Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PST στο Outlook

Εύκολος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των email σας με αρχεία PST

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, ενδέχεται να αντιμετωπίσατε μια κατάσταση όταν πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχείο PST. Πιθανότατα να σας έχει εξαντληθεί ο χώρος, να θέλετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ή απλώς να δημιουργήσετε ένα φορητό αρχείο των πληροφοριών σας.

Η δημιουργία ενός αρχείου PST θα σας επιτρέψει να το κάνετε αυτό και αν αναρωτιέστε πώς να το κάνετε, έχετε φτάσει στο σωστό μέρος.

Τι είναι ένα αρχείο PST στο Outlook;

Το PST σημαίνει Personal Storage Table. Είναι μια μορφή αρχείου που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση δεδομένων στο Microsoft Outlook. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση email, επαφών βιβλίου διευθύνσεων και καταχωρήσεων ημερολογίου.

Αυτό το αρχείο δημιουργείται αυτόματα όταν προσθέτετε έναν λογαριασμό email και το κάνει πιο εύκολο δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Εάν έχετε ρυθμίσει πολλούς λογαριασμούς στο Outlook, ο καθένας θα έχει τον δικό του προσωπικό φάκελο στον υπολογιστή σας, υπό την προϋπόθεση ότι πρόκειται για λογαριασμό IMAP ή POP3.

Τα αρχεία δεδομένων αποθηκεύονται στο διακομιστή για λογαριασμούς που βασίζονται σε διακομιστή όπως το Microsoft 365, το Exchange και το Outlook.com. Τα αρχεία τους εκτός σύνδεσης αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας σε μορφή OST.

Η προεπιλεγμένη θέση για αυτό το αρχείο ποικίλλει ανάλογα με την έκδοση των Windows που διαθέτετε, επομένως για νεότερες εκδόσεις στα Windows 11, πιθανότατα θα το βρείτε στην ακόλουθη διαδρομή, εκτός εάν το αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο: C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Πώς μπορώ να αποθηκεύσω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook ως αρχείο PST;

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook.
2. Κάντε δεξί κλικ στο δικό σας Inbox φάκελο ή οποιοδήποτε άλλο και επιλέξτε Νέος φάκελος.
3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τον φάκελο που δημιουργήθηκε πρόσφατα.
4. Επιστρέψτε στα Εισερχόμενά σας, ανοίξτε το μήνυμα email και σύρετέ το στον φάκελο που δημιουργήσατε στο 3 παραπάνω.
5. Κάνε κλικ στο Αρχείο καρτέλα στο επάνω αριστερό παράθυρο, επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγήκαι στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Εισαγωγή εξαγωγή.
6. Κτύπημα Εξαγωγήσε ένα αρχείο και κάντε κλικ Επόμενο.
7. Κάντε κλικ στο Αρχείο δεδομένων του Outlook και χτυπήστε Επόμενο.
8. Επιλέξτε το φάκελο που δημιουργήθηκε στο 3 παραπάνω και κάντε κλικ Επόμενο.
9. Κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω για να επιλέξετε μια θέση φακέλου για να αποθηκεύσετε το αρχείο PST και, στη συνέχεια, πατήστε Φινίρισμα.

Ο κύριος λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτούς τους τύπους αρχείων είναι για να διατηρούν τα email τους ασφαλή από οποιαδήποτε απώλεια ή καταστροφή. Απροσδόκητα συμβάντα, όπως η κλοπή δεδομένων ή η αποτυχία υλικού, μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα με το Outlook, ως εκ τούτου, γίνονται ένα δίχτυ ασφαλείας.

Ωστόσο, το κακό ξεπερνά το καλό. Δεδομένου ότι αυτός ο τύπος αρχείου είναι ασυνήθιστος, δεν μπορείτε απλά να έχετε πρόσβαση στο περιεχόμενό του άλλο πρόγραμμα-πελάτη email χωρίς πρώτα να το μετατρέψετε. Μπορεί επίσης να αντιμετωπίσετε προβλήματα συμβατότητας όταν το κάνετε δεν μπορεί να ανοίξει ένα αρχείο PST που δημιουργήθηκε σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook.

Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι δεν είναι δυνατή η αναζήτησή τους, εκτός εάν τα καταχωρήσετε ή τα μετατρέψετε σε άλλη μορφή. Θα συνεχίσετε να παίρνετε το Το PST δεν μπορεί να βρεθεί μήνυμα σφάλματος παρόλο που το είχατε δημιουργήσει.

Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία δεδομένων του Outlook αποθηκεύονται σε μορφή που μπορεί να διαβαστεί από μελλοντικές εκδόσεις του Microsoft Office Outlook είναι να τα αποθηκεύσετε σε μια πιο βολική μορφή αρχείου, όπως ένα αρχείο EML αντί για ένα PST.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα αρχείο PST στο Outlook;

1. Χρησιμοποιήστε τις ενσωματωμένες ρυθμίσεις του Outlook

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook.
2. Κάνε κλικ στο Νέα αντικείμενα επιλογή, επιλέξτε Περισσότερα αντικείμενα από το αναπτυσσόμενο μενού και Αρχείο δεδομένων του Outlook από το αναδυόμενο μενού.
3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο ονόματος αρχείου. Ελεγξε το Προσθήκη προαιρετικού κωδικού πρόσβασης πλαίσιο εάν θέλετε να προστατεύσετε το αρχείο με κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, πατήστε Εντάξει.
4. Ακολουθήστε τις οδηγίες για να δημιουργήσετε τα διαπιστευτήρια ασφαλείας στο επόμενο μήνυμα και πατήστε Εισαγω.

2. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Εισαγωγή και εξαγωγή

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook.
2. Κάνε κλικ στο Αρχείο μενού στο επάνω αριστερό παράθυρο, επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγήκαι κάντε κλικ στο Εισαγωγή εξαγωγή.
3. Κτύπημα Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ Επόμενο.
4. Κάντε κλικ στο Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) και χτυπήστε Επόμενο.
5. Επιλέξτε όλους τους φακέλους από τους οποίους θέλετε να δημιουργήσετε αρχεία PST και κάντε κλικ Επόμενο.
6. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω για να επιλέξετε μια θέση φακέλου για αποθήκευση και, στη συνέχεια, πατήστε Φινίρισμα.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι νεότεροι λογαριασμοί του Outlook, όπως το IMAP, ο Microsoft Exchange Server και το Outlook.com χρησιμοποιούν τη μορφή OST. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία PST. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εξαγωγής για να το πετύχετε.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Πώς να δημιουργήσετε μια ενοποιημένη προβολή εισερχομένων στο Outlook
• Πώς να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε το Copilot στο Outlook [Εύκολα βήματα]
• Πώς να προσθέσετε και να προβάλετε ένα GIF από το Outlook Email
• Πώς να εισαγάγετε τις επαφές του Outlook στο iPhone
• Τρόπος εισαγωγής iCalendar (.ics) στο Outlook

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook.
2. Κάνε κλικ στο Αρχείο καρτέλα και μετά επιλέξτε Πληροφορίες.
3. Πλοηγηθείτε στο Εργαλεία καθαρισμούκαι στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Αρχείο.
4. Ελέγξτε όλους τους φακέλους που θέλετε να εξαγάγετε από τη λίστα φακέλων και, στη συνέχεια, πατήστε Ξεφυλλίζω για να ρυθμίσετε τη θέση του αρχείου PST του Outlook και πατήστε Εντάξει.

4. Χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις λογαριασμού

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook.
2. Πλοηγηθείτε στο Αρχείομενού στο επάνω αριστερό παράθυρο και κάντε κλικ στο Πληροφορίες.
3. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις λογαριασμού και επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού.
4. Στο Ρυθμίσεις λογαριασμού παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο Αρχεία δεδομένων καρτέλα και κάντε κλικ στο Προσθήκη κουμπί.
5. Επιλέξτε ένα όνομα για αυτό το αρχείο και κάτω από τον τύπο αρχείου, επιλέξτε .pst, μετά χτυπήστε Εντάξει.

Όταν κρυπτογραφείτε αρχεία PST, μπορούν να ανοίξουν μόνο με κωδικό πρόσβασης. Αυτό βοηθά στην προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών από τα αδιάκριτα βλέμματα, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε κοινόχρηστους υπολογιστές.

Με τον καιρό, καθώς συγκεντρώνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμβάντα ημερολογίου και άλλα δεδομένα, το αρχείο PST μπορεί να γίνει πολύ μεγάλο και να οδηγήσει σε υποβάθμιση της απόδοσης. Οι κίνδυνοι από την ύπαρξη α κατεστραμμένο αρχείο PST είναι επίσης υψηλότερα με ένα τόσο ογκώδες αρχείο.

Αυτό σας απαιτεί μειώστε το μέγεθος του αρχείου PST για να αναλάβετε τον αποθηκευτικό χώρο σας και να ελαχιστοποιήσετε τυχόν σφάλματα εφαρμογής.

Εάν χρησιμοποιείτε μια πολύ παλιά έκδοση του Microsoft Office, είναι πιθανό η εγκατάσταση του Outlook να μην υποστηρίζει αρχεία PST. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα δείτε επιλογές για εισαγωγή αρχείων PST στο Outlook. Εάν συμβαίνει αυτό, συνιστούμε την αναβάθμιση σε μια έκδοση που το κάνει.

Με τις επιλογές που συζητήθηκαν παραπάνω, δεν θα έχετε προβλήματα με τη δημιουργία αρχείου PST στην αλληλογραφία του Outlook. Απλά θυμηθείτε να δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας στο Outlook πριν δημιουργήσετε ένα αρχείο PST.

Ενημερώστε μας ποια μέθοδο βρήκατε εύκολο να ακολουθήσετε στην παρακάτω ενότητα σχολίων.