Wie kann ich Besprechungen in Outlook automatisch annehmen oder ablehnen?

Übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihre Outlook-Termine

Wenn Sie Besprechungseinladungen häufig annehmen oder ablehnen müssen, dies aber nicht gerne manuell tun, können Sie festlegen, dass sie automatisch angenommen oder abgelehnt werden.

Dies wird Ihnen dabei helfen, einen konfliktfreien Besprechungsplan aufzustellen und Ablenkungen zu minimieren, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

In diesem Leitfaden gehen wir detailliert auf die Schritte zum automatischen Annehmen oder Ablehnen eingehender Besprechungsanfragen in Outlook ein, damit eine zeitnahe Antwort an den Besprechungsorganisator gesendet wird.

Wie kann ich in Outlook automatisch eine Besprechung annehmen, ohne eine Antwort zu senden?

1. Drücken Sie die Taste Windows Schlüsselart Ausblick und klicken Offen.
2. Gehen Sie im Outlook-Hauptfenster zu Datei Tab.
3. Wählen Optionen öffnen Outlook-Optionen.
4. Gehe zu Kalender Suchen Sie im linken Bereich nach Automatische Annahme oder Ablehnung, Klicken Sie dann auf Automatische Annahme/Ablehnen Taste.
5. Auf der Automatische Annahme oder Ablehnung Um ein Meeting anzunehmen, setzen Sie im Fenster ein Häkchen neben Akzeptieren Sie Besprechungsanfragen automatisch und entfernen Sie abgesagte Besprechungen und klicken OK.
6. Als nächstes auf der Outlook-Optionen Fenster, Kalender Bereich, lokalisieren Kalenderoptionen und auswählen Akzeptieren für die Verwenden Sie diese Antwort, wenn Sie einen neuen Besprechungszeitpunkt vorschlagen Möglichkeit.
7. Klicken OK und starten Sie Outlook neu, um die Änderungen zu speichern.

Wenn Sie Outlook 2010 oder eine ältere Version verwenden, suchen Sie nach Ressourcenplanung Option statt Automatische Annahme oder Ablehnung. Drücke den Ressourcenplanung Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die zu erhalten Automatisches Annahme- oder Ablehnungsfenster, und ändern Sie die Einstellungen für Besprechungsanfragen in Outlook.

Wie akzeptiere ich Besprechungen automatisch mit einer Antwort in Outlook?

1. Indem man eine Regel festlegt

1. Start Ausblick und geh zum Heim Tab.
2. Klicken Regeln, dann auswählen Regeln und Warnungen verwalten aus der Dropdown-Liste.
3. Klicken Neue Regel.
4. Auf der Regelassistent Dialogfeld auswählen Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte und klicken Nächste.
5. Wählen Sie auf der nächsten Seite aus Dabei handelt es sich um eine Besprechungseinladung oder ein Update und klicken Nächste.
6. Von dem Schritt 1 Feld auswählen Antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage, dann gehen Sie zu Schritt 2 Feld und klicken Sie auf spezifische Vorlage Hyperlink.
7. An Wählen Sie eine Antwortvorlage aus Fenster, z Blick in, wählen Standardvorlage oder Benutzervorlagen im Dateisystem; Im Feld unten sehen Sie die Antwortvorlage für die Besprechung. Wenn es mehrere Optionen gibt, wählen Sie eine aus und klicken Sie Offen.
8. Klicken Nächste, dann klick Nächste.
9. Benennen Sie nun die Regel, wenn Sie möchten, und klicken Sie auf Beenden.

Sie können auch auswählen Erstellen Sie diese Regel für alle Konten um die Besprechungseinladung automatisch für alle Ihre E-Mail-Adressen in Outlook anzunehmen.

2. Durch Ausführen eines VBA-Skripts

Zuerst müssen Sie das Skript in VBA speichern; Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

1. Drücken Sie im Outlook-Fenster Alt + F11 um das zu öffnen Visual Basic-Anwendung (VBA) für Outlook.
2. Gehe zu Einfügen, dann auswählen Modul.
3. Wenn das neue Modul geöffnet wird, kopieren Sie das folgende Skript und fügen Sie es ein, um die Besprechungseinladungen in Outlook automatisch anzunehmen, und drücken Sie Strg + S um es zu speichern:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Sobald Sie das Skript in VBA haben, müssen Sie es ausführen. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

1. Gehen Sie zum Outlook-Fenster und gehen Sie zu Entwickler Tab.
2. Wählen Makrosund wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Makros aus, die Sie zum Ausführen erstellt haben.

Bevor Sie VBA-Skripte in Outlook verwenden, erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten und Konfigurationseinstellungen und testen Sie das Skript immer in kleinem Umfang, bevor Sie es für das gesamte Postfach ausführen.

Durch die automatische Beantwortung von Besprechungseinladungen in Outlook sparen Sie Zeit. Dies ist eine problemlose Möglichkeit, den Organisator des Meetings über Ihre Teilnahme zu informieren. Allerdings immer Überprüfen Sie die Besprechungsanfrage, um Ihre Mitteilnehmer kennenzulernen um sicherzustellen, dass Sie mit den Teilnehmern auf der Tagesordnung des Meetings übereinstimmen.

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Wie lehne ich Besprechungen in Outlook automatisch ab?

1. Verwenden Sie die Outlook-Optionen, um alle Besprechungseinladungen abzulehnen

1. Starten Sie Outlook und gehen Sie zu Datei Tab.
2. Wählen Optionen öffnen Outlook-Optionen.
3. Gehe zu Kalender, Lokalisieren Automatische Annahme oder Ablehnung & drücke den Automatische Annahme/Ablehnen Taste.
4. Wählen Besprechungsanfragen, die im Widerspruch zu einem bestehenden Termin oder einer Besprechung stehen, automatisch ablehnen, um eine Besprechung abzulehnen.
5. Als nächstes wählen Sie aus Abfall für die Verwenden Sie diese Antwort, wenn Sie einen neuen Besprechungszeitpunkt vorschlagen Option unter Kalenderoptionen und klicken Sie auf OK.
6. Starten Sie Outlook neu, um die Änderungen zu speichern.

2. Legen Sie eine Regel fest, um Besprechungseinladungen von einer bestimmten E-Mail-Adresse abzulehnen

Zuerst müssen Sie eine Antwort erstellen und die Vorlage speichern, um die Besprechung abzulehnen; Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

1. Gehen Sie im Outlook-Hauptfenster zu Kalender und auswählen Neues Treffen.
2. Im Treffen Geben Sie im Fenster den Text in den Text ein, den Sie senden möchten, um eine Besprechungseinladung abzulehnen, und gehen Sie zum Datei Tab.
3. Klicken Sie nun Speichern als.
4. Auf der Speichern als Fenster, z Speichern unter, wählen Outlook-Vorlage (.oft)Geben Sie für den Dateinamen einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie nun über eine benutzerdefinierte Vorlage verfügen, können wir eine Regel zum Ablehnen des Meetings erstellen.

1. Starten Sie Outlook und gehen Sie zu Heim Tab.
2. Klicken Regeln, dann wähle Regeln und Warnungen verwalten aus der Dropdown-Liste.
3. Auf der Regeln und Warnungen Fenster auswählen Neue Regel.
4. Auf der Regelassistent Dialogfeld auswählen Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte und klicken Nächste.
5. Von dem Schritt 1 Feld, Wählen Sie das aus von Personen oder öffentlichen Gruppen Option, dann gehen Sie zu Schritt 2, und klicken Sie das Volk oder die öffentliche Gruppe Hyperlink.
6. Es wird das geöffnet Regeladresse Fenster; Wählen Sie den Benutzernamen aus, dessen Besprechungseinladung Sie ablehnen möchten, und klicken Sie auf Aus, und dann OK.
7. Jetzt auswählen Dabei handelt es sich um eine Besprechungseinladung oder ein Update und klicken Nächste.
8. Wählen Sie auf der folgenden Seite die aus Antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage Option aus dem Schritt 1 Box und rein Schritt 2, drücke den spezifische Vorlage Hyperlink.
9. An Wählen Sie eine Antwortvorlage aus Fenster, z Blick in, wählen Benutzervorlagen im Dateisystem; Im Feld unten sehen Sie die Antwortvorlage für die Besprechung. Wählen Sie das von Ihnen erstellte aus und klicken Sie Offen.
10. Klicken Nächste, dann klick Nächste.
11. Benennen Sie nun die Regel und klicken Sie Beenden.

Wählen Erstellen Sie diese Regel für alle Konten wenn Sie automatisch auf Besprechungsanfragen in der anderen E-Mail antworten möchten Konten.

3. Verwenden Sie ein VBA-Skript, um mehrere Besprechungseinladungen abzulehnen

Zuerst müssen Sie das Skript hinzufügen und in VBA speichern. So können Sie das tun:

1. Starten Sie Outlook und drücken Sie im Hauptfenster Alt + F11 um VBA zu öffnen.
2. Gehe zu Einfügen, und klicken Sie Modul.
3. Kopieren Sie das folgende Skript, fügen Sie es ein, um die Besprechungsanfrage im Modul zu löschen, und drücken Sie Strg + S um es zu speichern:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Nachdem Sie das Skript gespeichert haben, schließen Sie das VBA-Fenster. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Skript auszuführen:

1. Wählen Sie im Outlook-Fenster die Besprechungseinladungen aus, die Sie ablehnen möchten, und drücken Sie dann Alt + F8.
2. Du bekommst das Makros Fenster, wählen Sie das aus Decline_Requests Modul und klicken Sie Laufen.
3. Geben Sie im nächsten Fenster die Anzahl der Ablehnungen ein und klicken Sie auf OK. Geben Sie hier die Anzahl der von Ihnen ausgewählten Besprechungsanfragen ein.

Wenn Sie zum gleichen Zeitpunkt nicht verfügbar sind, lehnt das Skript die Besprechung automatisch ab, löscht die E-Mail-Nachricht jedoch nicht aus Outlook, sodass Sie dies tun können Leiten Sie die Besprechungseinladung weiter an jemanden, der in Ihrem Namen daran teilnimmt.

Sie können außerdem das Hin- und Her-E-Mail-Versand über die Meeting-Logistik vermeiden Verwenden Sie Bcc, um die Person zur Besprechung hinzuzufügen.

Durch die Automatisierung der Antwort auf eine Besprechungseinladung können Sie Ihre Planungseffizienz steigern, indem Sie wissen, welche Zeitfenster frei sind, und so Ihren Arbeitsablauf optimieren.

Sagen Sie uns im Kommentarbereich unten, wie Ihnen die automatische Beantwortung der Besprechungsanfrage geholfen hat.