty ja valitse sähköpostiosoite ja napsauta OK.
7. Valitse nyt siirrä se määritettyyn kansioon, ja kun se tulee näkyviin Vaihe 2, napsauta hyperlinkkiä määritelty.
8. Valita Yhdistetty postilaatikko ponnahdusikkunasta ja napsauta OK; napsauta sitten pääikkunassa Seuraava.
9. Voit lisätä poikkeuksia, jos haluat, tai jättää sen ennalleen ja painaa Seuraava.
10. Nimeä sääntö seuraavalla sivulla ja laita valintamerkki sen viereen Suorita tämä sääntö viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa, ja tarkista Tarkista säännön kuvaus virheiden varalta ala. Kun olet sitä mieltä, että kaikki on paikoillaan, napsauta Suorittaa loppuun.
11. Klikkaus OK päällä Säännöt ja varoitukset ikkuna sulkeaksesi sen.

Sääntö otetaan käyttöön valitussa sähköpostitilissä muutaman minuutin kuluttua. Noudata vaiheita 1–10 kaikille sähköpostitileille, jotka haluat lisätä yhdistettyyn postilaatikkoon.

Siinä tapauksessa Saapuneet-painike ei toimi Suosittelemme, että luet tämän yksityiskohtaisen oppaan saadaksesi selville ratkaisut ongelman korjaamiseen.

Lue lisää tästä aiheesta

• Kuinka luoda PST-tiedosto Outlookissa
• Copilotin käyttöönotto ja käyttö Outlookissa [Helppo vaiheet]

3. Käytä Visual Basic Codea (makroja)

3.1 Muuta makroasetuksia

1. Käynnistä Outlook ja siirry kohtaan Tiedosto -välilehti.
2. Klikkaus Vaihtoehdot avaamaan Outlookin asetukset ikkuna.
3. Klikkaus Luottamuskeskus vasemmasta paneelista ja napsauta sitten Luottamuskeskuksen asetukset -painiketta.
4. Valitse seuraavaksi Makroasetukset, napsauta vieressä olevaa valintanappia Ilmoitukset kaikille makroilleja napsauta OK.
5. Napsauta uudelleen OK.

3.2 Käytä VBA: ta

1. Siirry Outlookin pääikkunassa kohtaan Kehittäjä -välilehti.
2. Klikkaa Visual Basic mahdollisuus avata Microsoft Visual Basic sovelluksille.
3. Siirry kohtaan Lisää vaihtoehto ja valitse Moduuli.
4. Kopioi ja liitä seuraava koodi moduuliin ja paina Crtl + S tallentaaksesi sen, sulje sitten ikkuna.

Sub UnifiedInbox() Dim xExplorer As Outlook.Explorer. Dim xSearch As String. On Error Resume Next. xSearch = "folderpath: Inbox"
Set xExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer. xExplorer.Search xSearch, olSearchScopeAllFolders. Set xApp = Nothing. End Sub

3.3 Suorita koodi

1. Siirry Outlookin pääikkunassa kohtaan Kehittäjä -välilehti.
2. Valitse Makrot, ja valitse sitten avattavasta valikosta tallentamasi.
3. Toiminto suorittaa kyselyn ja näet kaikki useiden tilien saapuneet sähköpostit.

Näytetyt tulokset olisivat samanlaisia ​​kuin ne, jotka näimme hakupalkkimenetelmässä. Voit käyttää kumpaa tahansa niistä saadaksesi halutut tulokset.

Ajan mittaan hakupalkin kysely kuitenkin putoaa luettelosta, kun haet muita asioita. Siksi makromenetelmä on hyödyllinen, koska se tallentaa kyselyn ja voit suorittaa sen milloin tahansa.

Nämä ovat menetelmiä, joilla voit yhdistää postilaatikoita ja luoda yhtenäisen Saapuneet-näkymän Outlookissa saumattoman sähköpostin hallinnan varmistamiseksi.

Jos kohtaat sähköpostin synkronointiongelmia, kuten Outlook ei päivitä postilaatikkoasi, suosittelemme tutustumaan tähän oppaaseen löytääksesi nopeita ratkaisuja.

Voit vapaasti antaa meille tietoja, vinkkejä ja kokemuksia aiheesta alla olevassa kommenttiosassa.