So erstellen und verwenden Sie Kategorien in Outlook: Steigern Sie Ihre Produktivität

Erfahren Sie, wie Sie Outlook-Kategorien optimal zu Ihrem Vorteil nutzen können

Dies ist eine umfassende Anleitung zum Erstellen und Verwenden von Kategorien in Microsoft Outlook. Wir haben alle Details erklärt, die Ihnen helfen, die Vorteile der Verwendung von Kategorien zu verstehen, und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen, Umbenennen und Löschen von Kategorien.

Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie E-Mails, Besprechungen, Kontakten und Aufgaben Kategorien zuweisen. Der Artikel enthält außerdem Tipps zum Sortieren und Filtern von Nachrichten nach Standardkategorie.

In diesem Artikel

• Was sind Outlook-Kategorien?
• Warum kann ich in Outlook keine Kategorien verwenden?
• Wie erstelle und verwende ich Outlook-Kategorien?
• 1. Erstellen Sie Outlook-Kategorien
• 1.1 Desktop-Client
• 1.2 Web-App
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• 2. Benennen Sie Outlook-Kategorien um
• 2.1 Desktop-App
• 2.2 Web-Client
• 3. Löschen Sie Outlook-Kategorien
• 3.1 Desktop-App
• 3.2 Web-Client
• 4. Verwenden Sie Outlook-Kategorien
• 4.1 Weisen Sie Ihrer E-Mail Outlook-Kategorien zu
• 4.2 Fügen Sie Ihrem Kalenderereignis eine Kategorie hinzu
• Wie sortiere und filtere ich Nachrichten nach Kategorie?

Was sind Outlook-Kategorien?

Viele Menschen sind verwirrt zwischen einer Outlook-Kategorie und einem Outlook-Ordner. Sie wissen jedoch, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, Outlook anzupassen, und dass die App selbst verschiedene Möglichkeiten zum Sortieren von Nachrichten, zum Durchsuchen von Ordnern, zum Sortieren von Ordnern und vielem mehr bietet.

Es kommt jedoch immer zu Verwirrung zwischen Outlook-Kategorien und -Ordnern. Mit Outlook-Ordnern können Sie Ihren Posteingang organisieren und Nachrichten speichern.

Wenn Sie Nachrichten in Ihre Ordner verschieben, verschieben Sie sie aus dem Posteingang in diese Ordner. Um die Nachrichten zu finden, müssen Sie dann nur noch den Kategorieordner aufrufen und ihn durchsuchen.

Andererseits sind Outlook-Kategorien eine Möglichkeit, den Farbcode der Nachrichten in Ihrem Posteingang zu visualisieren und zu ändern.

Wenn Sie einer Nachricht eine Kategorie zuweisen, verlässt diese den Posteingang nicht, sondern erhält eine Kategoriefarbe zugewiesen. Mithilfe der Farbkategorie können Sie in der Kategorieliste leicht herausfinden, nach welcher Nachricht Sie suchen.

Warum kann ich in Outlook keine Kategorien verwenden?

Viele Benutzer haben berichtet, dass sie in Outlook keine Kategorien verwenden können. Einer der Hauptgründe dafür, dass die Schaltfläche „Kategorie“ für IMAP-Konten nicht verfügbar ist, besteht darin, dass sie nicht mit dem Server synchronisiert werden.

Außerdem können Sie IMAP-Konten keine Farbkategorie zuweisen, da in Outlook 2016 die Funktion „Farbkategorien“ eingeschränkt ist. Um dies zu beheben, müssen Sie das IMAP-Konto in ein POP3-Konto ändern.

Wie erstelle und verwende ich Outlook-Kategorien?

1. Erstellen Sie Outlook-Kategorien

1.1 Desktop-Client

1. Starten Sie die Outlook-Desktop-App.
2. Im Stichworte Abschnitt klicken Kategorisieren.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus Alle Kategorien.
4. Schlagen Sie die Neu Schaltfläche in der Farbkategorien Kasten.
5. Im neue Kategorie hinzufügen Benennen Sie im Feld „Kategorie“ Ihre Kategorie, indem Sie sie in das Textfeld eingeben.
6. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Farbe aus Farbe Dropdown-Menü.
7. Verwendung der Tastenkürzel, fügen Sie eine Tastenkombination für Ihre Kategorie hinzu.
8. Klicken OK um das zu schließen neue Kategorie hinzufügen Feld und klicken Sie erneut OK um Ihre Präferenzen zu speichern.

1.2 Web-App

1. Besuchen Sie den Beamten Outlook-Anmeldeseite.
2. Klicke auf Einstellungen.
3. Wählen Allgemein und dann Kategorien.
4. Drücken Sie + Kategorie erstellen ganz oben in der Kategorieliste.
5. Benennen Sie die Kategorie, wählen Sie eine Farbe dafür aus und klicken Sie dann auf Speichern.

2. Benennen Sie Outlook-Kategorien um

2.1 Desktop-App

1. Starten Sie die Outlook-Desktop-App.
2. Im Stichworte Abschnitt klicken Kategorisieren.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus Alle Kategorien.
4. Wählen Sie eine Kategorie aus, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie auf Umbenennen Taste.
5. Geben Sie einen neuen Namen in das Textfeld ein und klicken Sie OK um die Änderungen anzuwenden.

2.2 Web-Client

1. Besuchen Sie den Beamten Outlook-Anmeldeseite.
2. Klicke auf Einstellungen.
3. Wählen Allgemein und dann Kategorien.
4. Klick auf das Bleistift Klicken Sie auf die Schaltfläche neben einer Kategorie, um sie zu bearbeiten.
5. Geben Sie den gewünschten Namen der Kategorie in das Textfeld ein und klicken Sie OK. Sie können auch die Farbe dieser Kategorie ändern.

Mit der oben beschriebenen Methode können Sie die Outlook-Kategorie ganz einfach umbenennen und ihr sowohl auf dem Desktop als auch in der Web-App einen Namen Ihrer Wahl zuweisen.

3. Löschen Sie Outlook-Kategorien

3.1 Desktop-App

1. Starten Sie die Outlook-Desktop-App.
2. Im Stichworte Abschnitt klicken Kategorisieren.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus Alle Kategorien.
4. Wählen Sie eine Kategorie aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen Taste.

3.2 Web-Client

1. Besuchen Sie den Beamten Outlook-Anmeldeseite.
2. Klicke auf Einstellungen.
3. Wählen Allgemein und dann Kategorien.
4. Klick auf das Müll Klicken Sie auf die Schaltfläche neben einer Kategorie, um sie zu löschen.

Mit den oben genannten Methoden können Sie ganz einfach Kategorien auf Ihrem Computer sowie in der Web-Client-App von MS Outlook löschen.

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4. Verwenden Sie Outlook-Kategorien

4.1 Weisen Sie Ihrer E-Mail Outlook-Kategorien zu

1. Gehe zum Heim Menü der Outlook-App.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und klicken Sie auf Kategorisieren und wählen Sie eine Kategorie aus dem Popup-Menü aus.
3. Nach der Zuweisung können Sie die Farbe der Kategorie sowie den Namen der Kategorie im sehen Kategorien Spalte Ihres Posteingangs.

Mit der oben beschriebenen Methode können Sie ganz einfach einer oder mehreren Nachrichten Outlook-Kategorien zuweisen. Dies wird Ihnen helfen, sich auf die Nachrichten zu konzentrieren, die sich auf eine Kategorie beziehen. Beispielsweise können Sie sich in der Kategorie „Arbeit“ auf arbeitsbezogene Nachrichten konzentrieren und diese bearbeiten.

4.2 Fügen Sie Ihrem Kalenderereignis eine Kategorie hinzu

1. Starten Sie die Outlook-App auf Ihrem PC.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kalenderereignis und wählen Sie es aus Kategorisieren aus der Dropdown-Liste und wählen Sie eine Kategorie aus. Wenn Ihre bevorzugte Kategorie nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Kategorien.
3. Nachdem Sie die Kategorie ausgewählt haben, sehen Sie den Namen der Kategorie und die auf das Kalenderereignis angewendete Farbe.

Sie können die Kategorien auf Ihre Kontakte, Termine und andere Ereignisse in der Outlook-Desktop-App oder der Web-App anwenden.

Wie sortiere und filtere ich Nachrichten nach Kategorie?

1. Nachdem Sie Ihren E-Mails eine Kategorie zugewiesen haben, können Sie die Nachrichten einfach sortieren, indem Sie auf klicken Kategorien Spalte in der horizontalen Leiste, die über den Outlook-Nachrichten angezeigt wird.
2. Unter dem Kategorien Im Abschnitt können Sie eine bestimmte Kategorie mit dem erweitern oder schließen kleines Dreieck Schaltfläche in der Kategorie-Kopfzeile.

Die oben genannten Schritte helfen Ihnen, den Outlook-Posteingang kategorisch zu sortieren und zu filtern. Einige der wichtigen Vorteile der Kategoriefunktion in Outlook sind unten aufgeführt.

• Mit Kategorien können Sie schnell eine bestimmte Nachricht zu einem bestimmten Thema finden
• Sie können eine bestimmte Nachricht leicht finden, indem Sie sich die Kategoriefarbe ansehen, wenn ihr eine Kategorie zugewiesen ist
• Sie können Ihren Outlook-Posteingang organisieren, indem Sie Ihren Nachrichten, Kalenderereignissen oder sogar Kontakten eine Kategorie zuweisen
• Kategorien sind für Benutzer vorteilhafter als Ordner, da Sie einer Nachricht mehrere Kategorien zuweisen können
• Einmal zugewiesen, lässt es sich leicht kategorisieren
• Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Kategorien, die Sie in Outlook haben können

Das ist es von uns in diesem Ratgeber. Sie können sich unseren Leitfaden ansehen, der detailliert erklärt, wie Sie eine durchführen können Suchen Sie in Outlook nach einer leeren Kategorie.

Wir haben auch eine spezielle Anleitung dazu Überprüfen Sie, in welchem ​​Ordner sich eine Outlook-Mail befindet. Sie können auch auf unseren Leitfaden zurückgreifen, der Ihnen bei der Lösung des Problems hilft Outlook verschiebt E-Mails nicht in den Ordner Ausgabe.

Teilen Sie uns gerne in den Kommentaren unten mit, ob die obige Anleitung bei Ihrer Frage zum Erstellen und Verwenden von Outlook-Kategorien hilfreich war.