La función Autoarchivar en Outlook ayuda a los usuarios a administrar el espacio en su buzón moviendo automáticamente los correos electrónicos de la carpeta actual a la ubicación del archivo. Los elementos archivados se almacenan en un archivo de datos de Outlook (.pst). En algunos casos, los usuarios han notado que el Autoarchivar falta o no funciona correctamente incluso cuando todas las configuraciones son correctas.
En este artículo, hemos enumerado estrategias para solucionar problemas y hacer que Autoarchivar vuelva a funcionar.
Método 1: cambiar la configuración de Autoarchivar
Los usuarios han sugerido que cambiar la configuración de Autoarchivar les ha ayudado a solucionar el problema. Esto se puede configurar en varios niveles: predeterminado, por carpeta y configuración manual.
Nivel 1: configuración predeterminada de autoarchivo
1. Ir a Expediente menú.
2. Ahora seleccione el Opciones pestaña.
3. En la ventana que se abre, seleccione el Avanzado pestaña.
4. Buscar Archivo automático en el panel derecho y haga clic en Configuración de Autoarchivar… botón.
5. Para asegurarse de que Autoarchivar funciona, marque la primera casilla y configúrelo con la frecuencia con la que desea que se ejecute Autoarchivar.
6. Seleccione la casilla de verificación Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar para recibir una notificación antes de que se produzca Autoarchivar.
7. Marque las siguientes opciones:
- Eliminar elementos caducados (solo carpetas de correo electrónico) si desea que se eliminen los elementos caducados
- Archivar o eliminar elementos antiguos de lo contrario, solo se eliminarán los elementos caducados.
- Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas para permitir que archive.pst aparezca en la lista de carpetas, lo que ayuda a encontrar elementos archivados fácilmente.
- Usted puede establecer la edad de los artículos que desea archivar en el campo de Limpiar elementos mayores de x, que se basa en la última fecha de modificación de forma predeterminada
8. Tiene opciones para decidir si desea mover elementos antiguos a un archivo de almacenamiento o eliminarlos permanentemente.
9. Una vez que haya seleccionado la opción puede aplicarlas y hacer clic en OK para guardar la configuración.
Nivel 2 - Configuración de autoarchivo por carpeta
Si Autoarchivar no funciona en una carpeta específica de su buzón, siga los pasos a continuación:
1. Botón derecho del ratón en la carpeta y seleccione Propiedades.
2. Clickea en el Archivo automático pestaña.
3. Según sus requisitos, seleccione lo siguiente:
- Si desea que esta carpeta sea una excepción de Autoarchivar, seleccione No archive elementos en este.
- Si desea archivar elementos en esta carpeta usando la configuración predeterminada como se discutió anteriormente, seleccione Archivar elementos en esta carpeta con la configuración predeterminada
- Si desea establecer diferentes opciones de Autoarchivar para esta carpeta, seleccione Archivar esta carpeta con esta configuración. Puede cambiar la antigüedad de los elementos que se eliminarán y crear un archivo separado para archivar.
4. Haga clic en OK una vez que haya terminado.
Nota: Esta configuración es específica de la carpeta y no se aplica a las subcarpetas.
Nivel 3: configuración de archivo manual
También puede iniciar el proceso de archivo manualmente si lo anterior no funciona.
1. Ir a Expediente y luego seleccione Instrumentos.
2 En Herramientas, seleccione Limpiar artículos viejos. Inicia el proceso de archivo y el progreso se muestra en la barra de estado.
Método 2: modificar el valor de registro ArchiveIgnoreLastModifiedTime
El proceso de archivo en Outlook se basa en la fecha y hora de la última modificación de forma predeterminada. Si responde, reenvía, mueve, edita, guarda o importa un elemento, la fecha de modificación cambiará, lo que puede provocar que Autoarchivar no archive el elemento.
Los usuarios han encontrado que Autoarchivar funciona estableciendo el valor de registro para ArchiveIgnoreLastModifiedTime, lo que hace que los elementos de archivo de Outlook se basen en la fecha de recepción. Antes de cambiar el valor del registro, mantenga una copia de seguridad del mismo en caso de errores.
1. prensa Tecla de Windows + R para comenzar Correr. Escribe regedit para abrir el Editor de registro.
2. Vaya a la ubicación a continuación o cópielo y péguelo en la barra de navegación.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. Una vez que llegue a la subclave de registro anterior, haga clic en Editar menú.
4. En el menú Editar, seleccione Nuevo y haga clic en Valor DWORD (32 bits) para crear un nuevo elemento en el registro.
5. Nombra el nuevo artículo como ArchiveIgnoreLastModifiedTime y presione Ingresar.
6. Haga clic con el botón derecho en el elemento recién creado y luego seleccione Modificar.
7. Establezca el valor en 1 en el Datos de valor cuadro y haga clic en OK.
8. Cierre el Editor del registro y reinicie Outlook para que los cambios del registro surtan efecto.
Ahora verifique si Outlook archiva los elementos correctamente al intentar Archivar manualmente y ver si los elementos se archivan según la fecha de recepción.
Método 3: excluido de Autoarchivar
Si observa que un elemento específico no se ha archivado, significa que la propiedad para él está configurada para excluirlo de Autoarchivar.
1. Haga doble clic para abrir el elemento que se ha excluido del proceso de archivo.
2. Clickea en el Expediente menú y luego seleccione Propiedades.
3. En el Propiedades ventana, desmarque la opción No autoarchivar este elemento.
4. Puede personalizar su vista para obtener una descripción general de los elementos para los que se ha configurado esta opción. Necesitas permitir el edición en celda funcionar de la siguiente manera:
- Seleccione Vista y haga clic en Ver configuraciones.
- Aquí haga clic en el Otros ajustes botón.
- Ahora marca la opción Permitir la edición en la celda.
- Ahora puede hacer clic en la casilla de verificación de un elemento en particular debajo de No autoarchivar directamente desde la Vista para activar / desactivar el archivo de ese elemento.
Nota: Es posible que no vea una casilla de verificación para sus elementos a menos que haga clic en el campo. Ninguna casilla de verificación o una casilla de verificación no seleccionada significan que el elemento se archivará de acuerdo con la configuración de su archivo.
Método 4: el comando de archivo no está disponible en el entorno corporativo
Autoarchivar deshabilitado por la directiva de grupo
En caso de que esté trabajando en un entorno corporativo y no pueda encontrar Autoarchivar y archivar configuración como se menciona en el Método 1 anterior, significa que el administrador podría haber deshabilitado la configuración como grupo política. Esto ayuda a evitar que los datos del buzón de correo se propaguen por varios equipos de la red en archivos pst.
En este caso, debe preguntarle al administrador de correo dónde debe archivar sus datos y cuánto tiempo deben guardarse los elementos. Además, sus administradores pueden configurar Políticas de grupo para deshabilitar Autoarchivar y evitar la creación de archivos pst.
Exchange con archivo en línea
Otra razón por la que faltan las configuraciones es que cuando tiene una cuenta de Exchange, se ha habilitado un archivo en línea para usted en el servidor de Exchange. En tales casos, Outlook deshabilitará automáticamente las opciones de archivo del lado del cliente y el archivo se realizará de acuerdo con las políticas corporativas establecidas en el servidor Exchange.
La ventaja es que puede tener acceso a su archivo en cualquier computadora con Outlook o incluso a través de un navegador cuando accede a su buzón a través de Outlook en la Web. Como resultado de que esto esté habilitado para su cuenta, las funciones de Autoarchivar y archivo manual ya no estarán disponibles para usted en Outlook.
Método 5: compruebe si el archivo.pst está dañado o completo
Cuando el archivo archive.pst se convierte en corrupto, Outlook no podrá archivar en ese archivo. En ese caso, necesita cerrar Outlook y usa el Herramienta de reparación de la bandeja de entrada (scanpst.exe) para escanearlo en busca de errores y crear un nuevo archivo de almacenamiento. haga clic aquí para encontrar la ubicación del scanpst.exe y los pasos para realizar el escaneo en la corrección 5 del artículo.
Cuando el archivo archive.pst se convierte en lleno, no permitirá que Outlook almacene más elementos en él. Cuando se alcanza el límite de advertencia, no podrá mover elementos al archivo ni manualmente ni mediante Autoarchivar. Una vez el se alcanza el límite, se recomienda crear un nuevo archivo de almacenamiento. El límite de tamaño se basa en la versión de Outlook utilizada.
- Archivos pst de Outlook 97-2002 (ANSI): el tamaño máximo del archivo es de 2 GB y se emite una advertencia cuando alcanza los 1,8 GB.
- Archivos pst de Outlook 2003 - 2019 (Unicode): el límite predeterminado es 20 GB de Outlook 2003/2007 y 50 GB en las versiones posteriores 2010, 2013, 2016, 2019 y Microsoft 365. Se emite una advertencia cuando el límite alcanza los 19 GB y 47,5 GB respectivamente.
Método 6: eliminar correos del buzón completo
En caso de que su buzón esté lleno, recibirá un mensaje que le indicará que el buzón está lleno cuando intente enviar un mensaje. Sin embargo, cuando intenta archivar cuando el buzón está lleno, el archivo no funcionará y tampoco recibirá un error que indique lo mismo.
Para que vuelva a funcionar, puede eliminar o mover algunos elementos a su archivo de almacenamiento manualmente o comuníquese con su administrador de correo para aumentar temporalmente el tamaño de su buzón.
Para limpiar su buzón, puede continuar con el proceso de limpieza en el siguiente orden de carpetas: Elementos eliminados, correo no deseado, bandeja de entrada, elementos enviados y otras carpetas de correo, diario, calendario, contacto y Notas.
Si alguna de las correcciones anteriores no le funciona, le recomendamos que realice una reparación de su suite de Office o reinstalar Office y compruebe si ayuda a resolver el problema.
Gracias por leer este artículo.
Esperamos que haya podido resolver el error de Autoarchivar que no funciona.
