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¿Está buscando una forma fácil pero sencilla de colaborar y compartir tareas con tu equipo? La Aplicación Microsoft Planner le ayuda a hacer precisamente eso y más.
Desde su introducción, la aplicación Microsoft Planner ha ayudado a varios equipos en todo el mundo ayudándoles a crear nuevos planes, organizar y asignar diferentes tareas, compartir documentos, discuta a través del chat en qué está trabajando actualmente cada persona y obtenga actualizaciones sobre el progreso de cada tarea.
En pocas palabras, la aplicación proporciona una forma visual de organizar el trabajo en equipo y mantenerse actualizado sobre el progreso de varias tareas.
La aplicación está diseñada para Oficina 365, pero solo está disponible para usuarios con planes de suscripción de Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium y Education.
Esto significa que no está disponible para suscripción gubernamental o uso personal.
Algunas de las tareas que puedes cumplir Aplicación Microsoft Planner incluir:
- Colaborando con tu equipo
- Adjunte archivos, fotos, documentos o enlaces
- Agregar listas de verificación a las tareas
- Agregar comentarios a las tareas
- Marcar tareas con etiquetas
- Establecer y actualizar el progreso de las tareas
- Establecer o agregar una imagen de vista previa para las tareas
- Ver el progreso de sus planes
- Ver todas las tareas y planes
- Reciba correos electrónicos sobre tareas y planes
- Eliminar tareas o planes
- Realice un seguimiento del progreso desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo
Cómo crear un plan en la aplicación Microsoft Planner
Microsoft Planner te permite crear un plan, organiza y construye tu equipo, asigne tareas y obtenga actualizaciones de progreso.
Los usuarios que son nuevos en Microsoft Planner pueden comenzar visitando tasks.office.com, cree planes en la aplicación web, luego vea y actualice sus planes en el móvil. Los usuarios existentes pueden obtener Planner a través de la web o plataformas móviles.
Para comenzar, siga estos sencillos pasos a continuación:
- Registrarse
- Crea un plan
- Agregar una tarea
- Fije una fecha para su tarea
- Categoriza tus tareas
- Agrega personas de tu equipo
- Asignar tareas a diferentes miembros del equipo
- Mantenga un registro del progreso
Paso 1: Iniciar sesión
Como se mencionó anteriormente, Microsoft Planner solo está disponible para suscripciones laborales o educativas, por lo que para iniciar sesión, necesita sus credenciales de inicio de sesión de cuenta profesional o educativa.
Es importante tener en cuenta que no necesita ninguna instalación de software en su PC u otro dispositivo para usar la aplicación. Simplemente conéctese a él a través de su navegador web.
Una vez que inicie sesión, podrá hacer lo siguiente:
- Acceda al sitio de su planificador de trabajo o escuela
- Ver, editar y crear planes
- Ver, editar y crear tareas
- Chatear con miembros del equipo
- Mantenga un registro del progreso en planes y tareas
A continuación, le indicamos cómo iniciar sesión en Microsoft Planner:
- Abrir navegador web
- En la barra de direcciones, escriba https://office.com/signin o https://portal.office.com
- Presione el botón Enter en su teclado
- Elija la cuenta con la que desea iniciar sesión
- Ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña para la cuenta que ha elegido
- Registrarse
Nota: si ya inició sesión o tiene la Entorno de Office 365 para su lugar de trabajo, puede conectarse directamente a Microsoft Planner a través del iniciador de aplicaciones.
Siga estos pasos para ejecutar esto:
- Seleccione lanzador de aplicaciones en la ventana de su navegador
- Elija el mosaico del Planificador en la página de inicio o en el panel de la aplicación
- Conectarse a Planner
Crear una cuenta con Microsoft Planner
Para iniciar sesión, su institución laboral o escolar debe haberse registrado en un plan de Office 365 elegible, luego su administrador le da una cuenta.
Si no puede iniciar sesión a pesar de esto, consulte con la mesa de ayuda de su trabajo o escuela.
Paso 2: crea un plan
Una vez que haya iniciado sesión en Microsoft Planner, puede acceder al sitio y así poder ver los planes disponibles para cada uno de sus grupos de Office 365.
Hay dos tipos diferentes de planes: público y privado.
Los planes públicos son visibles para todos en su trabajo o organización escolar lo que significa que aparecen cada vez que alguien en la organización busca un plan, mientras que los planes privados son visibles para personas específicas agregadas al plan.
Nota: Si hace que su plan sea público o privado, su grupo de Office 365 también se hace público o privado.
Para crear un plan, siga estos pasos:
- Elija un plan yendo a Planes favoritos o Todos los planes (también puede iniciar un nuevo plan seleccionando Nuevo plan
- Si seleccionas Nuevo plan, dale un nombre a tu plan
- Elija quién puede ver su plan
- Seleccione Opciones con el fin de:
- Agregar una descripción
- Decidir si suscribir automáticamente a nuevos miembros a la notificación
- Crea un plan
Nota: la creación de un nuevo plan también crea un nuevo grupo de Office 365. Esto facilita la colaboración tanto en Microsoft Planner como en otras aplicaciones como Outlook y OneDrive, entre otros.
Una vez que crea un plan, el siguiente paso es agregar tareas.
Paso 3: agregue tareas, establezca fechas y categorice
Así que accedió correctamente, creó un plan y ahora desea agregar tareas a su plan.
Agregar tareas es simplemente desglosar lo que se debe hacer y quién lo hace.
A continuación, le indicamos cómo agregar tareas a su plan:
- Debajo del cuadro Tareas, ingrese un nombre de tarea
- Seleccione Agregar tarea (puede agregar varias tareas escribiendo un nombre de tarea, luego presione Intro y siga escribiendo para agregar más. Si no puede ver el cuadro Pendientes, haga clic en el signo + más para mostrar el cuadro, luego agregue una tarea
Puede agregar más detalles a sus tareas y determinar la apariencia en el tablero.
Microsoft Planner le permite hacer lo siguiente con las tareas que crea:
- Establezca una imagen de vista previa para cada tarea. Para hacer esto, adjunte un archivo, foto o enlace a la tarea, o agregar una lista de verificación.
La primera foto, archivo o enlace que adjunta se convierte en la vista previa. Si quieres usar un archivo adjunto diferente como su vista previa, o use una descripción en su lugar, seleccione la tarea, luego seleccione Mostrar en tarjeta. Para eliminar la vista previa, desmarque la casilla Mostrar en tarjeta.
- Agregue la fecha de inicio y de vencimiento de la tarea. Para hacer esto, seleccione una tarea, luego agregue una fecha de inicio y una fecha de vencimiento.
Las fechas también se pueden agregar siempre que cree una nueva tarea seleccionando Establecer fecha de vencimiento.
Si encuentra que una fecha está en rojo, significa que la tarea está atrasada incluso si todavía está en progreso.
- Marque las tareas con etiquetas. Las etiquetas lo ayudan a detectar rápidamente los rasgos compartidos por diferentes tareas, como la ubicación, el tiempo y los requisitos de la tarea.
Para agregar etiquetas a sus tareas, vaya al Tablero, seleccione una tarea, elija los cuadros de colores a la derecha, luego elija la bandera que usará y asígnele un nombre.
Paso 4: agrega personas a tu equipo
Para agregar personas a su equipo, siga estos pasos:
- Ir al planificador
- Seleccionar miembros
- Ingrese el nombre del miembro que desea agregar
Nota: actualmente solo puede agregar personas dentro de su organización. Sin embargo, hay un plan en desarrollo para permitir a los usuarios agregar personas fuera de sus organizaciones. Puede ver más funciones actualmente en desarrollo en el Hoja de ruta de Office 365.
Una vez que agregue personas, podrá asignarles tareas.
Si necesita eliminar a alguien de la lista o ya no necesita a alguien en su plan, siga estos pasos:
- Seleccione la flecha junto a Miembros del plan
- Señale a la persona que desea eliminar
- Seleccione los tres puntos
- Elija Quitar
Paso 5: realice un seguimiento del progreso
- Establecer y actualizar el progreso de la tarea. La aplicación Microsoft Planner clasifica las tareas en no iniciadas, en progreso y completadas.
Puede actualizar el progreso eligiendo la tarea, luego use el menú desplegable Progreso. Puede utilizar una lista de verificación para realizar un seguimiento del progreso de las tareas. Sin embargo, si está buscando un plan más amplio o para ver el progreso general de las tareas, la vista Gráficos se lo proporcionará. Una vez que haya terminado con una tarea, márquela como completada apuntando a ella y seleccionando la marca de verificación.
Nota: puede ver las tareas completadas desplazándose hacia abajo en la lista de tareas y seleccionando Mostrar completadas.
Una vez que haya configurado sus tareas, puede organizarlos en cubos y agregue aquellos con los que colaborará mientras trabaja.
Cómo recibir notificaciones por correo electrónico sobre las tareas
A veces, desea realizar un seguimiento de sus tareas sobre la marcha, y esto es posible a través de las notificaciones por correo electrónico en la aplicación Microsoft Planner.
Las notificaciones por correo electrónico se activan una vez que crea un plan, cuando se le agrega como miembro de un plan existente, si otro miembro comenta sobre una tarea que usted comentó, si el propietario del plan activa las notificaciones de actividad de la tarea o si está suscrito a una plan.
Los propietarios del plan también pueden enviar notificaciones a través de la aplicación, al feed del plan cada vez que se asigna una tarea o se marca como completada.
Las notificaciones suelen estar desactivadas de forma predeterminada, por lo que para recibirlas debes activarlas.
Para recibir notificaciones por correo electrónico, debe hacer lo siguiente:
- Seleccione los tres puntos a la derecha de su plan
- Elija Editar plan
- Seleccione Enviar notificaciones sobre la asignación de tareas y la finalización de tareas al feed de conversación del plan.
- Marque la casilla para activar las notificaciones (para desactivar las notificaciones, desmarque la misma casilla).
Para suscribirse a un plan, seleccione los tres puntos a la derecha del plan, luego elija Seguir plan en la bandeja de entrada. Haga lo mismo para cancelar la suscripción, pero elija Dejar de seguir el plan en la bandeja de entrada.
Pros y contras de la aplicación Microsoft Planner
Pros
- Organice el trabajo en equipo y haga más
- Fácil de usar, ya que puede iniciarlo con un clic.
- Organizar el trabajo visualmente
- Visibilidad y transparencia
- Colaboración perfecta con su equipo
- Notificaciones por correo electrónico sobre tareas y planes
- Trabaja en todos tus dispositivos
- Canales disponibles para enviar comentarios en caso de problemas de resolución de problemas con la aplicación
Contras
- No disponible para uso personal o gubernamental
- La aplicación no está completamente desarrollada como otras aplicaciones de colaboración en equipo como Asana, porque algunas funciones aún están en desarrollo.
Descarga la aplicación Planner de la tienda de Microsoft Office.
Comparta con nosotros su experiencia con la aplicación Microsoft Planner en la sección de comentarios a continuación.
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