Microsoft Planner-appen er alt hvad du behøver for at få dine opgaver udført

Leder du efter en let, men alligevel enkel måde at samarbejde og dele opgaver med dit team? Det Microsoft Planner-app hjælper dig med netop det og meget mere.

Siden introduktionen har Microsoft Planner-appen hjulpet forskellige teams over hele verden ved at hjælpe dem med at oprette nye planer, organisere og tildele forskellige opgaver, del dokumenter, diskutere via chat, hvad hver person i øjeblikket arbejder på, og få statusopdateringer om hver opgave.

Kort sagt giver appen en visuel måde at organisere teamwork på og holde sig opdateret om fremskridt med forskellige opgaver.

Appen er bygget til Office 365, men er kun tilgængelig for brugere med Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium og Education abonnementsplaner.

Dette betyder, at det ikke er tilgængeligt til regeringsabonnement eller personlig brug.

Nogle af de opgaver, du kan udføre med Microsoft Planner-app omfatte:

• Samarbejde med dit team
• Vedhæft filer, fotos, dokumenter eller links
• Føj tjeklister til opgaver
• Tilføj kommentarer til opgaver
• Marker opgaver med etiketter
• Indstil og opdater status for opgaver
• Indstil eller tilføj eksempelbillede til opgaver
• Se forløbet af dine planer
• Se alle opgaver og planer
• Modtag e-mails om opgaver og planer
• Slet opgaver eller planer
• Spor fremskridt fra hvor som helst, på enhver enhed

Sådan oprettes en plan i Microsoft Planner-appen

Microsoft Planner giver dig mulighed for at oprette en plan, organisere og opbygge dit team, tildel opgaver og få statusopdateringer.

Brugere, der er nye i Microsoft Planner, kan komme i gang ved at besøge taken.office.comoprette planer i webappen og derefter se og opdatere deres planer på mobil. Eksisterende brugere kan få Planner via internettet eller mobile platforme.

For at komme i gang skal du følge disse enkle trin nedenfor:

1. Log ind
2. Opret en plan
3. Tilføj en opgave
4. Angiv en dato for din opgave
5. Kategoriser dine opgaver
6. Tilføj personer fra dit team
7. Tildel opgaver til forskellige teammedlemmer
8. Hold styr på fremskridt

Trin 1: Log ind

Som nævnt tidligere er Microsoft Planner kun tilgængelig til arbejds- eller skoleabonnementer, så for at logge ind skal du bruge dine loginoplysninger til din arbejds- eller skolekonto.

Det er vigtigt at bemærke, at du ikke har brug for softwareinstallationer på din pc eller anden enhed for at bruge appen. Du opretter simpelthen forbindelse til det via din webbrowser.

Når du er logget ind, kan du gøre følgende:

• Få adgang til dit arbejds- eller skoleplanlægerside
• Se, rediger og opret planer
• Se, rediger og opret opgaver
• Chat med teammedlemmer
• Hold styr på fremskridt med planer og opgaver

Sådan logger du på Microsoft Planner:

1. Åbn webbrowser
2. Skriv på adresselinjen https://office.com/signin eller https://portal.office.com
3. Tryk på Enter-knappen på dit tastatur
4. Vælg den konto, du vil logge på med
5. Indtast din e-mail-adresse og adgangskode til den valgte konto
6. Log ind

Bemærk: hvis du allerede har logget ind eller har Office 365-miljø til din arbejdsplads kan du oprette forbindelse direkte til Microsoft Planner via appstarteren.

Følg disse trin for at udføre dette:

1. Vælg app-launcher i dit browservindue
2. Vælg Planner-flisen på startsiden eller app-ruden
3. Opret forbindelse til Planner

Oprettelse af en konto med Microsoft Planner

For at logge ind skal dit arbejde eller din skoleinstitution have tilmeldt en kvalificeret Office 365-plan, så giver din administrator dig en konto.

Hvis du ikke er i stand til at logge ind på trods af dette, skal du kontakte din arbejdsplads eller skolens helpdesk.

Trin 2: Opret en plan

Når du har logget ind på Microsoft Planner, kan du få adgang til webstedet og dermed være i stand til at se de tilgængelige planer for hver af dine Office 365-grupper.

Der er to forskellige typer planer: offentlige og private.

Offentlige planer er synlige for alle i dit arbejde eller skoleorganisation hvilket betyder, at de kommer op, når nogen i organisationen søger efter plan, mens private planer er synlige for bestemte personer, der føjes til planen.

Bemærk: Hvis du laver din plan offentlig eller privat, bliver din Office 365-gruppe også offentlig eller privat.

Følg disse trin for at oprette en plan:

1. Vælg en plan ved at gå til Favoritplaner eller Alle planer (du kan også starte en ny plan ved at vælge Ny plan
2. Hvis du vælger Ny plan, giv din plan et navn
3. Vælg, hvem der kan se din plan
4. Vælg Muligheder for at:

• Tilføj en beskrivelse
• Beslut om automatisk at abonnere nye medlemmer på underretning

1. Opret en plan

Bemærk: Oprettelse af en ny plan opretter også en ny Office 365-gruppe. Dette letter samarbejdet både i Microsoft Planner og andre applikationer som Outlook og OneDrive, blandt andre.

Når du opretter en plan, er det næste trin at tilføje opgaver.

Trin 3: Tilføj opgaver, indstil datoer og kategoriser

Så du har logget ind, oprettet en plan, og nu vil du føje opgaver til din plan.

Tilføjelse af opgaver er simpelthen at nedbryde, hvad der skal gøres, og af hvem.

Sådan føjer du opgaver til din plan:

1. Indtast et opgavens navn i feltet Opgaver
2. Vælg Tilføj opgave (du kan tilføje flere opgaver ved at skrive et opgavens navn, tryk derefter på enter, og fortsæt med at skrive for at tilføje flere. Hvis du ikke kan se feltet At gøre, skal du klikke på + plustegnet for at vise feltet og derefter tilføje en opgave

Du kan tilføje flere detaljer til dine opgaver og bestemme udseendet på tavlen.

Microsoft Planner giver dig mulighed for at gøre følgende med de opgaver, du opretter:

• Indstil et eksempelbillede for hver opgave. For at gøre dette skal du vedhæfte en fil, et foto eller et link til opgaven eller tilføj en tjekliste.

Det første foto, fil eller link, du vedhæfter, bliver eksempelvisningen. Hvis du vil brug en anden vedhæftet fil som din forhåndsvisning, eller brug en beskrivelse i stedet, vælg opgaven, og vælg derefter Vis på kort. Fjern markeringen af ​​afkrydsningsfeltet Vis på kort.

• Tilføj opgave start og forfaldsdato. For at gøre dette skal du vælge en opgave og derefter tilføje en startdato og en forfaldsdato.

Datoerne kan også tilføjes, hver gang du opretter en ny opgave ved at vælge Angiv forfaldsdato.

Hvis du finder ud af, at en dato er rød, betyder det, at opgaven er forsinket, selvom den stadig er i gang.

• Marker opgaver med etiketter. Etiketter hjælper dig med hurtigt at få øje på træk, der deles af forskellige opgaver såsom placering, timing og opgavekrav.

For at tilføje etiketter til dine opgaver skal du gå til tavlen, vælge en opgave, vælge de farvede felter til højre og derefter vælge det flag, du vil bruge, og navngive det.

Trin 4: Føj personer til dit team

Følg disse trin for at tilføje personer til dit team:

• Gå til Planner
• Vælg medlemmer
• Indtast navnet på det medlem, du vil tilføje

Bemærk: I øjeblikket kan du kun tilføje personer i din organisation. Der er dog en plan under udvikling, der gør det muligt for brugere at tilføje folk uden for deres organisationer. Du kan se flere funktioner i øjeblikket under udvikling på Office 365 køreplan.

Når du har tilføjet personer, kan du derefter tildele dem opgaver.

Hvis du har brug for at fjerne nogen fra listen eller ikke længere har brug for nogen i din plan, skal du følge disse trin:

1. Vælg pilen ud for Planmedlemmer
2. Peg på den person, du vil fjerne
3. Vælg de tre prikker
4. Vælg Fjern

Trin 5: Hold styr på fremskridtene

• Indstil og opdater opgaveforløbet. Microsoft Planner-appen kategoriserer opgaver i ikke startet, i gang og afsluttet.

Du kan opdatere fremskridt ved at vælge opgaven og derefter bruge rullemenuen Fremskridt. Du kan bruge en tjekliste til at holde styr på opgaverne. Men hvis du er på udkig efter en bredere plan eller ser den overordnede fremskridt i opgaverne, giver oversigten Diagrammer dette for dig. Når du er færdig med en opgave, skal du markere den som afsluttet ved at pege på den og vælge fluebenet.

Bemærk: du kan se afsluttede opgaver ved at rulle ned på opgavelisten og vælge Vis afsluttet.

Når dine opgaver er indstillet, kan du organisere dem i spande og tilføj dem, du vil samarbejde med, mens du arbejder.

Sådan får du e-mail-underretninger om opgaver

Nogle gange vil du holde styr på dine opgaver, mens du er på farten, og dette er muligt gennem e-mail-underretninger i Microsoft Planner-appen.

E-mail-underretninger aktiveres, når du opretter en plan, når du tilføjes som medlem af en eksisterende plan, hvis et andet medlem kommenterer en opgave, du kommenterede, hvis planens ejer aktiverer meddelelser om aktivitetsaktiviteter, eller hvis du abonnerer på en plan.

Plan ejere kan også send underretninger gennem appen til planens feed, hver gang en opgave tildeles eller markeres som afsluttet.

Underretninger er normalt slået fra som standard, så for at modtage dem skal du tænde dem.

Her er hvad du skal gøre for at få e-mail-underretninger:

• Vælg de tre prikker til højre for din plan
• Vælg Rediger plan
• Vælg Send underretninger om opgavetildeling og opgaveafslutning til planens samtalefeed
• Marker afkrydsningsfeltet for at slå notifikationer til (for at slå notifikationer fra skal du fjerne markeringen i det samme felt).

For at abonnere på en plan skal du vælge de tre prikker til højre for planen og derefter vælge Følg plan i indbakken. Gør det samme for at afmelde dig, men vælg Stop følgende plan i indbakken.

Fordele og ulemper ved Microsoft Planner-appen

Fordele

• Organiser teamwork og få mere gjort
• Let at bruge, da du kan starte det med et enkelt klik
• Organiser arbejde visuelt
• Synlighed og gennemsigtighed
• Problemfri samarbejde med dit team
• E-mail-meddelelser om opgaver og planer
• Arbejd på tværs af alle dine enheder
• Tilgængelige kanaler til at sende feedback i tilfælde af eventuelle fejlfindingsproblemer med appen

Ulemper

• Ikke tilgængelig til personlig brug eller offentlig brug
• Appen er ikke fuldt udviklet som andre apps for teamsamarbejde som Asana, fordi nogle funktioner stadig er under udvikling

Download Planner-appen fra Microsoft Office Store.

Del med os din oplevelse ved hjælp af Microsoft Planner-appen i kommentarfeltet nedenfor.

RELATEREDE HISTORIER, DER SKAL KONTROLLERES:

• Sådan installeres og bruges Microsoft Teams på Windows 10
• Download Newton Mail på Windows 10 for at øge produktiviteten
• Time tracking software: De bedste værktøjer til at øge din produktivitet