Η εφαρμογή Microsoft Planner είναι ό, τι χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας

Ψάχνετε για έναν εύκολο αλλά απλό τρόπο συνεργαστείτε και μοιραστείτε εργασίες με την ομάδα σας; ο Εφαρμογή Microsoft Planner σας βοηθά να κάνετε ακριβώς αυτό και πολλά άλλα.

Από την εισαγωγή της, η εφαρμογή Microsoft Planner βοήθησε διάφορες ομάδες σε όλο τον κόσμο βοηθώντας τις να δημιουργήσουν νέα σχέδια, να οργανώσουν και να αναθέσουν διαφορετικές εργασίες, κοινή χρήση εγγράφων

, συζητήστε μέσω συνομιλίας τι εργάζεται κάθε άτομο και λάβετε ενημερώσεις προόδου για κάθε εργασία.

Με απλά λόγια, η εφαρμογή παρέχει έναν οπτικό τρόπο οργάνωσης της ομαδικής εργασίας και παραμένει ενημερωμένος σχετικά με την πρόοδο για διάφορες εργασίες.

Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί για Γραφείο 365, αλλά διατίθεται μόνο σε χρήστες με προγράμματα συνδρομής Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium και Education.

Αυτό σημαίνει ότι δεν είναι διαθέσιμο για κρατική συνδρομή ή προσωπική χρήση.

Μερικές από τις εργασίες που μπορείτε να εκπληρώσετε Εφαρμογή Microsoft Planner περιλαμβάνω:

• Συνεργασία με την ομάδα σας
• Επισυνάψτε αρχεία, φωτογραφίες, έγγραφα ή συνδέσμους
• Προσθέστε λίστες ελέγχου σε εργασίες
• Προσθέστε σχόλια σε εργασίες
• Επισήμανση εργασιών με ετικέτες
• Ορισμός και ενημέρωση προόδου για εργασίες
• Ορισμός ή προσθήκη εικόνας προεπισκόπησης για εργασίες
• Δείτε την πρόοδο των σχεδίων σας
• Δείτε όλες τις εργασίες και τα σχέδια
• Λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με εργασίες και σχέδια
• Διαγράψτε εργασίες ή σχέδια
• Παρακολούθηση προόδου από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή

Πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο στην εφαρμογή Microsoft Planner

Το Microsoft Planner σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο, οργανώστε και χτίστε την ομάδα σας, εκχώρηση εργασιών και λήψη ενημερώσεων προόδου.

Οι χρήστες που είναι νέοι στο Microsoft Planner μπορούν να ξεκινήσουν από την επίσκεψη tasks.office.com, δημιουργήστε σχέδια στην εφαρμογή ιστού και, στη συνέχεια, προβάλετε και ενημερώστε τα σχέδιά τους σε κινητά. Οι υπάρχοντες χρήστες μπορούν να λάβουν το Planner μέσω του διαδικτύου ή των πλατφορμών για κινητά.

Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε τα παρακάτω απλά βήματα:

1. Συνδεθείτε
2. Δημιουργήστε ένα σχέδιο
3. Προσθέστε μια εργασία
4. Ορίστε μια ημερομηνία για την εργασία σας
5. Κατηγοριοποιήστε τις εργασίες σας
6. Προσθέστε άτομα από την ομάδα σας
7. Αναθέστε εργασίες σε διαφορετικά μέλη της ομάδας
8. Παρακολουθήστε την πρόοδο

Βήμα 1: Συνδεθείτε

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το Microsoft Planner είναι διαθέσιμο μόνο για συνδρομές εργασίας ή σχολείου, οπότε για να συνδεθείτε, χρειάζεστε τα διαπιστευτήρια σύνδεσης λογαριασμού εργασίας ή σχολείου.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι δεν χρειάζεστε εγκαταστάσεις λογισμικού στον υπολογιστή σας ή σε άλλη συσκευή για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή. Απλώς συνδέεστε σε αυτό μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού.

Μόλις συνδεθείτε, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Αποκτήστε πρόσβαση στον ιστότοπο Planner της εργασίας ή του σχολείου σας
• Προβολή, επεξεργασία και δημιουργία σχεδίων
• Προβολή, επεξεργασία και δημιουργία εργασιών
• Συνομιλία με μέλη της ομάδας
• Παρακολουθήστε την πρόοδο σε σχέδια και εργασίες

Δείτε πώς μπορείτε να συνδεθείτε στο Microsoft Planner:

1. Ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησης ιστού
2. Στη γραμμή διευθύνσεων, πληκτρολογήστε https://office.com/signin ή https://portal.office.com
3. Πατήστε το κουμπί Enter στο πληκτρολόγιό σας
4. Επιλέξτε τον λογαριασμό με τον οποίο θέλετε να συνδεθείτε
5. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email και τον κωδικό πρόσβασης για τον λογαριασμό που έχετε επιλέξει
6. Συνδεθείτε

Σημείωση: εάν έχετε ήδη συνδεθεί ή έχετε το Περιβάλλον Office 365 για το χώρο εργασίας σας, μπορείτε να συνδεθείτε απευθείας στο Microsoft Planner μέσω της εφαρμογής εκκίνησης.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το εκτελέσετε:

1. Επιλέγω εφαρμογή εκκίνησης στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησής σας
2. Επιλέξτε το πλακίδιο Planner στην αρχική σελίδα ή το παράθυρο εφαρμογών
3. Συνδεθείτε στο Planner

Δημιουργία λογαριασμού με το Microsoft Planner

Για να συνδεθείτε, το ίδρυμα της εργασίας ή του σχολείου σας πρέπει να έχει εγγραφεί για ένα κατάλληλο πρόγραμμα Office 365 και, στη συνέχεια, ο διαχειριστής σας θα σας δώσει έναν λογαριασμό.

Αν δεν είστε σε θέση να συνδεθείτε, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το γραφείο βοήθειας της εργασίας ή του σχολείου σας.

Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα σχέδιο

Μόλις συνδεθείτε στο Microsoft Planner, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον ιστότοπο και, ως εκ τούτου, να μπορείτε να δείτε τα διαθέσιμα σχέδια για καθεμία από τις ομάδες του Office 365.

Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι σχεδίων: δημόσια και ιδιωτικά.

Τα δημόσια σχέδια είναι ορατά σε όλους στην εργασία σας ή στο σχολική οργάνωση που σημαίνει ότι εμφανίζονται κάθε φορά που κάποιος στον οργανισμό αναζητά σχέδιο, ενώ τα ιδιωτικά σχέδια είναι ορατά σε συγκεκριμένα άτομα που προστίθενται στο σχέδιο.

Σημείωση: Εάν κάνετε το σχέδιό σας δημόσιο ή ιδιωτικό, η Ομάδα του Office 365 θα γίνει δημόσια ή ιδιωτική.

Για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα μεταβαίνοντας στο Αγαπημένα σχέδια ή Όλα τα σχέδια (μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε ένα νέο σχέδιο επιλέγοντας Νέο σχέδιο
2. Εάν το επιλέξετε Νέο σχέδιο, δώστε στο σχέδιό σας ένα όνομα
3. Επιλέξτε ποιος μπορεί να δει το σχέδιό σας
4. Επιλέγω Επιλογές ώστε να:

• Προσθέστε μια περιγραφή
• Αποφασίστε εάν θα εγγραφείτε αυτόματα νέα μέλη στην ειδοποίηση

1. Δημιουργήστε ένα σχέδιο

Σημείωση: η δημιουργία ενός νέου σχεδίου δημιουργεί επίσης μια νέα ομάδα του Office 365. Αυτό διευκολύνει τη συνεργασία τόσο στο Microsoft Planner όσο και σε άλλες εφαρμογές όπως το Outlook και το OneDrive, μεταξύ άλλων.

Μόλις δημιουργήσετε ένα σχέδιο, το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε εργασίες.

Βήμα 3: Προσθέστε εργασίες, ορίστε ημερομηνίες και κατηγοριοποιήστε

Επομένως, έχετε συνδεθεί με επιτυχία, δημιουργήσατε ένα σχέδιο και τώρα θέλετε να προσθέσετε εργασίες στο σχέδιό σας.

Η προσθήκη εργασιών απλώς αναλύει τι πρέπει να γίνει και από ποιον.

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε εργασίες στο σχέδιό σας:

1. Κάτω από το πλαίσιο Εκκρεμότητα, εισαγάγετε ένα όνομα εργασίας
2. Επιλέξτε Προσθήκη εργασίας (μπορείτε να προσθέσετε πολλές εργασίες πληκτρολογώντας ένα όνομα εργασίας και, στη συνέχεια, πατήστε enter και συνεχίστε να πληκτρολογείτε για να προσθέσετε περισσότερες. Εάν δεν μπορείτε να δείτε το πλαίσιο Εκκρεμότητα, κάντε κλικ στο σύμβολο + συν για να εμφανιστεί το πλαίσιο και, στη συνέχεια, προσθέστε μια εργασία

Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στις εργασίες σας και να καθορίσετε την εμφάνιση στο Διοικητικό Συμβούλιο.

Το Microsoft Planner σάς επιτρέπει να κάνετε τα ακόλουθα με τις εργασίες που δημιουργείτε:

• Ορίστε μια εικόνα προεπισκόπησης για κάθε εργασία. Για να το κάνετε αυτό, επισυνάψτε ένα αρχείο, μια φωτογραφία ή έναν σύνδεσμο στην εργασία ή προσθέστε μια λίστα ελέγχου.

Η πρώτη φωτογραφία, αρχείο ή σύνδεσμος που επισυνάπτετε γίνεται η προεπισκόπηση. Αν θέλεις χρησιμοποιήστε ένα διαφορετικό συνημμένο ως προεπισκόπηση ή χρησιμοποιήστε μια περιγραφή αντ 'αυτού, επιλέξτε την εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εμφάνιση στην κάρτα. Για να καταργήσετε την προεπισκόπηση, αποεπιλέξτε το πλαίσιο Εμφάνιση στην κάρτα.

• Προσθέστε την έναρξη και την ημερομηνία λήξης της εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε μια εργασία και, στη συνέχεια, προσθέστε μια ημερομηνία έναρξης και μια προθεσμία.

Οι ημερομηνίες μπορούν επίσης να προστεθούν όποτε δημιουργείτε μια νέα εργασία επιλέγοντας Ορισμός ημερομηνίας λήξης.

Εάν διαπιστώσετε ότι μια ημερομηνία είναι κόκκινη, αυτό σημαίνει ότι η εργασία έχει καθυστερήσει ακόμη και αν είναι ακόμη σε εξέλιξη.

• Επισήμανση εργασιών με ετικέτες. Οι ετικέτες σάς βοηθούν να εντοπίζετε γρήγορα τα γνωρίσματα που μοιράζονται με διάφορες εργασίες, όπως τοποθεσία, χρονοδιάγραμμα και απαιτήσεις εργασιών.

Για να προσθέσετε ετικέτες στις εργασίες σας, μεταβείτε στο Διοικητικό Συμβούλιο, επιλέξτε μια εργασία, επιλέξτε τα έγχρωμα κουτιά στα δεξιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη σημαία που θα χρησιμοποιήσετε και ονομάστε την.

Βήμα 4: Προσθέστε άτομα στην ομάδα σας

Για να προσθέσετε άτομα στην ομάδα σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Μεταβείτε στο Planner
• Επιλέξτε Μέλη
• Εισαγάγετε το όνομα του μέλους που θέλετε να προσθέσετε

Σημείωση: προς το παρόν μπορείτε να προσθέσετε άτομα μόνο στον οργανισμό σας. Ωστόσο, υπάρχει ένα σχέδιο ανάπτυξης που επιτρέπει στους χρήστες να προσθέτουν άτομα εκτός των οργανισμών τους. Μπορείτε να δείτε περισσότερες λειτουργίες που βρίσκονται σε εξέλιξη στο Χάρτης πορείας του Office 365.

Μόλις προσθέσετε άτομα, μπορείτε στη συνέχεια να τους αναθέσετε εργασίες.

Εάν πρέπει να καταργήσετε κάποιον από τη λίστα ή δεν χρειάζεστε πλέον κάποιον στο σχέδιό σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το βέλος δίπλα στα μέλη του προγράμματος
2. Δείξτε το άτομο που θέλετε να καταργήσετε
3. Επιλέξτε τις τρεις κουκκίδες
4. Επιλέξτε Κατάργηση

Βήμα 5: Παρακολουθήστε την πρόοδο

• Ορισμός και ενημέρωση προόδου εργασιών. Η εφαρμογή Microsoft Planner κατηγοριοποιεί τις εργασίες σε μη ξεκινήσει, βρίσκεται σε εξέλιξη και έχει ολοκληρωθεί.

Μπορείτε να ενημερώσετε την πρόοδο επιλέγοντας την εργασία και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Progress. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα ελέγχου για να παρακολουθείτε την πρόοδο των εργασιών. Ωστόσο, εάν ψάχνετε για ένα ευρύτερο σχέδιο ή για να δείτε τη συνολική πρόοδο των εργασιών, η προβολή γραφημάτων θα σας παρέχει αυτό. Μόλις τελειώσετε με μια εργασία, σημειώστε την ως ολοκληρωμένη επισημαίνοντάς την και επιλέγοντας το σημάδι επιλογής.

Σημείωση: μπορείτε να δείτε ολοκληρωμένες εργασίες μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα εργασιών και επιλέξτε Εμφάνιση ολοκληρωμένων.

Μόλις οριστούν οι εργασίες σας, μπορείτε οργανώστε τα σε κουβάδες και προσθέστε αυτά με τα οποία θα συνεργαστείτε καθώς εργάζεστε.

Πώς να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω email για εργασίες

Μερικές φορές θέλετε να παρακολουθείτε τις εργασίες σας εν κινήσει, και αυτό γίνεται εφικτό μέσω των ειδοποιήσεων μέσω email στην εφαρμογή Microsoft Planner.

Οι ειδοποιήσεις μέσω email ενεργοποιούνται μόλις δημιουργήσετε ένα σχέδιο, όταν προστίθενται ως μέλος ενός υπάρχοντος προγράμματος, εάν ένα άλλο μέλος σχολιάζει μια εργασία στην οποία σχολιάσατε, εάν ο κάτοχος του προγράμματος ενεργοποιεί τις ειδοποιήσεις δραστηριότητας εργασίας ή εάν έχετε εγγραφεί σε σχέδιο.

Οι κάτοχοι σχεδίων μπορούν επίσης αποστολή ειδοποιήσεων μέσω της εφαρμογής, στη ροή του προγράμματος κάθε φορά που ανατίθεται μια εργασία ή επισημαίνεται ως ολοκληρωμένη.

Οι ειδοποιήσεις είναι συνήθως απενεργοποιημένες από προεπιλογή, επομένως για να τις λάβετε πρέπει να τις ενεργοποιήσετε.

Για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να κάνετε τα εξής:

• Επιλέξτε τις τρεις κουκκίδες στα δεξιά του σχεδίου σας
• Επιλέξτε Επεξεργασία προγράμματος
• Επιλέξτε Αποστολή ειδοποιήσεων σχετικά με την ανάθεση εργασιών και την ολοκλήρωση εργασίας στη ροή συνομιλιών του σχεδίου
• Επιλέξτε το πλαίσιο για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις (για να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις, αποεπιλέξτε το ίδιο πλαίσιο).

Για να εγγραφείτε σε ένα σχέδιο, επιλέξτε τις τρεις κουκκίδες στα δεξιά του σχεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ακολουθήστε το σχέδιο στα εισερχόμενα. Κάντε το ίδιο για κατάργηση εγγραφής, αλλά επιλέξτε Διακοπή παρακολούθησης προγράμματος στα εισερχόμενα.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εφαρμογής Microsoft Planner

Πλεονεκτήματα

• Οργανώστε την ομαδική εργασία και κάντε περισσότερα
• Εύκολο στη χρήση, καθώς μπορείτε να το ξεκινήσετε με ένα κλικ
• Οργανώστε την εργασία οπτικά
• Ορατότητα και διαφάνεια
• Απρόσκοπτη συνεργασία με την ομάδα σας
• Ειδοποιήσεις μέσω email για εργασίες και σχέδια
• Εργαστείτε σε όλες τις συσκευές σας
• Διαθέσιμα κανάλια για αποστολή σχολίων σε περίπτωση αντιμετώπισης προβλημάτων με την εφαρμογή

Μειονεκτήματα

• Δεν διατίθεται για προσωπική ή κυβερνητική χρήση
• Η εφαρμογή δεν έχει αναπτυχθεί πλήρως όπως άλλες εφαρμογές ομαδικής συνεργασίας, όπως η Asana, επειδή ορισμένες λειτουργίες βρίσκονται ακόμη υπό ανάπτυξη

Κατεβάστε την εφαρμογή Planner από το Microsoft Office Store.

Μοιραστείτε μαζί μας την εμπειρία σας χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Microsoft Planner στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΙΣΤΟΡΙΕΣ ΓΙΑ ΕΞΕΤΑΣΗ:

• Πώς να εγκαταστήσετε και να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams στα Windows 10
• Κατεβάστε το Newton Mail στα Windows 10 για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα
• Λογισμικό παρακολούθησης χρόνου: Τα καλύτερα εργαλεία για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας