Jak automaticky přijímat nebo odmítat schůzky v aplikaci Outlook?

Mějte plnou kontrolu nad svými schůzkami v aplikaci Outlook

Pokud často musíte přijímat nebo odmítat pozvánky na schůzky, ale neradi to děláte ručně, můžete je nastavit tak, aby byly přijímány nebo odmítány automaticky.

To vám pomůže nastavit plán schůzek bez konfliktů a minimalizovat rozptýlení, abyste se mohli soustředit na to, co je důležité.

V této příručce prozkoumáme podrobné kroky k automatickému přijímání nebo odmítání příchozích žádostí o schůzku v aplikaci Outlook, aby byla organizátorovi schůzky odeslána včasná odpověď.

Jak automaticky přijmu schůzku bez odeslání odpovědi v aplikaci Outlook?

1. zmáčkni Okna klíč, typ výhled a klikněte OTEVŘENO.
2. V hlavním okně aplikace Outlook přejděte na Soubor tab.
instagram story viewer
3. Vybrat Možnosti otevřít Možnosti aplikace Outlook.
4. Jít do Kalendář z levého panelu vyhledejte Automatické přijetí nebo odmítnutí, potom klepněte na Automaticky přijmout/odmítnout knoflík.
5. Na Automatické přijetí nebo odmítnutí okno, chcete-li přijmout schůzku, zaškrtněte vedle Automaticky přijímat žádosti o schůzky a odstraňovat zrušené schůzky a klikněte OK.
6. Dále na Možnosti aplikace Outlook okno, Kalendář podokno, najděte Možnosti kalendáře a vyberte Akceptovat pro Tuto odpověď použijte při navrhování nového času schůzky volba.
7. Klikněte OK a znovu spusťte aplikaci Outlook, aby se změny uložily.

Pokud používáte Outlook 2010 nebo starší verzi, vyhledejte Plánování zdrojů možnost místo toho Automatické přijetí nebo odmítnutí. Klikněte na Plánování zdrojů tlačítko pro získání Okno automatického přijetí nebo odmítnutía změnit nastavení žádosti o schůzku v Outlooku.

Jak automaticky přijímám schůzky s odpovědí v Outlooku?

1. Nastavením pravidla

1. Zahájení Výhled a jít do Domov tab.
2. Klikněte Pravidlaa poté vyberte Správa pravidel a upozornění z rozevíracího seznamu.
3. Klikněte Nové pravidlo.
4. Na Průvodce pravidly dialogovém okně vyberte Použít pravidlo na zprávy, které obdržím a klikněte další.
5. Na další stránce vyberte což je pozvánka na schůzku nebo aktualizace a klikněte další.
6. z Krok 1 box, vyberte odpovědět pomocí konkrétní šablony, pak přejděte na Krok 2 a klikněte na konkrétní šablonu hypertextový odkaz.
7. Na Vyberte šablonu odpovědi okno, pro Koukni do, Vybrat Standardní šablona nebo Uživatelské šablony v systému souborů; v poli níže uvidíte šablonu odpovědi na schůzku. Pokud existuje více možností, vyberte jednu a klikněte OTEVŘENO.
8. Klikněte další, poté klikněte další.
9. Nyní pravidlo pojmenujte, pokud chcete, a klikněte Dokončit.

Můžete také vybrat Vytvořte toto pravidlo pro všechny účty pro automatické přijetí pozvánky na schůzku na všech vašich e-mailových adresách v aplikaci Outlook.

2. Spuštěním skriptu VBA

Nejprve musíte skript uložit ve VBA; za tímto účelem postupujte takto:

1. V okně aplikace Outlook stiskněte Alt + F11 otevřít Aplikace Visual Basic (VBA) pro aplikaci Outlook.
2. Jít do Vložita poté vyberte Modul.
3. Když se otevře nový modul, zkopírujte a vložte následující skript pro automatické přijetí pozvánek na schůzku v aplikaci Outlook a stiskněte Ctrl + S jak to uložit:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Jakmile máte skript ve VBA, musíte jej spustit; postupujte podle těchto kroků:

1. Přejděte do okna aplikace Outlook a přejděte na Vývojáři tab.
2. Vybrat Makraa z rozevíracího seznamu vyberte makra, která jste vytvořili pro jeho spuštění.

Před použitím skriptů VBA v aplikaci Outlook si vytvořte zálohu dat a nastavení konfigurace a před spuštěním pro celou poštovní schránku skript vždy otestujte v malém měřítku.

Automatické odpovídání na pozvánky na schůzky v Outlooku vám šetří čas. Je to bezproblémový způsob, jak informovat organizátora schůzky o své účasti. Nicméně vždy zkontrolujte žádost o schůzku, abyste poznali své spoluúčastníky abyste zajistili, že budete v souladu s účastníky na programu schůzky.

Přečtěte si více o tomto tématu

• Jak nahlásit phishingové e-maily v aplikaci Outlook
• Jak rychle změnit výchozí prohlížeč v aplikaci Outlook
• Jak migrovat vaše e-maily z Hotmailu do Outlooku
• 4 způsoby sdílení skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v aplikaci Outlook
• Jak otevřít více oken aplikace Outlook v systému Windows 11

Jak automaticky odmítnu schůzky v Outlooku?

1. Chcete-li odmítnout všechny pozvánky na schůzky, použijte Možnosti aplikace Outlook

1. Spusťte aplikaci Outlook a přejděte na Soubor tab.
2. Vybrat Možnosti otevřít Možnosti aplikace Outlook.
3. Jít do Kalendář, lokalizovat Automatické přijetí nebo odmítnutí & klikněte na Automaticky přijmout/odmítnout knoflík.
4. Vybrat Automaticky odmítnout žádosti o schůzku, které jsou v konfliktu s existující schůzkou nebo schůzkou, za účelem odmítnutí schůzky.
5. Dále vyberte Pokles pro Tuto odpověď použijte při navrhování nového času schůzky v části Možnosti kalendáře a klikněte na OK.
6. Chcete-li uložit změny, znovu spusťte aplikaci Outlook.

2. Nastavte pravidlo pro odmítnutí pozvánek na schůzku z konkrétní e-mailové adresy

Nejprve musíte vytvořit odpověď a uložit šablonu pro odmítnutí schůzky; za tímto účelem postupujte takto:

1. V hlavním okně aplikace Outlook přejděte na Kalendář a vyberte Nová schůzka.
2. V Setkání zadejte do těla text, který chcete odeslat k odmítnutí pozvánky na schůzku, a přejděte na Soubor tab.
3. Nyní klikněte Uložit jako.
4. Na Uložit jako okno, pro Uložit jako typ, vyberte Šablona aplikace Outlook (.oft)a do pole Název souboru zadejte název a klikněte Uložit.

Nyní, když máte přizpůsobenou šablonu, dovolte nám vytvořit pravidlo pro odmítnutí schůzky.

1. Spusťte aplikaci Outlook a přejděte na Domov tab.
2. Klikněte Pravidla, pak vyberte Správa pravidel a upozornění z rozevíracího seznamu.
3. Na Pravidla a upozornění okno, vyberte Nové pravidlo.
4. Na Průvodce pravidly dialogovém okně vyberte Použít pravidlo na zprávy, které obdržím a klikněte další.
5. z Krok 1 vyberte od lidí nebo veřejné skupiny možnost a poté přejděte na Krok 2a klikněte lidé nebo veřejná skupina hypertextový odkaz.
6. Otevře se Adresa pravidla okno; vyberte uživatelské jméno, jehož pozvánku na schůzku chcete odmítnout, klikněte Z, a pak OK.
7. Nyní vyberte což je pozvánka na schůzku nebo aktualizace a klikněte další.
8. Na následující stránce vyberte odpovědět pomocí konkrétní šablony možnost z Krok 1 krabice a dovnitř Krok 2, klikněte na konkrétní šablonu hypertextový odkaz.
9. Na Vyberte šablonu odpovědi okno, pro Koukni do, Vybrat Uživatelské šablony v systému souborů; v poli níže uvidíte šablonu odpovědi na schůzku. Vyberte ten, který jste vytvořili, a klikněte OTEVŘENO.
10. Klikněte další, poté klikněte další.
11. Nyní pojmenujte pravidlo a klikněte Dokončit.

Vybrat Vytvořte toto pravidlo pro všechny účty pokud chcete automaticky odpovídat na žádosti o schůzku na druhém e-mailu účty.

3. K odmítnutí více pozvánek na schůzku použijte skript VBA

Nejprve musíte přidat a uložit skript do VBA, můžete to udělat takto:

1. Spusťte aplikaci Outlook a v hlavním okně stiskněte Alt + F11 otevřít VBA.
2. Jít do Vložita klikněte Modul.
3. Zkopírujte a vložte následující skript pro odstranění žádosti o schůzku v modulu a stiskněte Ctrl + S jak to uložit:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Nyní, když jste skript uložili, zavřete okno VBA. Chcete-li skript spustit, postupujte takto:

1. V okně Outlooku vyberte pozvánky na schůzku, které chcete odmítnout, a stiskněte Alt + F8.
2. Získáte Makra okno, vyberte Decline_Requests modulu a klikněte Běh.
3. V dalším okně zadejte počet odmítnutí a klikněte OK. Zde zadejte počet žádostí o schůzku, které jste vybrali.

Pokud jste ve stejnou dobu nedostupní, skript schůzku automaticky odmítne, ale neodstraní e-mailovou zprávu z Outlooku, takže můžete předat pozvánku na schůzku někomu, aby se toho zúčastnil vaším jménem.

Můžete se také vyhnout opakovaným e-mailům o logistice schůzky použijte Skrytou kopii k přidání osoby do schůzky.

Automatizace odezvy na pozvání na schůzku může zvýšit efektivitu plánování tím, že vám dá vědět, které časové úseky jsou volné, což zjednoduší váš pracovní postup.

Sdělte nám, jak vám automatická odpověď na žádost o schůzku pomohla, v sekci komentářů níže.