6 mejor software de gestión de documentos para PC [Guía 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet es posiblemente el software de gestión de documentos líder en la actualidad. Está diseñado para facilitar el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de archivos de Office. Sin embargo, la función del software va más allá de la gestión de documentos, ya que también está equipado con herramientas de gestión de contabilidad y recursos humanos.

eFileCabinet alberga dos variantes de soporte: la versión de escritorio (compatible con Windows 10) y la versión móvil, especialmente diseñada para dispositivos móviles.

Este software de gestión de documentos aloja una función conocida como "vista en la nube", que permite a los usuarios realizar copias de seguridad de sus archivos en la nube, directamente a través de la plataforma del software. Con esto, los usuarios pueden ver y extraer archivos fácilmente a través de cualquier dispositivo, siempre que dicho dispositivo esté conectado a Internet.

Además, eFileCabinet cumple con todos los requisitos de cumplimiento necesarios de la industria, incluidos SEC, HIPAA, FINRA y otros requisitos estándar.

Además, el software funciona perfectamente con SecureDrawer, una función de intercambio única, que sirve como una plataforma de intercambio de archivos de un extremo a otro entre usted y sus clientes. Puede integrarse sin problemas con una variedad de software de terceros como MS Outlook, firma electrónica segura, escáneres, impresoras y más.

Lastl,. El software de gestión de documentos eFileCabinet ofrece servicios en línea y en las instalaciones. El software ofrece una prueba gratuita de dos semanas a los nuevos usuarios, después de lo cual pueden suscribirse a un plan pago a un precio inicial de $ 15.

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OpenKM

OpenKM es, sin duda, uno de los software de gestión de documentos más populares del mercado. Es un software de administración de nivel empresarial altamente versátil, que está diseñado para ejecutar tareas de oficina, que van desde la administración de documentos hasta la automatización del flujo de trabajo y las funciones administrativas.

La herramienta está especialmente diseñada para computadoras con Windows. Sin embargo, también se puede acceder a través de una serie de otros sistemas operativos de escritorio como Linux.

Básicamente, el software de gestión de documentos aloja un conjunto dinámico de módulos, que ejecutan todas las operaciones de gestión del software. Algunos de estos módulos incluyen: facturación electrónica, firma electrónica, criptografía (para cifrado y descifrado de archivos), Código de barras, Mail Archiver y más.

Además, el diseño flexible del software le permite integrarse sin problemas con herramientas de oficina relevantes como AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office y más. También cuenta con un sistema de autenticación conectable, que se puede conectar a bases de datos o servidores externos como SQL, Oracle, MySQL y algunos otros.

A la luz de lo anterior, los usuarios tienen la oportunidad de optimizar todo su flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. Por lo tanto, muchos consideran que este software de gestión de documentos es más un software de gestión de proyectos que un gestor de documentos normal.

OpenKM ofrece dos planes básicos para nuevos usuarios: Comunidad OpenKM y OpenKM Professional. El primero está disponible de forma gratuita (con funciones limitadas), mientras que el segundo, con funciones más potentes, es un plan de pago y se ofrece mediante cotización (precio personalizado).

Para obtener más información sobre el sistema del software y los requisitos de descarga, inicie sesión en el sitio web de descarga de OpenKM.

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Templafy

Templafy es posiblemente uno de los mejores software de gestión de documentos del mercado actual. Es una herramienta de utilidad integral, que está diseñada para almacenar, recuperar y compartir documentos de oficina de manera eficiente. Es una plataforma basada en la nube que admite todas las formas de sistemas informáticos y dispositivos móviles.

Para mayor comodidad, también hay versiones designadas para computadoras de escritorio (incluido Windows) y teléfonos inteligentes (aplicaciones móviles).

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Básicamente, Templafy facilita el almacenamiento de archivos y la colaboración en equipo al eliminar el proceso convencional e inconexo de trabajar en diferentes plataformas.

El software de administración de documentos agiliza todas las herramientas esenciales del lugar de trabajo, especialmente las herramientas de generación de documentos como MS Office, en una sola plataforma, brindándole así un flujo de trabajo unificado.

Además, Templafy alberga una interfaz bastante navegable, lo que lo hace ideal en trabajos de baja tecnología. entorno, ya que cada miembro del equipo puede dar su opinión, compartir archivos y crear documentos con facilidad inimaginable.

Todos estos se canalizan a través de un solo feed, y es monitoreado por el administrador (empleador), para garantizar que se cumplan todos los requisitos y estándares de calidad.

Por último, como la mayoría de las herramientas de utilidad duraderas, Templafy no es barato. De hecho, es convenientemente uno de los software de gestión de documentos más caros del mercado. Está disponible a una tarifa de suscripción fija de $ 355 por mes. Sin embargo, existe un período de prueba gratuito antes de la suscripción completa. Visite su sitio web oficial para obtener más información.

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SutiDMS

SutiDMS, un producto de SutiSoft, es uno de los software de gestión de documentos más completos del mercado. Está equipado con una variedad de herramientas para administrar y organizar documentos, compartir archivos, manteniendo registros y mejorar la colaboración en equipo.

Es un software en línea, basado en la web, compatible con todos los dispositivos de escritorio y móviles.

Además, SutiDMS presenta un conjunto de herramientas multifunción, que incluyen un tablero modificable, biblioteca de documentos, captura de documentos OCR, múltiples integraciones (con MS Outlook, Gmail y Yahoo Mail), combinación de archivos, archivo y retención de documentos, firma electrónica y foros entre otros.

Básicamente, el software sirve como el almacenamiento definitivo, donde puede guardar todos sus documentos, y su funcionalidad basada en la web garantiza que pueda acceder y recuperar documentos en cualquier momento.

Sin embargo, este software de gestión de documentos ofrece un precio empresarial, que está disponible mediante cotización.

Hay dos planes inferiores: el Plan premium y el Plan profesional. El plan Professional está diseñado para un máximo de 10 usuarios y está disponible a una tarifa de $ 18 por usuario (por mes). El plan Premium, por otro lado, está destinado a una organización de mediana escala con menos de 500 empleados, y está disponible a una tarifa de $ 20 por usuario (por mes).

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FileHold

FileHold es una solución de gestión de documentos totalmente integrada, que incorpora diferentes conjuntos de funciones para proporcionar a los usuarios un almacenamiento centralizado y un proceso de trabajo simplificado. El software es uno de los pocos programas de administración de documentos, que están especialmente diseñados para PC con Windows 10 y otras versiones de Windows (7/8 / 8.1). Sin embargo, también se puede acceder a través de navegadores web en computadoras Linux y Mac.

Las funciones del software se clasifican en "estándar", "opcional", "personalizado" y "escaneo e imágenes de documentos". Algunas de estas características incluyen captura de metadatos (etiquetado de documentos), calendario, formularios electrónicos, firma electrónica, OCR (lado del servidor), autocompletado, captura SmartSoft y más.

Además, FileHold tiene la capacidad de integrarse con un conjunto de software de terceros como MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint y más. Todo esto facilita el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de archivos, así como la coordinación del flujo de trabajo.

Por último, FileHold ofrece dos planes de precios básicos; FileHold Express y FileHold Enterprise. El plan Express está diseñado para pequeñas empresas de menos de 20 empleados, mientras que el plan Enterprise es ideal para organizaciones o equipos más grandes con más de 20 miembros.

Sin embargo, las tarifas de suscripción de ambos planes solo están disponibles mediante cotización. Puede enviar un correo electrónico al equipo de ventas de FileHold para obtener una cotización para su empresa.

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Archivos M

Archivos M es uno de los mejores software de gestión de documentos disponibles en la actualidad. Es más importante por su función de "análisis de duplicación", que está diseñada para proteger a los usuarios contra la duplicación de documentos. Es un DMS basado en la nube; por lo tanto, es compatible tanto con computadoras de escritorio como con plataformas móviles.

También hay versiones de escritorio designadas (para Windows 10 / 8.1 / 8/7), así como aplicaciones móviles para dispositivos móviles seleccionados.

Además de eso, este software de gestión de documentos para Windows 10 aloja un almacenamiento organizado, donde los documentos se organizan y guardan adecuadamente. Analiza las búsquedas de documentos por correlacionar nombres de archivos con otros indicadores relacionados como fechas y proyectos. Como tal, el software puede eliminar fácilmente los duplicados.

Además, su plataforma unificada facilita la eficiencia en el lugar de trabajo al mejorar la asignación de tareas (del empleador a los empleados) y la ejecución y entrega de tareas (de los empleados al empleador). El resultado final es una productividad mejorada.

Además, M-Files es un DMS flexible, que se puede integrar fácilmente con herramientas como MS Office y una gran cantidad de herramientas CRM como Salesforce. Esto lo hace ideal para prácticamente todo tipo de empresas. Además, se ofrecen tres opciones de implementación básicas, que incluyen local, basada en la nube e híbrida (combinada).

M-Files ofrece una prueba gratuita de un mes a los nuevos usuarios, después del cual pueden actualizarse fácilmente al plan empresarial, que se ofrece mediante cotización.

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Conclusión

En la actualidad, el uso de documentos en papel está disminuyendo en todo el mundo, con muchas organizaciones, escuelas y instituciones gubernamentales que prefieren la conveniencia del almacenamiento sin papel a lo engorroso de los archivos en papel y carpetas.

Por lo tanto, existe una demanda continua de software de gestión de documentos estándar y duradero. Con respecto a esta demanda, hemos recopilado algunos de los mejores software de gestión de documentos del mercado, para facilitar su toma de decisiones, en cuanto a qué DMS emplear para su negocio.