Πώς μπορώ να αντιγράψω τη λίστα με τους συμμετέχοντες από τις συναντήσεις του Outlook;

Το μόνο που χρειάζεστε για να αντιγράψετε τους συμμετέχοντες στο Outlook σε άλλο αίτημα

Η αποστολή προσκλήσεων σε σύσκεψη σε άτομα στο Outlook είναι τόσο εύκολη όσο και αν γίνεται. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις απαντήσεις των συμμετεχόντων, μεταξύ άλλων πλεονεκτημάτων.

Τι συμβαίνει όμως εάν χρειαστεί να αντιγράψετε τη λίστα των συμμετεχόντων από μια σύσκεψη του Outlook σε μια άλλη για να στείλετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη; Λοιπόν, αυτό είναι πολύ απλό και θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε και περισσότερα σε αυτόν τον λεπτομερή οδηγό.

Πώς μπορώ να εξάγω τους συμμετέχοντες σε σύσκεψη στο Excel;

Η εξαγωγή των συμμετεχόντων σε σύσκεψη στο Excel είναι αρκετά απλή και άμεση, καθώς χρειάζεται μόνο να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις διευθύνσεις email και την κατάσταση απόκρισης των προσκεκλημένων.

Ωστόσο, πρέπει να το φιλτράρετε και να το ταξινομήσετε. Θα τα εξηγήσουμε όλα αυτά στην επόμενη ενότητα αυτού του οδηγού.

Πώς μπορώ να αντιγράψω τη λίστα συμμετεχόντων από μια συνάντηση ομάδας;

1. Κάντε δεξί κλικ για αντιγραφή

1. Εκκινήστε το Outlook και κάντε κλικ στο Ημερολόγιο εικονίδιο στο αριστερό παράθυρο.
2. Κάντε κλικ στην ημερομηνία της σύσκεψης από την οποία θέλετε να αντιγράψετε τους συμμετέχοντες στο Ημερολόγιο και κάντε διπλό κλικ στην πρόσκληση σε σύσκεψη στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.
   
3. Τώρα, κάντε κλικ Προς την πεδίο στο παράθυρο που άνοιξε πρόσφατα.
4. Πάτα το Ctrl πλήκτρο + ΕΝΑ για να επιλέξετε όλους τους συμμετέχοντες και κάντε δεξί κλικ στο πεδίο.
5. Τέλος, επιλέξτε το αντίγραφο επιλογή και επικολλήστε τους συμμετέχοντες στη νέα συνάντηση όπου τους χρειάζεστε.
   

Εάν θέλετε να αντιγράψετε μόνο τη λίστα των συμμετεχόντων στη σύσκεψη από μια πρόσκληση σύσκεψης του Outlook χωρίς τη δική τους απαντήσεις, μπορείτε να το κάνετε κάνοντας απλώς δεξί κλικ στο πεδίο Προς και επικολλώντας το στη σύσκεψη αιτήσεων.

2. Χρησιμοποιήστε την κατάσταση αντιγραφής στο πρόχειρο

1. Εκκινήστε το Outlook και ανοίξτε την αρχική σύσκεψη από την οποία θέλετε να αντιγράψετε προσκεκλημένους.
2. Κάντε κλικ στο Παρακολούθηση κουμπί.
3. Τώρα, επιλέξτε Αντιγραφή κατάστασης στο Πρόχειρο.
   
4. Εκκινήστε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας.
5. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Α'1 κελί και πατήστε το Ctrl πλήκτρο + V για να επικολλήσετε τους παρευρισκόμενους και τις απαντήσεις τους.
   
6. Από εδώ, κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα στο επάνω μέρος.
7. Κάντε κλικ Φίλτρο, ακολουθούμενο από το κάτω βέλος δίπλα στο Απάντηση.
   
8. Επιλέξτε την παράμετρο με την οποία θα φιλτράρετε από τις απαντήσεις (αποδεκτές, απόρριψη ή καμία απάντηση) και κάντε κλικ Εντάξει. Θα πρέπει τώρα να απομένουν μόνο οι φιλτραρισμένοι συμμετέχοντες.
9. Τέλος, αντιγράψτε τους συμμετέχοντες και επικολλήστε τους στη σύσκεψη που σας προσκαλεί να τους χρειαστείτε στο Outlook.

Εάν πρέπει να αντιγράψετε τους συμμετέχοντες από μια πρόσκληση σε σύσκεψη του Outlook με βάση τις απαντήσεις τους, αυτή είναι η μέθοδος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Με αυτό, μπορείτε δείτε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση για να προωθήσετε το επόμενο email πριν το στείλετε.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Το Ημερολόγιο του Outlook δεν επιτρέπει αλλαγές: 3 τρόποι για να το διορθώσετε
• 2 τρόποι ανάκλησης και επανάληψης αποστολής email στο Outlook
• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες στο Outlook: Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας

3. Αντιγραφή με το Outlook VBA

1. Εκκινήστε το Outlook και πατήστε το Alt πλήκτρο + F11 για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
2. Κάντε κλικ Εισάγετε στην κορυφή και επιλέξτε Μονάδα μέτρησης.
   
3. Τώρα, αντιγράψτε και επικολλήστε το δείγμα κώδικα παρακάτω εκεί: Sub CopySpecificAttendees()
Dim olSel As Selection
Dim olItem As AppointmentItem
Dim olAttendees As Recipients
Dim obj As Object
Dim strAddrs As String
Dim DataObj As MSForms.DataObject
Set DataObj = New MSForms.DataObject
Set olSel = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
Set olItem = olSel.Item(1)
Set olAttendees = olItem.Recipients
For Each obj In olAttendees
'To copy the attendees who have accepted the meeting request
If obj.MeetingResponseStatus = olResponseAccepted Then
'To copy who declined - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseDeclined Then"
'To copy who haven't respond - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseNone" Then
strAddrs = strAddrs & ";" & obj.Address
DataObj.SetText strAddrs
DataObj.PutInClipboard
End If
Next
End Sub
4. Στη συνέχεια, επιστρέψτε στο παράθυρο του Outlook και κάντε κλικ στο Αρχείο αυτί.
5. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές στο αριστερό παράθυρο.
   
6. Κάντε κλικ Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
7. Από εδώ, κάντε κλικ στο Επιλέξτε εντολές από το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Μακροεντολές.
8. Επιλέξτε τη μακροεντολή.
   
9. Κάντε κλικ στο Προσθήκη κουμπί.
10. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί για να το προσθέσετε.
    
11. Τώρα, μεταβείτε στο ημερολόγιό σας και κάντε κλικ στη σύσκεψη για να αντιγράψετε τους συμμετέχοντες.
12. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μακροεντολής στην κορυφή. Αυτό θα σας βοηθήσει να αντιγράψετε τα στοιχεία του ραντεβού.
13. Τέλος, δημιουργήστε τη νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, κάντε κλικ στο Προς την πεδίο και πατήστε Ctrl + V. Οι παρευρισκόμενοι θα επικολληθούν αυτόματα εκεί.

Εάν θέλετε ένα είδος αυτοματοποιημένης μεθόδου για την αντιγραφή των συμμετεχόντων από τις προσκλήσεις σας σε σύσκεψη του Outlook, αυτή είναι η λύση. Μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή που δημιουργήθηκε για να αντιγράψετε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης και τους συμμετέχοντες ανά πάσα στιγμή.

Πώς να εκτυπώσετε τη λίστα συμμετεχόντων στο Outlook

1. Πήγαινε στο δικό σου Ημερολόγιο στο Outlook και ανοίξτε την πρόσκληση σύσκεψης για να εκτυπώσετε τους συμμετέχοντες από.
   
2. Τώρα, κάντε κλικ Παρακολούθηση στο Συνάντηση Ενότητα.
3. Επιλέγω Αντιγραφή κατάστασης στο Πρόχειρο από το μενού περιβάλλοντος.
   
4. Στη συνέχεια, ανοίξτε ένα νέο έγγραφο του Word και επικολλήστε τη λίστα των συμμετεχόντων εκεί.
5. Τέλος, πατήστε Ctrl + Π για εκτύπωση.

Εάν χρειαστεί ποτέ να εκτυπώσετε τα στοιχεία του ραντεβού σας, συμπεριλαμβανομένων των προσκεκλημένων σε συναντήσεις και των απαντήσεων, τα παραπάνω βήματα θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τη δουλειά.

Φτάσαμε στο τέλος αυτού του λεπτομερούς οδηγού σχετικά με τον τρόπο αντιγραφής των συμμετεχόντων σε σύσκεψη στο Outlook σε ένα νέο αίτημα εξ ολοκλήρου. Με τις παραπάνω επιλογές, μπορείτε να αντιγράψετε όλους τους συμμετέχοντες σε μια συγκεκριμένη πρόσκληση σε σύσκεψη ή να τους επιλέξετε με βάση τις απαντήσεις τους.

Αυτό θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν χρειαστεί ποτέ προωθήστε την πρόσκλησή σας για συνάντηση ως υπενθύμιση σε μια συγκεκριμένη ομάδα ανθρώπων.

Άρα, θα πρέπει να μην έχετε προβλήματα με τη σύσκεψη του Outlook προγραμματισμός και υπενθύμιση με τις παρεχόμενες πληροφορίες.