Cómo enviar un correo electrónico a un canal en Microsoft Teams en Windows 11 o 10

Microsoft Teams es una de esas aplicaciones que revolucionó el concepto de comunicación en línea entre equipos. Si bien el concepto es más frecuente en el mundo profesional, después de la pandemia, también ganó popularidad en la comunicación personal. Sin embargo, la aplicación Teams resultó ser más útil para las empresas, especialmente durante el escenario de la pandemia de Covid-19, donde las personas se vieron obligadas a trabajar desde casa.

La aplicación ganó popularidad sobre sus competidores, debido a algunas de sus funciones útiles que ayudan a los profesionales a aumentar su productividad y comunicación a través de una colaboración en línea fluida. Si bien cuenta con una variedad de funciones importantes que ayudan a los equipos a conectarse, comunicarse, enviar y compartir documentos entre y fácilmente, también viene con una función oculta como la opción de enviar un correo electrónico a un canal en Microsoft Teams en su Windows 11/10 ORDENADOR PERSONAL. El correo electrónico se puede enviar a todo el canal directamente al chat de Teams a la vez y el correo electrónico puede contener archivos, carpetas y otros archivos adjuntos. Esto facilita que los empleados se conecten con todo el departamento en un solo lugar y también con los equipos y discutan proyectos en grupo.

Esta publicación cubrirá los detalles sobre cómo enviar un correo electrónico a un canal en Microsoft Teams en su PC con Windows 11/10 y cómo es útil para su organización.

Todo lo que necesita saber sobre los equipos de Microsoft

Como se discutió anteriormente, Microsoft Teams es una plataforma de comunicación que permite a los empleados de una organización colaborar en un solo lugar, en línea. Desde videoconferencias o seminarios web hasta reuniones, llamadas, chats o compartir archivos, permite que todos los equipos trabajen sin problemas y de forma natural. No solo lo ayuda a conectarse con colegas dentro de la organización, sino también con clientes externos.

La mejor parte de la aplicación Teams es que ayuda a las organizaciones a administrar todos sus aspectos importantes en una única plataforma que permite un entorno compartido para todos. Además, con la creciente cultura del trabajo remoto, la aplicación Teams ayuda a los empleados a trabajar desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo. Si bien pueden realizar videoconferencias para colaborar en un proyecto, también tienen la posibilidad de chatear, editar documentos e incluso compartir archivos fácilmente.

Por lo tanto, la aplicación Microsoft Teams no solo agiliza la reunión de equipo en línea para empresas y mejora las funciones de reunión, sino que también también mejora la productividad y la movilidad de la empresa con su función de integración fluida con otros Microsoft o terceros aplicaciones Además, la aplicación ofrece seguridad completa de sus conversaciones y archivos, es estable y confiable al realizar llamadas y funciona perfectamente incluso para los trabajadores de primera línea.

Habiendo dicho eso, viene con algunas características extremadamente útiles y una de ellas es la opción de enviar correos electrónicos directamente a todo el equipo de una sola vez. Veamos algunas de sus funciones especiales de correo electrónico.

Qué tiene de exclusivo la función de correo electrónico de los equipos de Microsoft

Como se mencionó anteriormente, la aplicación Teams no solo lo ayuda a compartir documentos y discusiones importantes entre grupos o individuos, también le permite enviar correos electrónicos con archivos y otros archivos adjuntos durante un Teams conversacion. Si bien la comunicación en línea del equipo ha recorrido un largo camino con otras funciones avanzadas, el correo electrónico sigue siendo tan importante como lo era antes. Por lo tanto, Microsoft se aseguró de mantener la función de correo electrónico para los equipos mientras pueden usar las otras funciones al mismo tiempo.

De hecho, Microsoft está en el proceso de facilitar el traslado de conversaciones del correo electrónico a Teams.

Para esto, el gigante tecnológico ha introducido la nueva función que permite a los usuarios de Windows enviar correos electrónicos a todo un canal del equipo de una sola vez. Además, también admite levantar banderas, formatear textos y agregar archivos adjuntos que una empresa requiere para funcionar.

Sin embargo, antes de poder enviar un correo electrónico a un canal en Teams, debe tener esta función habilitada en la aplicación. Veamos cómo:

Cómo activar la integración de correo electrónico en los equipos de Microsoft

Habilitar esta función lo ayudará a enviar correos electrónicos usando la dirección de correo electrónico a un canal específico en la aplicación Teams. Lo mejor de todo es que puede usar esta función para enviar correos electrónicos a cualquier canal de un equipo específico que lo posea. Aquí se explica cómo habilitar la función de integración de correo electrónico en la aplicación Teams:

*Nota - Esto para los usuarios que tienen acceso a la Centro de administración de equipos de Microsoft.

Paso 1: Lanzar el Centro de administración de equipos de Microsoft.

Paso 2: Navegue hasta los puntos cuadrados (menú) en el lado superior izquierdo del panel.

Paso 3: Ahora, de la lista, seleccione Configuración de toda la organización.

Paso 4: A continuación, vaya al lado derecho de la ventana, desplácese hacia abajo y debajo de la Integración de correo electrónico sección, habilite la opción – Permitir que los usuarios envíen correos electrónicos a la dirección de correo electrónico de un canal.

Una vez que haya terminado, ahora puede enviar correos electrónicos a los canales en la aplicación Teams.

Cómo enviar correos electrónicos de canal en Microsoft Teams

Ahora que conoce esta maravillosa función que estaba oculta hasta ahora, siga las instrucciones a continuación para poder enviar correos electrónicos a los canales en su aplicación Teams:

Paso 1: En el equipos aplicación, navegue hasta el canal específico al que desea enviar el correo electrónico.

Paso 2: Ahora, en el lado izquierdo de la pantalla, debajo tus equipos sección, haga clic en los tres puntos horizontales (…) junto a General y seleccione Obtener dirección de correo electrónico.

Ahora puede enviar su correo electrónico al canal.

*Nota - Alternativamente, también puede seguir las instrucciones a continuación para enviar un correo electrónico a un canal determinado:

Paso 1: Lanza tu equipos app e identifique el canal del equipo en el que desea compartir su correo electrónico.

*Nota - A cada canal se le asigna su propia identificación de correo electrónico, así que haga clic derecho en el canal deseado y copie la dirección de correo electrónico que ve.

Paso 2: A continuación, abre Microsoft Outlook y ahora puede ir a un mensaje anterior que ya haya escrito y guardado como borrador, o simplemente escribir uno nuevo.

Ahora, ve a "Para” y pegue el correo electrónico que copió en Paso 1. Una vez hecho esto, presione el botón Enviar tal como lo haría con un correo electrónico normal en cualquier otra aplicación de correo electrónico.

*Nota -  Los archivos adjuntos en el correo electrónico se cargan automáticamente y se guardan en una carpeta llamada Mensajes de correo electrónico en el archivos pestaña. Si la carpeta no está ahí por defecto, el equipos app lo crea para guardar los correos electrónicos y los archivos adjuntos.

Estos archivos se pueden abrir y editar directamente en el equipos aplicación o en cualquier otra aplicación de escritorio o SharePoint, etc. También le permite agregar metadatos a estos archivos, sincronizarlos y más. Sin embargo, una vez que comienza a editar estos archivos, estos se convierten en nuevas copias de los archivos adjuntos reales y, por lo tanto, los cambios realizados en estos archivos no se agregan a los archivos adjuntos originales en el correo electrónico. Por lo tanto, estas serán copias separadas por completo.

Así es como puede enviar un correo electrónico a un canal directamente en su equipos aplicación, en lugar de enviar manualmente un correo electrónico a cada miembro del equipo individualmente. De esta manera, puede reducir la posibilidad de errores y también asegurarse de que todos los miembros del equipo específico del canal estén incluidos en el correo electrónico y que nadie quede fuera.

Lo que Outlook hace aquí es que guarda las direcciones de correo electrónico de forma predeterminada con las que se comunicó. Esto es como cuando comienza a escribir una dirección de correo electrónico en el campo "para" en un correo electrónico normal y comienza a autocompletar las sugerencias. Esto significa que la aplicación recuerda automáticamente todas las direcciones de correo electrónico tan pronto como envía un correo electrónico a un canal para su conveniencia en el futuro.

Entonces, en el futuro, cada vez que desee enviar un correo electrónico al mismo canal, puede elegir entre el correo electrónico guardado direcciones en el campo "Para" y aparece automáticamente y así es como Microsoft hace la vida más fácil para usted.

Cómo abrir correos electrónicos en el canal de Microsoft Teams

Después de enviar el correo electrónico al canal específico de un equipo en la aplicación Microsoft Teams, las personas que reciben el correo electrónico tienen varias formas de abrir y ver el correo electrónico.

• Pueden abrir y leer el correo electrónico directamente en la aplicación Teams. De esta manera, los destinatarios no tienen que abrir una aplicación separada para ver el correo electrónico o descargarlo, lo que hace que la experiencia general sea muy fácil y fluida.
• Los destinatarios del canal tienen la opción de descargar el correo electrónico real e incluso abrirlo en la aplicación Outlook Mail y leerlo.
• Alternativamente, el equipo que recibe el correo electrónico también puede hacer clic para abrir y descargar el archivo adjunto y luego verlo.

Esto no solo lo ayudará a enviar correos electrónicos a un canal específico en la aplicación Teams fácilmente, sino que también facilitará las cosas para los destinatarios en el canal.

Cómo restringir las publicaciones en el canal usando el correo electrónico

Si es el administrador del equipo, puede controlar quién puede publicar en el equipo de Microsoft utilizando esta dirección de correo electrónico (la dirección de correo electrónico del canal). Aquí se explica cómo restringir las publicaciones en el canal usando el correo electrónico:

Paso 1: Abre el Equipos de Microsoft aplicación y luego navegue hasta el canal que desea controlar.

Paso 2: A continuación, en el lado izquierdo del panel, haga clic en los tres puntos horizontales (…) y luego haga clic en Ajustes avanzados.

Paso 3: Ahora, bajo el Obtener dirección de correo electrónico sección, seleccione la opción – Cualquiera puede enviar correos electrónicos a esta dirección..

Esto te ayudará a controlar quién puede publicar en el canal usando esta dirección de correo electrónico.

Responder al correo electrónico del canal

Una vez que se recibe el correo electrónico en el canal en la aplicación Teams, los miembros del equipo ahora pueden tener una conversación sobre el mismo, conectar cualquier archivos relacionados con el asunto del correo electrónico, etiquetar a compañeros de trabajo u otros canales para incluirlos en la discusión, compartir documentos, memes, GIF y mucho más más.

Sin embargo, si responde a la publicación, permanecerá dentro de los equipos y no se enviará como respuesta al correo electrónico original. Por lo tanto, si intenta responder al correo electrónico original, Teams mostrará un recordatorio que dice: "esta conversación no está conectada de ninguna manera con el hilo de correo electrónico asociado con este correo electrónico.”