Πώς να δημιουργήσετε, να διαχειριστείτε και να χρησιμοποιήσετε γρήγορα βήματα στο Microsoft Outlook

Εάν θέλετε να εκτελέσετε πολλές ενέργειες σε ένα μόνο μήνυμα email με ένα μόνο κλικ, τότε τα Γρήγορα Βήματα του Microsoft Outlook μπορούν να σας βοηθήσουν. Ας υποθέσουμε ότι βρίσκεστε σε μια συνάντηση και λαμβάνετε ένα email, δεν έχετε χρόνο να περάσετε από το email και να απαντήσετε αμέσως. Σε αυτό το σενάριο, μπορείτε να στείλετε μια γρήγορη απάντηση με ένα μόνο κλικ χρησιμοποιώντας γρήγορα βήματα. Δεν πιστεύετε ότι είναι χρήσιμο; Σε αυτό το άρθρο, θα μάθουμε πώς να δημιουργείτε, να χρησιμοποιείτε, να επεξεργάζεστε και να διαγράφετε γρήγορα βήματα στο Outlook.

Πριν δημιουργήσετε ένα νέο γρήγορο βήμα, είναι καλό να γνωρίζετε ότι υπάρχουν μερικά γρήγορα βήματα που περιλαμβάνονται ήδη στο Outlook από προεπιλογή.

Προς Διευθυντή – Εάν θέλετε να προωθήσετε το επιλεγμένο email στον διευθυντή σας, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το γρήγορο βήμα.

Email ομάδας – Δημιουργεί ένα κενό μήνυμα για τα μέλη της ομάδας σας.

Ολοκληρώθηκε – Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και το μετακινεί σε έναν καθορισμένο φάκελο.

Απάντηση & Διαγραφή – Θα ανοίξει ένα κενό μήνυμα απάντησης και αφού στείλετε την απάντηση, το αρχικό μήνυμα θα διαγραφεί.

Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε επιλέγοντας το μήνυμα email για το οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τα γρήγορα βήματα και μετά κάνοντας κλικ στο παραπάνω κατάλληλο γρήγορο βήμα.

Δημιουργία και χρήση Quick Steps στο Outlook

Βήμα 1: Ανοίξτε το Microsoft Outlook

Βήμα 2: Στην ομάδα Quick Steps κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου. Ανοίγει το παράθυρο Επεξεργασία Γρήγορου Βήματος.

Βήμα 3: Δώστε ένα όνομα στο γρήγορο βήμα στο Ονομα πεδίο.

Βήμα 4: Επιλέξτε μια ενέργεια στο γρήγορο βήμα σας από τις ενέργειες αναπτυσσόμενο λίστα. Εδώ θα επιλέξω Ορισμός σημασίας από το αναπτυσσόμενο μενού.

Βήμα 5: Μπορείτε να προσθέσετε πολλές ενέργειες κάνοντας κλικ στο Προσθήκη δράσης κουμπί και, στη συνέχεια, επιλέγοντας μια ενέργεια από την αναπτυσσόμενη λίστα. Εδώ θα επιλέξω Απάντηση από το αναπτυσσόμενο μενού.

Βήμα 6: Κάντε κλικ στο Εμφάνιση Επιλογών και συμπληρώστε τα πρόσθετα στοιχεία για την απάντησή σας.

Βήμα 7: Υπάρχουν διάφορες επιλογές όπως θέμα, κείμενο, πλήκτρο συντόμευσης, σημασία κ.λπ. Μπορείτε να τα ρυθμίσετε εάν απαιτείται. Για παράδειγμα, εδώ θα εισάγω ένα μήνυμα «Ευχαριστώ. Θα επικοινωνήσουμε μαζί σας ως απάντηση στο πεδίο κειμένου.

Βήμα 8: Μπορείτε επίσης να στείλετε αυτόματα το κείμενο κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην αυτόματη αποστολή μετά από 1 λεπτό καθυστέρηση.

Βήμα 9: Ενημερώστε εάν χρειάζεστε πρόσθετες επιλογές όπως η σημαία, η σημασία, το πλήκτρο συντόμευσης κ.λπ. και μόλις ολοκληρωθούν οι ρυθμίσεις κάντε κλικ στο Φινίρισμα.

Βήμα 10: Τώρα δημιουργείται το γρήγορο βήμα και μπορείτε να το δείτε παραπάνω στην ομάδα Γρήγορων Βημάτων.

Βήμα 11: Για να το χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ στο μήνυμα email για το οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε το γρήγορο βήμα. Κάντε κλικ στο γρήγορο βήμα που δημιουργήσατε και οι ρυθμίσεις εφαρμόζονται σε αυτό το μήνυμα.

Επεξεργαστείτε το Γρήγορο Βήμα

Βήμα 1: Για να επεξεργαστείτε το γρήγορο βήμα μπορείτε κάντε δεξί κλικ στο γρήγοραβήμα που έχετε δημιουργήσει και επιλέξετε Επεξεργασία από τη λίστα.

Ή μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία στο παράθυρο Γρήγορων Βημάτων. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο Διαχείριση Γρήγορων Βημάτων, επιλέξτε το συγκεκριμένο γρήγορο βήμα από τα αριστερά και κάντε κλικ στο Επεξεργασία.

Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαχείρισης γρήγορου βήματος, επιλέγω το συγκεκριμένο γρήγορο βήμα από τα αριστερά και μετά κάντε κλικ στο Επεξεργασία.

Βήμα 2: Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και κάντε κλικ στο Εντάξει

Βήμα 3: Μόλις τελειώσετε, για να το αποθηκεύσετε κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε κουμπί.

Διαγραφή The Quick Step

Βήμα 1: Για να διαγράψετε το γρήγορο βήμα μπορείτε κάντε δεξί κλικ στο γρήγορο βήμα που έχετε δημιουργήσει και επιλέξτε διαγράφω από τη λίστα.

Ή μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία στο παράθυρο Γρήγορων Βημάτων. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαχείρισης γρήγορου βήματος, επιλέγω το συγκεκριμένο γρήγορο βήμα από τα αριστερά και μετά κάντε κλικ στο Διαγράφω.

Βήμα 2: Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που ζητά την επιβεβαίωση, κάντε κλικ στο Ναί. Κάντε κλικ στο Εντάξει. Και διαγράφεται.

Αυτό είναι! Ελπίζω αυτό το άρθρο να είναι εύκολο να ακολουθηθεί και να είναι χρήσιμο. Ευχαριστώ!!