Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες στο Outlook: Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας

Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τις κατηγορίες του Outlook προς όφελός σας

Αυτός είναι ένας περιεκτικός οδηγός σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας και χρήσης κατηγοριών στο Microsoft Outlook. Έχουμε εξηγήσει όλες τις λεπτομέρειες που θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τα πλεονεκτήματα της χρήσης κατηγοριών, καθώς και οδηγίες βήμα προς βήμα για τον τρόπο δημιουργίας, μετονομασίας και διαγραφής κατηγοριών.

Εκτός από αυτό, θα μάθετε επίσης πώς να εκχωρείτε κατηγορίες σε email, συσκέψεις, επαφές και εργασίες. Το άρθρο θα παρέχει επίσης συμβουλές για τον τρόπο ταξινόμησης και φιλτραρίσματος των μηνυμάτων κατά προεπιλεγμένη κατηγορία.

Σε αυτό το άρθρο

• Ποιες είναι οι κατηγορίες του Outlook;
• Γιατί δεν μπορώ να χρησιμοποιήσω κατηγορίες στο Outlook;
• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες του Outlook;
instagram story viewer
• 1. Δημιουργήστε κατηγορίες του Outlook
• 1.1 Επιτραπέζιος πελάτης
• 1.2 Εφαρμογή Ιστού
• 2. Μετονομάστε κατηγορίες του Outlook
• 2.1 Εφαρμογή επιφάνειας εργασίας
• 2.2 Web Client
• 3. Διαγραφή κατηγοριών του Outlook
• 3.1 Εφαρμογή επιφάνειας εργασίας
• 3.2 Web Client
• 4. Χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες του Outlook
• 4.1 Αντιστοιχίστε κατηγορίες του Outlook στο email σας
• 4.2 Προσθέστε μια κατηγορία στο συμβάν του ημερολογίου σας
• Πώς να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα μηνύματα κατά κατηγορία;

Ποιες είναι οι κατηγορίες του Outlook;

Πολλοί άνθρωποι μπερδεύονται μεταξύ του τι είναι μια κατηγορία του Outlook και τι είναι ένας φάκελος του Outlook. Ωστόσο, γνωρίζουν ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι προσαρμογής του Outlook και η ίδια η εφαρμογή παρέχει διαφορετικούς τρόπους ταξινόμησης μηνυμάτων, φακέλων αναζήτησης, ταξινόμησης φακέλων και πολλά άλλα.

Ωστόσο, υπάρχει πάντα κάποια σύγχυση μεταξύ των κατηγοριών και των φακέλων του Outlook. Οι φάκελοι του Outlook σάς επιτρέπουν να οργανώνετε τα εισερχόμενά σας και να αποθηκεύετε τα μηνύματά σας.

Όταν μετακινείτε μηνύματα στους φακέλους σας, τα μετακινείτε από τα εισερχόμενα σε αυτούς τους φακέλους. Στη συνέχεια, για να εντοπίσετε τα μηνύματα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μπείτε στο φάκελο της κατηγορίας και να τον αναζητήσετε.

Από την άλλη πλευρά, οι κατηγορίες του Outlook είναι ένας τρόπος οπτικοποίησης και αλλαγής του χρωματικού κώδικα των μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας.

Όταν εκχωρείτε μια κατηγορία σε ένα μήνυμα, δεν φεύγει από τα εισερχόμενα, αντίθετα τους εκχωρείται ένα χρώμα κατηγορίας. Χρησιμοποιώντας την κατηγορία χρώματος, μπορείτε εύκολα να βρείτε το μήνυμα που αναζητάτε από τη λίστα κατηγοριών.

Γιατί δεν μπορώ να χρησιμοποιήσω κατηγορίες στο Outlook;

Πολλοί χρήστες έχουν αναφέρει ότι δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν κατηγορίες στο Outlook. Ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους το κουμπί Κατηγορία δεν είναι διαθέσιμο για λογαριασμούς IMAP είναι ότι δεν συγχρονίζονται ξανά με τον διακομιστή.

Επιπλέον, δεν θα μπορείτε να εκχωρήσετε μια κατηγορία χρώματος σε λογαριασμούς IMAP, καθώς το Outlook 2016 έχει περιορισμό στη λειτουργία κατηγοριών χρωμάτων. Για να το διορθώσετε, πρέπει να αλλάξετε τον λογαριασμό IMAP σε λογαριασμό POP3.

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες του Outlook;

1. Δημιουργήστε κατηγορίες του Outlook

1.1 Επιτραπέζιος πελάτης

1. Εκκινήστε την εφαρμογή για υπολογιστές Outlook.
2. Στο Ετικέτες κλικ ενότητας Ταξινομώ.
3. Από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε Ολες οι κατηγορίες.
4. Χτύπα το Νέος κουμπί στο Κατηγορίες χρωμάτων κουτί.
5. Στο Προσθήκη νέας κατηγορίας πλαίσιο, ονομάστε την κατηγορία σας πληκτρολογώντας την στο πεδίο κειμένου.
6. Επιλέξτε ένα προσαρμοσμένο χρώμα από το Χρώμα πτυσώμενο μενού.
7. Χρησιμοποιώντας την Πλήκτρο συντόμευσης, προσθέστε ένα πλήκτρο συντόμευσης για την κατηγορία σας.
8. Κάντε κλικ Εντάξει να κλείσει το Προσθήκη νέας κατηγορίας πλαίσιο και κάντε ξανά κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις προτιμήσεις σας.

1.2 Εφαρμογή Ιστού

1. Επισκεφθείτε τον επίσημο Σελίδα σύνδεσης του Outlook.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις.
3. Επιλέγω Γενικός και μετά Κατηγορίες.
4. Τύπος + Δημιουργία κατηγορίας στην κορυφή της λίστας κατηγοριών.
5. Ονομάστε την κατηγορία, επιλέξτε ένα χρώμα για αυτήν και μετά κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

2. Μετονομάστε κατηγορίες του Outlook

2.1 Εφαρμογή επιφάνειας εργασίας

1. Εκκινήστε την εφαρμογή για υπολογιστές Outlook.
2. Στο Ετικέτες κλικ ενότητας Ταξινομώ.
3. Από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε Ολες οι κατηγορίες.
4. Επιλέξτε μια κατηγορία που θέλετε να μετονομάσετε και πατήστε το Μετονομάζω κουμπί.
5. Εισαγάγετε ένα νέο όνομα στο πεδίο κειμένου και κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

2.2 Web Client

1. Επισκεφθείτε τον επίσημο Σελίδα σύνδεσης του Outlook.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις.
3. Επιλέγω Γενικός και μετά Κατηγορίες.
4. Κάνε κλικ στο μολύβι κουμπί δίπλα σε μια κατηγορία για να την επεξεργαστείτε.
5. Πληκτρολογήστε το προτιμώμενο όνομα της κατηγορίας στο πεδίο κειμένου και κάντε κλικ Εντάξει. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το χρώμα αυτής της κατηγορίας.

Ακολουθώντας την παραπάνω μέθοδο, μπορείτε εύκολα να μετονομάσετε την κατηγορία του Outlook και να της εκχωρήσετε ένα όνομα της επιλογής σας τόσο στην επιφάνεια εργασίας όσο και στην εφαρμογή Ιστού.

3. Διαγραφή κατηγοριών του Outlook

3.1 Εφαρμογή επιφάνειας εργασίας

1. Εκκινήστε την εφαρμογή για υπολογιστές Outlook.
2. Στο Ετικέτες κλικ ενότητας Ταξινομώ.
3. Από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε Ολες οι κατηγορίες.
4. Επιλέξτε μια κατηγορία που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε το Διαγράφω κουμπί.

3.2 Web Client

1. Επισκεφθείτε τον επίσημο Σελίδα σύνδεσης του Outlook.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις.
3. Επιλέγω Γενικός και μετά Κατηγορίες.
4. Κάνε κλικ στο Σκουπίδια κουμπί δίπλα σε μια κατηγορία για να τη διαγράψετε.

Χρησιμοποιώντας τις παραπάνω μεθόδους, μπορείτε εύκολα να διαγράψετε κατηγορίες στον υπολογιστή σας καθώς και την εφαρμογή πελάτη web του MS Outlook.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Το Ημερολόγιο του Outlook δεν επιτρέπει αλλαγές: 3 τρόποι για να το διορθώσετε
• 2 τρόποι ανάκλησης και επανάληψης αποστολής email στο Outlook
• Πώς να προσθέσετε τις διακοπές στο ημερολόγιό σας του Outlook
• Πώς να εκτυπώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook Web & Desktop App

4. Χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες του Outlook

4.1 Αντιστοιχίστε κατηγορίες του Outlook στο email σας

1. μεταβείτε στο Σπίτι μενού της εφαρμογής Outlook.
2. Κάντε δεξί κλικ στο email, κάντε κλικ στο Ταξινομώ και επιλέξτε μια κατηγορία από το αναδυόμενο μενού.
3. Αφού εκχωρηθεί, μπορείτε να δείτε το χρώμα της κατηγορίας καθώς και το όνομα της κατηγορίας στο Κατηγορίες στήλη των εισερχομένων σας.

Ακολουθώντας την παραπάνω μέθοδο, μπορείτε εύκολα να αντιστοιχίσετε κατηγορίες του Outlook σε ένα ή πολλά μηνύματα. Αυτό θα σας βοηθήσει να εστιάσετε στα μηνύματα που σχετίζονται με μια κατηγορία. Για παράδειγμα, μπορείτε να εστιάσετε και να αντιμετωπίσετε μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία όταν βρίσκεστε στην κατηγορία Εργασία.

4.2 Προσθέστε μια κατηγορία στο συμβάν του ημερολογίου σας

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook στον υπολογιστή σας.
2. Κάντε δεξί κλικ στο συμβάν ημερολογίου και επιλέξτε Ταξινομώ από την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε μια κατηγορία. Εάν δεν βλέπετε την κατηγορία που προτιμάτε, κάντε κλικ στο Ολες οι κατηγορίες.
3. Αφού επιλέξετε την κατηγορία, θα δείτε το όνομα της κατηγορίας και το χρώμα που εφαρμόζεται στο συμβάν ημερολογίου.

Μπορείτε να εφαρμόσετε τις κατηγορίες στις επαφές, τις συναντήσεις σας και άλλα συμβάντα στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές ή στην εφαρμογή Ιστού.

Πώς να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα μηνύματα κατά κατηγορία;

1. Αφού αντιστοιχίσετε μια κατηγορία στα email σας, μπορείτε απλά να ταξινομήσετε τα μηνύματα πατώντας το Κατηγορίες στήλη στην οριζόντια γραμμή που εμφανίζεται πάνω από τα μηνύματα του Outlook.
2. Σύμφωνα με το Κατηγορίες ενότητα, μπορείτε να επεκτείνετε ή να κλείσετε μια συγκεκριμένη κατηγορία χρησιμοποιώντας το μικρό τρίγωνο κουμπί στην κεφαλίδα της κατηγορίας.

Τα παραπάνω βήματα θα σας βοηθήσουν να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα εισερχόμενα του Outlook κατηγορηματικά. Μερικά από τα σημαντικά πλεονεκτήματα της δυνατότητας κατηγορίας στο Outlook παρατίθενται παρακάτω.

• Οι κατηγορίες σάς επιτρέπουν να βρείτε γρήγορα ένα συγκεκριμένο μήνυμα που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο θέμα
• Μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα κοιτάζοντας το χρώμα της κατηγορίας εάν του έχει εκχωρηθεί μια κατηγορία
• Μπορείτε να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας στο Outlook οργανωμένα, αναθέτοντας μια κατηγορία στα μηνύματά σας, στα συμβάντα ημερολογίου ή ακόμα και στις επαφές σας
• Οι κατηγορίες είναι πιο ωφέλιμες για τους χρήστες από τους φακέλους, καθώς μπορείτε να αντιστοιχίσετε πολλές κατηγορίες σε ένα μήνυμα
• Μόλις ανατεθεί, είναι εύκολο να κατηγοριοποιηθεί
• Δεν υπάρχει όριο στο πόσες κατηγορίες μπορείτε να έχετε στο Outlook

Αυτό είναι από εμάς σε αυτόν τον οδηγό. Μπορείτε να δείτε τον οδηγό μας που εξηγεί λεπτομερώς πώς μπορείτε να εκτελέσετε ένα αναζητήστε μια κενή κατηγορία στο Outlook.

Έχουμε επίσης έναν ειδικό οδηγό για το πώς να ελέγξτε σε ποιον φάκελο βρίσκεται μια αλληλογραφία του Outlook. Επίσης, μπορείτε να ανατρέξετε στον οδηγό μας που θα σας βοηθήσει να επιλύσετε το Το Outlook δεν μετακινεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο θέμα.

Μη διστάσετε να μας ενημερώσετε στα παρακάτω σχόλια εάν ο παραπάνω οδηγός βοήθησε με το ερώτημά σας σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας και χρήσης κατηγοριών του Outlook.