6 parimat dokumendihaldustarkvara arvutile [2021 juhend]

e-failikapp

e-failikapp on vaieldamatult tänapäeval juhtiv dokumendihaldustarkvara. See on loodud kontorifailide salvestamise, otsimise ja jagamise hõlbustamiseks. Tarkvara funktsioon ületab aga dokumendihalduse piire, kuna see on varustatud ka raamatupidamise ja personalijuhtimise tööriistadega.

eFileCabinetis on kaks tugivarianti: töölauaversioon (ühildub Windows 10-ga) ja spetsiaalselt selleks mõeldud mobiiliversioon mobiilseadmed.

Selles dokumendihaldustarkvaras on funktsioon, mida nimetatakse pilvevaateks, mis võimaldab kasutajatel pilve varundada otse tarkvara platvormi kaudu. Selle abil saavad kasutajad faile hõlpsasti vaadata ja välja tõmmata mis tahes seadme kaudu, tingimusel et selline seade on ühendatud Internetiga.

Samuti täidab eFileCabinet kõiki vajalikke tööstusharu nõudeid, sealhulgas SEC, HIPAA, FINRA ja muid standardnõudeid.

Lisaks töötab tarkvara suurepäraselt SecureDraweriga, ainulaadse jagamisfunktsiooniga, mis toimib teie ja teie klientide vahel täieliku failide jagamise platvormina. See suudab sujuvalt integreeruda mitmesuguste kolmandate osapoolte tarkvaradega, nagu MS Outlook, turvaline e-allkiri, skannerid, printerid ja palju muud.

Lastl,. eFileCabinet dokumendihaldustarkvara pakub nii veebi- kui ka kohapealseid teenuseid. Tarkvara pakub uutele kasutajatele kahenädalast tasuta prooviperioodi, misjärel saavad nad tellida tasulise paketi alghinnaga 15 dollarit.

Lae alla e-failikapp

OpenKM

OpenKM on kahtlemata üks populaarsemaid dokumendihaldustarkvara turul. See on väga mitmekülgne ettevõtteklassi haldustarkvara, mis on loodud kontoritööde täitmiseks, alates dokumendihaldusest kuni töövoo automatiseerimiseni kuni haldusfunktsioonideni.

Tööriist on spetsiaalselt loodud Windowsi arvutitele. Sellele pääseb aga juurde ka paljude muude töölauaoperatsioonisüsteemide, näiteks Linuxi kaudu.

Põhimõtteliselt on dokumendihaldustarkvaras dünaamiline moodulite komplekt, mis käivitab tarkvara kogu haldustoimingu. Mõned neist moodulitest hõlmavad järgmist: elektrooniline arveldamine, e-allkiri, krüptograafia (failide krüptimiseks ja dekrüpteerimiseks), Vöötkood, E-posti arhiivija ja palju muud.

Samuti võimaldab tarkvara paindlik disain tal sujuvalt integreeruda asjakohaste kontoritööriistadega nagu AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office ja palju muud. Sellel on ka pistikprogrammiga autentimissüsteem, mida saab ühendada väliste andmebaaside või serveritega nagu SQL, Oracle, MySQL ja vähesed teised.

Eelnevat silmas pidades antakse kasutajatele võimalus efektiivsuse parandamiseks kogu oma tööprotsessi sujuvamaks muuta. Seega näevad paljud seda dokumendihaldustarkvara pigem projektihaldustarkvarana kui tavalist dokumendihaldurit.

OpenKM pakub uutele kasutajatele kahte põhiplaani: OpenKM-i kogukond ja OpenKM Professional. Esimene on saadaval tasuta (piiratud funktsioonidega), teine ​​aga võimsamate funktsioonidega on tasuline plaan ja seda pakuvad hinnapakkumised (kohandatud hinnakujundus).

Tarkvara süsteemi ja allalaadimisnõuete kohta lisateabe saamiseks logige sisse OpenKM-i allalaadimise veebisaidile.

Lae alla OpenKM

Templafy

Templafy on vaieldamatult üks parimaid dokumendihaldustarkvara tänapäeva turul. See on universaalne tööriist, mis on loodud kontoridokumentide tõhusaks salvestamiseks, hankimiseks ja jagamiseks. See on pilvepõhine platvorm, mis toetab igasuguseid arvutisüsteeme ja mobiilseadmeid.

Mugavuse huvides on olemas ka määratud versioonid töölauale (kaasa arvatud Windows) ja nutitelefonidele (mobiilirakendused).

• LOE KA: 6 vinget tarkvara redigeeritavate PDF-vormide loomiseks

Põhimõtteliselt hõlbustab Templafy failide salvestamist ja meeskonnatööd, välistades tavapärase, eraldiseisva, erinevatel platvormidel töötamise protsessi.

Dokumendihaldustarkvara ühtlustab kõik olulised töökoha tööriistad, eriti selliseid dokumente genereerivaid tööriistu nagu MS Office, ühel platvormil, pakkudes seeläbi teile ühtset töövoogu.

Lisaks on Templafys üsna navigeeritav liides, mis muudab selle ideaalseks madalatehnoloogiliste tööde jaoks keskkond, kuna iga meeskonnaliige saab anda tagasisidet, jagada faile ja luua dokumente kujuteldamatu kergus.

Kõiki neid suunatakse ühe voo kaudu ja administraator (tööandja) jälgib seda, et tagada kõigi nõuete ja kvaliteedistandardite järgimine.

Lõpuks, nagu enamik vastupidavamaid tööriistu, ei ole Templafy odav. Tegelikult on see mugavalt üks kõige kallimaid dokumendihaldustarkvara turul. See on saadaval fikseeritud liitumismääraga 355 dollarit kuus. Enne täielikku tellimist on aga tasuta prooviperiood. Lisateabe saamiseks külastage nende ametlikku veebisaiti.

Lae alla Templafy

SutiDMS

SutiDMS, mis on SutiSofti toode, on üks turu kõige põhjalikum dokumentide haldamise tarkvara. See on varustatud hulga tööriistadega dokumentide haldamiseks ja korrastamiseks, failide jagamine, arvestuse pidamine ja meeskonna koostöö parandamine.

See on veebipõhine tarkvara, mida toetab nii laua- kui ka mobiilsideseade.

Lisaks sisaldab SutiDMS mitmefunktsiooniliste tööriistade komplekti, mis sisaldab muudetavat armatuurlauda, ​​dokumenditeeki, OCR-i dokumentide hõivamist, mitmekordne integreerimine (koos MS Outlooki, Gmaili ja Yahoo Mailiga), failide ühendamine, dokumentide arhiveerimine ja säilitamine, e-allkiri ja foorumid teised.

Tarkvara on põhimõtteliselt ülim ladustamiskoht, kus saate hoida kõiki oma dokumente, ja selle veebipõhine funktsionaalsus tagab teile juurdepääsu dokumentidele igal ajal.

Sellest hoolimata pakub see dokumendihaldustarkvara ettevõtte hinnakujundust, mis on saadaval hinnapakkumiste alusel.

On kaks madalamat plaani: Premium plaan ja Professionaalne plaan. Professionaalne plaan on mõeldud maksimaalselt 10 kasutajale ja see on saadaval hinnaga 18 dollarit kasutaja kohta (kuus). Premium-pakett on seevastu mõeldud keskmise suurusega organisatsioonidele, kus töötab vähem kui 500 töötajat, ja see on saadaval hinnaga 20 USD kasutaja kohta (kuus).

Lae alla SutiDMS

FileHold

FileHold on täielikult integreeritud dokumendihalduse lahendus, mis sisaldab erinevaid funktsioone, et pakkuda kasutajatele tsentraliseeritud salvestusruumi ja lihtsustatud tööprotsessi. Tarkvara on üks väheseid dokumendihaldustarkvara, mis on spetsiaalselt ette nähtud Windows 10 PC-le ja teistele Windowsi versioonidele (7/8 / 8.1). Sellele vaatamata pääseb sellele juurde ka veebibrauserite kaudu Linuxi ja Maci arvutites.

Tarkvara funktsioonid on jaotatud kategooriatesse „standard”, „valikuline”, „kohandatud” ja „dokumendi skannimine ja pildistamine”. Mõned neist funktsioonidest hõlmavad metaandmete hõivamist (dokumendi sildistamine), kalendrit, elektroonilisi vorme, e-allkirja, OCR-i (serveri pool), automaatset täitmist, SmartSofti hõivamist ja palju muud.

Samuti on FileHoldil võimalus integreeruda kolmanda osapoole tarkvaraga, nagu MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint ja palju muud. Kõik need hõlbustavad failide salvestamist, otsimist ja jagamist ning töövoo koordineerimist.

Lõpuks pakub FileHold kahte peamist hinnakava; FileHold Express ja FileHold Enterprise. Expressi plaan on mõeldud vähem kui 20 töötajaga väikeettevõtetele, samas kui Enterprise plaan on ideaalne suurematele organisatsioonidele või meeskondadele, kus on üle 20 liikme.

Mõlemad plaanid on siiski saadaval ainult hinnapakkumiste alusel. Ettevõtte pakkumise saamiseks võite saata FileHoldi müügimeeskonnale meili.

Lae alla FileHold

M-failid

M-failid on tänapäeval üks parimaid dokumendihaldustarkvara. See on kõige olulisem oma dubleerimisanalüüsi funktsiooni jaoks, mis on loodud kasutajate kaitsmiseks dokumentide dubleerimise eest. See on pilvepõhine DMS; seega toetatakse seda nii lauaarvutites kui ka mobiilsetes platvormides.

Samuti on määratud töölauaversioonid (Windows 10 / 8.1 / 8/7 jaoks), samuti valitud mobiilseadmete jaoks mõeldud mobiilirakendused.

Lisaks sellele sisaldab see Windows 10 dokumendihaldustarkvara organiseeritud salvestusruumi, kus dokumendid on asjakohaselt korrastatud ja salvestatud. See analüüsib dokumendiotsinguid korreleeruvad failinimed koos muude seotud näitajatega, näiteks kuupäevad ja projektid. Sellisena on tarkvara võimeline duplikaate hõlpsalt kõrvaldama.

Samuti hõlbustab selle ühtne platvorm töökoha efektiivsust, parandades ülesannete määramist (tööandjalt töötajatele) ning ülesannete täitmist ja kättetoimetamist (töötajatelt tööandjatele). Lõpptulemuseks on paranenud tootlikkus.

Lisaks on M-Files paindlik DMS, mida saab hõlpsasti integreerida selliste tööriistadega nagu MS Office ja paljude CRM-i tööriistadega nagu Salesforce. See muudab selle ideaalseks praktiliselt igat tüüpi ettevõtetele. Pakutakse ka kolme põhilist juurutamisvõimalust, sealhulgas kohapealne, pilvepõhine ja hübriidne (kombineeritud).

M-Files pakub uutele kasutajatele ühe kuu tasuta prooviperioodi, mille järel saavad nad hõlpsalt pakkumisega pakutava ettevõtte plaani üle minna.

Lae alla M-failid

Järeldus

Praegu väheneb paberdokumentide kasutamine kogu maailmas, seda paljude organisatsioonide, koolide ja teiste organisatsioonide poolt valitsusasutused eelistavad paberivaba hoidmise mugavust pabertoimikute kohmakusele ja kaustad.

Seega on pidev nõudlus standardse ja vastupidava dokumendihaldustarkvara järele. Selle nõudmise osas oleme koostanud turu parima dokumentide haldamise tarkvara, et hõlbustada teie otsuste tegemist, millist DMS-i teie ettevõtte jaoks kasutada.