Outlookin automaattisen arkistoinnin ominaisuus auttaa käyttäjiä hallitsemaan postilaatikkotilaa siirtämällä sähköpostit automaattisesti nykyisestä kansiosta arkistoon. Arkistoidut kohteet tallennetaan Outlookin datatiedostoon (.pst). Joissakin tapauksissa käyttäjät ovat huomanneet, että automaattinen arkistointi puuttuu tai ei toimi kunnolla, vaikka kaikki asetukset ovat oikein.
Tässä artikkelissa olemme luetelleet strategioita vianetsintään ja automaattisen arkistoinnin toimimiseksi uudelleen.
Tapa 1 - Muuta automaattisen arkistoinnin asetuksia
Käyttäjät ovat ehdottaneet, että automaattisen arkistoinnin asetusten muuttaminen on auttanut heitä korjaamaan ongelman. Tämä voidaan asettaa useille tasoille: oletus, kansiokohtaiset ja manuaaliset asetukset.
Taso 1 - Automaattisen arkistoinnin oletusasetukset
1. Mene Tiedosto valikko.
2. Valitse nyt Asetukset välilehti.
3. Valitse avautuvassa ikkunassa Pitkälle kehittynyt välilehti.
4. Etsiä Automaattinen arkistointi oikeassa ruudussa ja napsauta Automaattisen arkistoinnin asetukset… -painiketta.
5. Varmistaaksesi, että automaattinen arkistointi toimii, valitse ensimmäinen ruutu ja määritä se, kuinka usein haluat automaattisen arkistoinnin suoritettavan.
6. Valitse valintaruutu Kysy ennen automaattisen arkistoinnin suorittamista saadaksesi ilmoituksen ennen automaattista arkistointia.
7. Tarkista seuraavat vaihtoehdot:
- Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansiot) jos haluat poistaa vanhentuneet kohteet
- Arkistoi tai poista vanhat kohteet muutoin vain vanhentuneet kohteet poistetaan.
- Näytä arkistokansio kansioluettelossa anna archive.pst ilmestyä kansioluetteloon, mikä auttaa löytämään arkistoidut kohteet helposti.
- Sinä pystyt aseta esineiden ikä jonka haluat arkistoida Puhdista esineet, jotka ovat vanhempia kuin x, joka perustuu oletuksena viimeksi muokattuun päivämäärään
8. Sinulla on vaihtoehtoja päättää, haluatko siirtää vanhat kohteet arkistotiedostoon tai poistaa ne pysyvästi.
9. Kun olet valinnut vaihtoehdon, voit käyttää niitä ja napsauttaa OK tallentaaksesi asetukset.
Taso 2 - Kansiokohtaiset automaattisen arkistoinnin asetukset
Jos automaattinen arkistointi ei toimi tietyssä postilaatikkosi kansiossa, toimi seuraavasti:
1. Oikealla painikkeella kansioon ja valitse Ominaisuudet.
2. Klikkaa Automaattinen arkistointi välilehti.
3. Valitse tarpeidesi mukaan seuraavat:
- Jos haluat tämän kansion olevan automaattisen arkistoinnin poikkeus, valitse Älä arkistoi tässä olevia kohteita.
- Jos haluat arkistoida tämän kansion kohteita käyttämällä oletusasetuksia, kuten aiemmin keskusteltiin, valitse Arkistoi tämän kansion kohteet oletusasetuksilla
- Jos haluat asettaa eri kansion automaattisen arkistoinnin asetukset, valitse Arkistoi tämä kansio näiden asetusten avulla. Voit muuttaa poistettavien kohteiden ikää ja luoda erillisen tiedoston arkistointia varten.
4. Klikkaa OK kun olet valmis.
Huomautus: Nämä asetukset koskevat kansiota, eivätkä niitä sovelleta alikansioihin.
Taso 3 - Arkistoi asetukset manuaalisesti
Voit myös aloittaa arkistoinnin manuaalisesti, jos yllä oleva ei toimi.
1. Mene Tiedosto ja valitse sitten Työkalut.
2 Valitse Työkalut -valikosta Puhdista vanhat tavarat. Se käynnistää arkistoinnin ja edistyminen näkyy tilarivillä.
Tapa 2 - Muokkaa ArchiveIgnoreLastModifiedTime -rekisteriarvoa
Outlookin arkistointiprosessi perustuu oletuksena viimeksi muutettuun päivämäärään ja aikaan. Jos vastaat, välität, siirrät, muokkaat, tallennat tai tuot kohteen, muutettu päivämäärä muuttuu, mikä voi aiheuttaa sen, että automaattinen arkistointi ei arkistoi kohdetta.
Käyttäjät ovat havainneet AutoArchiven toimivan asettamalla rekisteriarvon ArchiveIgnoreLastModifiedTime -toiminnolle, joka tekee Outlookista arkistointikohteita vastaanotetun päivämäärän perusteella. Ennen kuin muutat rekisteriarvoa, pidä siitä varmuuskopio virheiden sattuessa.
1. Lehdistö Windows -näppäin + R aloittaa Juosta. Tyyppi regedit avata Rekisterieditori.
2. Siirry alla olevaan paikkaan tai kopioi ja liitä se navigointipalkkiin.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. Kun olet saavuttanut yllä olevan rekisterin aliavaimen, napsauta Muokata valikko.
4. Valitse Muokkaa -valikosta Uusi ja napsauta DWORD (32-bittinen) arvo uuden kohteen luomiseksi rekisteriin.
5. Nimeä uusi kohde nimellä ArkistoIgnoreLastModifiedTime ja paina Tulla sisään.
6. Napsauta juuri luotua kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuttaa.
7. Aseta arvoksi 1 kohdassa Arvotiedot ruutuun ja napsauta OK.
8. Sulje rekisterieditori ja käynnistä Outlook uudelleen, jotta rekisterimuutokset tulevat voimaan.
Tarkista nyt, arkistoiko Outlook kohteet oikein, yrittämällä arkistoida manuaalisesti ja tarkistamalla, onko kohteet arkistoitu niiden vastaanottopäivän perusteella.
Menetelmä 3 - suljettu pois AutoArchivesta
Jos huomaat, että tiettyä kohdetta ei ole arkistoitu, se tarkoittaa, että sen omaisuus on asetettu poissulkemaan se automaattisesta arkistoinnista.
1. Avaa arkistointiprosessista suljettu kohde kaksoisnapsauttamalla sitä.
2. Klikkaa Tiedosto valikosta ja valitse sitten Ominaisuudet.
3. Kohteessa Ominaisuudet Poista valinta ikkunasta Älä arkistoi tätä kohdetta automaattisesti.
4. Voit muokata omaasi näkymä saadaksesi yleiskuvan kohteista, joille tämä vaihtoehto on määritetty. Sinun on sallittava muokkaaminen solussa toimi seuraavasti:
- Valitse Näytä ja napsauta Näytä asetukset.
- Klikkaa tästä Muut asetukset -painiketta.
- Tarkista nyt vaihtoehto Salli muokkaaminen solussa.
- Voit nyt napsauttaa tiettyä kohdetta valintaruudun alla Älä automaattista arkistointia suoraan näkymästä, jos haluat ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kohteen arkistoinnin.
Huomautus: Et ehkä näe kohteidesi valintaruutua, ellet napsauta kenttää. Jos valintaruutua ei ole tai sitä ei ole valittu, molemmat tarkoittavat, että kohde arkistoidaan arkistointiasetusten mukaan.
Menetelmä 4 - Arkistointikomento ei ole käytettävissä yritysympäristössä
Ryhmäkäytäntö on poistanut automaattisen arkistoinnin käytöstä
Jos työskentelet yritysympäristössä etkä löydä automaattista arkistointia ja arkistoa asetuksissa, kuten edellä menetelmässä 1 on mainittu, se tarkoittaa, että järjestelmänvalvoja on saattanut poistaa asetukset käytöstä ryhmänä käytäntö. Tämä auttaa estämään postilaatikkotietojen leviämisen eri tietokoneisiin ympäri verkkoa pst -tiedostoina.
Tässä tapauksessa sinun on kysyttävä sähköpostin pääkäyttäjältä, mihin sinun pitäisi arkistoida tietosi ja kuinka kauan kohteita tulee säilyttää. Järjestelmänvalvojat voivat myös asettaa ryhmäkäytännöt poistamaan automaattisen arkistoinnin käytöstä ja estämään pst-tiedostojen luomisen.
Vaihda online -arkiston kanssa
Toinen syy puuttuviin asetuksiin on se, että kun sinulla on Exchange -tili, Online -arkisto on otettu käyttöön Exchange -palvelimella. Tällaisissa tapauksissa Outlook poistaa asiakaspuolen arkistointivaihtoehdot automaattisesti käytöstä ja arkistointi tapahtuu Exchange-palvelimelle asetettujen yrityskäytäntöjen mukaisesti.
Etuna on, että sinulla on pääsy arkistoosi missä tahansa Outlook -tietokoneessa tai jopa selaimen kautta, kun käytät postilaatikkoasi Outlookin verkkoversion kautta. Kun tämä on otettu käyttöön tililläsi, automaattinen arkistointi ja manuaalinen arkistointi eivät ole enää käytettävissäsi Outlookissa.
Tapa 5 - Tarkista, onko arkisto vahingoittunut tai täynnä. Pst
Kun archive.pst -tiedostosta tulee vioittunut, Outlook ei voi arkistoida kyseiseen tiedostoon. Siinä tapauksessa sinun on sulje Outlook ja käytä Saapuneet -kansion korjaustyökalu (scanpst.exe) skannataksesi sen virheiden varalta ja luoda uuden arkistotiedoston. Klikkaa tästä löytääksesi scanpst.exe -tiedoston sijainnin ja tarkistuksen suorittamisen vaiheet artikkelin korjauksessa 5.
Kun archive.pst -tiedostosta tulee koko, se ei salli Outlookin tallentaa siihen enää kohteita. Kun varoitusraja on saavutettu, et voi siirtää kohteita arkistoon manuaalisesti tai käyttämällä automaattista arkistointia. Kerran raja on saavutettu, sitä suositellaan luo uusi arkistotiedosto. Kokorajoitus perustuu käytettyyn Outlook -versioon.
- Outlook 97-2002 pst -tiedostot (ANSI): Tiedoston enimmäiskoko on 2 Gt ja varoitus annetaan, kun se saavuttaa 1,8 Gt.
- Outlook 2003-2019 pst -tiedostot (Unicode): Oletusraja on 20 Gt Outlook 2003/2007 ja 50 Gt uusimmissa versioissa 2010, 2013, 2016, 2019 ja Microsoft 365. Varoitus annetaan, kun raja ylittää 19 Gt ja 47,5 Gt.
Tapa 6 - Poista sähköpostit koko postilaatikosta
Jos postilaatikkosi on täynnä, saat viestin, jossa kerrotaan, että postilaatikko on täynnä, kun yrität lähettää viestiä. Kuitenkin, kun yrität arkistoida, kun postilaatikko on täynnä, arkisto ei toimi, etkä myöskään saa samaa ilmoitusta.
Voit saada sen takaisin töihin joko poistaa tai siirtää joitain kohteita arkistotiedostoosi manuaalisesti tai ota yhteyttä sähköpostin pääkäyttäjään ja lisää väliaikaisesti postilaatikkosi kokoa.
Voit puhdistaa postilaatikkosi jatkamalla puhdistusprosessia seuraavassa järjestyksessä: Poistetut kohteet, roskapostit, Saapuneet, Lähetetyt ja muut postikansiot, Päiväkirja, Kalenteri, Yhteystiedot ja Huomautuksia.
Jos jokin yllä olevista korjauksista ei toimi sinulle, suosittelemme, että suoritat joko Office -paketin korjaus tai asenna Office uudelleen ja tarkista, auttaako se ratkaisemaan ongelman.
Kiitos tämän artikkelin lukemisesta.
Toivomme, että olet pystynyt ratkaisemaan AutoArchive ei toimi -virheen.
