Im Jahr 2019 untersuchte der Europäische Datenschutzbeauftragte den mutmaßlichen Verstoß von Microsoft gegen europäische Datenschutzgesetze. Dieses Gremium bestätigte, dass es ernsthafte Bedenken hinsichtlich der Verträge von Microsoft mit europäischen Organisationen habe. Microsoft hat jetzt neue Online Services Terms für Office 365 veröffentlicht.
Im Jahr 2018 leitete das niederländische Justizministerium eine eigene Untersuchung zu den von MS Office versteckte Sammlung von Telemetriedaten. Anfang 2019 behauptete das DMOJ, Microsoft verstoße bei acht Konten gegen die Datenschutz-Grundverordnung der EU. Diese Verstöße gegen die DSGVO betrafen insbesondere die Telemetriedaten Sammelsysteme von Office 365 und Office Pro Plus. Das DMOJ warf Microsoft vor, im großen Stil personenbezogene Daten zu sammeln, ohne die Nutzer richtig zu informieren.
Dieses Urteil ließ in Brüssel die Alarmglocken schrillen. Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat die ursprüngliche Untersuchung in Holland weiterverfolgt. Später im Jahr 2019 erklärte der EDSB:
Obwohl die Untersuchung noch andauert, lassen die vorläufigen Ergebnisse ernsthafte Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen erkennen Vertragsbedingungen mit Datenschutzbestimmungen und die Rolle von Microsoft als Auftragsverarbeiter für EU-Institutionen, die seine Produkte verwenden und Dienstleistungen.
Als Reaktion darauf versprach Microsoft, seine Cloud-Service-Verträge gegen Ende 2019 zu ändern. Der Datenschutzbeauftragte von Microsoft erklärte:
[Wir] werden klarstellen, dass Microsoft die Rolle des Datenverantwortlichen übernimmt, wenn wir Daten für bestimmte administrative und betriebliche Zwecke verarbeiten Zwecke im Zusammenhang mit der Bereitstellung der von diesem vertraglichen Rahmen abgedeckten Cloud-Dienste, wie Azure, Office 365, Dynamics und Intune. Das Grundversprechen war, mehr Transparenz über die Datenverarbeitung in Microsofts OST einzuführen.
Nun hat Microsoft gerade seine neuen Online Service Terms für Office 365 veröffentlicht. Dieses neue OST steht in verschiedenen Sprachen zum Download zur Verfügung Microsoft-Website. Das neue OST enthält vier wichtige Änderungen gegenüber dem Original. Es handelt sich um ein 40-seitiges Dokument, das Microsoft nicht berechtigt, Kundendaten zu kommerziellen Zwecken zu verarbeiten, es sei denn, der Kunde gestattet dies.
Daher macht das neue OST-Dokument deutlicher, wie Microsoft Office 365 Kundendaten verarbeitet. Es wird die verdeckte Verarbeitung von Kundendaten durch die Big M mit Office 365 und Office Pro Plus beenden.
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