Kõrval Nimisha V S
Võrdle ja kombineeri on teenuse kaks väga kasulikku omadust Microsoft Word kuid enamik meist kasutab seda harva nende funktsioonide teadmatuse tõttu. Need funktsioonid võimaldavad meil võrrelda kahte dokumenti ja leida nende vahel erinevus. Nii et kõigepealt vaatame oma igapäevases töös mõningaid olukordi, kus leiame nende kasutamist.
Mõnel juhul võivad meil olla sama dokumendi erinevad versioonid. Võimalik, et peame neid erinevaid versioone võrdlema, et näha nende vahelisi muudatusi. Või peame need dokumendi lõpliku koopia loomiseks ühendama. Võrdlusfunktsiooni abil saame uurida igal real tehtud muudatusi, sealhulgas ka tühimärgi muutust. Nende funktsioonide teine rakendus on meie jätkamise ettevalmistamisel. Meil võib tavaliselt olla mitu eksemplari Jätka valmistatud erinevatel eesmärkidel või aja jooksul muudetud. Mõnikord, kui soovite võrrelda või kombineerida kahte eksemplari, et uuendatud jätkamist luua, võib võrrelda ja kombineerida funktsioon olla väga kasulik.
Esmapilgul võib tunduda, et need kaks omadust on ühesugused. Kuid neil on erinevad funktsioonid. Kombineerimisfunktsioon võimaldab meil lisaks muudatuste lihtsalt märkimisele leida ka see, kes dokumendis muudatusi tegi. Kuid võrdlusfunktsioon lihtsalt võrdleb kahe dokumendi sisu erinevusi.
Vaatame nüüd, kuidas saame neid funktsioone kasutada.
Wordi dokumentide võrdlemine
1. Avage Word ja leiate Võrdlema vahekaardil Ülevaade. Kliki Võrdlema.
2. Valige nüüd menüüst Võrdlema võimalus võrrelda kaht dokumenti.
3. Nüüd ilmub dokumentide võrdlemise dialoogiboks. Peame valima kaks võrreldavat dokumenti. Valige originaaldokument ja muudetud dokument. Võrdlusseadete all on meil erinevad võimalused, mida saab vastavalt meie eelistustele kontrollida. Muudatusi saab võrrelda sõna- või tähetasandil. Parem on valida variant, kus muudatused kuvatakse uues dokumendis, et vältida segadust originaaldokumentidega.
4. Klõpsates nuppu OK, saame uue dokumendi, millel on erinevused märgitud. Külgribal näeme sisestuste, kustutuste, käikude ja vormindamise muudatuste arvu. Iga muudatus märgistatakse ja selgitatakse hästi. Uues dokumendis kriipsutatakse välja tekst, lisatakse punane allajoonitud tekst ja liigutatakse rohelist teksti.
5. Vaikimisi valitakse dokumendi originaaleksemplar ja kuvatakse paremal paneelil. Saame paremal paneelil originaaldokumendi alla kerida ja uus dokument koos muudatustega märgitud vastavalt sellele. Kuid meil on veel üks võimalus originaaldokumendi peitmiseks. Selle valiku saame valida vahekaardilt Ülevaade. Minge vahekaardil Ülevaade suvandile Võrdle -> Kuva algdokumendid-> valige suvand Peida lähdokument.
6. Valige vahekaardil Jälgimine valik Õhupallid ja klõpsake nuppu Kuva revisioone õhupallides.
Nüüd näeme parempoolsel paneelil muudatusi dokumendis, mis on üksikasjalikult märgitud õhupalli teatamise vormis. See võimaldab dokumentides tehtud muudatuste hõlpsamat ülevaatamist.
7. Kui soovite saada dokumendi lõpliku koopia originaalist ja muudetud koopiatest, saate seda hõlpsalt redigeerida uue dokumendi koos kõigi märgitud muudatustega. Iga muudatuse korral paremklõpsake real ja valige, kas muudatus aktsepteeritakse või lükatakse tagasi. Seega saame lisada soovitud muudatused ja loobuda muudatustest, mis pole dokumendi lõpliku koopia loomiseks vajalikud.
Dokumentide ühendamine Wordis
Kombineerimisfunktsioon töötab sarnaselt võrreldavaga. Nende funktsioonide erinevust oleme juba näinud. Kombineerimist saab kasutada dokumendi kahe versiooni ühendamiseks, et luua dokumendi lõplik koopia. Kui kasutame uue dokumendi loomiseks kombaini, muutuvad kõik muudetud dokumendi muudatused jälgitavateks muudatusteks, mille on tuvastanud muudatused teinud autorid.
Vaatame nüüd kombaini funktsiooni kasutamist:
1. Valige vahekaardil ülevaade Võrdle ja klõpsake nuppu Kombineeri.
2. Valige dialoogiboksist Kombineeri ühendatavate dokumentide originaal ja muudetud koopia. Kohandage seadeid vastavalt oma eelistustele ja klõpsake nuppu OK.
Pärast seda saate sama paigutuse nagu varem võrrelda. Saate muudatusi vaadata, paremklõpsata neid ja valida, kas muudatused aktsepteerida või tagasi lükata. Nii saab luua muudetud uue dokumendi.
Loodetavasti saate funktsionaalsuste võrdlemise ja kombineerimise kohta selge ettekujutuse. Kasutage neid kasulikke funktsioone, et muuta oma tööd lihtsamaks ja säästa aega.
