Πώς να συνδέσετε το σύστημα της αίθουσας συσκέψεών σας στο Microsoft Teams

Η πανδημία ώθησε τις εταιρείες σε όλο τον κόσμο να προσαρμοστούν σε ένα διαδικτυακό περιβάλλον εργασίας. Ως εκ τούτου, καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι άρχισαν να εργάζονται εξ αποστάσεως, αυξήθηκε και η ζήτηση για διαδικτυακές συναντήσεις.

Ως αποτέλεσμα, εταιρείες όπως η Microsoft άρχισαν να επικεντρώνονται στη βελτίωση και την επέκταση των δυνατοτήτων των υπηρεσιών συσκέψεών τους.

Ανέπτυξαν, αναθεώρησαν και πρόσθεσαν νέες αλλαγές στο Microsoft Teams, προσπαθώντας να το κάνουν το καλύτερο εργαλείο διαδικτυακής συνάντησης.

Η χρήση του MS Teams είναι απλή, αλλά για να επωφεληθείτε πραγματικά από όλα τα εργαλεία και την προσαρμογή του, μια εταιρεία που σχεδιάζει να κρατήσει Οι τεράστιες συναντήσεις πρέπει να διασφαλίζουν ότι είναι εύκολο να συμμετάσχετε σε συσκέψεις ανεξάρτητα από τον τύπο συστήματος αιθουσών συσκέψεων που χρησιμοποιείτε.

Χρησιμοποιήστε το υλικό της αίθουσας συσκέψεων

Εάν ανήκετε σε έναν οργανισμό που έχει χιλιάδες υπαλλήλους διασκορπισμένους σε όλο τον κόσμο, οι τακτικές συναντήσεις με την ομάδα είναι το κλειδί για να μείνετε σε επαφή.

Οι οργανισμοί πρέπει να διευκολύνουν τους υπαλλήλους στο γραφείο να συναντηθούν με συναδέλφους που εργάζονται από το σπίτι.

Τα γραφεία που έχουν δημιουργηθεί για να φιλοξενούν ιδανικά ένα υβριδικό εργατικό δυναμικό διασφαλίζουν ότι υπάρχουν πολλές αίθουσες συσκέψεων βίντεο που είναι αφιερωμένες στη διεξαγωγή διαδικτυακών συσκέψεων.

Οι αίθουσες συνεδριάσεων και οι αίθουσες συντροφιάς πρέπει να είναι εξοπλισμένες με εξοπλισμό που διευκολύνει τη σαφή και συνοπτική συνεργασία μεταξύ συναδέλφων και επισκεπτών.

Πέρα από το σύστημα βίντεο, οι αίθουσες συσκέψεων χρειάζονται μικρόφωνα υψηλής ποιότητας, συσκευή ελέγχου, οθόνες και τραπέζια ή γραφεία και καρέκλες.

Πώς μπορώ να συνδέσω ένα σύστημα αίθουσας συσκέψεων στο MS Teams;

1. Συνδέστε τον φυσικό σας εξοπλισμό

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν δημιουργείτε μια αίθουσα συσκέψεων για την εταιρεία σας είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλο το απαραίτητο υλικό.

Απαιτείται μια κεντρική μονάδα που λειτουργεί ως κονσόλα, την οποία θα χρησιμοποιήσετε για να συνδέσετε όλα τα άλλα περιφερειακά που χρειάζονται για το δωμάτιο.

Η κεντρική μονάδα πρέπει να έχει tablet ή άλλο συσκευή με δυνατότητα οθόνης αφής συνδεδεμένο με αυτό που θα χρησιμεύσει ως κέντρο εντολών.

Συνιστάται επίσης η σύνδεση Ethernet για να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετό εύρος ζώνης για κοινή χρήση βίντεο και οθόνης.

Η σύνδεση των τηλεοράσεων της οθόνης, των μικροφώνων και των άλλων περιφερειακών μπορεί να γίνει μέσω καλωδίων (το HDMI είναι η καλύτερη επιλογή) ή ασύρματα εάν το υποστηρίζουν οι συσκευές.

Τώρα, για να έχουν πρόσβαση στις υπηρεσίες Microsoft 365, όλες οι συσκευές χρειάζονται δυναμικές διευθύνσεις IP αντί για στατικές μέχρι να ολοκληρωθεί η αρχική διαμόρφωση.

2. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοι και οι προσκεκλημένοι μπορούν να συνδεθούν σε συσκέψεις του Microsoft Teams

Δεν θα βρίσκονται όλοι οι συμμετέχοντες μπροστά σε έναν υπολογιστή όταν συμμετέχουν σε μια σύσκεψη του Microsoft Teams. Για την καλύτερη εμπειρία συνάντησης, οι συνάδελφοι στο γραφείο πιθανότατα θα θέλουν να συμμετάσχουν από μια ειδική αίθουσα συσκέψεων βίντεο.

Οι εξωτερικοί επισκέπτες ενδέχεται επίσης να συμμετέχουν από τα δικά τους συστήματα βίντεο. Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι όλοι μπορούν να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη του Microsoft Teams από οποιαδήποτε συσκευή, απαιτείται μια λύση Διαλειτουργικότητας στο Cloud Video.

Οι πιστοποιημένες λύσεις Cloud Video Interop (CVI) για Microsoft Teams επιτρέπουν σε όλους να συμμετέχουν με ασφάλεια στη σύσκεψη, ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιούν.

3. Πώς να χρησιμοποιήσετε μια λύση CVI τρίτου κατασκευαστή

Είναι εύκολο για τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να χρησιμοποιήσουν μια λύση CVI για να συνδεθούν σε μια κλήση του Microsoft Teams.

Το Pexip επιτρέπει σε όλα τα συστήματα τηλεδιάσκεψης που βασίζονται σε πρότυπα στο SIP και το H.323 να συνδέονται απρόσκοπτα με συσκέψεις του Microsoft Teams. Οι συμμετέχοντες πρέπει απλώς να ακολουθήσουν τα παρακάτω βήματα:

3.1. Χρήση τηλεχειριστηρίου ή οθόνης αφής

Όταν χρησιμοποιείτε το τηλεχειριστήριο ή την οθόνη αφής του VTC, μπορείτε να καλέσετε στη σύσκεψη είτε μέσω εικονικής λήψης είτε καλώντας απευθείας τη διεύθυνση της σύσκεψης.

3.2.Κλήση μέσω της εικονικής λήψης

1. Βρείτε τη διεύθυνση στην πρόσκληση σε σύσκεψη και εισαγάγετε τη χρησιμοποιώντας το τηλεχειριστήριο / οθόνη αφής. Συνήθως, η διεύθυνση είναι παρόμοια με [email προστατευμένο].
2. Εισάγετε το Ταυτότητα συνεδρίου στο σύστημα VTC.
3. Εάν το VTC είναι εγγεγραμμένο στην Υπηρεσία Pexip στην ίδια εταιρεία με την Υπηρεσία CVI για τις ομάδες MS ή είναι αξιόπιστη συσκευή, επιτρέπεται αυτόματα στη σύσκεψη.
4. Εάν όχι, τοποθετείται σε ένα λόμπι της ομάδας που περιμένει να γίνει δεκτό.

3.3. Καλώντας απευθείας τη διεύθυνση

1. Ανοίξτε την πρόσκληση και κάντε κλικ στο Εναλλακτικές οδηγίες κλήσης VTC Σύνδεσμος.
2. Εισαγάγετε τη διεύθυνση που βρίσκεται κάτω Εγγραφείτε απευθείας.
3. Εάν το VTC είναι εγγεγραμμένο στην Υπηρεσία Pexip στην ίδια εταιρεία με την Υπηρεσία CVI για τις ομάδες MS ή είναι αξιόπιστη συσκευή, επιτρέπεται αυτόματα στη σύσκεψη.
4. Εάν όχι, τοποθετείται σε ένα λόμπι της ομάδας που περιμένει να γίνει δεκτό.
   

4. Χρήση της εφαρμογής Pexip για κινητά

Ο χρήστης πρέπει να κατεβάσει και να εγκαταστήσει την εφαρμογή Pexip για κινητά και να επιτρέψει στην εφαρμογή να διαβάσει το ημερολόγιο που χρησιμοποιείται για τις προσκλήσεις για ομάδες. Βλέπω Λήψη των εφαρμογών Για περισσότερες πληροφορίες.

Όταν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Pexip για κινητά για να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση Teams με ένα VTC, μπορείτε είτε να εγγραφείτε από μια λίστα VTC είτε να χρησιμοποιήσετε τη σάρωση κωδικών QR.

4.1. Εγγραφή από λίστα VTC

Αυτές οι επιλογές απαιτούν ενεργή συνδρομή στο τελικό σημείο, εάν ο οργανισμός σας τις έχει υιοθετήσει.

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Pexip για κινητά στο τηλέφωνό σας.
2. μεταβείτε στο Συναντήσεις καρτέλα και επιλέξτε τη συνάντηση ομάδων σας.
3. Επιλέγω Σύστημα βίντεο και επιλέξτε το VTC που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
4. Απαντήστε στην εισερχόμενη κλήση στην αίθουσα VTC σας στην οθόνη αφής ή στο τηλεχειριστήριο.

4.2. Σάρωση κωδικού QR

Αυτή η επιλογή απαιτεί μια ενεργή συνδρομή στο τελικό σημείο Pexip. Εάν ο οργανισμός σας έχει υιοθετήσει κωδικούς QR για συμμετοχή σε βιντεοσύσκεψη, ανατρέξτε Χρησιμοποιήστε το smartphone σας για να συμμετάσχετε σε βιντεοσυσκέψεις με το MeetingConnect για οδηγίες σχετικά με τον τρόπο συμμετοχής στη συνάντηση.

5. Λειτουργία αίθουσας συσκέψεων

Η λειτουργία αίθουσας συσκέψεων (MRM) είναι ένας απλός τρόπος για να συμμετάσχετε σε προγραμματισμένες βιντεοσυσκέψεις με ένα μόνο κλικ. Λειτουργεί ενσωματώνοντας τις μονάδες τηλεδιάσκεψης με την εφαρμογή για κινητά Pexip (που εκτελείται σε κοινόχρηστη κινητή συσκευή) και το υπάρχον σύστημα κρατήσεων ημερολογίου/δωμάτιου της εταιρείας σας.

Βλέπω Οδηγός ρύθμισης λειτουργίας αίθουσας συσκέψεων (MRM). Για περισσότερες πληροφορίες.

Ο ευκολότερος τρόπος για να εγγραφείτε σε ένα VMR (το δικό σας δωμάτιο ή σε ένα που φιλοξενείται από κάποιον άλλο) είναι να αποκτήσετε πρόσβαση σε έναν σύνδεσμο πρόσκλησης δωματίου Pexip.

Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε χρησιμοποιώντας ένα τηλεχειριστήριο ή μια συσκευή με οθόνη αφής:

1. Κατεβάστε και εγκαταστήστε το Pexip.
2. Ανοιξε το Πρόσκληση ημερολογίου.
3. Εισαγάγετε τη διεύθυνση που βρίσκεται κάτω από την απευθείας σύνδεση.
4. Διαφορετικά, επιλέξτε τις επιλογές σύνδεσης.
5. Ανοίξτε την πρόσκληση και κάντε κλικ στον σύνδεσμο Εναλλακτικές οδηγίες κλήσης VTC.
6. Εάν το VTC είναι εγγεγραμμένο στην Υπηρεσία Pexip στην ίδια εταιρεία με την Υπηρεσία CVI για Ομάδες MS ή είναι μια αξιόπιστη συσκευή, επιτρέπεται αυτόματα στη σύσκεψη.
7. Εάν όχι, τοποθετείται σε ένα λόμπι της ομάδας που περιμένει να γίνει δεκτό.

Το Microsoft Teams λαμβάνει συνεχή υποστήριξη

Η Microsoft αφιέρωσε τεράστιο όγκο πόρων και χρόνου στην ανάπτυξη ομάδων. Εξακολουθούν να έρχονται με νέα χαρακτηριστικά καθώς μιλάμε.

Μία από τις προτεραιότητες της εταιρείας είναι η ασφάλεια. Δεδομένου ότι πολλοί μεγάλοι οργανισμοί βασίζονται στις ομάδες MS για τις διασκέψεις και τις συναντήσεις τους, ο κίνδυνος διαρροής δεδομένων είναι υψηλός. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να εμπιστεύεστε τις λύσεις τρίτων που είναι ενσωματωμένες στο MS Teams.

Ο γίγαντας του Redmond κυκλοφορεί εβδομαδιαίες ενημερώσεις ασφαλείας για να σταματήσει οποιαδήποτε πιθανή παραβίαση δεδομένων. Εκτός από τις ενημερώσεις ασφαλείας, προσθέτουν επίσης νέες δυνατότητες που θα βελτιώσουν την εμπειρία σας με το λογισμικό.

Έτσι μπορείτε να ρυθμίσετε ένα σύστημα αίθουσας συσκέψεων και συνδέστε το στο Microsoft Teams. Συμπεριλάβαμε όλα τα βήματα και τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθηθούν.

Αφήστε ένα σχόλιο στην παρακάτω ενότητα και πείτε μας τη γνώμη σας για το άρθρο ή μοιραστείτε τυχόν άλλα σχόλια σχετικά με το θέμα.