Πώς να στείλετε ασφαλή email στο Outlook [Πλήρης οδηγός]

Κρυπτογραφήστε τα μηνύματά σας στο Outlook για βελτιωμένη ασφάλεια

Έχετε στείλει ποτέ ένα email σε λάθος άτομο ή έχετε σκοπό να το στείλετε σε ένα άτομο αλλά κατά λάθος το στείλατε σε κάποιον άλλο; Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να στείλετε εμπιστευτικές πληροφορίες μέσω email, αλλά δεν θέλετε το μήνυμά σας να είναι εύκολα προσβάσιμο.

Για να αποτρέψετε τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να κρυπτογραφήσετε το μήνυμα. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς μπορείτε να στείλετε ασφαλή email στο Outlook.

Προσφέρει το Outlook ασφαλή email;

Το Outlook προσφέρει ασφαλείς λειτουργίες email. Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι εξοικειωμένοι με τις βασικές δυνατότητες ασφαλείας, όπως η δυνατότητα προστασίας των email με κωδικό πρόσβασης και αποτροπής από τους παραλήπτες από την προώθηση ή την αντιγραφή μηνυμάτων. Αλλά υπάρχουν περισσότερα στην ασφάλεια του Outlook από αυτό.

• Κρυπτογραφημένο email – Αν και υπάρχει λογισμικό κρυπτογράφησης email, το Outlook προσφέρει επίσης ασφαλή αλληλογραφία κρυπτογραφώντας μηνύματα και συνημμένα. Αυτό σημαίνει ότι κανείς δεν μπορεί να τα διαβάσει εκτός από τον προοριζόμενο παραλήπτη. Τα κρυπτογραφημένα email αποστέλλονται χρησιμοποιώντας Transport Layer Security (TLS) ή Secure Sockets Layer (SSL), το οποίο είναι ένα πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της ταυτότητας ενός διακομιστή και τη δημιουργία μιας κρυπτογραφημένης σύνδεσης.
• Κρυπτογράφηση μηνυμάτων του Office 365 – Κρυπτογράφηση μηνυμάτων του Office 365 είναι μια υπηρεσία που σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε κρυπτογραφημένα email. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν θέλετε να προστατεύσετε πληροφορίες από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, για παράδειγμα, κατά την αποστολή ευαίσθητων εγγράφων σε εξωτερικά μέρη. Λειτουργεί επίσης με τους περισσότερους πελάτες email.
• Πιστοποιητικά S/MIME – Το S/MIME σημαίνει Ασφαλείς/Πολλαπλές Επεκτάσεις αλληλογραφίας Διαδικτύου και είναι ένα ανοιχτό πρότυπο για κρυπτογράφηση δημόσιου-ιδιωτικού κλειδιού και υπογραφή μηνυμάτων email. Το S/MIME χρησιμοποιεί τεχνολογία κρυπτογράφησης RSA για την ψηφιακή υπογραφή και κρυπτογράφηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε μόνο οι προβλεπόμενοι παραλήπτες να μπορούν να τα δουν.
• Υπογραφές – Αυτά προορίζονται για την προσθήκη ενός επιπλέον στρώματος προστασίας από επιθέσεις πλαστογράφησης και phishing. Διασφαλίζουν ότι κάθε μήνυμα που στέλνετε προέρχεται από έναν εξουσιοδοτημένο λογαριασμό, επαληθεύοντας ότι προέρχεται όντως από τη διεύθυνση των εισερχομένων σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό υπογραφής email εάν το ενσωματωμένο δεν προσφέρει μεγάλη προσαρμογή. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε λογισμικό σάρωσης email για έλεγχο για κακόβουλο λογισμικό.
• Πρόσθετα του Outlook – Εκτός από την ενσωματωμένη προστασία για το Outlook, υπάρχουν πολλά πρόσθετα ασφαλείας τρίτων που είναι διαθέσιμα στο Κατάστημα Γραφείου που μπορεί να σας βοηθήσει να προστατεύσετε τον λογαριασμό email σας. Τα πρόσθετα του Outlook είναι μικρά προγράμματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επέκταση της λειτουργικότητας του Outlook.

Πώς μπορώ να στείλω ένα ασφαλές email στο Outlook;

1. Μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Εκκινήστε το Εφαρμογή Outlook και κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα.
2. Πλοηγηθείτε στο Επιλογές καρτέλα και κάντε κλικ στο βέλος δίπλα Περισσότερες επιλογές.
3. Στο Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις ασφαλείας.
4. ο Ιδιότητες Ασφαλείας Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου και θα ελέγξει το πλαίσιο Κρυπτογράφηση περιεχομένων μηνύματος και συνημμένων.
5. Μεταβείτε στην Ασφάλεια στην ενότητα Ρύθμιση ασφαλείας και στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε πιστοποιητικό S/MIME και, στη συνέχεια, πατήστε Εντάξει.
6. Τώρα, όταν στέλνετε το μήνυμα, θα είναι κρυπτογραφημένο.

Οι χρήστες του Outlook που θέλουν να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με προστασία S/MIME πρέπει να εγκαταστήσουν ένα πιστοποιητικό S/MIME στον υπολογιστή τους και να διαμορφώσουν τις ρυθμίσεις του Outlook ανάλογα.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Πώς να απενεργοποιήσετε την απάντηση σε όλα στο Outlook: Ένας απλός τρόπος για να το κάνετε
• Πώς να ξεκινήσετε το Outlook σε ασφαλή λειτουργία [Force Open It]
• 6 Καλύτερο λογισμικό αποκλεισμού USB για ασφάλεια και προστασία θυρών

2. Όλα τα email

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία της αρχικής σελίδας του Outlook και επιλέξτε Επιλογές.
2. Μεταβείτε στο Κέντρο αξιοπιστίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας.
3. Επιλέξτε Ασφάλεια email και επιλέξτε το πλαίσιο Κρυπτογράφηση περιεχομένων και συνημμένων για εξερχόμενα μηνύματα.
4. Τώρα κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις στην περιοχή Κρυπτογραφημένο email.
5. Μεταβείτε στην επιλογή Πιστοποιητικά και αλγόριθμοι και στην περιοχή Υπογραφή πιστοποιητικού, επιλέξτε πιστοποιητικό S/MIME και, στη συνέχεια, πατήστε Εντάξει.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Πώς να απενεργοποιήσετε την απάντηση σε όλα στο Outlook: Ένας απλός τρόπος για να το κάνετε
• Πώς να ξεκινήσετε το Outlook σε ασφαλή λειτουργία [Force Open It]
• 6 Καλύτερο λογισμικό αποκλεισμού USB για ασφάλεια και προστασία θυρών
• Λείπει η γραμμή εργαλείων στο Outlook: Πώς να το επαναφέρετε

Τι κάνει η κρυπτογράφηση ενός email;

Η κρυπτογράφηση ενός email είναι ένας τρόπος για να προστατεύσετε τα περιεχόμενα του μηνύματός σας από την πρόσβαση άλλων. Εάν στέλνετε ευαίσθητες πληροφορίες μέσω email, είναι απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι κανείς εκτός από τον προοριζόμενο παραλήπτη δεν μπορεί να τις διαβάσει.

Η διαδικασία κρυπτογράφησης πραγματοποιείται σε δύο βήματα. Αρχικά, πρέπει να κρυπτογραφήσετε το μήνυμα έτσι ώστε κανείς να μην μπορεί να το διαβάσει χωρίς το σωστό κλειδί. Στη συνέχεια, θα ήταν καλύτερο να το αποκρυπτογραφήσετε με το σωστό κλειδί. Λοιπόν, πώς ανοίγετε ένα κρυπτογραφημένο email στο Outlook;

Θα δείτε ένα εικονίδιο κλειδώματος δίπλα στο όνομα του αποστολέα, εάν λάβετε ένα κρυπτογραφημένο email. Μπορείτε να ανοίξετε το email κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κλειδώματος. Στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το κλειδί ασφαλείας για να αποκαλύψετε το περιεχόμενο του email.

Η κρυπτογράφηση των email σας δεν σημαίνει ότι τα στέλνετε με μυστικό κωδικό. Σημαίνει απλώς ότι μόνο το άτομο με το σωστό κλειδί αποκρυπτογράφησης μπορεί να τα ανοίξει. Τώρα που γνωρίζετε την κρυπτογράφηση, μπορεί να αναρωτηθείτε: Πού βρίσκεται το κουμπί Send Secure στο Outlook;

Όταν στέλνετε ένα νέο μήνυμα email, μπορείτε να βρείτε το κουμπί Αποστολή Ασφαλούς κάτω από την επιλογή Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία.

Και αυτός είναι ο τρόπος αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Outlook με ασφάλεια. Σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε προβλήματα, όπως π.χ Το Outlook δεν ανοίγει στα Windows 11, έχουμε έναν ειδικό οδηγό για εσάς.

Το Outlook.com είναι μέρος της σουίτας του Microsoft Office, επομένως δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι προσφέρει μερικές λειτουργίες ασφαλείας email, μεταξύ άλλων αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά που πρέπει να προσέξετε.

Επιπλέον, μπορείτε εγκατάσταση λογισμικού ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων για να προσθέσετε ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας για όλους τους λογαριασμούς σας.

Έχουμε επίσης ένα συναρπαστικό σύγκριση του Outlook με. Gmail εάν αναζητάτε έναν αξιόπιστο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ενημερώστε μας ποια άλλα μέτρα ασφαλείας έχετε κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακάτω.