Prozkoumejte nejjednodušší způsoby, jak toho dosáhnout
- Vytvoření úkolu pomocí obsahu e-mailu může být skvělý způsob, jak zůstat produktivní.
- Chcete-li to provést, můžete použít metodu přetažení, funkci sledování nebo vytvořit rychlý krok.
Outlook je jeden z nejlepších e-mailových klientů, který vám poskytuje spoustu funkcí a prostor pro přizpůsobení, abyste zůstali ve hře na špici.
Jednou z takových funkcí je možnost vytvořit úkol z e-mailu, což vám ušetří opětovné zadávání všech informací, čímž se zvýší efektivita a sníží se námaha.
V této příručce probereme některé z nejjednodušších metod s podrobnými pokyny, jak převést e-mail na úkol v aplikaci Outlook a přidat jej do seznamu úkolů.
Jak vytvořím úkol z existujícího e-mailu?
1. Použijte metodu drag-and-drop
- Nejprve zkontrolujte, zda vidíte Úkoly záložka v navigační nabídce; pokud ne, přejděte na Další aplikace, klikněte na něj a vyberte Úkoly.
- Klikněte pravým tlačítkem myši Úkoly a vyberte Kolík aby zůstala na navigační liště.
- V hlavním okně aplikace Outlook vyberte e-mailovou zprávu, pro kterou chcete vytvořit úkol. Přetáhněte jej do
Úkoly pomocí levého tlačítka myši a uvolněte jej.
- Tím se otevře okno Úkol s veškerým obsahem původního e-mailu. Chcete-li jej dále přizpůsobit, můžete upravit, odebrat nebo přidat informace, včetně Datum zahájení, Datum splatnosti, Postavení, a Přednost.
- Po dokončení klikněte Uložit a zavřít.
Jedná se o nejjednodušší metodu automatizace úlohy e-mailem, která vytváří samostatný úkol, stejně jako ten, který byl vytvořen od začátku. Po vytvoření jej uvidíte v seznamu úkolů a e-mail zůstane ve složce Doručená pošta.
Další skvělou věcí pro zvýšení produktivity a zefektivnění vašeho pracovního postupu může být udržení nejlepší klávesové zkratky aplikace Outlook Šikovný.
2. Použijte funkci sledování
- Vyberte e-mail z hlavního okna aplikace Outlook a přejděte na Domov tab. V případě, že máte zprávu otevřenou, přejděte na Zpráva tab.
- Lokalizovat Tagya poté vyberte Následovat.
- Vybrat Zvyk ze seznamu.
- V dialogovém okně Vlastní zaškrtněte políčko vedle Připomínka a vyberte požadované datum a čas.
- Používáte také pole jako Označit na, Datum zahájení, a Datum splatnosti zadejte další podrobnosti.
- Klikněte OK.
Když označíte e-mailovou zprávu, zobrazí se v náhledu Úkoly pod seznamem úkolů. Ve zvolené datum a čas obdržíte upozornění na provedení úkolu souvisejícího s e-mailem.
Tato metoda pomáhá přeměnit e-maily na úkoly stejně jako metoda drag & drop, ale nelze se na ni jakoby spolehnout Pokud smažete e-mailovou zprávu, která se k ní vztahuje, příznak bude odstraněn z karty Úkoly nebo Úkoly seznam.
- Toto je umístění souboru PST aplikace Outlook ve Windows 11
- Jak aktualizovat globální seznam adres v aplikaci Outlook
- Jak obnovit zobrazení Outlooku na výchozí nastavení
3. Použijte funkci Rychlé kroky
- V hlavním okně aplikace Outlook přejděte na Domov kartu a najděte Rychlé kroky.
- Klikněte Vytvořit nový nebo lokalizovat Nový rychlý kroka vyberte si Zvyk.
- Na Upravit rychlý krok zadejte název pro rychlý krok.
- Pod Akce, pro Vyberte akci v rozevírací nabídce vyhledejte Kategorie, úkoly a příznaky sekce a klikněte na Vytvořte úkol s přílohou nebo Vytvořte úkol s textem zprávy.
- Dále můžete použít Klávesová zkratka možnost přiřadit klávesovou zkratku z rozevíracího seznamu vedle ní.
- Jakmile je vše na svém místě, klikněte Dokončit pro uložení rychlého kroku.
- Rychlý krok, který jste vytvořili, se nyní zobrazí v Rychlé kroky box. Chcete-li se k němu dostat, klikněte na e-mail ve složce Doručená pošta a vyberte možnost Rychlý krok nebo stiskněte klávesovou zkratku, je-li přiřazena.
- Otevře se nové okno úlohy, zadejte požadované údaje a klikněte Uložit a zavřít.
Takto můžete použít funkci Rychlé kroky při vytváření úloh aplikace Outlook. Funkci můžete použít k automatizaci opakujících se úloh jediným kliknutím, jako je přesunutí e-mailu do určité složky, smazání původní zprávy a další.
Můžete si vybrat ze zmíněného výchozího kroku nebo si vytvořit vlastní Rychlý krok podle svých preferencí.
Pokud je vaše věc vytváření zkratek a přizpůsobení úkolů, musíte se podívat na našeho průvodce přizpůsobit panel nástrojů aplikace Outlook.
Jak proměním e-mail v plánovaný úkol?
Chcete-li převést e-maily na úkoly a přidat je do seznamu plánovaných úkolů, použijte funkci Následné kroky a kartu Úkoly. Postupujte podle následujících kroků:
- Přejděte do hlavního okna aplikace Outlook a přejděte na e-mail, pro který chcete vytvořit úkol.
- Klikněte pravým tlačítkem na e-mail a vyberte Následovat, poté vyberte Vlajka ikona pro Žádné rande.
- Přejděte a klikněte na Dělat v navigační nabídce.
- Na Dělat okno, vyberte Označený e-mail z levého panelu.
- Získáte seznam označených e-mailů; vyberte ten, který jste právě přidali. V pravém podokně získáte možnosti; klikněte Přidejte datum splatnostia zadejte datum dokončení, které přidá úkol do Plánováno seznam.
Toto jsou různé metody, které můžete použít k vytvoření úkolu z e-mailu v aplikaci Outlook; použijte kteroukoli z nich pro vytvoření úkolu.
Pokud chcete vědět, jak sdílet a spravovat úkoly v aplikaci Outlook kalendář, máme skvělého průvodce na toto téma.
Neváhejte nám poskytnout jakékoli informace, tipy a své zkušenosti s převáděním e-mailů na úkoly v sekci komentářů níže.
