6 parasta asiakirjahallintaohjelmistoa tietokoneelle [2021-opas]

eFileCabinet

eFileCabinet on kiistatta johtava asiakirjahallintaohjelmisto tänään. Se on rakennettu helpottamaan toimistotiedostojen tallennusta, hakua ja jakamista. Ohjelmiston toiminta ylittää kuitenkin asiakirjojen hallinnan, koska se on varustettu myös kirjanpito- ja henkilöstöhallintatyökaluilla.

eFileCabinetissa on kaksi tukivaihtoehtoa: työpöytäversio (Windows 10 -yhteensopiva) ja mobiiliversio, joka on erityisesti suunniteltu mobiililaitteet.

Tämä asiakirjanhallintaohjelmisto isännöi toimintoa, joka tunnetaan nimellä "pilvinäkymä", jonka avulla käyttäjät voivat varmuuskopioida tiedostot pilvessä suoraan ohjelmiston alustan kautta. Tämän avulla käyttäjät voivat helposti tarkastella ja purkaa tiedostoja minkä tahansa laitteen kautta edellyttäen, että tällainen laite on yhteydessä Internetiin.

Lisäksi eFileCabinet täyttää kaikki tarvittavat teollisuuden vaatimukset, mukaan lukien SEC, HIPAA, FINRA ja muut standardivaatimukset.

Lisäksi ohjelmisto toimii täydellisesti SecureDrawerin kanssa, ainutlaatuisen jakamistoiminnon kanssa, joka toimii end-to-end-tiedostojen jakamisalustana sinun ja asiakkaidesi välillä. Se pystyy integroitumaan saumattomasti useisiin kolmansien osapuolten ohjelmistoihin, kuten MS Outlook, suojattu eSignature, skannerit, tulostimet ja paljon muuta.

Lastl,. eFileCabinet-asiakirjahallintaohjelmisto tarjoaa sekä online- että paikan päällä palveluja. Ohjelmisto tarjoaa kahden viikon ilmaisen kokeilun uusille käyttäjille, minkä jälkeen he voivat tilata maksetun suunnitelman 15 dollarin aloitushintaan.

ladata eFileCabinet

OpenKM

OpenKM on epäilemättä yksi markkinoiden suosituimmista asiakirjojen hallintaohjelmistoista. Se on erittäin monipuolinen yritystason hallinto-ohjelmisto, joka on rakennettu suorittamaan toimistotehtävät asiakirjanhallinnasta työnkulun automaatioon hallintotoimintoihin.

Työkalu on suunniteltu erityisesti Windows-tietokoneille. Sitä voidaan kuitenkin käyttää myös useiden muiden työpöydän käyttöjärjestelmien, kuten Linuxin kautta.

Pohjimmiltaan asiakirjahallintaohjelmisto isännöi dynaamista joukkoa moduuleja, jotka suorittavat ohjelmiston koko hallintatoimenpiteet. Joitakin näistä moduuleista ovat: Sähköinen laskutus, eSignature, Salaus (tiedostojen salaamiseen ja salauksen purkamiseen), Viivakoodi, Mail Archiver ja paljon muuta.

Lisäksi ohjelmiston joustavan suunnittelun avulla se voi integroitua saumattomasti asiaankuuluviin toimistotyökaluihin, kuten AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office ja paljon muuta. Siinä on myös liitettävä todennusjärjestelmä, joka voidaan liittää ulkoisiin tietokantoihin tai palvelimiin, kuten SQL, Oracle, MySQL ja muutama muu.

Edellä esitetyn perusteella käyttäjille annetaan mahdollisuus virtaviivaistaa koko työnkulkua tehokkuuden parantamiseksi. Siksi monet pitävät tätä asiakirjanhallintaohjelmistoa enemmän projektinhallintaohjelmistona kuin tavallinen asiakirjahallinta.

OpenKM tarjoaa kahdelle perussuunnitelmalle uusille käyttäjille: OpenKM-yhteisö ja OpenKM Professional. Ensimmäinen on saatavana ilmaiseksi (rajoitetuilla ominaisuuksilla), kun taas jälkimmäinen, tehokkaammilla ominaisuuksilla, on maksettu suunnitelma ja se tarjotaan tarjouksella (mukautettu hinnoittelu).

Saat lisätietoja ohjelmiston järjestelmästä ja latausvaatimuksista kirjautumalla OpenKM-lataussivustolle.

ladata OpenKM

Templafy

Templafy on kiistatta yksi markkinoiden parhaista dokumenttienhallintaohjelmistoista tänään. Se on monipuolinen työkalu, joka on suunniteltu toimistoasiakirjojen tehokkaaseen tallentamiseen, hakemiseen ja jakamiseen. Se on pilvipohjainen alusta, joka tukee kaikenlaisia ​​tietokonejärjestelmiä ja mobiililaitteita.

Mukavuussyistä on olemassa myös nimetyt versiot työpöydälle (Windows mukaan lukien) ja älypuhelimille (mobiilisovellukset).

• LUE MYÖS: 6 mahtavaa ohjelmistoa muokattavien PDF-lomakkeiden luomiseen

Pohjimmiltaan Templafy helpottaa tiedostojen tallentamista ja tiimien yhteistyötä eliminoimalla tavanomaisen, epäyhtenäisen prosessin eri alustoilla.

Asiakirjanhallintaohjelmisto virtaviivaistaa kaikki olennaiset työpaikkatyökalut, erityisesti asiakirjojen luontityökalut, kuten MS Office, yhdelle alustalle, mikä tarjoaa sinulle yhtenäisen työnkulun.

Lisäksi Templafy isännöi melko navigoitavaa käyttöliittymää, mikä tekee siitä ihanteellisen matalan teknologian työssä ympäristössä, koska jokainen tiimin jäsen pystyy antamaan palautetta, jakamaan tiedostoja ja luomaan asiakirjoja heidän kanssaan käsittämätön helppous.

Kaikki nämä kanavoidaan yhden syötteen kautta, ja järjestelmänvalvoja (työnantaja) valvoo sitä, että kaikki vaatimukset ja laatustandardit täyttyvät.

Lopuksi, kuten useimmat kestävät apuvälineet, Templafy ei ole halpa. Itse asiassa se on kätevästi yksi markkinoiden kalleimmista asiakirjojen hallintaohjelmistoista. Se on saatavana kiinteänä 355 dollarin kuukausitilaushintana. Ennen täyttä tilausta on kuitenkin ilmainen kokeilujakso. Käy heidän virallisilla verkkosivuillaan saadaksesi lisätietoja.

ladata Templafy

SutiDMS

SutiDMS, SutiSoftin tuote, on yksi markkinoiden kattavimmista asiakirjojen hallintaohjelmistoista. Se on varustettu joukolla työkaluja asiakirjojen hallintaan ja järjestämiseen, tiedostojen jakaminen, kirjanpidon pitäminen ja tiimin yhteistyön parantaminen.

Se on online-verkkopohjainen ohjelmisto, jota tuetaan laajasti sekä työpöydällä että mobiililaitteilla.

Lisäksi SutiDMS sisältää joukon monitoimityökaluja, jotka sisältävät muunneltavan kojelaudan, asiakirjakirjaston, OCR-asiakirjan sieppauksen, useita integraatioita (MS Outlookin, Gmailin ja Yahoo Mailin kanssa), tiedostojen yhdistäminen, asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen, sähköinen allekirjoitus ja foorumit toiset.

Ohjelmisto toimii periaatteessa lopullisena säilytystilana, jossa voit säilyttää kaikki asiakirjat, ja sen verkkopohjainen toiminnallisuus varmistaa, että voit käyttää ja hakea asiakirjoja milloin tahansa.

Tästä huolimatta tämä asiakirjahallintaohjelmisto tarjoaa yrityshinnoittelun, joka on saatavana lainausmerkillä.

On olemassa kaksi alempaa suunnitelmaa: Premium-suunnitelma ja Ammatillinen suunnitelma. Professional-suunnitelma on suunniteltu enintään 10 käyttäjälle, ja se on saatavana hintaan 18 dollaria käyttäjää kohden (kuukaudessa). Toisaalta Premium-suunnitelma on tarkoitettu keskisuurille organisaatioille, joissa on alle 500 työntekijää, ja se on saatavana hintaan 20 dollaria käyttäjää kohden (kuukaudessa).

ladata SutiDMS

FileHold

FileHold on täysin integroitu asiakirjahallintaratkaisu, joka sisältää erilaisia ​​toimintoja, jotta käyttäjät saisivat keskitetyn tallennustilan ja yksinkertaistetun työprosessin. Ohjelmisto on yksi harvoista asiakirjojen hallintaohjelmistoista, jotka on erityisesti nimetty Windows 10 PC: lle ja muille Windows-versioille (7/8 / 8.1). Siitä huolimatta siihen pääsee myös selainten kautta Linux- ja Mac-tietokoneilla.

Ohjelmiston ominaisuudet on luokiteltu "vakio", "valinnainen", "mukautettu" ja "asiakirjojen skannaus ja kuvankäsittely". Joitakin näistä ominaisuuksista ovat metatietojen sieppaus (asiakirjan koodaus), kalenteri, sähköiset lomakkeet, eSignature, OCR (palvelinpuoli), automaattinen täyttö, SmartSoft-sieppaus ja paljon muuta.

FileHold isännöi myös kykyä integroida joukko kolmannen osapuolen ohjelmistoja, kuten MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint ja paljon muuta. Kaikki nämä helpottavat tiedostojen tallennusta, hakua ja jakamista sekä työnkulun koordinointia.

Lopuksi FileHold tarjoaa kaksi perushinnoittelusuunnitelmaa; FileHold Express ja FileHold Enterprise. Express-suunnitelma on suunniteltu pienille yrityksille, joissa on alle 20 työntekijää, kun taas Enterprise-suunnitelma on ihanteellinen suurille organisaatioille tai ryhmille, joissa on yli 20 jäsentä.

Molempien suunnitelmien tilaushinnat ovat kuitenkin saatavana vain lainaamalla. Voit lähettää sähköpostin FileHoldin myyntitiimille saadaksesi tarjouksen yrityksestäsi.

ladata FileHold

M-Files

M-Files on yksi parhaista nykyisin saatavilla olevista asiakirjojen hallintaohjelmistoista. Se on merkittävin sen "kopiointianalyysi" -toiminnolla, joka on suunniteltu suojaamaan käyttäjiä asiakirjojen päällekkäisiltä. Se on pilvipohjainen DMS; Siksi sitä tuetaan sekä työasemilla että mobiilialustoilla.

On myös nimetty työpöydän versioita (Windows 10 / 8.1 / 8/7) sekä mobiilisovelluksia valituille mobiililaitteille.

Tämän lisäksi tämä Windows 10: n asiakirjahallintaohjelmisto isännöi järjestettyä tallennustilaa, jossa asiakirjat on järjestetty ja tallennettu asianmukaisesti. Se analysoi asiakirjahaut vastaavien tiedostojen nimet muiden siihen liittyvien indikaattoreiden, kuten päivämäärät ja projektit, kanssa. Sellaisena ohjelmisto pystyy helposti poistamaan kaksoiskappaleet.

Sen yhtenäinen foorumi helpottaa työpaikan tehokkuutta parantamalla tehtävien jakamista (työnantajalta työntekijöille) ja tehtävien suorittamista ja toimittamista (työntekijöiltä työnantajille). Lopputuloksena on parantunut tuottavuus.

Lisäksi M-Files on joustava DMS, joka voidaan helposti integroida MS Office -työkalujen ja useiden CRM-työkalujen, kuten Salesforce, kanssa. Tämä tekee siitä ihanteellisen lähes kaikentyyppisille yrityksille. Tarjolla on myös kolme perusasennusvaihtoehtoa, mukaan lukien paikan päällä, pilvipohjainen ja hybridi (yhdistetty).

M-Files tarjoaa kuukausittaisen ilmaisen kokeilujakson uusille käyttäjille, minkä jälkeen he voivat helposti päivittää yrityssuunnitelmaan, joka tarjotaan tarjouksen avulla.

ladata M-Files

Johtopäätös

Nykyään paperidokumenttien käyttö vähenee kaikkialla maailmassa, monien organisaatioiden, koulujen ja - valtionhallinnolliset instituutiot suosivat paperittoman säilytyksen mukavuutta paperitiedostojen raskauden ja kansioita.

Siksi vakiomallisille ja kestäville asiakirjojen hallintaohjelmistoille on jatkuvasti kysyntää. Tähän kysyntään liittyen olemme koonneet joitain markkinoiden parhaista asiakirjojen hallintaohjelmistoista päätöksenteon helpottamiseksi, mitä DMS: ää yrityksellesi.