Microsoft 365 varoittaakseen sinua sopimattomien sähköpostien lähettämisestä

Microsoft 365 -yhteensopivuuskeskus odotetaan saavan pian päivityksen, joka lyhentää merkittävästi aikaa, joka kuluu yrityksen viestintäkäytäntöjen rikkomusten tunnistamiseen.

Uusi ominaisuus pystyy tarkkailemaan viestejä sopimattoman sisällön varalta – jos työntekijä lähettää loukkaavan viestin tai jos se rikkoo heidän yrityksensä tietosuoja- tai häirintäkäytäntöjä, Microsoft ilmoittaa siitä valvojille heti.

Tällä hetkellä kehitteillä olevan uuden ominaisuuden avulla organisaatiot voivat lyhentää sopimattomien sähköpostien tarkistamiseen kuluvaa aikaa. Se lyhentää tutkinta-aikaa alle tuntiin, jolloin yritys voi vastata vaatimustenmukaisuusvaroituksiin.

Työntekijät tarkkailevat

Monet yritykset seuraavat jo tapaa, jolla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa keskenään sähköpostin ja viestintäohjelmistojen kautta. Nyt Microsoft-tiimi tarjoaa näille yrityksille tehokkaamman työkalun tähän: se voi varoittaa johtajia, kun he huomaavat sopimattomia viestejä työntekijöiden välillä.

Jotkut pitävät tällaista toimintaa yksityisyyden loukkauksena, mutta se on perusteltua tarpeella ajaa kyberrikollisia takaa ja välttää haitallisten sisäpiiriläisten suorittamaa tietojen suodattamista.

Vaikka toimiston viestintäkäytäntöjen tarkoituksena on estää työntekijöitä loukkaamasta toistensa yksityisyyttä, yritysohjelmistoja voidaan käyttää kiusaamiseen tai häirintään.

Microsoft 365 -valvonta

Microsoft 365 -päivityksen mukana tulee kojelauta, joka näyttää kunkin suorittamien tarkistusten määrän tarkistaja, korostaa riskialttiita tilejä ja viestejä sekä antaa yleiskatsauksen käytäntörikkomuksista havaittu.

Se sisältää myös useita valmiita käytäntöjä sopimattoman kielen ja häirinnän tunnistamiseksi. Järjestelmänvalvojat voivat luoda mukautettuja käytäntöjä, joissa on tiettyjä avainsanoja tai ilmauksia, jotka merkitään, sekä asettaa sääntöjä lähetetyille tai vastaanotetuille viesteille.

Microsoftin raportti näyttää, kun sopimaton viesti havaitaan ja merkitään, tiimin omistaja saa sähköpostin, jossa häntä pyydetään tarkistamaan se.

Ilmoitus ilmoittaa käyttäjälle viestin sisällöstä, sen lähettäjästä sekä lähetyspäivämäärästä ja -ajasta. Tämä kaikki voidaan tarkastella "tapahtumaraportista", joka on saatavilla kautta Microsoft 365:n suojaus ja Compliance Center.

Liiketoiminnan edut

Microsoft arvioi, että monet yritykset hyötyvät tästä uudesta päivityksestä, koska se suojaa työntekijöitä ja yrityksen tietoja yleensä.

Sopimattomien viestien tutkimiseen käytetty aika lyhenee huomattavasti päivistä tunteihin. Tämä tarkoittaa, että johtajat voivat käsitellä tapauksia välittömästi ennen kuin heillä on mahdollisuus eskaloitua.

Vaikka uudet päivitykset ovat yrityksille jännittäviä, on edelleen epäselvää, kuinka Microsoft onnistuu lyhentämään tutkimusaikaa näin merkittävällä marginaalilla.

Onko yritykselläsi haasteita sopimattoman viestinnän kanssa? Mitä mieltä olet Microsoft 365:n tulevasta päivityksestä? Kerro meille kommenttiosiosta.