Maneras sencillas de reducir el tamaño de un documento de Microsoft Word

¿Quiere reducir el tamaño de su documento de Word? En la mayoría de los casos, el tamaño de los archivos no es un problema, ya que no ocupan gran parte de su memoria en comparación con los juegos, videos y otros archivos grandes. Sin embargo, si está cargando un documento de Word en línea y lo envía por correo electrónico, debe reducir su tamaño.

Este artículo le enseña cómo reducir el tamaño de un documento de Microsoft Word. Existen varias técnicas para minimizar el tamaño del documento. La compresión de imágenes es la forma más popular de minimizar el tamaño de los archivos de Word. También puede hacer frente a documentos grandes de otras formas, como guardar medios y archivos de Word en otros formatos, eliminar cualquier versión de recuperación automática y limitar el uso de funciones específicas.

1. Conversión del documento a formato .docx

Las versiones más recientes de los documentos de Word se guardan en formatos DOCX en lugar de en formato DOC porque el tipo de archivo DOCX comprime el contenido del documento como un archivo ZIP, lo que hace que su documento sea más pequeño. La única razón por la que necesitamos usar DOC es si necesita compatibilidad con versiones anteriores de programas de procesamiento más antiguos. Por lo tanto, mientras guarda su documento, asegúrese de seleccionar el.docx formato para guardarlo.

2. Comprimir imágenes / imágenes

1. Seleccione la imagen que desea comprimir en su documento. La pestaña Formato de imagen estará disponible una vez que la seleccione.

2. En el Formato de imagen pestaña, seleccione Comprimir imágenes.

3. Una vez que aparezca la pestaña Compresión, siga los pasos a continuación y finalmente haga clic en OK.

• Marque la casilla contra Elimina las áreas recortadas de la imagen.
• Marque el botón de opción contra Utilice la resolución predeterminada.

Al establecer estos valores, se elimina el espacio adicional y se fija la resolución para todas las imágenes utilizadas en el documento.

3. Guardar imágenes en una resolución más baja

1.Haga clic en  Archivo> Opciones.

2. Haga clic en Avanzado> Tamaño y calidad de imagen.

En esta sección, marque la casilla contra Descartar datos de edición y establezca la resolución predeterminada en 150ppi.

4. No incrustar fuentes

Las fuentes incrustadas permitirán a las personas leer o imprimir su documento con las fuentes que solía escribir, incluso cuando su sistema no las admite. Esto también aumentará el tamaño de su documento.

1.Abrir Archivo> Opciones> Guardar.

2. Desplácese hacia abajo para seleccionar Conserve la fidelidad al guardar este documento. En esta sección, no marque la casilla junto a Incrustar fuentes en el archivo.

5. Insertar imágenes en lugar de copiar y pegar

Insertar la imagen en el documento en lugar de copiar ayuda a reducir el tamaño del documento. Cuando copia, la imagen puede perder compresión, puede traer otros datos también y puede cambiar el tipo de archivo. Para insertar la imagen siga

1.Haga clic en Insertar> Imágenes.

2. Seleccione la imagen que desea insertar y haga clic en Insertar o simplemente puedes haga doble clic en la imagen para insertarla.

NOTA: Puede simplemente editar sus imágenes en otro editor antes de guardarlas en su sistema y utilizarlas en su trabajo en consecuencia. Esto también ayuda a reducir el tamaño del documento.

6. Versiones de recuperación automática

1.Haga clic en Archivo> Opciones.

2. Haga clic en Guardar> Guardar documentos

• Si desea eliminar la información de recuperación automática desmarcar la caja al lado. Con esta acción, no podemos recuperar el documento cuando sea necesario.
• Entonces, simplemente puede aumentar el tiempo en su lugar. Puede cambiarlo de 10 minutos a 20 minutos.

7. Desactivar miniaturas

1.Haga clic en Archivo> Información> Propiedades (Avanzado)

2. Bajo la Resumen pestaña, desmarcar el cuadro Guardar miniaturas y presione OK.

8. Detener / convertir objetos incrustados

Si incluye objetos como hojas de cálculo de Excel en sus documentos, el tamaño aumenta. Detenga al máximo esta incrustación si desea reducir el tamaño.

Si es necesario incrustarlo, debe convertirlo en una imagen. Para hacerlo, seleccione un elemento incrustado y presione Cltr + Mayús + F9.

9. Eliminar información oculta del documento

1. Hacer clic  Archivo> Información> Buscar problemas.

2. haga clic en Inspeccionar.

3. Haga clic en Eliminar todo y Cerrar.

10. En lugar de aplicar formato manualmente, aplique estilos

En un documento de Word, cuanto más formato manual o directo aplique, más grande será. Este es un gran problema cuando se trata de grandes papeles. Para reducir el tamaño del archivo y automatizar el formato, utilice estilos tanto como sea posible.

Por ejemplo, considere utilizar un estilo en lugar de 14 puntos, negrita y azul para crear un encabezado.

Para usar un estilo, simplemente seleccione el texto y aplique el estilo que desee. Estilos Grupo presente en el hogar pestaña.

Para modificar el estilo que está utilizando, simplemente haga clic derecho en Estilos

11. Guarde una copia del documento

Por último, puede guardar una copia del documento de Word en RTF (formato de texto enriquecido) o formato PDF y también puede copiar el texto completo y pegarlo en un documento nuevo.

Se trata de reducir el tamaño del documento de Microsoft Word.

Espero que este artículo sea de utilidad.

Gracias por leer.