Fix: Autoarchivierung fehlt oder funktioniert nicht in MS Outlook

Die AutoArchivierungsfunktion in Outlook hilft Benutzern, den Speicherplatz in ihrem Postfach zu verwalten, indem E-Mails automatisch aus dem aktuellen Ordner an den Archivspeicherort verschoben werden. Die archivierten Elemente werden in einer Outlook-Datendatei (.pst) gespeichert. In einigen Fällen haben Benutzer bemerkt, dass die AutoArchivierung entweder fehlt oder nicht richtig funktioniert, selbst wenn alle Einstellungen korrekt sind.

In diesem Artikel haben wir Strategien zur Fehlerbehebung aufgelistet und AutoArchivierung wieder zum Laufen gebracht.

Methode 1 – AutoArchive-Einstellungen ändern

Benutzer haben vorgeschlagen, dass das Ändern der AutoArchivierungseinstellungen ihnen geholfen hat, das Problem zu beheben. Dies kann auf mehreren Ebenen festgelegt werden: Standard, pro Ordner und manuelle Einstellungen.

Ebene 1 – Standardeinstellungen für die automatische Archivierung

1. Gehe zu Datei Speisekarte.

2. Wählen Sie nun die Optionen Tab.

3. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Fortschrittlich Tab.

4. Suchen nach Autoarchivierung im rechten Bereich und klicken Sie auf AutoArchivierungseinstellungen… Taste.

5. Um sicherzustellen, dass AutoArchive funktioniert, aktivieren Sie das erste Kontrollkästchen und konfigurieren Sie es so, wie oft AutoArchive ausgeführt werden soll.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufforderung vor der Ausführung von AutoArchive um eine Benachrichtigung zu erhalten, bevor die AutoArchivierung stattfindet.

7. Überprüfen Sie die folgenden Optionen:

• Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) wenn Sie möchten, dass abgelaufene Artikel gelöscht werden
• Alte Artikel archivieren oder löschen andernfalls werden nur abgelaufene Artikel gelöscht.
• Archivordner in der Ordnerliste anzeigen um die archive.pst in der Ordnerliste erscheinen zu lassen, was hilft, archivierte Elemente leicht zu finden.
• Du kannst Stellen Sie das Alter der Artikel ein die Sie im Bereich archivieren möchten Gegenstände ausräumen, die älter als x sind, die standardmäßig auf dem Datum der letzten Änderung basiert

8. Sie haben die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie Verschieben Sie alte Elemente in eine Archivdatei oder lösche sie endgültig.

9. Sobald Sie die Option ausgewählt haben, können Sie sie anwenden und auf klicken OK um die Einstellungen zu speichern.

Stufe 2 – AutoArchivierungseinstellungen pro Ordner

Wenn die AutoArchivierung für einen bestimmten Ordner in Ihrem Postfach nicht funktioniert, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Rechtsklick auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften.

2. Klicken Sie auf die Autoarchivierung Tab.

3. Wählen Sie basierend auf Ihren Anforderungen Folgendes aus:

• Wenn dieser Ordner eine Ausnahme von AutoArchiv sein soll, wählen Sie Keine Elemente darin archivieren.
• Wenn Sie Elemente in diesem Ordner mit den zuvor beschriebenen Standardeinstellungen archivieren möchten, wählen Sie Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen archivieren
• Wenn Sie für diesen Ordner verschiedene AutoArchivierungsoptionen festlegen möchten, wählen Sie Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen. Sie können das Alter der zu löschenden Elemente ändern und eine separate Datei für die Archivierung erstellen.

4. Klicke auf OK sobald du fertig bist.

Notiz: Diese Einstellungen sind ordnerspezifisch und werden nicht auf Unterordner angewendet.

Ebene 3 – Einstellungen manuell archivieren

Sie können den Archivierungsprozess auch manuell starten, wenn das oben genannte nicht funktioniert.

1. Gehe zu Datei und dann auswählen Werkzeuge.

2 Wählen Sie unter Extras Alte Sachen aufräumen. Es startet den Archivierungsprozess und der Fortschritt wird in der Statusleiste angezeigt.

Methode 2 – Ändern Sie den Registrierungswert ArchiveIgnoreLastModifiedTime

Der Archivierungsprozess in Outlook basiert standardmäßig auf dem Datum und der Uhrzeit der letzten Änderung. Wenn Sie ein Element beantworten, weiterleiten, verschieben, bearbeiten, speichern oder importieren, ändert sich das Änderungsdatum, was dazu führen kann, dass die AutoArchivierung das Element nicht archiviert.

Benutzer haben festgestellt, dass AutoArchive funktioniert, indem sie den Registrierungswert für ArchiveIgnoreLastModifiedTime festgelegt haben, wodurch Outlook Elemente basierend auf dem Empfangsdatum archiviert. Bevor Sie den Registrierungswert ändern, sollten Sie im Fehlerfall eine Sicherungskopie davon erstellen.

1. Drücken Sie Windows-Taste + R anfangen Lauf. Typ regedit die öffnen Registierungseditor.

2. Gehen Sie zu dem untenstehenden Ort oder kopieren Sie ihn in die Navigationsleiste.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences 

3. Wenn Sie den obigen Registrierungsunterschlüssel erreichen, klicken Sie auf Bearbeiten Speisekarte.

4. Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Neu und klicke auf DWORD (32-Bit) Wert um ein neues Element in der Registrierung zu erstellen.

5. Benennen Sie das neue Element als ArchivIgnoreLastModifiedTime und drücke Eintreten.

6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neu erstellte Element und wählen Sie dann Ändern.

7. Setzen Sie den Wert auf 1 in dem Messwert Kästchen und klicke auf OK.

8. Schließen Sie den Registrierungseditor und starten Sie Outlook neu, damit die Registrierungsänderungen wirksam werden.

Überprüfen Sie nun, ob Outlook die Elemente ordnungsgemäß archiviert, indem Sie versuchen, manuell zu archivieren, und prüfen Sie, ob Elemente basierend auf ihrem Empfangsdatum archiviert werden.

Methode 3 – Ausgeschlossen von AutoArchive

Wenn Sie feststellen, dass ein bestimmtes Element nicht archiviert wurde, bedeutet dies, dass die Eigenschaft dafür festgelegt ist, dass es von der Autoarchivierung ausgeschlossen wird.

1. Doppelklicken Sie, um das Element zu öffnen, das vom Archivierungsprozess ausgeschlossen wurde.

2. Klicken Sie auf die Datei Menü und wählen Sie dann Eigenschaften.

3. In dem Eigenschaften Fenster, deaktivieren Sie die Option Dieses Element nicht automatisch archivieren.

4. Sie können Ihre anpassen Aussicht um einen Überblick über die Elemente zu erhalten, für die diese Option konfiguriert wurde. Sie müssen dies zulassen Bearbeitung in der Zelle Funktion wie folgt:

• Auswählen Sicht und klicke auf Einstellungen anzeigen.

• Klicken Sie hier auf die Andere Einstellungen Taste.

• Überprüfen Sie nun die Option Bearbeitung in der Zelle zulassen.

• Sie können jetzt unter auf ein bestimmtes Kontrollkästchen klicken Nicht automatisch archivieren direkt aus der Ansicht, um die Archivierung für dieses Element zu aktivieren/deaktivieren.

Notiz: Möglicherweise sehen Sie kein Kontrollkästchen für Ihre Artikel, es sei denn, Sie klicken auf das Feld selbst. Kein Kontrollkästchen oder ein nicht aktiviertes Kontrollkästchen bedeutet, dass das Element gemäß Ihren Archivierungseinstellungen archiviert wird.

Methode 4 – Archivbefehl nicht in der Unternehmensumgebung verfügbar

Autoarchivierung durch Gruppenrichtlinie deaktiviert

Falls Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten und das AutoArchiv und das Archiv nicht finden können Einstellungen wie in Methode 1 oben erwähnt, bedeutet dies, dass der Administrator die Einstellungen möglicherweise als Gruppe deaktiviert hat Politik. Dadurch wird verhindert, dass sich Postfachdaten in pst-Dateien auf verschiedene Computer im Netzwerk verteilen.

In diesem Fall müssen Sie den Mailadministrator fragen, wo Sie Ihre Daten archivieren und wie lange die Nachrichten aufbewahrt werden sollen. Außerdem können Ihre Administratoren Gruppenrichtlinien festlegen, um die AutoArchivierung zu deaktivieren und die Erstellung von PST-Dateien zu verhindern.

Austausch mit Online-Archiv

Ein weiterer Grund für die fehlenden Einstellungen ist, dass bei einem Exchange-Konto auf dem Exchange-Server ein Online-Archiv für Sie aktiviert wurde. In solchen Fällen werden die clientseitigen Archivierungsoptionen automatisch von Outlook deaktiviert und die Archivierung erfolgt gemäß den auf dem Exchange-Server festgelegten Unternehmensrichtlinien.

Der Vorteil ist, dass Sie von jedem Computer mit Outlook oder sogar über einen Browser auf Ihr Archiv zugreifen können, wenn Sie über Outlook im Web auf Ihr Postfach zugreifen. Dadurch, dass dies für Ihr Konto aktiviert ist, stehen Ihnen die Funktionen für die automatische Archivierung und die manuelle Archivierung in Outlook nicht mehr zur Verfügung.

Methode 5 – Auf beschädigtes oder vollständiges Archiv prüfen.pst

Wenn die Datei archive.pst. wird beschädigt, Outlook kann nicht in dieser Datei archivieren. In diesem Fall müssen Sie Outlook schließen und benutze die Tool zum Reparieren des Posteingangs (scanpst.exe) um es auf Fehler zu durchsuchen und eine neue Archivdatei zu erstellen. Klicke hier um den Speicherort der scanpst.exe und die Schritte zum Durchführen des Scans in Fix 5 des Artikels zu finden.

Wenn die Datei archive.pst. wird voll, wird es Outlook nicht erlauben, weitere Elemente darin zu speichern. Wenn die Warngrenze erreicht ist, können Sie Elemente weder manuell noch mithilfe von AutoArchive in das Archiv verschieben. Sobald die Grenze ist erreicht, es wird empfohlen, eine neue Archivdatei erstellen. Die Größenbeschränkung basiert auf der verwendeten Outlook-Version.

• Outlook 97 – 2002 pst-Dateien (ANSI): Die maximale Dateigröße beträgt 2 GB und eine Warnung wird ausgegeben, wenn sie 1,8 GB erreicht.
• Outlook 2003 – 2019 pst-Dateien (Unicode): Das Standardlimit beträgt 20 GB Outlook 2003/2007 und 50 GB in späteren Versionen 2010, 2013, 2016, 2019 und Microsoft 365. Eine Warnung wird ausgegeben, wenn das Limit 19 GB bzw. 47,5 GB erreicht.

Methode 6 – Löschen Sie E-Mails aus der vollständigen Mailbox

Falls Ihr Postfach voll ist, erhalten Sie eine Nachricht, dass das Postfach voll ist, wenn Sie versuchen, eine Nachricht zu senden. Wenn Sie jedoch versuchen, zu archivieren, wenn das Postfach voll ist, funktioniert das Archivieren nicht und Sie erhalten auch keine entsprechende Fehlermeldung.

Um es wieder zum Laufen zu bringen, können Sie entweder Löschen oder verschieben Sie einige Elemente manuell in Ihre Archivdatei oder Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Administrator, um die Größe Ihres Postfachs vorübergehend zu erhöhen.

Um Ihr Postfach zu bereinigen, können Sie mit dem Bereinigungsvorgang in der folgenden Reihenfolge der Ordner fortfahren: Gelöschte Elemente, Junk-E-Mail, Posteingang, Gesendete Elemente und andere E-Mail-Ordner, Journal, Kalender, Kontakt und Anmerkungen.

Wenn einer der oben genannten Fixes für Sie nicht funktioniert, empfehlen wir Ihnen, entweder a Reparatur Ihrer Office-Suite oder Office neu installieren und prüfen Sie, ob dies zur Lösung des Problems beiträgt.

Danke, dass Sie diesen Artikel gelesen haben.

Wir hoffen, dass Sie den Fehler "AutoArchive funktioniert nicht" beheben konnten.