6 beste Dokumentenmanagement-Software für PC [Leitfaden 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet ist heute wohl die führende Dokumentenmanagement-Software. Es wurde entwickelt, um das Speichern, Abrufen und Teilen von Office-Dateien zu erleichtern. Die Funktion der Software geht jedoch über das Dokumentenmanagement hinaus, da sie auch mit Buchhaltungs- und Personalmanagement-Tools ausgestattet ist.

eFileCabinet hostet zwei Support-Varianten: die Desktop-Version (Windows 10-kompatibel) und die mobile Version, speziell entwickelt für mobile Geräte.

Diese Dokumentenverwaltungssoftware hostet eine als „Cloud-View“ bekannte Funktion, die es Benutzern ermöglicht, ihre Dateien direkt über die Plattform der Software in der Cloud zu sichern. Damit können Benutzer Dateien einfach über jedes Gerät anzeigen und extrahieren, sofern dieses Gerät mit dem Internet verbunden ist.

Außerdem erfüllt eFileCabinet alle erforderlichen Branchenkonformitäten, einschließlich SEC, HIPAA, FINRA und andere Standardanforderungen.

Darüber hinaus arbeitet die Software perfekt mit SecureDrawer zusammen, einer einzigartigen Sharing-Funktion, die als End-to-End-Filesharing-Plattform zwischen Ihnen und Ihren Kunden dient. Es kann nahtlos in eine Vielzahl von Drittanbieter-Software wie MS Outlook, sichere elektronische Signatur, Scanner, Drucker und mehr integriert werden.

Letzte,. Die Dokumentenmanagement-Software eFileCabinet bietet sowohl Online- als auch On-Premise-Dienste. Die Software bietet neuen Benutzern eine zweiwöchige kostenlose Testversion. Danach können sie einen kostenpflichtigen Plan zu einem Startpreis von 15 US-Dollar abonnieren.

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OpenKM

OpenKM ist ohne Zweifel eine der beliebtesten Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt. Es handelt sich um eine äußerst vielseitige Verwaltungssoftware der Enterprise-Klasse, die für die Ausführung von Büroaufgaben entwickelt wurde, die von der Dokumentenverwaltung über die Workflow-Automatisierung bis hin zu Verwaltungsfunktionen reichen.

Das Tool wurde speziell für Windows-Computer entwickelt. Es kann jedoch auch über eine Vielzahl anderer Desktop-Betriebssysteme wie Linux darauf zugegriffen werden.

Grundsätzlich hostet die Dokumentenverwaltungssoftware einen dynamischen Satz von Modulen, die die gesamten Verwaltungsvorgänge der Software ausführen. Einige dieser Module umfassen: Elektronische Rechnungsstellung, eSignature, Kryptographie (zur Dateiverschlüsselung und -entschlüsselung), Strichcode, Mail-Archiver und mehr.

Außerdem ermöglicht das flexible Design der Software eine nahtlose Integration mit relevanten Office-Tools wie AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office und mehr. Es verfügt auch über ein steckbares Authentifizierungssystem, das mit externen Datenbanken oder Servern wie SQL, Oracle, MySQL und einigen anderen verbunden werden kann.

Vor diesem Hintergrund haben Benutzer die Möglichkeit, ihren gesamten Workflow zu rationalisieren, um die Effizienz zu verbessern. Daher wird diese Dokumentenmanagement-Software von vielen eher als Projektmanagement-Software angesehen als als gewöhnlicher Dokumentenmanager.

OpenKM bietet neuen Benutzern zwei grundlegende Pläne: OpenKM-Community und OpenKM Professional. Ersteres ist kostenlos erhältlich (mit eingeschränkten Funktionen), während letzteres mit leistungsstärkeren Funktionen ein kostenpflichtiger Plan ist und nach Angebot angeboten wird (kundenspezifische Preise).

Um weitere Informationen über das System und die Download-Anforderungen der Software zu erhalten, melden Sie sich auf der OpenKM-Download-Website an.

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Templafy

Templafy ist heute wohl eine der besten Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt. Es ist ein Allround-Dienstprogramm, das zum effizienten Speichern, Abrufen und Teilen von Office-Dokumenten entwickelt wurde. Es ist eine Cloud-basierte Plattform, die alle Formen von Computersystemen und mobilen Geräten unterstützt.

Der Einfachheit halber gibt es auch spezielle Versionen für Desktop (einschließlich Windows) und Smartphones (mobile Apps).

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Grundsätzlich erleichtert Templafy die Speicherung von Dateien und die Zusammenarbeit im Team, indem es den herkömmlichen, unzusammenhängenden Prozess des Arbeitens über verschiedene Plattformen hinweg eliminiert.

Die Dokumentenmanagement-Software rationalisiert alle wichtigen Arbeitsplatztools, insbesondere dokumentenerzeugende Tools wie MS Office, auf einer einzigen Plattform und bietet Ihnen so einen einheitlichen Workflow.

Darüber hinaus bietet Templafy eine ziemlich navigierbare Benutzeroberfläche, die es ideal für Low-Tech-Arbeiten macht Umgebung, da jedes Teammitglied in der Lage ist, Feedback zu geben, Dateien zu teilen und Dokumente zu erstellen unvorstellbare Leichtigkeit.

All dies wird über einen einzigen Feed kanalisiert und vom Administrator (Arbeitgeber) überwacht, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Qualitätsstandards erfüllt werden.

Schließlich ist Templafy, wie die meisten langlebigen Utility-Tools, nicht billig. Tatsächlich ist es praktischerweise eine der teuersten Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt. Es ist zu einem festen Abonnementpreis von 355 US-Dollar pro Monat erhältlich. Es gibt jedoch eine kostenlose Testphase vor dem vollständigen Abonnement. Besuchen Sie ihre offizielle Website, um weitere Informationen zu erhalten.

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SutiDMS

SutiDMS, ein Produkt von SutiSoft, ist eine der umfassendsten Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt. Es ist mit einer Reihe von Tools zum Verwalten und Organisieren von Dokumenten ausgestattet, Dateien teilen, Aufzeichnungen führen und Verbesserung der Teamzusammenarbeit.

Es handelt sich um eine webbasierte Online-Software, die sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Geräten flächendeckend unterstützt wird.

Darüber hinaus bietet SutiDMS eine Reihe von Multifunktionswerkzeugen, darunter ein veränderbares Dashboard, eine Dokumentbibliothek, OCR-Dokumentenerfassung, mehrere Integrationen (mit MS Outlook, Gmail und Yahoo Mail), Dateizusammenführung, Dokumentenarchivierung und -aufbewahrung, elektronische Signatur und Foren unter forum Andere.

Die Software dient im Grunde als ultimativer Speicher, in dem Sie alle Ihre Dokumente aufbewahren können, und ihre webbasierte Funktionalität stellt sicher, dass Sie jederzeit auf Dokumente zugreifen und diese abrufen können.

Dennoch bietet diese Dokumentenmanagement-Software einen Enterprise-Preis, der per Angebot erhältlich ist.

Es gibt zwei niedrigere Pläne: die Premium-Plan und der Professioneller Plan. Der Professional-Plan ist für maximal 10 Benutzer ausgelegt und kostet 18 USD pro Benutzer (pro Monat). Der Premium-Plan hingegen ist für eine mittelgroße Organisation mit weniger als 500 Mitarbeitern gedacht und ist zum Preis von 20 USD pro Benutzer (pro Monat) erhältlich.

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FileHold

FileHold ist eine vollständig integrierte Dokumentenmanagementlösung, die verschiedene Funktionen umfasst, um Benutzern eine zentrale Speicherung und einen vereinfachten Arbeitsprozess zu bieten. Die Software ist eine der wenigen Dokumentenmanagement-Software, die speziell für Windows 10 PC und andere Windows-Versionen (7/8/8.1) vorgesehen ist. Trotzdem ist es auch über Webbrowser auf Linux- und Mac-Rechnern zugänglich.

Die Funktionen der Software sind in „Standard“, „Optional“, „Benutzerdefiniert“ und „Dokumentenscannen & Imaging“ unterteilt. Einige dieser Funktionen umfassen Metadatenerfassung (Dokument-Tagging), Kalender, elektronische Formulare, elektronische Signatur, OCR (serverseitig), automatisches Ausfüllen, SmartSoft-Erfassung und mehr.

Außerdem bietet FileHold die Möglichkeit, eine Reihe von Software von Drittanbietern wie MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint und mehr zu integrieren. All dies erleichtert das Speichern, Abrufen und Teilen von Dateien sowie die Koordination von Arbeitsabläufen.

Schließlich bietet FileHold zwei grundlegende Preispläne an; FileHold Express und FileHold Enterprise. Der Express-Plan ist für kleine Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern konzipiert, während der Enterprise-Plan ideal für größere Organisationen oder Teams mit mehr als 20 Mitgliedern ist.

Die Abonnementpreise beider Pläne sind jedoch nur nach Angebot erhältlich. Sie können eine E-Mail an das Vertriebsteam von FileHold senden, um ein Angebot für Ihr Unternehmen zu erhalten.

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M-Dateien

M-Dateien ist eine der besten Dokumentenmanagement-Software, die heute erhältlich ist. Es ist vor allem für seine Funktion „Dublettenanalyse“ von Bedeutung, die Benutzer vor doppelter Dokumentenkopie schützen soll. Es ist ein Cloud-basiertes DMS; Daher wird es sowohl auf Desktops als auch auf mobilen Plattformen unterstützt.

Es gibt auch ausgewiesene Desktop-Versionen (für Windows 10/8.1/8/7) sowie mobile Apps für ausgewählte mobile Geräte.

Darüber hinaus bietet diese Dokumentenverwaltungssoftware für Windows 10 einen organisierten Speicher, in dem Dokumente passend organisiert und gespeichert werden. Es analysiert Dokumentensuchen nach korrelierende Dateinamen mit anderen verwandten Indikatoren wie Terminen und Projekten. Somit ist die Software in der Lage, Duplikate leicht zu beseitigen.

Außerdem erleichtert die einheitliche Plattform die Effizienz am Arbeitsplatz, indem die Aufgabenzuweisung (vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer) und die Aufgabenausführung und -lieferung (vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber) verbessert wird. Das Endergebnis ist eine verbesserte Produktivität.

Darüber hinaus ist M-Files ein flexibles DMS, das problemlos in Tools wie MS Office und eine Vielzahl von CRM-Tools wie Salesforce integriert werden kann. Dies macht es ideal für praktisch alle Arten von Unternehmen. Außerdem werden drei grundlegende Bereitstellungsoptionen angeboten, darunter On-Premise, Cloud-basiert und Hybrid (kombiniert).

M-Files bietet neuen Benutzern eine einmonatige kostenlose Testversion an, nach der sie problemlos auf den Enterprise-Plan upgraden können, der im Rahmen eines Angebots angeboten wird.

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Fazit

Heutzutage nimmt die Verwendung von Papierdokumenten weltweit ab, wobei viele Organisationen, Schulen und Regierungsinstitutionen, die die Bequemlichkeit der papierlosen Aufbewahrung der umständlichen Papierakten vorziehen und Ordner.

Daher besteht eine kontinuierliche Nachfrage nach standardisierter und langlebiger Dokumentenmanagement-Software. In Anbetracht dieser Nachfrage haben wir einige der besten Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt zusammengestellt, um Ihnen die Entscheidungsfindung zu erleichtern, welches DMS Sie für Ihr Unternehmen einsetzen sollten.