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Das Einrichten von Meetings oder das Buchen von Konferenzräumen sind nicht unbedingt Aktivitäten, die Ihnen Spaß machen. Ausblick hat Möglichkeiten, dies für Sie zu handhaben, also zögern Sie nicht, zu lernen, wie Sie den Outlook-Planungsassistenten verwenden.
Angenommen, Sie haben die Aufgabe, ein Meeting mit mehreren Teilnehmern zu planen. Sie richten das Meeting ein und versenden es, ohne sicherzustellen, dass alle tatsächlich kommen können. Was passiert als nächstes?
Anstatt mehrere Antworten zu erhalten, die Ihnen sagen, dass sie entweder nicht verfügbar sind oder eine neue Zeit vorschlagen möchten, lassen Sie den Planungsassistenten die schwere Arbeit übernehmen.
Wie kann ich den Outlook-Planungs-Assistenten verwenden?
1. Entdecken Sie den Outlook-Planungsassistenten
- Im Ausblick, klicken Kalender in der unteren linken Ecke des Bildschirms.
- Von dem Registerkarte "Startseite", klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das Symbol für neue Besprechung.
- Wählen Neues Treffen aus der Dropdown-Liste.
- Als nächstes erscheint ein neues Fenster. Von dem Registerkarte „Meeting“, wählen Planungsassistent.
- Jetzt ist es Zeit, a. einzugeben Beschreibung des Treffens in dem Titeltextfeld.
- In dem Erforderliches Textfeld, gib die ein E-Mail-Addresse jedes Teilnehmers, der an der Sitzung teilnehmen muss.
- Geben Sie stattdessen in Outlook 2016 und 2013 das Teilnehmer in dem Zum Feld und der Konferenzraum Sie möchten buchen unter der Ressourcenfeld.
- Geben Sie auch die Start und Endzeiten. Von dem Liste der vorgeschlagenen Zeiten, wählen Sie die gewünschte Uhrzeit oder passen Sie Uhrzeit und Datum an, um eine Uhrzeit zu finden, die für alle geeignet ist.
- In dem Textfeld für Standort, gib die ein Adresse oder Zimmernummerr wo das Treffen stattfindet.
- Als nächstes im Nachrichtenbereich, geben Sie eine ein Anmerkungen Ihre Teilnehmer müssen dies vor dem Meeting wissen, z spezielle Anweisungen oder der Agenda.
- Wenn Sie mit dem Einrichten des Meetings fertig sind, klicken Sie auf Senden.
Hinweis: Wenn Sie eine Besprechungseinladung in Outlook senden, enthält die Einladung eine Antwortanfrage und gibt dem Empfänger die Möglichkeit, eine neue Uhrzeit für die Besprechung vorzuschlagen.
2. Wie kann ich den Outlook-Planungsassistenten nach Excel exportieren?
- Öffnen Ausblick und gehe zu Datei.
- Gehe zu Öffnen und importieren und der Import/Export-Assistent wird Öffnen.
- Wählen In eine Datei exportieren.
- Klicken Nächster weitermachen.
- In dem In eine Datei exportieren Dialog, wählen Komma-getrennte Werte.
- Dann klick Nächster.
- Wählen Sie nun Kalender von Outlook-Datendatei.
- Klicken Nächster einmal mehr.
- Wenn der In eine Datei exportieren Dialog angezeigt, klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche. Hier können Sie das Ziel der Datei auswählen.
- Wählen Sie das Ziel, wo die Datei gespeichert werden kann. Benennen Sie die Datei und klicken Sie auf OK um den Dialog zu schließen.
- Wenn der In eine Datei exportieren Dialog wird wieder angezeigt, Hit Nächster weitermachen.
- Dann klick Fertig um Ihren Outlook-Kalender zu exportieren.
- Outlook exportiert den angegebenen Kalender als CSV-Datei. Öffnen Sie es mit Microsoft Excel, und speichern Sie die Datei dann als Arbeitsmappe.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihren Outlook-Planungsassistenten mit anderen zu teilen, können Sie Ihre Kalender in Excel und importieren Sie ihn dann in den Outlook-Kalenderordner anderer, indem Sie die obigen Schritte ausführen.
3. Wie kann ich in Outlook eine Zeitzone für eine Besprechung oder einen Termin festlegen?
Beachten Sie, dass Outlook beim Erstellen solcher neuen Besprechungen oder Termine die Standardzeitzone in Ihren Outlook-Einstellungen für Kalender verwendet. Dies bedeutet nicht, dass Sie beim Erstellen einer Veranstaltung keine andere Zeitzone angeben können.
Um die anzuzeigen Zeitzonenauswahl, entweder auf den Registerkarte „Organisator-Meeting“ oder der Registerkarte „Termin“, klicken Zeitzonen. Geben Sie dort die genaue Zeitzone des Ereignisses an.
Wenn ältere Versionen für Outlook für Mac nur zwei Zeitzonen anzeigen können, in der neuesten Version von Outlook für Mac für Office 365 und Outlook 2019 können nicht weniger als drei separate Zeitzonen im Kalender.
Möchten Sie Outlook-Kalender herunterladen? Erfahren Sie hier, wie es geht!
In diesem Artikel wurde gezeigt, wie Sie den Outlook-Planungsassistenten verwenden, ihn nach Excel exportieren und die Zeitzone für eine Besprechung oder einen Termin in Outlook festlegen. Einfach richtig?
Denken Sie daran, dass die Anweisungen für Outlook für Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook 2013 gelten.
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- So konvertieren Sie eine Microsoft Outlook PST-Datei einfach in OSTOST
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