Kanavan lähettäminen sähköpostitse Microsoft Teamsissa Windows 11:ssä tai 10:ssä

Microsoft Teams on yksi sellaisista sovelluksista, joka mullisti tiimien välisen verkkoviestinnän käsitteen. Vaikka käsite on yleisempi ammattimaailmassa pandemian jälkeen, se sai suosiota myös henkilökohtaisessa viestinnässä. Teams-sovellus osoittautui kuitenkin hyödyllisemmäksi yrityksille, etenkin Covid-19-pandemiaskenaarion aikana, jolloin ihmiset joutuivat työskentelemään kotoa käsin.

Sovellus sai suosiota kilpailijoihinsa verrattuna joidenkin sen hyödyllisten ominaisuuksien ansiosta, jotka auttavat ammattilaisia ​​lisäämään tuottavuuttaan ja viestintää sujuvan verkkoyhteistyön avulla. Vaikka siinä on joukko tärkeitä ominaisuuksia, jotka auttavat tiimejä muodostamaan yhteyden, viestimään, lähettämään ja jakamaan asiakirjoja ja helposti, siinä on myös piilotettu ominaisuus, kuten mahdollisuus lähettää sähköpostia kanavalle Microsoft Teamsissa Windows 11/10:ssä PC. Sähköposti voidaan lähettää koko kanavalle suoraan Teamsin chatiin kerralla ja sähköposti voi sisältää tiedostoja, kansioita ja muita liitteitä. Tämä helpottaa työntekijöiden yhteydenpitoa koko osastoon yhdestä paikasta sekä tiimeihin ja projekteista keskustelemiseen ryhmässä.

Tämä viesti kattaa yksityiskohdat Microsoft Teamsin kanavan lähettämisestä sähköpostitse Windows 11/10 -tietokoneellasi ja kuinka se on hyödyllistä organisaatiollesi.

Kaikki mitä sinun tulee tietää Microsoft Teamsista

Kuten edellä mainittiin, Microsoft Teams on viestintäalusta, jonka avulla organisaation työntekijät voivat tehdä yhteistyötä yhdessä paikassa verkossa. Videoneuvotteluista tai webinaareista kokouksiin, puheluihin, chattailuun tai tiedostojen jakamiseen, se tukee kaikkien tiimien sujuvaa ja luontevaa työtä. Se ei vain auta sinua olemaan yhteydessä kollegoihin organisaatiossa, vaan myös ulkopuolisiin asiakkaisiin.

Parasta Teams-sovelluksessa on, että se auttaa organisaatioita hallitsemaan kaikkia tärkeitä puoliaan yhdellä alustalla, joka mahdollistaa jaetun ympäristön kaikille. Lisäksi etätyökulttuurin kasvun myötä Teams-sovellus auttaa työntekijöitä työskentelemään mistä tahansa paikasta ympäri maailmaa ja miltä tahansa laitteelta. Vaikka he voivat pitää videoneuvotteluja tehdäkseen yhteistyötä projektin parissa, he voivat myös keskustella, muokata asiakirjoja ja jopa jakaa tiedostoja helposti.

Siksi Microsoft Teams -sovellus ei vain virtaviivaista online-tiimien tapaamista yrityksille ja parantaa kokousominaisuuksia, vaan se lisää myös yrityksen tuottavuutta ja liikkuvuutta sujuvalla integraatioominaisuudellaan muiden Microsoftin tai kolmannen osapuolen kanssa sovelluksia. Lisäksi sovellus tarjoaa täydellisen suojan keskusteluillesi ja tiedostoillesi, on vakaa ja luotettava puheluiden aikana ja toimii täydellisesti jopa etulinjan työntekijöille.

Siitä huolimatta siinä on erittäin hyödyllisiä ominaisuuksia, ja yksi niistä on mahdollisuus lähettää sähköpostit suoraan koko tiimille kerralla. Katsotaanpa joitain sen erityisiä sähköpostiominaisuuksia.

Mitä ainutlaatuista Microsoft Teamsin sähköpostiominaisuudesta on

Kuten aiemmin mainittiin, Teams-sovellus ei ainoastaan ​​auta sinua jakamaan tärkeitä asiakirjoja ja keskusteluja keskenään ryhmille tai yksilöille, sen avulla voit myös lähettää tiedostoja ja muita liitteitä sisältäviä sähköpostiviestejä Teamsin aikana keskustelu. Vaikka online-tiimien viestintä on edennyt pitkälle muiden edistyneiden ominaisuuksien kanssa, sähköposti on edelleen yhtä tärkeä kuin aiemmin. Siksi Microsoft varmisti, että he säilyttävät ryhmien sähköpostitoiminnon, kun he voivat käyttää muita ominaisuuksia rinnakkain.

Itse asiassa Microsoft on parhaillaan helpottamassa keskustelujen siirtämistä sähköpostista Teamsiin.

Tätä varten teknologiajätti on ottanut käyttöön uuden ominaisuuden, jonka avulla Windows-käyttäjät voivat lähettää sähköpostia koko tiimin kanavalle kerralla. Lisäksi se tukee myös lippujen nostamista, tekstien muotoilua ja liitteiden lisäämistä, joita yritys tarvitsee toimiakseen.

Ennen kuin voit lähettää sähköpostia kanavalle Teamsissa, sinun on kuitenkin otettava tämä ominaisuus käyttöön sovelluksessa. Katsotaanpa miten:

Sähköpostiintegraation ottaminen käyttöön Microsoft Teamsissa

Tämän ominaisuuden ottaminen käyttöön auttaa sinua lähettämään sähköpostia käyttämällä sähköpostiosoitetta tiettyyn kanavaan Teams-sovelluksessa. Mikä parasta, voit käyttää tätä ominaisuutta lähettääksesi sähköpostia mille tahansa tietyn tiimin kanavalle, joka omistaa sen. Näin otat sähköpostin integrointiominaisuuden käyttöön Teams-sovelluksessa:

*Huomautus - Tämä on tarkoitettu käyttäjille, joilla on pääsy Microsoft Teamsin hallintakeskus.

Vaihe 1: Käynnistä Microsoft Teamsin hallintakeskus.

Vaihe 2: Siirry neliön pisteisiin (valikosta) ruudun vasemmassa yläkulmassa.

Vaihe 3: Valitse nyt luettelosta Organisaation laajuiset asetukset.

Vaihe 4: Siirry seuraavaksi ikkunan oikealle puolelle, vieritä alas ja ikkunan alle Sähköpostin integrointi -osiossa, ota käyttöön vaihtoehto - Salli käyttäjien lähettää sähköposteja kanavan sähköpostiosoitteeseen.

Kun olet valmis, voit nyt lähettää sähköposteja Teams-sovelluksen kanaville.

Kanavasähköpostien lähettäminen Microsoft Teamsissa

Nyt kun tiedät tästä upeasta ominaisuudesta, joka on ollut piilossa tähän asti, seuraa alla olevia ohjeita lähettääksesi sähköpostit Teams-sovelluksesi kanaville:

Vaihe 1: Vuonna Joukkueet sovellus, siirry tiettyyn kanavaan, johon haluat lähettää sähköpostin.

Vaihe 2: Nyt näytön vasemmalla puolella, alla Sinun tiimisi -osiosta, napsauta kolmea vaakasuuntaista pistettä (…) vieressä Kenraali ja valitse Hanki sähköpostiosoite.

Nyt voit lähettää sähköpostisi kanavalle.

*Huomautus - Vaihtoehtoisesti voit myös noudattaa alla olevia ohjeita lähettääksesi sähköpostin tietylle kanavalle:

Vaihe 1: Käynnistä omasi Joukkueet sovellus ja tunnista tiimikanava, jolle haluat jakaa sähköpostisi.

*Huomautus - Jokaiselle kanavalle on määritetty oma sähköpostiosoite, joten napsauta hiiren oikealla painikkeella haluamaasi kanavaa ja kopioi näkemäsi sähköpostiosoite.

Vaihe 2: Seuraavaksi avaa Microsoft Outlook ja voit nyt joko siirtyä edelliseen viestiin, jonka olet jo kirjoittanut ja tallentanut luonnokseen, tai yksinkertaisesti kirjoittaa uuden.

Siirry nyt kohtaan "Vastaanottaja” -kenttään ja liitä sähköposti, johon kopioit Vaihe 1. Kun olet valmis, paina lähetyspainiketta aivan kuten tavallisella sähköpostilla missä tahansa muussa sähköpostisovelluksessa.

*Huomautus -  Sähköpostin liitteet ladataan automaattisesti ja tallennetaan kansioon nimeltä Sähköpostiviestit in Tiedostot -välilehti. Jos kansio ei ole siellä oletusarvoisesti, Joukkueet sovellus luo sen tallentaakseen sähköpostit ja liitteet.

Nämä tiedostot voidaan avata ja muokata suoraan Joukkueet sovelluksessa tai muissa työpöytäsovelluksissa tai SharePoint, jne. Sen avulla voit myös lisätä metatietoja näihin tiedostoihin, synkronoida ne ja paljon muuta. Kuitenkin, kun aloitat näiden tiedostojen muokkaamisen, niistä tulee uusia kopioita varsinaisista liitteistä, joten näihin tiedostoihin tehtyjä muutoksia ei lisätä sähköpostin alkuperäisiin liitteisiin. Nämä ovat siis kokonaan erillisiä kopioita.

Näin voit lähettää sähköpostia kanavalle suoraan omalle laitteellesi Joukkueet sovelluksessa sen sijaan, että lähettäisit sähköpostin manuaalisesti jokaiselle tiimin jäsenelle erikseen. Näin voit pienentää virheiden mahdollisuutta ja myös varmistaa, että kaikki kanavan tietyn tiimin jäsenet ovat mukana sähköpostissa eikä kukaan jätetä ulkopuolelle.

Mitä Outlook tekee tässä, se tallentaa oletusarvoisesti sähköpostiosoitteet niiden kanssa, joiden kanssa olit yhteydessä. Tämä on aivan kuten silloin, kun alat kirjoittaa sähköpostiosoitetta tavallisen sähköpostin "vastaanottaja"-kenttään ja se alkaa täyttää ehdotukset automaattisesti. Tämä tarkoittaa, että sovellus muistaa automaattisesti kaikki sähköpostiosoitteet, kun lähetät sähköpostin kanavalle tulevaisuuden helpottamiseksi.

Joten jatkossa aina kun haluat lähettää sähköpostin samalle kanavalle, voit valita tallennetun sähköpostin joukosta osoitteet Vastaanottaja-kentässä ja se ponnahtaa esiin automaattisesti, ja näin Microsoft helpottaa elämää sinä.

Sähköpostien avaaminen Microsoft Teams -kanavalla

Kun olet lähettänyt sähköpostin tiettyyn tiimin kanavaan Microsoft Teams -sovelluksessa, sähköpostin vastaanottajilla on useita tapoja avata ja tarkastella sähköpostiviestiä.

• He voivat avata ja lukea sähköpostin suoraan Teams-sovelluksessa. Tällä tavalla vastaanottajien ei tarvitse avata erillistä sovellusta sähköpostin katsomiseen tai lataamiseen, mikä tekee kokonaiskokemuksesta erittäin helppoa ja sujuvaa.
• Kanavan vastaanottajilla on mahdollisuus ladata varsinainen sähköposti ja jopa avata se Outlook Mail -sovelluksessa ja lukea se.
• Vaihtoehtoisesti sähköpostin vastaanottava tiimi voi myös avata ja ladata liitteen napsauttamalla sitä ja tarkastella sitä.

Tämä ei vain auta sinua lähettämään sähköpostia tiettyyn kanavaan Teams-sovelluksessa, vaan helpottaa myös kanavan vastaanottajien asioita.

Kuinka rajoittaa julkaisuja kanavalla sähköpostitse

Jos olet tiimin järjestelmänvalvoja, voit hallita, kuka voi lähettää viestejä Microsoft Teamille tällä sähköpostiosoitteella (kanavan sähköpostiosoite). Näin voit rajoittaa julkaisuja kanavalla sähköpostitse:

Vaihe 1: Avaa Microsoft Teams sovellus ja navigoi sitten kanavalle, jota haluat hallita.

Vaihe 2: Napsauta seuraavaksi ruudun vasemmalla puolella kolmea vaakasuuntaista pistettä (…) ja napsauta sitten Lisäasetukset.

Vaihe 3: Nyt alla Hanki sähköpostiosoite osiosta, valitse vaihtoehto - Kuka tahansa voi lähettää sähköpostia tähän osoitteeseen.

Tämä auttaa sinua hallitsemaan, kuka voi lähettää viestejä kanavalle tällä sähköpostiosoitteella.

Kanavan sähköpostiin vastaaminen

Kun sähköposti on saapunut Teams-sovelluksen kanavalle, tiimin jäsenet voivat nyt keskustella aiheesta, yhdistää minkä tahansa sähköpostiin liittyviä tiedostoja, merkitse työtovereita tai muita kanavia sisällyttääksesi heidät keskusteluun, jaa asiakirjoja, meemejä, GIF-tiedostoja ja paljon muuta lisää.

Jos kuitenkin vastaat viestiin, se pysyy Teamsin sisällä eikä sitä lähetetä vastauksena alkuperäiseen sähköpostiin. Joten jos yrität vastata alkuperäiseen sähköpostiin, Teams näyttää muistutuksen: "tämä keskustelu ei liity millään tavalla tähän sähköpostiin liittyvään sähköpostiketjuun.”