Πώς να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα κανάλι στο Microsoft Teams στα Windows 11 ή 10

Το Microsoft Teams είναι μια τέτοια εφαρμογή που έφερε επανάσταση στην έννοια της διαδικτυακής επικοινωνίας μεταξύ των ομάδων. Ενώ η ιδέα είναι πιο διαδεδομένη στον επαγγελματικό κόσμο, μετά την πανδημία, κέρδισε δημοτικότητα και στην προσωπική επικοινωνία. Ωστόσο, η εφαρμογή Teams αποδείχθηκε πιο χρήσιμη για τις επιχειρήσεις, ειδικά κατά τη διάρκεια του σεναρίου πανδημίας Covid-19, όπου οι άνθρωποι αναγκάζονταν να εργάζονται από το σπίτι.

Η εφαρμογή κέρδισε δημοτικότητα έναντι των ανταγωνιστών της, λόγω ορισμένων από τις χρήσιμες λειτουργίες της που βοηθούν τους επαγγελματίες να ενισχύσουν την παραγωγικότητα και την επικοινωνία τους μέσω της ομαλής διαδικτυακής συνεργασίας. Ενώ διαθέτει μια σειρά από σημαντικές δυνατότητες που βοηθούν τις ομάδες να συνδέονται, να επικοινωνούν, να στέλνουν και να μοιράζονται έγγραφα με και εύκολα, έρχεται επίσης με μια κρυφή δυνατότητα, όπως η επιλογή αποστολής email ενός καναλιού στο Microsoft Teams στα Windows 11/10 Η/Υ. Το email μπορεί να σταλεί σε ολόκληρο το κανάλι απευθείας στη συνομιλία του Teams ταυτόχρονα και το email μπορεί να περιέχει αρχεία, φακέλους και άλλα συνημμένα. Αυτό διευκολύνει τους υπαλλήλους να συνδεθούν με ολόκληρο το τμήμα σε ένα μέρος και επίσης με ομάδες και να συζητήσουν έργα σε μια ομάδα.

Αυτή η ανάρτηση θα καλύψει τις λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο αποστολής email ενός καναλιού στο Microsoft Teams στον υπολογιστή σας με Windows 11/10 και πώς είναι χρήσιμο για τον οργανισμό σας.

Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για το Microsoft Teams

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το Microsoft Teams είναι μια πλατφόρμα επικοινωνίας που επιτρέπει στους υπαλλήλους ενός οργανισμού να συνεργάζονται σε ένα μόνο μέρος, στο διαδίκτυο. Από βιντεοδιάσκεψη ή διαδικτυακά σεμινάρια έως συναντήσεις, κλήσεις, συνομιλίες ή κοινή χρήση αρχείων, υποστηρίζει ότι όλες οι ομάδες λειτουργούν ομαλά και φυσικά. Δεν σας βοηθά μόνο να συνδεθείτε με συναδέλφους εντός του οργανισμού, αλλά και με πελάτες εκτός.

Το καλύτερο μέρος της εφαρμογής Teams είναι ότι βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται όλες τις σημαντικές πτυχές τους σε μια ενιαία πλατφόρμα που επιτρέπει ένα κοινό περιβάλλον για όλους. Επιπλέον, με την ανερχόμενη κουλτούρα της εξ αποστάσεως εργασίας, η εφαρμογή Teams βοηθά τους υπαλλήλους να εργάζονται από οποιαδήποτε τοποθεσία σε όλο τον κόσμο και από οποιαδήποτε συσκευή. Ενώ μπορούν να πραγματοποιούν βιντεοδιασκέψεις για να συνεργαστούν για ένα έργο, έχουν επίσης τη δυνατότητα να συνομιλούν, να επεξεργάζονται έγγραφα και ακόμη και να μοιράζονται εύκολα αρχεία.

Επομένως, η εφαρμογή Microsoft Teams όχι μόνο βελτιστοποιεί τη διαδικτυακή συνάντηση της ομάδας για επιχειρήσεις και βελτιώνει τις λειτουργίες συσκέψεων, αλλά ενισχύει επίσης την παραγωγικότητα και την κινητικότητα της επιχείρησης με τη δυνατότητα ομαλής ενσωμάτωσης με άλλη Microsoft ή τρίτο μέρος εφαρμογές. Επιπλέον, η εφαρμογή προσφέρει πλήρη ασφάλεια των συνομιλιών και των αρχείων σας, είναι σταθερή και αξιόπιστη κατά την πραγματοποίηση κλήσεων και λειτουργεί τέλεια ακόμη και για τους εργαζόμενους πρώτης γραμμής.

Τούτου λεχθέντος, έρχεται με μερικές εξαιρετικά χρήσιμες λειτουργίες και ένα από αυτά είναι η επιλογή να στέλνετε email απευθείας σε ολόκληρη την ομάδα με τη μία. Ας δούμε μερικές από τις ειδικές λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.

Τι είναι αποκλειστικό σχετικά με τη δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Teams

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η εφαρμογή Teams όχι μόνο σας βοηθά να μοιράζεστε σημαντικά έγγραφα και συζητήσεις μεταξύ τους ομάδες ή μεμονωμένα άτομα, σας επιτρέπει επίσης να στέλνετε email με αρχεία και άλλα συνημμένα κατά τη διάρκεια ενός Teams συνομιλία. Ενώ η διαδικτυακή επικοινωνία της ομάδας έχει προχωρήσει πολύ σε σχέση με άλλες προηγμένες λειτουργίες, το email εξακολουθεί να παραμένει τόσο σημαντικό όσο πριν. Ως εκ τούτου, η Microsoft φρόντισε να διατηρήσει τη δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ομάδες, ενώ μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις άλλες δυνατότητες παράλληλα.

Στην πραγματικότητα, η Microsoft βρίσκεται στη διαδικασία να διευκολύνει τη μεταφορά των συνομιλιών από το email στο Teams.

Για αυτό, ο τεχνολογικός γίγαντας εισήγαγε τη νέα δυνατότητα που επιτρέπει στους χρήστες των Windows να στέλνουν email σε ένα ολόκληρο κανάλι της ομάδας με μια κίνηση. Επιπλέον, υποστηρίζει επίσης την ανύψωση σημαιών, τη μορφοποίηση κειμένων και την προσθήκη συνημμένων που χρειάζεται μια επιχείρηση για να λειτουργήσει.

Ωστόσο, για να μπορέσετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα κανάλι στο Teams, πρέπει να έχετε ενεργοποιημένο αυτό το χαρακτηριστικό στην εφαρμογή. Ας δούμε πώς:

Πώς να ενεργοποιήσετε την ενσωμάτωση email στο Microsoft Teams

Η ενεργοποίηση αυτής της λειτουργίας θα σας βοηθήσει να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email σε συγκεκριμένο κανάλι στην εφαρμογή Teams. Το καλύτερο από όλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να στείλετε email σε οποιοδήποτε κανάλι μιας συγκεκριμένης ομάδας που την κατέχει. Δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα ενσωμάτωσης email στην εφαρμογή Teams:

*Σημείωση - Αυτό για τους χρήστες που έχουν πρόσβαση στο Κέντρο διαχειριστή του Microsoft Teams.

Βήμα 1: Εκκινήστε το Κέντρο διαχειριστή του Microsoft Teams.

Βήμα 2: Πλοηγηθείτε στις τετράγωνες τελείες (μενού) στην επάνω αριστερή πλευρά του παραθύρου.

Βήμα 3: Τώρα, από τη λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις σε επίπεδο οργανισμού.

Βήμα 4: Στη συνέχεια, μεταβείτε στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, μετακινηθείτε προς τα κάτω και κάτω από το Ενσωμάτωση email ενότητα, ενεργοποιήστε την επιλογή – Επιτρέψτε στους χρήστες να στέλνουν email σε μια διεύθυνση email καναλιού.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε πλέον να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κανάλια στην εφαρμογή Teams.

Πώς να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καναλιού στο Microsoft Teams

Τώρα που ξέρετε για αυτήν την υπέροχη λειτουργία που ήταν κρυμμένη μέχρι τώρα, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες για να μπορείτε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κανάλια στην εφαρμογή Teams:

Βήμα 1: Στο Της ομάδας app, μεταβείτε στο συγκεκριμένο κανάλι στο οποίο θέλετε να στείλετε το email.

Βήμα 2: Τώρα, στην αριστερή πλευρά της οθόνης, κάτω Οι Ομάδες σας ενότητα, κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες (…) δίπλα στο Γενικός και επιλέξτε Λάβετε διεύθυνση email.

Τώρα μπορείτε να στείλετε το email σας στο κανάλι.

*Σημείωση - Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε τις παρακάτω οδηγίες για να στείλετε ένα email σε ένα συγκεκριμένο κανάλι:

Βήμα 1: Εκκινήστε το δικό σας Της ομάδας εφαρμογή και προσδιορίστε το κανάλι της ομάδας στο οποίο θέλετε να μοιραστείτε το email σας.

*Σημείωση - Σε κάθε κανάλι έχει εκχωρηθεί το δικό του αναγνωριστικό email, επομένως κάντε δεξί κλικ στο κανάλι που θέλετε και αντιγράψτε τη διεύθυνση email που βλέπετε.

Βήμα 2: Στη συνέχεια, ανοίξτε Microsoft Outlook και μπορείτε τώρα είτε να μεταβείτε σε ένα προηγούμενο μήνυμα που έχετε ήδη γράψει και αποθηκεύσει σε πρόχειρο ή απλά να γράψετε ένα νέο.

Τώρα, μεταβείτε στο "Προς την" και επικολλήστε το email που αντιγράψατε Βήμα 1. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το κουμπί αποστολής όπως θα κάνατε για ένα κανονικό email σε οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή email.

*Σημείωση -  Τα συνημμένα στο email αποστέλλονται αυτόματα και αποθηκεύονται σε έναν φάκελο που ονομάζεται Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Αρχεία αυτί. Εάν ο φάκελος δεν βρίσκεται εκεί από προεπιλογή, το Της ομάδας Η εφαρμογή το δημιουργεί για να αποθηκεύει τα email και τα συνημμένα.

Αυτά τα αρχεία μπορούν να ανοίξουν και να επεξεργαστούν απευθείας στο Της ομάδας εφαρμογή ή σε οποιεσδήποτε άλλες εφαρμογές επιτραπέζιου υπολογιστή ή Κοινόχρηστο σημείο, και τα λοιπά. Σας επιτρέπει επίσης να προσθέτετε μεταδεδομένα σε αυτά τα αρχεία, να τα συγχρονίζετε και πολλά άλλα. Ωστόσο, μόλις αρχίσετε να επεξεργάζεστε αυτά τα αρχεία, αυτά γίνονται νέα αντίγραφα των πραγματικών συνημμένων και ως εκ τούτου, τυχόν αλλαγές που γίνονται σε αυτά τα αρχεία, δεν προστίθενται στα αρχικά συνημμένα στο email. Έτσι, αυτά θα είναι εντελώς ξεχωριστά αντίγραφα.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να στείλετε email σε ένα κανάλι απευθείας στο δικό σας Της ομάδας app, αντί να στέλνετε με μη αυτόματο τρόπο ένα email σε κάθε μέλος της ομάδας ξεχωριστά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα σφαλμάτων και επίσης να βεβαιωθείτε ότι όλοι από τη συγκεκριμένη ομάδα του καναλιού περιλαμβάνονται στο email και κανείς δεν θα μείνει έξω.

Αυτό που κάνει το Outlook εδώ είναι ότι αποθηκεύει τις διευθύνσεις email από προεπιλογή με αυτές με τις οποίες επικοινωνήσατε. Αυτό είναι ακριβώς όπως όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε μια διεύθυνση email στο πεδίο "προς" σε ένα κανονικό email και αρχίζει να συμπληρώνει αυτόματα τις προτάσεις. Αυτό σημαίνει ότι η εφαρμογή θυμάται αυτόματα όλες τις διευθύνσεις email καθώς στέλνετε ένα email σε ένα κανάλι για μελλοντική διευκόλυνση.

Έτσι, στο μέλλον, όποτε θέλετε να στείλετε ένα email στο ίδιο κανάλι, μπορείτε να επιλέξετε από το αποθηκευμένο email διευθύνσεις στο πεδίο "Προς" και εμφανίζεται αυτόματα και έτσι η Microsoft διευκολύνει τη ζωή εσύ.

Πώς να ανοίξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κανάλι του Microsoft Teams

Αφού στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο συγκεκριμένο κανάλι μιας ομάδας στην εφαρμογή Microsoft Teams, τα άτομα που λαμβάνουν το email έχουν πολλούς τρόπους για να ανοίξουν και να προβάλουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Μπορούν να ανοίξουν και να διαβάσουν το email απευθείας στην εφαρμογή Teams. Με αυτόν τον τρόπο, οι παραλήπτες δεν χρειάζεται να ανοίξουν μια ξεχωριστή εφαρμογή για να δουν το email ή να το κατεβάσουν, κάνοντας έτσι τη συνολική εμπειρία πολύ εύκολη και ομαλή.
• Οι παραλήπτες του καναλιού έχουν την επιλογή να κατεβάσουν το πραγματικό email και ακόμη και να το ανοίξουν στην εφαρμογή Outlook Mail και να το διαβάσουν.
• Εναλλακτικά, η ομάδα που λαμβάνει το email μπορεί επίσης να κάνει κλικ για να ανοίξει και να κατεβάσει το συνημμένο και στη συνέχεια να το δει.

Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να στέλνετε εύκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο κανάλι στην εφαρμογή Teams, αλλά και θα διευκολύνει τα πράγματα για τους παραλήπτες στο κανάλι.

Πώς να περιορίσετε τις αναρτήσεις στο κανάλι χρησιμοποιώντας το email

Εάν είστε ο διαχειριστής της ομάδας, μπορείτε να ελέγξετε ποιος μπορεί να δημοσιεύει αναρτήσεις στην ομάδα της Microsoft χρησιμοποιώντας αυτήν τη διεύθυνση email (τη διεύθυνση email του καναλιού). Δείτε πώς μπορείτε να περιορίσετε τις αναρτήσεις στο κανάλι χρησιμοποιώντας το email:

Βήμα 1: Ανοιξε το Ομάδες της Microsoft εφαρμογή και, στη συνέχεια, πλοηγηθείτε στο κανάλι που θέλετε να ελέγξετε.

Βήμα 2: Στη συνέχεια, στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες (…) και μετά κάντε κλικ στο Προηγμένες ρυθμίσεις.

Βήμα 3: Τώρα, κάτω από το Λάβετε διεύθυνση email ενότητα, επιλέξτε την επιλογή – Οποιοσδήποτε μπορεί να στείλει email σε αυτήν τη διεύθυνση.

Αυτό θα σας βοηθήσει να ελέγξετε ποιος μπορεί να δημοσιεύσει στο κανάλι χρησιμοποιώντας αυτήν τη διεύθυνση email.

Απάντηση στο email του καναλιού

Μόλις ληφθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κανάλι στην εφαρμογή Teams, τα μέλη της Ομάδας μπορούν πλέον να έχουν μια συνομιλία σχετικά με το ίδιο, να συνδέσουν οποιαδήποτε αρχεία που σχετίζονται με το θέμα του email, επισημάνετε ετικέτες σε συναδέλφους ή άλλα κανάλια για να τους συμπεριλάβετε στη συζήτηση, μοιραστείτε έγγραφα, μιμίδια, GIF και πολλά άλλα περισσότερο.

Ωστόσο, εάν απαντήσετε στην ανάρτηση, θα παραμείνει εντός των Ομάδων και δεν θα αποσταλεί ως απάντηση στο αρχικό email. Έτσι, εάν προσπαθήσετε να απαντήσετε στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ομάδες θα εμφανίσουν μια υπενθύμιση που λέει:αυτή η συνομιλία δεν συνδέεται σε καμία περίπτωση με το νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.”