Kuidas Outlookis koosolekuid automaatselt vastu võtta või tagasi lükata?

Võtke oma Outlooki kohtumiste üle täielik kontroll

Kui peate sageli koosolekukutseid vastu võtma või tagasi lükkama, kuid teile ei meeldi seda käsitsi teha, saate määrata nende automaatse vastuvõtmise või tagasilükkamise.

See aitab teil luua kokkupõrgeteta koosolekute ajakava ja minimeerida segajaid, et saaksite keskenduda olulisele.

Selles juhendis uurime üksikasjalikke samme sissetulevate koosolekukutsete automaatseks vastuvõtmiseks või tagasilükkamiseks Outlookis, nii et koosoleku korraldajale saadetakse õigeaegne vastus.

Kuidas nõustuda koosolekuga automaatselt ilma Outlookis vastust saatmata?

1. Vajutage nuppu Windows võti, tüüp väljavaade ja klõpsake Avatud.
2. Avage Outlooki põhiaknas Fail sakk.
3. Valige Valikud avama Outlooki valikud.
instagram story viewer
4. Minema Kalender leidke vasakul paanil automaatne nõustumine või tagasilükkamine, seejärel klõpsake nuppu Automaatne aktsepteerimine/keeldumine nuppu.
5. peal Automaatne nõustumine või keeldumine aken, koosolekuga nõustumiseks märkige kõrval Nõustuge koosolekukutsed automaatselt ja eemaldage tühistatud koosolekud ja klõpsake OKEI.
6. Järgmisena kohta Outlooki valikud aken, Kalender paneel, leidke Kalendri valikud ja valige Nõustu Selle eest Kasutage seda vastust uue koosoleku aja väljapakkumisel valik.
7. Klõpsake Okei ja muudatuste salvestamiseks taaskäivitage Outlook.

Kui kasutate Outlook 2010 või vanemat versiooni, otsige üles Ressursi ajastamine asemel variant Automaatne nõustumine või tagasilükkamine. Klõpsake nuppu Ressursi ajastamine nuppu, et saada Automaatne nõustumise või keeldumise akenja muutke Outlooki koosolekukutse sätteid.

Kuidas Outlookis vastusega koosolekuid automaatselt vastu võtta?

1. Seades reegli

1. Käivitage Väljavaade ja minge juurde Kodu sakk.
2. Klõpsake Reeglid, seejärel valige Hallake reegleid ja hoiatusi ripploendist.
3. Klõpsake Uus reegel.
4. peal Reeglite viisard dialoogiboksis valige Rakenda mulle vastuvõetud sõnumitele reegel ja klõpsake Edasi.
5. Järgmisel lehel valige mis on koosolekukutse või värskendus ja klõpsake Edasi.
6. Alates Samm 1 kasti, valige vastake konkreetse malli abil, seejärel minge lehele 2. samm kasti ja klõpsake nuppu konkreetne mall hüperlink.
7. Peal Valige vastuse mall aken, jaoks Vaata sisse, vali Standardne mall või Kasutajamallid failisüsteemis; allolevas kastis näete koosoleku vastuse malli. Kui valikuid on mitu, valige üks ja klõpsake Avatud.
8. Klõpsake Edasi, seejärel klõpsake Edasi.
9. Nüüd andke reeglile nimi, kui soovite ja klõpsake Lõpetama.

Saate ka valida Looge see reegel kõikidel kontodel koosolekukutse automaatseks vastuvõtmiseks kõigil Outlooki meiliaadressidel.

2. VBA skripti käivitamisega

Esiteks peate skripti VBA-sse salvestama; selleks toimige järgmiselt.

1. Outlooki aknas vajutage Alt + F11 avada Visual Basic rakendus (VBA) Outlooki jaoks.
2. Minema Sisestage, seejärel valige Moodul.
3. Kui uus moodul avaneb, kopeerige ja kleepige järgmine skript koosolekukutsete automaatseks vastuvõtmiseks Outlookis ja vajutage Ctrl + S selle salvestamiseks:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Kui teil on skript VBA-s, peate selle käivitama; selleks järgige neid samme:

1. Avage Outlooki aken ja minge lehele Arendajad sakk.
2. Valige Makrodja valige ripploendist selle käivitamiseks loodud makrod.

Enne VBA skriptide kasutamist Outlookis looge oma andmetest ja konfiguratsioonisätetest varukoopia ning testige skripti alati väikeses mahus, enne kui käivitate selle kogu postkasti jaoks.

Koosolekukutsetele automaatne vastamine Outlookis säästab teie aega. See on probleemideta viis teavitada koosoleku korraldajat oma kohalviibimisest. Siiski alati kontrollige koosolekukutset, et teada saada oma kaasosalejaid tagamaks, et olete koosoleku päevakorras osalejatega kooskõlas.

Loe selle teema kohta lähemalt

• Kuidas Outlookis andmepüügimeilidest teatada
• Kuidas Outlookis vaikebrauserit kiiresti muuta
• Kuidas migreerida oma e-kirju Hotmailist Outlooki
• 4 viisi kontaktirühma või leviloendi jagamiseks Outlookis
• Kuidas avada mitu Outlooki Windowsi opsüsteemis Windows 11

Kuidas Outlookis koosolekutest automaatselt keelduda?

1. Kõigi koosolekukutsete tagasilükkamiseks kasutage Outlooki suvandeid

1. Käivitage Outlook ja minge lehele Fail sakk.
2. Valige Valikud avama Outlooki valikud.
3. Minema Kalender, leidke Automaatne nõustumine või tagasilükkamine & klõpsake nuppu Automaatne aktsepteerimine/keeldumine nuppu.
4. Valige Koosoleku tagasilükkamiseks lükake automaatselt tagasi koosolekukutsed, mis on vastuolus olemasoleva kohtumise või koosolekuga.
5. Järgmiseks valige Keeldumine Selle eest Kasutage seda vastust uue koosoleku aja väljapakkumisel suvand jaotises Kalendri suvandid ja klõpsake nuppu OK.
6. Muudatuste salvestamiseks taaskäivitage Outlook.

2. Määrake reegel konkreetselt e-posti aadressilt tulevate koosolekukutsete tagasilükkamiseks

Esmalt peate koosoleku tagasilükkamiseks looma vastuse ja salvestama malli; selleks toimige järgmiselt.

1. Avage Outlooki põhiaknas Kalender ja valige Uus koosolek.
2. Aastal Koosolek aknas sisestage tekst, mille soovite saata, et keelduda koosolekukutsest, ja minge lehele Fail sakk.
3. Nüüd klõpsake Salvesta kui.
4. peal Salvesta kui aken, jaoks Salvesta tüübina, valige Outlooki mall (.oft)ja failinime jaoks sisestage nimi ja klõpsake nuppu Salvesta.

Nüüd, kui teil on kohandatud mall, loome koosolekust keeldumise reegli.

1. Käivitage Outlook ja minge lehele Kodu sakk.
2. Klõpsake Reeglid, seejärel valige Hallake reegleid ja hoiatusi ripploendist.
3. peal Reeglid ja hoiatused aken, valige Uus reegel.
4. peal Reeglite viisard dialoogiboksis valige Rakenda mulle vastuvõetud sõnumitele reegel ja klõpsake Edasi.
5. Alates Samm 1 kasti, valige inimestelt või avalikult grupilt valikut, seejärel liikuge valikule 2. sammja klõpsake inimesed või avalik rühm hüperlink.
6. See avab Reegli aadress aken; valige kasutajanimi, kelle koosolekukutse soovite tagasi lükata, klõpsake nuppu Alates, ja siis Okei.
7. Nüüd valige mis on koosolekukutse või värskendus ja klõpsake Edasi.
8. Järgmisel lehel valige vastake konkreetse malli abil valik alates Samm 1 kasti ja sisse 2. samm, klõpsake nuppu konkreetne mall hüperlink.
9. Peal Valige vastuse mall aken, jaoks Vaata sisse, vali Kasutajamallid failisüsteemis; allolevas kastis näete koosoleku vastuse malli. Valige loodud ja klõpsake Avatud.
10. Klõpsake Edasi, seejärel klõpsake Edasi.
11. Nüüd andke reeglile nimi ja klõpsake Lõpetama.

Valige Looge see reegel kõikidel kontodel kui soovite automaatselt vastata teise meili koosolekukutsetele kontosid.

3. Mitme koosolekukutse tagasilükkamiseks kasutage VBA-skripti

Esiteks peate skripti VBA-sse lisama ja salvestama. Seda saate teha järgmiselt.

1. Käivitage Outlook ja vajutage peaaknas nuppu Alt + F11 VBA avamiseks.
2. Minema Sisestageja klõpsake Moodul.
3. Kopeerige ja kleepige järgmine skript koosolekukutse kustutamiseks moodulist ja vajutage Ctrl + S selle salvestamiseks:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Nüüd, kui olete skripti salvestanud, sulgege VBA aken. Skripti käivitamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Outlooki aknas koosolekukutsed, millest soovite keelduda, ja seejärel vajutage nuppu Alt + F8.
2. Sa saad Makrod aknas valige Decline_Requests moodul ja klõpsake Jookse.
3. Järgmises aknas sisestage keeldumiste arv ja klõpsake nuppu Okei. Siin sisestage valitud koosolekukutsete arv.

Kui te pole samal ajapilul saadaval, lükkab skript koosoleku automaatselt tagasi, kuid ei kustuta meilisõnumit Outlookist, nii et saate edastada koosolekukutse kellelegi teie nimel sellel osalema.

Samuti saate koosoleku logistika kohta edasi-tagasi e-kirju vältida kasutage inimese koosolekule lisamiseks Pimekoopiat.

Koosolekukutsele vastamise automatiseerimine võib suurendada teie ajakava tõhusust, andes teile teada, millised ajapilud on vabad, mis muudab teie töövoo sujuvamaks.

Rääkige meile allolevas kommentaaride jaotises, kuidas koosolekukutsele automaatne vastamine on teid aidanud.