6 καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων για υπολογιστή [2021 Guide]

eFileCabinet

eFileCabinet είναι αναμφισβήτητα το κορυφαίο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων σήμερα. Είναι κατασκευασμένο για να διευκολύνει την αποθήκευση, ανάκτηση και κοινή χρήση αρχείων γραφείου. Η λειτουργία του λογισμικού, ωστόσο, υπερβαίνει τη διαχείριση εγγράφων, καθώς είναι επίσης εξοπλισμένη με εργαλεία λογιστικής και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.

Το eFileCabinet φιλοξενεί δύο παραλλαγές υποστήριξης: την έκδοση επιτραπέζιου υπολογιστή (συμβατή με Windows 10) και την έκδοση για κινητά, ειδικά σχεδιασμένη για κινητές συσκευές.

Αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων φιλοξενεί μια λειτουργία γνωστή ως "cloud-view", η οποία επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων τους στο cloud, απευθείας μέσω της πλατφόρμας του λογισμικού. Με αυτό, οι χρήστες μπορούν εύκολα να προβάλλουν και να εξαγάγουν αρχεία μέσω οποιασδήποτε συσκευής, υπό την προϋπόθεση ότι η συσκευή είναι συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο.

Επίσης, το eFileCabinet πληροί κάθε απαραίτητη συμμόρφωση στον κλάδο, συμπεριλαμβανομένων των SEC, HIPAA, FINRA και άλλων τυπικών απαιτήσεων.

Επιπλέον, το λογισμικό λειτουργεί τέλεια με το SecureDrawer, μια μοναδική λειτουργία κοινής χρήσης, η οποία χρησιμεύει ως μια πλατφόρμα κοινής χρήσης αρχείων από άκρο σε άκρο μεταξύ εσάς και των πελατών σας. Είναι σε θέση να ενσωματωθεί απρόσκοπτα με ποικιλία λογισμικού τρίτων όπως το MS Outlook, το ασφαλές eSignature, οι σαρωτές, οι εκτυπωτές και άλλα.

Lastl,. Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων eFileCabinet προσφέρει υπηρεσίες online και on-premise. Το λογισμικό προσφέρει δωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδων σε νέους χρήστες, μετά την οποία μπορούν να εγγραφούν σε ένα πρόγραμμα επί πληρωμή στην αρχική τιμή των 15 $.

Κατεβάστε eFileCabinet

OpenKM

OpenKM είναι, χωρίς αμφιβολία, ένα από τα πιο δημοφιλή λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Πρόκειται για ένα πολύ ευέλικτο λογισμικό διαχείρισης εταιρικού επιπέδου, το οποίο έχει σχεδιαστεί για την εκτέλεση εργασιών γραφείου, από τη διαχείριση εγγράφων έως τον αυτοματισμό ροής εργασιών έως τις λειτουργίες διαχείρισης.

Το εργαλείο έχει σχεδιαστεί ειδικά για υπολογιστές με Windows. Ωστόσο, μπορεί επίσης να προσεγγιστεί μέσω πλήθους άλλων λειτουργικών συστημάτων επιφάνειας εργασίας όπως το Linux.

Βασικά, το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων φιλοξενεί ένα δυναμικό σύνολο ενοτήτων, οι οποίες εκτελούν ολόκληρες τις λειτουργίες διαχείρισης του λογισμικού. Ορισμένες από αυτές τις ενότητες περιλαμβάνουν: Ηλεκτρονική τιμολόγηση, eSignature, Cryptography (για κρυπτογράφηση αρχείων και αποκρυπτογράφηση), Γραμμικός κώδικας, Mail Archiver και άλλα.

Επίσης, η ευέλικτη σχεδίαση του λογισμικού του επιτρέπει να ενσωματώνεται απρόσκοπτα με σχετικά εργαλεία γραφείου όπως το AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office και άλλα. Διαθέτει επίσης ένα σύστημα ελέγχου ταυτότητας με δυνατότητα σύνδεσης, το οποίο μπορεί να συνδεθεί με εξωτερικές βάσεις δεδομένων ή διακομιστές όπως SQL, Oracle, MySQL και λίγα άλλα.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, οι χρήστες έχουν την ευκαιρία να απλοποιήσουν ολόκληρη τη ροή εργασίας τους για να βελτιώσουν την αποδοτικότητα. Ως εκ τούτου, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων θεωρείται από πολλούς περισσότερο από ένα λογισμικό διαχείρισης έργου από έναν συνηθισμένο διαχειριστή εγγράφων.

Το OpenKM προσφέρει δύο βασικά σχέδια σε νέους χρήστες: Κοινότητα OpenKM και OpenKM Professional. Το πρώτο είναι διαθέσιμο δωρεάν (με περιορισμένες δυνατότητες), ενώ το δεύτερο, με πιο ισχυρές δυνατότητες, είναι ένα πρόγραμμα επί πληρωμή και προσφέρεται με προσφορά (προσαρμοσμένη τιμολόγηση).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σύστημα και τις απαιτήσεις λήψης του λογισμικού, συνδεθείτε στον ιστότοπο λήψης του OpenKM.

Κατεβάστε OpenKM

Templafy

Templafy είναι αναμφισβήτητα ένα από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά σήμερα. Είναι ένα ολοκληρωμένο βοηθητικό εργαλείο, το οποίο έχει σχεδιαστεί για την αποτελεσματική αποθήκευση, ανάκτηση και κοινή χρήση εγγράφων γραφείου. Είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται σε σύννεφο και υποστηρίζει όλες τις μορφές συστημάτων υπολογιστών και κινητών συσκευών.

Για ευκολία, υπάρχουν επίσης καθορισμένες εκδόσεις για επιτραπέζιους υπολογιστές (συμπεριλαμβανομένων των Windows) και smartphone (εφαρμογές για κινητά).

• ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 6 φοβερό λογισμικό για τη δημιουργία επεξεργάσιμων φορμών PDF

Βασικά, το Templafy διευκολύνει την αποθήκευση αρχείων και την ομαδική συνεργασία εξαλείφοντας τη συμβατική, διαχωρισμένη, διαδικασία εργασίας σε διαφορετικές πλατφόρμες.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων εξορθολογίζει όλα τα απαραίτητα εργαλεία στο χώρο εργασίας, ειδικά εργαλεία δημιουργίας εγγράφων όπως το MS Office, σε μία μόνο πλατφόρμα, παρέχοντας έτσι μια ενοποιημένη ροή εργασίας.

Επιπλέον, το Templafy φιλοξενεί μια αρκετά πλοήγηση διεπαφή, η οποία το καθιστά ιδανικό για εργασίες χαμηλής τεχνολογίας περιβάλλον, καθώς κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να δώσει σχόλια, να μοιραστεί αρχεία και να δημιουργήσει έγγραφα με αδιανόητη ευκολία.

Όλα αυτά διοχετεύονται μέσω μίας μόνο τροφοδοσίας και παρακολουθείται από τον διαχειριστή (εργοδότη), για να διασφαλιστεί ότι πληρούνται όλες οι απαιτήσεις και τα πρότυπα ποιότητας.

Τέλος, όπως τα περισσότερα ανθεκτικά βοηθητικά εργαλεία, το Templafy δεν είναι φθηνό. Στην πραγματικότητα, είναι βολικά ένα από τα πιο ακριβά λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Διατίθεται με σταθερή τιμή συνδρομής 355 $ ανά μήνα. Ωστόσο, υπάρχει μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδος πριν από την πλήρη εγγραφή. Επισκεφτείτε τον επίσημο ιστότοπό τους για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες.

Κατεβάστε Templafy

SutiDMS

SutiDMS, ένα προϊόν της SutiSoft, είναι ένα από τα πιο ολοκληρωμένα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά. Είναι εξοπλισμένο με μια σειρά εργαλείων για τη διαχείριση και οργάνωση εγγράφων, κοινή χρήση αρχείων, τήρηση αρχείων και βελτίωση της ομαδικής συνεργασίας.

Είναι ένα διαδικτυακό, διαδικτυακό, λογισμικό που υποστηρίζεται σε όλους τους υπολογιστές και τις φορητές συσκευές.

Επιπλέον, το SutiDMS διαθέτει ένα σύνολο εργαλείων πολλαπλών λειτουργιών, τα οποία περιλαμβάνουν ένα τροποποιήσιμο ταμπλό, βιβλιοθήκη εγγράφων, λήψη εγγράφων OCR, πολλαπλές ενοποιήσεις (με MS Outlook, Gmail και Yahoo Mail), συγχώνευση αρχείων, αρχειοθέτηση και διατήρηση εγγράφων, eSignature και φόρουμ μεταξύ οι υπολοιποι.

Το λογισμικό χρησιμεύει βασικά ως ο απόλυτος χώρος αποθήκευσης, όπου μπορείτε να φυλάσσετε όλα τα έγγραφά σας και η λειτουργικότητά του μέσω διαδικτύου διασφαλίζει ότι έχετε πρόσβαση και ανάκτηση εγγράφων ανά πάσα στιγμή.

Παρ 'όλα αυτά, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων προσφέρει μια εταιρική τιμολόγηση, η οποία διατίθεται με προσφορά.

Υπάρχουν δύο χαμηλότερα σχέδια: το Premium πρόγραμμα και το Επαγγελματικό σχέδιο. Το πρόγραμμα Professional έχει σχεδιαστεί για έως 10 χρήστες και είναι διαθέσιμο με τιμή 18 $ ανά χρήστη (ανά μήνα). Το πρόγραμμα Premium, από την άλλη πλευρά, προορίζεται για έναν οργανισμό μεσαίας κλίμακας με λιγότερους από 500 υπαλλήλους και είναι διαθέσιμο με τιμή 20 $ ανά χρήστη (ανά μήνα).

Κατεβάστε SutiDMS

FileHold

FileHold είναι μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης εγγράφων, η οποία ενσωματώνει διαφορετικά σύνολα λειτουργιών για να παρέχει στους χρήστες μια κεντρική αποθήκευση και απλοποιημένη διαδικασία εργασίας. Το λογισμικό είναι ένα από τα λίγα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων, τα οποία έχουν σχεδιαστεί ειδικά για υπολογιστές με Windows 10 και άλλες εκδόσεις των Windows (7/8 / 8.1). Παρ 'όλα αυτά, μπορεί επίσης να προσεγγιστεί μέσω προγραμμάτων περιήγησης ιστού σε υπολογιστές Linux και Mac.

Οι δυνατότητες του λογισμικού κατηγοριοποιούνται στις «τυπικές», «προαιρετικές», «προσαρμοσμένες» και «σάρωση εγγράφων και απεικόνιση». Ορισμένες από αυτές τις λειτουργίες περιλαμβάνουν τη λήψη μεταδεδομένων (επισήμανση εγγράφων), το ημερολόγιο, τις ηλεκτρονικές φόρμες, την ηλεκτρονική υπογραφή, το OCR (πλευρά διακομιστή), την αυτόματη συμπλήρωση, τη λήψη SmartSoft και άλλα.

Επίσης, το FileHold φιλοξενεί τη δυνατότητα ενοποίησης με ένα σύνολο λογισμικού τρίτων όπως το MS Office, το MS Active Directory, το MS SharePoint και άλλα. Όλα αυτά διευκολύνουν την αποθήκευση αρχείων, την ανάκτηση και την κοινή χρήση, καθώς και το συντονισμό της ροής εργασίας.

Τέλος, το FileHold προσφέρει δύο βασικά προγράμματα τιμολόγησης. FileHold Express και FileHold Enterprise. Το πρόγραμμα Express έχει σχεδιαστεί για μικρές επιχειρήσεις με λιγότερους από 20 υπαλλήλους, ενώ το πρόγραμμα Enterprise είναι ιδανικό για μεγαλύτερους οργανισμούς ή ομάδες με περισσότερα από 20 μέλη.

Ωστόσο, τα ποσοστά συνδρομής και των δύο προγραμμάτων διατίθενται μόνο με προσφορά. Μπορείτε να στείλετε ένα email στην ομάδα πωλήσεων του FileHold για να λάβετε μια προσφορά για την επιχείρησή σας.

Κατεβάστε FileHold

Μ-αρχεία

Μ-αρχεία είναι ένα από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων που διατίθενται σήμερα. Είναι πολύ σημαντικό για τη λειτουργία «διπλής ανάλυσης», η οποία έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει τους χρήστες από την επικάλυψη εγγράφων. Είναι DMS που βασίζεται σε σύννεφο. Ως εκ τούτου, υποστηρίζεται τόσο σε επιτραπέζιους υπολογιστές όσο και σε φορητές πλατφόρμες.

Υπάρχουν επίσης καθορισμένες εκδόσεις για επιτραπέζιους υπολογιστές (για Windows 10 / 8.1 / 8/7), καθώς και εφαρμογές για κινητές συσκευές για επιλεγμένες κινητές συσκευές.

Εκτός αυτού, αυτό το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για τα Windows 10 φιλοξενεί έναν οργανωμένο χώρο αποθήκευσης, όπου τα έγγραφα οργανώνονται και αποθηκεύονται κατάλληλα. Αναλύει τις αναζητήσεις εγγράφων από συσχετίζοντας ονόματα αρχείων με άλλους σχετικούς δείκτες όπως ημερομηνίες και έργα. Ως εκ τούτου, το λογισμικό είναι σε θέση να εξαλείψει εύκολα τα διπλά.

Επίσης, η ενοποιημένη πλατφόρμα της διευκολύνει την αποτελεσματικότητα στο χώρο εργασίας βελτιώνοντας την ανάθεση εργασιών (από εργοδότη σε εργαζόμενο), και την εκτέλεση και παράδοση εργασιών (από εργαζόμενους σε εργοδότη). Το τελικό αποτέλεσμα είναι η βελτιωμένη παραγωγικότητα.

Επιπλέον, το M-Files είναι ένα ευέλικτο DMS, το οποίο μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί σε εργαλεία όπως το MS Office και μια σειρά από εργαλεία CRM όπως το Salesforce. Αυτό το καθιστά ιδανικό για σχεδόν όλους τους τύπους επιχειρήσεων. Επίσης, υπάρχουν τρεις βασικές επιλογές ανάπτυξης που προσφέρονται, όπως on-premise, cloud-based και hybrid (συνδυασμός).

Η M-Files προσφέρει δωρεάν δοκιμή ενός μήνα σε νέους χρήστες, μετά την οποία μπορούν εύκολα να αναβαθμίσουν στο εταιρικό σχέδιο, το οποίο προσφέρεται με προσφορά.

Κατεβάστε Μ-αρχεία

συμπέρασμα

Σήμερα, υπάρχει μειωμένη χρήση χάρτινων εγγράφων σε όλο τον κόσμο, με πολλούς οργανισμούς, σχολεία και κυβερνητικά ιδρύματα προτιμούν την ευκολία αποθήκευσης χωρίς χαρτί από την δυσκολία των αρχείων χαρτιού και φακέλους.

Ως εκ τούτου, υπάρχει συνεχής ζήτηση για τυπικό και ανθεκτικό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Αναφορικά με αυτήν τη ζήτηση, έχουμε συντάξει μερικά από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης εγγράφων στην αγορά, για να διευκολύνουμε τη λήψη αποφάσεών σας, σχετικά με το ποιο DMS θα χρησιμοποιήσει για την επιχείρησή σας.