Πώς να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αυτόματα συσκέψεις στο Outlook;

Πάρτε τον πλήρη έλεγχο των συναντήσεών σας στο Outlook

Εάν συχνά πρέπει να αποδέχεστε ή να απορρίπτετε προσκλήσεις σε σύσκεψη, αλλά δεν σας αρέσει να το κάνετε με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να ρυθμίσετε να γίνονται δεκτές ή να απορρίπτονται αυτόματα.

Αυτό θα σας βοηθήσει να ορίσετε ένα πρόγραμμα συναντήσεων χωρίς συγκρούσεις και να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε ό, τι είναι σημαντικό.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα διερευνήσουμε λεπτομερή βήματα για την αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη των εισερχόμενων αιτημάτων σε σύσκεψη στο Outlook, ώστε να σταλεί έγκαιρη απάντηση στον διοργανωτή της σύσκεψης.

Πώς μπορώ να αποδεχτώ αυτόματα μια σύσκεψη χωρίς να στείλω απάντηση στο Outlook;

1. Πάτα το Windows κλειδί, τύπος άποψη και κάντε κλικ Ανοιξε.
2. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, μεταβείτε στο Αρχείο αυτί.
3. Επιλέγω Επιλογές για να ανοίξω Επιλογές του Outlook.
4. Παω σε Ημερολόγιο από το αριστερό παράθυρο, εντοπίστε Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αυτόματη αποδοχή/Απόρριψη κουμπί.
5. Στο Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη παράθυρο, για να αποδεχτείτε μια συνάντηση, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα Αυτόματη αποδοχή αιτημάτων συσκέψεων και κατάργηση ακυρωμένων συσκέψεων και κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.
6. Στη συνέχεια, στο Επιλογές του Outlook παράθυρο, Ημερολόγιο παράθυρο, εντοπίστε Επιλογές ημερολογίου και επιλέξτε Αποδέχομαι για το Χρησιμοποιήστε αυτήν την απάντηση όταν προτείνετε μια νέα ώρα συνάντησης επιλογή.
7. Κάντε κλικ Εντάξει και επανεκκινήστε το Outlook για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2010 ή μια παλαιότερη έκδοση, αναζητήστε το Προγραμματισμός πόρων επιλογή αντί για Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη. Κάντε κλικ στο Προγραμματισμός πόρων κουμπί για να λάβετε το Παράθυρο αυτόματης αποδοχής ή απόρριψηςκαι αλλάξτε τις ρυθμίσεις προσκλήσεων σε σύσκεψη στο Outlook.

Πώς αποδέχομαι αυτόματα συσκέψεις με απάντηση στο Outlook;

1. Θέτοντας έναν κανόνα

1. Εκτόξευση Αποψη και πηγαίνετε στο Σπίτι αυτί.
2. Κάντε κλικ Κανόνες, μετά επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων από την αναπτυσσόμενη λίστα.
3. Κάντε κλικ Νέος Κανόνας.
4. Στο Οδηγός κανόνων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω και κάντε κλικ Επόμενο.
5. Στην επόμενη σελίδα, επιλέξτε που είναι μια πρόσκληση σε σύσκεψη ή ενημέρωση και κάντε κλικ Επόμενο.
6. Από το Βήμα 1 πλαίσιο, επιλέξτε απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο, μετά πηγαίνετε στο Βήμα 2 πλαίσιο και κάντε κλικ στο συγκεκριμένο πρότυπο υπερσύνδεσμος.
7. Επί Επιλέξτε ένα πρότυπο απάντησης παράθυρο, για Κοιτάξτε μέσα, επιλέξτε Τυπικό πρότυπο ή Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων; θα δείτε το πρότυπο απάντησης της σύσκεψης στο παρακάτω πλαίσιο. Εάν υπάρχουν πολλές επιλογές, επιλέξτε μία και κάντε κλικ Ανοιξε.
8. Κάντε κλικ Επόμενοκαι μετά κάντε κλικ Επόμενο.
9. Τώρα ονομάστε τον Κανόνα αν θέλετε και κάντε κλικ Φινίρισμα.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Δημιουργήστε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς για αυτόματη αποδοχή της πρόσκλησης σε σύσκεψη σε όλες τις διευθύνσεις email σας στο Outlook.

2. Εκτελώντας ένα σενάριο VBA

Πρώτα, πρέπει να αποθηκεύσετε το σενάριο σε VBA. για αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο παράθυρο του Outlook, πατήστε Alt + F11 να ανοίξει το Εφαρμογή Visual Basic (VBA) για το Outlook.
2. Παω σε Εισάγετε, μετά επιλέξτε Μονάδα μέτρησης.
3. Όταν ανοίξει η νέα λειτουργική μονάδα, αντιγράψτε και επικολλήστε την παρακάτω δέσμη ενεργειών για αυτόματη αποδοχή των προσκλήσεων σε σύσκεψη στο Outlook και πατήστε Ctrl + μικρό για να το σώσεις:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Αφού έχετε το σενάριο σε VBA, πρέπει να το εκτελέσετε. ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Μεταβείτε στο παράθυρο του Outlook και μεταβείτε στο προγραμματιστές αυτί.
2. Επιλέγω Μακροεντολέςκαι από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε τις μακροεντολές που δημιουργήσατε για να τις εκτελέσετε.

Πριν χρησιμοποιήσετε σενάρια VBA στο Outlook, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας και των ρυθμίσεων διαμόρφωσης και δοκιμάζετε πάντα το σενάριο σε μικρή κλίμακα πριν το εκτελέσετε για ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο.

Η αυτόματη απάντηση σε προσκλήσεις σε συσκέψεις στο Outlook εξοικονομεί χρόνο. Είναι ένας εύκολος τρόπος να ενημερώσετε τον διοργανωτή της σύσκεψης για τη συμμετοχή σας. Ωστόσο, πάντα ελέγξτε το αίτημα σύσκεψης για να μάθετε τους συναδέλφους σας για να διασφαλίσετε ότι είστε ευθυγραμμισμένοι με τους συμμετέχοντες στην ατζέντα της συνάντησης.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Πώς να αναφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ψαρέματος στο Outlook
• Πώς να αλλάξετε γρήγορα το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης στο Outlook
• Πώς να μετεγκαταστήσετε τα email σας από το Hotmail στο Outlook
• 4 τρόποι για κοινή χρήση μιας ομάδας επαφών ή μιας λίστας διανομής στο Outlook
• Πώς να ανοίξετε πολλά Windows Outlook στα Windows 11

Πώς μπορώ να απορρίψω αυτόματα συσκέψεις στο Outlook;

1. Χρησιμοποιήστε τις Επιλογές του Outlook για να απορρίψετε όλες τις προσκλήσεις σε συσκέψεις

1. Εκκινήστε το Outlook και μεταβείτε στο Αρχείο αυτί.
2. Επιλέγω Επιλογές για να ανοίξω Επιλογές του Outlook.
3. Παω σε Ημερολόγιο, εντοπίστε Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη & κάντε κλικ στο Αυτόματη αποδοχή/Απόρριψη κουμπί.
4. Επιλέγω Αυτόματη απόρριψη αιτημάτων σύσκεψης που έρχονται σε αντίθεση με ένα υπάρχον ραντεβού ή συνάντηση για να απορρίψετε μια συνάντηση.
5. Στη συνέχεια, επιλέξτε Πτώση για το Χρησιμοποιήστε αυτήν την απάντηση όταν προτείνετε μια νέα ώρα συνάντησης επιλογή στην περιοχή Επιλογές ημερολογίου και κάντε κλικ στο OK.
6. Επανεκκινήστε το Outlook για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

2. Ορίστε έναν κανόνα για να απορρίψετε προσκλήσεις σε σύσκεψη από μια συγκεκριμένη διεύθυνση email

Πρώτα, πρέπει να δημιουργήσετε μια απάντηση και να αποθηκεύσετε το πρότυπο για να απορρίψετε τη σύσκεψη. για αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, μεταβείτε στο Ημερολόγιο και επιλέξτε Νέα Συνάντηση.
2. Στο Συνάντηση παράθυρο, εισαγάγετε το κείμενο στο σώμα που θέλετε να στείλετε για να απορρίψετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη και μεταβείτε στο Αρχείο αυτί.
3. Τώρα κάντε κλικ Αποθήκευση ως.
4. Στο Αποθήκευση ως παράθυρο, για Αποθήκευση ως τύπος, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook (.oft), και για το Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Τώρα που έχετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο, αφήστε μας να δημιουργήσουμε έναν κανόνα για να απορρίψουμε τη σύσκεψη.

1. Εκκινήστε το Outlook και μεταβείτε στο Σπίτι αυτί.
2. Κάντε κλικ Κανόνες, μετά επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων από την αναπτυσσόμενη λίστα.
3. Στο Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο, επιλέξτε Νέος Κανόνας.
4. Στο Οδηγός κανόνων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω και κάντε κλικ Επόμενο.
5. Από το Βήμα 1 πλαίσιο, Επιλέξτε το από άτομα ή δημόσια ομάδα επιλογή και μετά μεταβείτε σε Βήμα 2και κάντε κλικ οι άνθρωποι ή η δημόσια ομάδα υπερσύνδεσμος.
6. Θα ανοίξει το Διεύθυνση κανόνα παράθυρο; επιλέξτε το όνομα χρήστη του οποίου η πρόσκληση σε σύσκεψη θέλετε να απορρίψετε, κάντε κλικ Από, και μετά Εντάξει.
7. Τώρα επιλέξτε που είναι μια πρόσκληση σε σύσκεψη ή ενημέρωση και κάντε κλικ Επόμενο.
8. Στην επόμενη σελίδα, επιλέξτε το απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο επιλογή από το Βήμα 1 κουτί και μέσα Βήμα 2, κάντε κλικ στο συγκεκριμένο πρότυπο υπερσύνδεσμος.
9. Επί Επιλέξτε ένα πρότυπο απάντησης παράθυρο, για Κοιτάξτε μέσα, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων; θα δείτε το πρότυπο απάντησης της σύσκεψης στο παρακάτω πλαίσιο. Επιλέξτε αυτό που δημιουργήσατε και κάντε κλικ Ανοιξε.
10. Κάντε κλικ Επόμενοκαι μετά κάντε κλικ Επόμενο.
11. Τώρα ονομάστε τον κανόνα και κάντε κλικ Φινίρισμα.

Επιλέγω Δημιουργήστε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς εάν θέλετε να απαντάτε αυτόματα σε αιτήματα συνάντησης στο άλλο email λογαριασμούς.

3. Χρησιμοποιήστε ένα σενάριο VBA για να απορρίψετε πολλές προσκλήσεις σε σύσκεψη

Πρώτα, πρέπει να προσθέσετε και να αποθηκεύσετε το σενάριο στο VBA, δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:

1. Εκκινήστε το Outlook και στο κύριο παράθυρο, πατήστε Alt + F11 για να ανοίξετε το VBA.
2. Παω σε Εισάγετεκαι κάντε κλικ Μονάδα μέτρησης.
3. Αντιγράψτε και επικολλήστε την ακόλουθη δέσμη ενεργειών για να διαγράψετε την πρόσκληση σε σύσκεψη στη λειτουργική μονάδα και πατήστε Ctrl + μικρό για να το σώσεις:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Τώρα που έχετε αποθηκεύσει το σενάριο, κλείστε το παράθυρο VBA. Για να εκτελέσετε το σενάριο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο παράθυρο του Outlook, επιλέξτε τις προσκλήσεις σε σύσκεψη που θέλετε να απορρίψετε και, στη συνέχεια, πατήστε Alt + F8.
2. Θα πάρετε το Μακροεντολές παράθυρο, επιλέξτε το Απόρριψη_Αιτήματα μονάδα και κάντε κλικ Τρέξιμο.
3. Στο επόμενο παράθυρο, πληκτρολογήστε τον αριθμό των απορρίψεων και κάντε κλικ Εντάξει. Εδώ, εισαγάγετε τον αριθμό των προσκλήσεων σε σύσκεψη που έχετε επιλέξει.

Εάν δεν είστε διαθέσιμοι ταυτόχρονα, το σενάριο θα απορρίψει αυτόματα τη σύσκεψη, αλλά δεν θα διαγράψει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook, ώστε να μπορείτε να προωθήστε την πρόσκληση συνάντησης σε κάποιον να παρευρεθεί εκ μέρους σας.

Επίσης, για να αποφύγετε τα εμπρός και πίσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τα logistics της συνάντησης, μπορείτε χρησιμοποιήστε Bcc για να προσθέσετε το άτομο στη σύσκεψη.

Η αυτοματοποίηση της απάντησης για μια πρόσκληση σε σύσκεψη μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα του προγραμματισμού σας, ενημερώνοντάς σας ποιες χρονοθυρίδες είναι δωρεάν, βελτιστοποιώντας τη ροή εργασιών σας.

Πείτε μας πώς σας βοήθησε η αυτόματη απάντηση στο αίτημα σύσκεψης στην παρακάτω ενότητα σχολίων.