Sådan oprettes, tilføjes og tilpasses prioritetsfelter i Outlook

Tilføj en kolonne ved hjælp af feltvælgeren

For at bestemme, hvor meget en tildelt opgave haster i Outlook, kan du bruge de indbyggede prioritetsniveauer (Høj, Normal og Lav), farvemærker, forfaldsdato og statusfeltet.

Men hvis du vil tilføje flere detaljer, skal du oprette et brugerdefineret prioritetsfelt i Outlook, hvilket kræver et par ekstra trin.

I denne omfattende guide vil vi forklare de trinvise instruktioner til at oprette og tilføje brugerdefinerede prioriteter sammen med trinene til, hvordan du tilpasser prioriteter i Outlook.

Hvad er prioriterede felter i Outlook?

I Outlook viser prioritetsfeltet niveauet af betydning, der er tildelt en opgave, e-mail eller andre elementer, hvilket angiver, om du kan forsinke opgaven eller skal håndtere den med det samme.

Tilføjelse af tags, herunder relevant information i emnefeltet for en opgave, vil yderligere hjælpe dig med at sortere opgavelisten og hjælpe med at tage sig af de højt prioriterede emner først.

Standardprioritetsindstillingerne har tre muligheder, Høj, Medium, og Lav, hvilket ikke altid er nok, især når du arbejder i et team, hvor medlemmerne kan have forskellige fortolkninger af prioriteter.

Tilpasning af prioritetsfeltet kan også hjælpe dig med at tilpasse Outlook-opgavestyring og derved personalisere arbejdsgangen.

For yderligere personalisering kan du tilpasse Outlook Hurtig adgang værktøjslinje så du kan få adgang til alle de ofte brugte muligheder lige foran dig, hvilket gør brugen af ​​appen nemmere end nogensinde før.

Hvordan opretter jeg et brugerdefineret felt i Outlook?

1. Opret et brugerdefineret felt

1. Tryk på Windows nøgle, type udsigter, og klik Åben.
2. Gå til navigationslinjen og vælg Opgaver folder. I det nye vindue vil du se den tildelte opgave listet i højre rude.
3. Højreklik derefter på kolonneoverskriften for at få genvejsmenuen og vælg Feltvælger.
4. På den Feltvælger dialogboksen, klik Ny.
5. På den Ny kolonne vindue, skal du indtaste det navn, du vil tildele kolonnen. Til Type og Format, Tekst er valgt som standard, men du kan ændre felttypen i henhold til kolonnenavnet eller formålet. Når du har indtastet alle detaljer, skal du klikke Okay.
6. Når kolonnen vises i Feltvælger vinduet, træk og slip det til kolonneoverskriften for at tilføje det.

Du kan oprette så mange kolonner, som du vil, for at strømline opgavelisten yderligere, men hvis du tilføjer for mange, bliver tingene komplicerede.

Læs mere om dette emne

• Sådan opretter du en PST-fil i Outlook
• Sådan opretter du en samlet indbakkevisning i Outlook

2. Aktiver Tillad redigering i cellen for at definere prioriteten

BEMÆRK

I modsætning til mappen Indbakke har Opgavemappen allerede Tillad redigering i cellen funktion aktiveret; Hvis du dog ikke kan indtaste, skal du følge trinene for at aktivere det.

1. I den Opgaver mappe, skal du gå til Udsigt fanen, og fra Nuværende visning overskrift, vælg Vis indstillinger.
2. På den Avancerede visningsindstillinger vindue, skal du vælge Andre indstillinger knap.
3. Dernæst skal du finde Kolonneoverskrifter og rækker, sæt et flueben ud for Tillad redigering i cellen, og klik derefter Okay.
4. På opgavelisten skal du finde den nye kolonne, du tilføjede, og tilføje nummeret eller teksten, der definerer vigtigheden af ​​en individuel opgave.

Hvis du vil prioritere dine e-mails fra en afsender og sikre, at de alle leveres til din indbakke, skal du vide, hvordan du hvidliste en e-mail i Outlook.

Hvordan kan jeg bruge brugerdefinerede prioritetsfelter?

Tilføjelse af brugerdefinerede prioritetsfelter kan hjælpe dig med at tilpasse opgaverne efter dine præferencer, øge produktiviteten og øge klarheden og effektiviteten.

Her er et par måder, som kan hjælpe med at forstå, hvordan det er nyttigt:

• Tidsfølsomme projekter eller opgaver – Hvis nogle af opgaverne nævnt på din liste nærmer sig deres forfaldsdato, kan du bruge de brugerdefinerede prioritetsfelter til at tildele dem højprioritetsniveauer.
• Kontekstrelateret prioritet – For forskellige opgavesammenhænge, ​​såsom kunder og deadlines af høj værdi, kan du tilføje et prioriteret felt for at håndtere opgaven i overensstemmelse hermed.
• Risiko – Tilføj et risikoprioritetsfelt for at vise de sandsynlige risici forbundet med den tildelte opgave.
• Opfølgning – Et Opfølgningsprioritetsfelt kan fremhæve den opgave, der skal følges op; du kan mærke opgaven som Opfølgning-Høj.
• Team samarbejde – Brug det til at informere om opgavens betydning i dit team for at øge kommunikationen og effektiviteten.

Hvad er den bedste praksis at følge for tilpassede prioritetsfelter i Outlook?

For bedre Outlook-opgavestyring skal du først forstå konteksten af ​​opgaverne i et projekt og derefter tilføje et passende brugerdefineret prioritetsfelt.

For at bruge funktionen effektivt, er her et par tips, du skal huske på:

• Relevans – Mens du vælger et kolonnenavn, -type og -format, skal du huske opgaverne, da en relevant etiket kan hjælpe dig med at vurdere opgavens betydning hurtigt.
• Workflow – Tilpasning af prioriterede felter bør give mening for dig og tilpasses din arbejdsgang.
• Sortering efter tal – Brug af tal som felttyper kan hjælpe dig med at nævne opgaveprioriteten i stigende eller faldende rækkefølge, hvilket hjælper med at vurdere hasteniveauet.
• Gennemgå opgaveprioritet – Du skal tjekke de tilpassede prioriteter regelmæssigt for at kontrollere, om det passer til dine nuværende krav.
• Brug ikke den samme tilgang – Håndtering af opgaver er subjektivt for en person og opgave på hånden; derfor skal du vælge de brugerdefinerede prioritetsfelter, der passer til dine behov og den tildelte opgave.
• Forenkle – Tilføj ikke for mange af dem, da det kan forvirre dig og besejre formålet med at skabe klarhed.

Hvordan indstiller jeg brugerdefineret prioritet i Outlook-opgaver?

Du kan højreklikke på kolonneoverskriften på opgavelisten, vælg Feltvælger, tilføj en ny kolonne, navngiv den og definer felttyperne i overensstemmelse hermed.

Når den er oprettet, kan du trække og slippe kolonnen til opgavelisten for at tilføje den til kolonneoverskriften. Dernæst kan du nævne prioritet i henhold til haster eller andre præferencer.

Så det er sådan, du kan oprette et brugerdefineret prioritetsfelt i Outlook for at mærke opgaverne i henhold til kontekst, tidsfølsomhed, involveret risiko og mere.

Hvis du finder Outlook-indeksering er langsom og vil løse det, foreslår vi, at du tjekker denne vejledning for at fremskynde indeksering i Outlook på Windows 11.

Du er velkommen til at give os enhver information, tips og din erfaring med emnet i kommentarfeltet nedenfor.