Sådan sender du en e-mail til en kanal i Microsoft Teams på Windows 11 eller 10

Microsoft Teams er en sådan app, der revolutionerede konceptet med onlinekommunikation mellem teams. Selvom konceptet er mere udbredt i den professionelle verden, efter pandemien, vandt det også popularitet i personlig kommunikation. Teams-appen viste sig dog at være mere nyttig for virksomheder, især under Covid-19-pandemien, hvor folk blev tvunget til at arbejde hjemmefra.

Appen vandt popularitet i forhold til sine konkurrenter på grund af nogle af dens nyttige funktioner, der hjælper fagfolk med at øge deres produktivitet og kommunikation gennem glat online samarbejde. Mens det kan prale af en række vigtige funktioner, der hjælper teams med at forbinde, kommunikere, sende og dele dokumenter til og for nemt kommer det også med en skjult funktion som muligheden for at sende en e-mail til en kanal i Microsoft Teams på din Windows 11/10 PC. E-mailen kan sendes til hele kanalen direkte til Teams chat på én gang, og e-mailen kan indeholde filer, mapper og andre vedhæftede filer. Det gør det nemmere for medarbejderne at komme i kontakt med hele afdelingen ét sted og også med teams og diskutere projekter i en gruppe.

Dette indlæg vil dække detaljerne om, hvordan du e-mailer en kanal i Microsoft Teams på din Windows 11/10-pc, og hvordan det er nyttigt for din organisation.

Alt du behøver at vide om Microsoft Teams

Som diskuteret ovenfor er Microsoft Teams en kommunikationsplatform, der giver medarbejdere i en organisation mulighed for at samarbejde på et enkelt sted, online. Fra videokonferencer eller webinarer til møde, opkald, chat eller deling af filer, det understøtter, at alle teams arbejder jævnt og naturligt. Det hjælper dig ikke kun med at skabe forbindelse til kolleger i organisationen, men også med kunder udenfor.

Det bedste ved Teams-appen er, at den hjælper organisationer med at administrere alle deres vigtige aspekter på en enkelt platform, der tillader et delt miljø for alle. Med den stigende kultur for fjernarbejde hjælper Teams-appen medarbejderne med at arbejde fra ethvert sted i hele verden og fra enhver enhed. Mens de kan holde videokonferencer for at samarbejde om et projekt, får de også mulighed for nemt at chatte, redigere dokumenter og endda dele filer.

Derfor strømliner Microsoft Teams-appen ikke bare online-teammødet for virksomheder og forbedrede mødefunktioner, men det forbedrer også virksomhedens produktivitet og mobilitet med dens glatte integrationsfunktion med andre Microsoft eller tredjeparter apps. Derudover tilbyder appen komplet sikkerhed for dine samtaler og filer, er stabil og pålidelig, mens den foretager opkald, og fungerer perfekt for selv frontlinjemedarbejderne.

Når det er sagt, kommer det med nogle ekstremt nyttige funktioner, og en blandt dem er muligheden for at sende e-mails direkte til hele teamet på én gang. Lad os se nogle af dets særlige e-mail-funktioner.

Hvad er eksklusivt ved e-mail-funktionen i Microsoft Teams

Som diskuteret tidligere hjælper Teams-appen dig ikke kun med at dele vigtige dokumenter og diskussioner imellem grupper eller enkeltpersoner, giver det dig også mulighed for at sende e-mails med filer og andre vedhæftede filer under et Teams samtale. Mens online teamkommunikation er nået langt med andre avancerede funktioner, er e-mail stadig lige så vigtig, som de var tidligere. Derfor sørgede Microsoft for, at de bevarer e-mail-faciliteten for teams, mens de kan bruge de andre funktioner ved siden af.

Faktisk er Microsoft i gang med at gøre flytningen af ​​samtaler fra e-mail til Teams nemmere.

Til dette har teknologigiganten introduceret den nye funktion, der giver Windows-brugere mulighed for at e-maile en hel Team-kanal på én gang. Derudover understøtter det også at hejse flag, formatere tekster og tilføje vedhæftede filer, som en virksomhed kræver for at fungere.

Før du kan sende en e-mail til en kanal i Teams, skal du dog have denne funktion aktiveret i appen. Lad os se hvordan:

Sådan aktiveres e-mail-integration i Microsoft Teams

Aktivering af denne funktion hjælper dig med at sende e-mails ved hjælp af e-mailadressen til en bestemt kanal i Teams-appen. Det bedste af det hele er, at du kan bruge denne funktion til at sende e-mail til enhver kanal fra et specifikt team, der ejer den. Sådan aktiverer du e-mailintegrationsfunktionen i Teams-appen:

*Bemærk - Dette for de brugere, der har adgang til Microsoft Teams Admin Center.

Trin 1: Start Microsoft Teams Admin Center.

Trin 2: Naviger til de firkantede prikker (menu) i øverste venstre side af ruden.

Trin 3: Vælg nu fra listen Indstillinger for hele organisationen.

Trin 4: Gå derefter til højre side af vinduet, rul ned og under Email integration sektion, aktiver muligheden – Tillad brugere at sende e-mails til en kanal-e-mailadresse.

Når du er færdig, kan du nu sende e-mails til kanaler på Teams-appen.

Sådan sender du kanal-e-mails i Microsoft Teams

Nu hvor du kender til denne vidunderlige funktion, som var skjult indtil nu, skal du følge instruktionerne nedenfor for at kunne sende e-mails til kanaler i din Teams-app:

Trin 1: I den Hold app, skal du navigere til den specifikke kanal, du vil sende e-mailen til.

Trin 2: Nu, i venstre side af skærmen, under Dine hold sektion, klik på de tre vandrette prikker (…) ved siden af Generel og vælg Få e-mailadresse.

Du kan nu sende din e-mail til kanalen.

*Bemærk - Alternativt kan du også følge nedenstående instruktioner for at sende en e-mail til en bestemt kanal:

Trin 1: Start din Hold app og identificer den teamkanal, du ønsker at dele din e-mail med.

*Bemærk - Hver kanal får tildelt sit eget e-mail-id, så højreklik på den ønskede kanal og kopier den e-mailadresse, du ser.

Trin 2: Åbn derefter Microsoft Outlook og du kan nu enten gå til en tidligere besked, som du allerede har skrevet og gemt i kladde, eller blot skrive en ny.

Gå nu til "Til” og indsæt den e-mail, du har kopieret i Trin 1. Når du er færdig, skal du trykke på send-knappen, ligesom du ville gøre for en normal e-mail i enhver anden e-mail-app.

*Bemærk -  De vedhæftede filer i e-mailen uploades automatisk og gemmes i en mappe kaldet E-mail beskeder i Filer fanen. Hvis mappen ikke er der som standard, vil den Hold app opretter den for at gemme e-mails og vedhæftede filer.

Disse filer kan åbnes og redigeres direkte i Hold app eller i andre desktop-apps eller SharePoint, etc. Det giver dig også mulighed for at tilføje metadata til disse filer, synkronisere dem og mere. Men når du først begynder at redigere disse filer, bliver disse nye kopier af de faktiske vedhæftede filer, og eventuelle ændringer i disse filer bliver derfor ikke tilføjet til de originale vedhæftede filer i e-mailen. Så disse vil være separate kopier helt.

Sådan kan du e-maile en kanal direkte på din Hold app, i stedet for manuelt at sende en e-mail til hvert teammedlem individuelt. På denne måde kan du sænke muligheden for fejl og også sikre dig, at alle fra det specifikke hold på kanalen er inkluderet i e-mailen, og ingen bliver udeladt.

Det, Outlook gør her, er, at det gemmer e-mailadresserne som standard med dem, du har kommunikeret med. Dette er ligesom når du begynder at skrive en e-mailadresse i "til"-feltet i en normal e-mail, og den starter autofylder forslagene. Det betyder, at appen automatisk husker alle e-mailadresser som søn, når du sender en e-mail til en kanal for fremtidig bekvemmelighed.

Så når som helst du vil sende en e-mail til den samme kanal, kan du fremover vælge fra den gemte e-mail adresser i feltet "Til", og det dukker automatisk op, og det er sådan, Microsoft gør livet lettere for du.

Sådan åbner du e-mails i Microsoft Teams Channel

Når du har sendt e-mailen til den specifikke kanal for et team i Microsoft Teams-appen, har de personer, der modtager e-mailen, flere måder at åbne og se e-mailen på.

• De kan åbne og læse e-mailen direkte i Teams-appen. På denne måde behøver modtagerne ikke at åbne en separat app for at se e-mailen eller downloade den, hvilket gør den overordnede oplevelse meget nem og smidig.
• Modtagere af kanalen har mulighed for at downloade selve e-mailen og endda åbne den samme i Outlook Mail-appen og læse den.
• Alternativt kan det team, der modtager e-mailen, også klikke for at åbne og downloade den vedhæftede fil og derefter se den.

Dette vil ikke bare hjælpe dig med nemt at sende e-mails til en bestemt kanal i Teams-appen, men gør det også nemmere for modtagerne på kanalen.

Sådan begrænser du indlæggene på kanalen ved hjælp af e-mailen

Hvis du er teamadministratoren, kan du kontrollere, hvem der kan sende indlæg til Microsoft-teamet ved hjælp af denne e-mailadresse (kanalens e-mailadresse). Sådan begrænser du indlæg på kanalen ved hjælp af e-mailen:

Trin 1: Åbn Microsoft Teams app, og naviger derefter til den kanal, du vil kontrollere.

Trin 2: Klik derefter på de tre vandrette prikker i venstre side af ruden (…) og klik derefter på Avancerede indstillinger.

Trin 3: Nu under Få e-mailadresse sektion, vælg muligheden – Alle kan sende e-mails til denne adresse.

Dette vil hjælpe dig med at kontrollere, hvem der kan skrive til kanalen ved hjælp af denne e-mailadresse.

Besvarer kanalens e-mail

Når e-mailen er modtaget i kanalen i Teams-appen, kan medlemmerne af Teamet nu føre en samtale om samme, forbinde evt. filer relateret til e-mail-sagen, tag kolleger eller andre kanaler for at inkludere dem i diskussionen, dele dokumenter, memes, GIF'er og meget mere.

Men hvis du svarer på indlægget, forbliver det inden for teamene og sendes ikke som svar på den originale e-mail. Så hvis du prøver at svare på den originale e-mail, vil Teams vise en påmindelse, der siger, "denne samtale er på ingen måde forbundet med den e-mail-tråd, der er knyttet til denne e-mail.”