Podle Nimisha V S
Porovnat a zkombinovat jsou dvě velmi užitečné funkce Microsoft Word ale málokdy je většina z nás používá kvůli naší neznalosti těchto funkcí. Tyto funkce nám umožňují porovnat dva dokumenty a najít mezi nimi rozdíl. Nejprve se tedy podívejme na některé situace v našich každodenních pracích, kde najdeme jejich využití.
V některých případech můžeme mít různé verze stejného dokumentu. Možná budeme muset porovnat tyto různé verze, abychom viděli změny mezi nimi. Nebo je možná budeme muset zkombinovat, abychom vygenerovali finální kopii dokumentu. Pomocí funkce porovnání můžeme zkoumat změny provedené na každém řádku, včetně změn v prázdném prostoru. V naší přípravě životopisu přichází také další aplikace těchto funkcí. Obvykle můžeme mít více než jednu kopii životopis připravené pro různé účely nebo časem upravené. Občas, pokud chcete porovnat nebo zkombinovat libovolné dvě kopie a vytvořit aktualizovaný životopis, může být funkce porovnání a zkombinování velmi užitečná.
Na první pohled se může zdát, že tyto dvě funkce jsou stejné. Ale mají různé funkce. Funkce kombinovat nám ve skutečnosti umožňuje zjistit, kdo provedl jaké změny v dokumentu, kromě toho, že změny jen označí. Funkce porovnání však pouze porovnává rozdíly v obsahu mezi dvěma dokumenty.
Nyní se podívejme, jak můžeme tyto funkce používat.
Porovnání dokumentů v aplikaci Word
1. Otevřete Word a najdete Porovnat možnost na kartě recenze. Klikněte na Porovnat.
2. Nyní z nabídky vyberte Porovnat možnost porovnat libovolné dva dokumenty.
3. Nyní se zobrazí dialogové okno pro porovnání dokumentů. Musíme vybrat dva dokumenty, které mají být porovnány. Vyberte původní dokument a revidovaný dokument. V rámci nastavení porovnání máme různé možnosti, které lze zkontrolovat podle našich preferencí. Změny lze porovnávat na úrovni slov nebo na úrovni znaků. Je lepší zvolit možnost zobrazování změn v novém dokumentu, abyste se vyhnuli problémům s původními dokumenty.
4. Po kliknutí na OK dostaneme nový dokument, který bude mít rozdíly označené. V postranním panelu vidíme počet vložení, odstranění, přesunů a změn formátování. Každá změna bude označena a dobře vysvětlena. V novém škrtnutém dokumentu se text odstraní, přidá se červený podtržený text a přesune se zelený text.
5. Ve výchozím nastavení bude původní kopie dokumentu vybrána a zobrazena na pravém panelu. Můžeme posunout dolů původní dokument v pravém panelu a nový dokument s vyznačenými změnami se bude příslušně posouvat. Máme ale další možnost skrýt původní dokument. Tuto možnost můžeme vybrat na kartě kontroly. Na kartě Recenze přejděte na možnost Porovnat -> Zobrazit zdrojové dokumenty-> vyberte možnost Skrýt zdrojový dokument.
6. Nyní na kartě Sledování vyberte možnost Bubliny a klikněte na Zobrazit revize v bublinách.
Nyní v pravém panelu vidíme revize v dokumentu podrobně označené ve formuláři oznámení bubliny. To usnadňuje kontrolu změn v dokumentech.
7. Chcete-li mít finální kopii dokumentu z původních a revidovaných kopií, můžete to snadno provést úpravou nového dokumentu se všemi vyznačenými změnami. Při jakékoli změně stačí kliknout pravým tlačítkem na řádek a zvolit, zda chcete změnu přijmout nebo odmítnout. Můžeme tedy přidat požadované změny a zrušit změny, které nejsou nutné k vytvoření finální kopie dokumentu.
Kombinování dokumentů v aplikaci Word
Funkce Combine funguje podobně jako porovnání. Už jsme viděli rozdíl v jejich funkcích. Kombinovat lze použít ke sloučení dvou verzí dokumentu a vytvoření finální kopie dokumentu. Když použijeme ke generování nového dokumentu kombinovat, všechny změny v revidovaném dokumentu se stanou sledovanými změnami identifikovanými autory, kteří provedli změny.
Nyní se podívejme, jak používat funkci kombinovat:
1. Na kartě recenze vyberte možnost Porovnat a klikněte na Kombinovat.
2. V dialogovém okně Kombinovat vyberte originál a revidovanou kopii dokumentů, které chcete kombinovat. Upravte nastavení podle svých preferencí a klikněte na OK.
Poté získáte stejné rozložení jako dříve v možnosti porovnání. Můžete zobrazit změny, kliknout na ně pravým tlačítkem a zvolit, zda chcete změnu přijmout nebo odmítnout. Lze tedy generovat revidovaný nový dokument.
Doufám, že máte jasnou představu o funkcích porovnávání a kombinování. Využijte tyto užitečné funkce, abyste si usnadnili práci a ušetřili čas.
