Cómo crear y usar categorías en Outlook: aumente su productividad

Aprenda cómo puede utilizar mejor las categorías de Outlook para su ventaja

Esta es una guía completa sobre cómo crear y usar categorías en Microsoft Outlook. Hemos explicado todos los detalles que lo ayudarán a comprender los beneficios de usar categorías e instrucciones paso a paso sobre cómo crear, cambiar el nombre y eliminar categorías.

Aparte de esto, también aprenderá cómo asignar categorías a correos electrónicos, reuniones, contactos y tareas. El artículo también proporcionará consejos sobre cómo ordenar y filtrar mensajes por categoría predeterminada.

En este articulo

• ¿Qué son las categorías de Outlook?
• ¿Por qué no puedo usar categorías en Outlook?
• ¿Cómo crear y usar categorías de Outlook?
• 1. Crear categorías de Outlook
• 1.1 Cliente de escritorio
• 1.2 aplicación web
• 2. Cambiar el nombre de las categorías de Outlook
• 2.1 Aplicación de escritorio
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• 2.2 Cliente web
• 3. Eliminar categorías de Outlook
• 3.1 Aplicación de escritorio
• 3.2 Cliente web
• 4. Usar categorías de Outlook
• 4.1 Asigne categorías de Outlook a su correo electrónico
• 4.2 Agrega una categoría a tu calendario de eventos
• ¿Cómo ordenar y filtrar mensajes por categoría?

¿Qué son las categorías de Outlook?

Muchas personas se confunden entre qué es una categoría de Outlook y qué es una carpeta de Outlook. Sin embargo, saben que hay múltiples formas de personalizar Outlook y la aplicación en sí proporciona diferentes formas de ordenar mensajes, buscar carpetas, ordenar carpetas y mucho más.

Sin embargo, siempre existe cierta confusión entre las categorías y carpetas de Outlook. Las carpetas de Outlook le permiten organizar su bandeja de entrada y almacenar mensajes.

Cuando mueve mensajes a sus carpetas, los está moviendo desde la bandeja de entrada a estas carpetas. Luego, para ubicar los mensajes, todo lo que necesita hacer es ingresar a la carpeta de categorías y buscarla.

Por otro lado, las categorías de Outlook son una forma de visualizar y cambiar el código de color de los mensajes en tu bandeja de entrada.

Cuando asigna una categoría a un mensaje, no sale de la bandeja de entrada, sino que se les asigna un color de categoría. Usando la categoría de color, puede encontrar fácilmente el mensaje que está buscando en la lista de categorías.

¿Por qué no puedo usar categorías en Outlook?

Muchos usuarios han informado que no pueden usar categorías en Outlook. Una de las principales razones por las que el botón Categoría no está disponible para las cuentas IMAP es que no se sincronizan con el servidor.

Además, no podrá asignar una categoría de color a las cuentas IMAP ya que Outlook 2016 tiene una limitación en la función de categorías de color. Para solucionar esto, debe cambiar la cuenta IMAP a una cuenta POP3.

¿Cómo crear y usar categorías de Outlook?

1. Crear categorías de Outlook

1.1 Cliente de escritorio

1. Inicie la aplicación de escritorio de Outlook.
2. En el Etiquetas haga clic en la sección Clasificar por categorías.
3. De la lista desplegable seleccione Todas las categorias.
4. Golpea el Nuevo botón en el Categorías de colores caja.
5. En el Añadir nueva categoria cuadro, asigne un nombre a su categoría escribiéndolo en el campo de texto.
6. Elija un color personalizado de la Color Menú desplegable.
7. Utilizando el Tecla de acceso directo, agregue una tecla de método abreviado para su categoría.
8. Hacer clic DE ACUERDO para cerrar el Añadir nueva categoria cuadro y haga clic de nuevo DE ACUERDO para guardar sus preferencias.

1.2 aplicación web

1. Visita al oficial Página de inicio de sesión de Outlook.
2. Haga clic en Ajustes.
3. Seleccionar General y luego Categorías.
4. Prensa + Crear Categoría en la parte superior de la lista de categorías.
5. Nombre la categoría, seleccione un color para ella, luego haga clic en Ahorrar.

2. Cambiar el nombre de las categorías de Outlook

2.1 Aplicación de escritorio

1. Inicie la aplicación de escritorio de Outlook.
2. En el Etiquetas haga clic en la sección Clasificar por categorías.
3. De la lista desplegable seleccione Todas las categorias.
4. Seleccione una categoría a la que desee cambiar el nombre y pulse el botón Rebautizar botón.
5. Introduzca un nuevo nombre en el campo de texto y haga clic en DE ACUERDO para aplicar los cambios.

2.2 Cliente web

1. Visita al oficial Página de inicio de sesión de Outlook.
2. Haga clic en Ajustes.
3. Seleccionar General y luego Categorías.
4. Clickea en el lápiz junto a una categoría para editarla.
5. Escriba el nombre preferido de la categoría en el campo de texto y haga clic en DE ACUERDO. También puede cambiar el color de esa categoría.

Siguiendo el método anterior, puede cambiar fácilmente el nombre de la categoría de Outlook y asignarle un nombre de su elección tanto en el escritorio como en la aplicación web.

3. Eliminar categorías de Outlook

3.1 Aplicación de escritorio

1. Inicie la aplicación de escritorio de Outlook.
2. En el Etiquetas haga clic en la sección Clasificar por categorías.
3. De la lista desplegable seleccione Todas las categorias.
4. Seleccione una categoría que desee eliminar y presione el botón Borrar botón.

3.2 Cliente web

1. Visita al oficial Página de inicio de sesión de Outlook.
2. Haga clic en Ajustes.
3. Seleccionar General y luego Categorías.
4. Clickea en el Basura junto a una categoría para eliminarla.

Usando los métodos anteriores, puede eliminar fácilmente categorías en su computadora, así como la aplicación de cliente web de MS Outlook.

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4. Usar categorías de Outlook

4.1 Asigne categorías de Outlook a su correo electrónico

1. Ve a la Hogar menú de la aplicación de Outlook.
2. Haga clic derecho en el correo electrónico, haga clic en Clasificar por categorías y seleccione una categoría del menú emergente.
3. Una vez asignado, puede ver el color de la categoría, así como el nombre de la categoría en el Categorías columna de su bandeja de entrada.

Siguiendo el método anterior, puede asignar fácilmente categorías de Outlook a uno o varios mensajes. Esto le ayudará a concentrarse en los mensajes relacionados con una categoría. Por ejemplo, puede enfocarse y tratar los mensajes relacionados con el trabajo cuando se encuentra dentro de la categoría Trabajo.

4.2 Agrega una categoría a tu calendario de eventos

1. Inicie la aplicación de Outlook en su PC.
2. Haga clic derecho en el evento del calendario y seleccione Clasificar por categorías de la lista desplegable y elija una categoría. Si no ve su categoría preferida, haga clic en Todas las categorias.
3. Después de seleccionar la categoría, verá el nombre de la categoría y el color aplicado al evento del calendario.

Puede aplicar las categorías a sus contactos, citas y otros eventos en la aplicación de escritorio o la aplicación web de Outlook.

¿Cómo ordenar y filtrar mensajes por categoría?

1. Después de asignar una categoría a sus correos electrónicos, simplemente puede ordenar los mensajes presionando el botón Categorías columna en la barra horizontal que aparece sobre los mensajes de Outlook.
2. Bajo la Categorías sección, puede expandir o cerrar una determinada categoría usando el pequeño triángulo en el encabezado Categoría.

Los pasos anteriores lo ayudarán a ordenar y filtrar categóricamente la bandeja de entrada de Outlook. Algunos de los beneficios importantes de la función de categoría en Outlook se enumeran a continuación.

• Las categorías le permiten encontrar rápidamente un mensaje específico relacionado con un tema específico
• Puede ubicar fácilmente un mensaje en particular mirando el color de la categoría si se le asigna una categoría
• Puede mantener su bandeja de entrada de Outlook organizada asignando una categoría a sus mensajes, eventos de calendario o incluso contactos
• Las categorías son más beneficiosas para los usuarios que las carpetas, ya que puede asignar varias categorías a un mensaje
• Una vez asignado, es fácil categorizar
• No hay límite en la cantidad de categorías que puede tener en Outlook

Eso es todo de nosotros en esta guía. Puede consultar nuestra guía que explica en detalle cómo puede realizar una buscar una categoría en blanco en Outlook.

También tenemos una guía dedicada sobre cómo comprobar en qué carpeta está un correo de Outlook. Además, puede consultar nuestra guía que lo ayudará a resolver el Outlook no mueve correos electrónicos a la carpeta asunto.

No dude en informarnos en los comentarios a continuación si la guía anterior le ayudó con su consulta sobre cómo crear y usar categorías de Outlook.